TRT 13ª REGIÃO
MANUAL DE GESTÃO DE PROCESSOS DE TRABALHO
MISSÃO DO TRT 13ª REGIÃO
Promover uma prestação jurisdicional célere e eficaz
VERSÃO 3 – JULHO /2019
Desembargador Presidente
Dr. Wolney de Macedo Cordeiro
Secretário Geral da Presidência
Iselma Maria de Souza Rodrigues
Assessoria de Gestão Estratégica
Max Frederico Feitosa Guedes Pereira
Seção de Processos
Luiza Lúcia de Farias Aires Leal
SUMÁRIO
1.APRESENTAÇÃO
2.CONCEITOS GERAIS
3.METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS
4.SEÇÃO DE PROCESSOS
5.A GESTÃO DE PROCESSOS NO TRT13
5.1 CADEIA DE VALOR
5.2 METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS
5.2.1.MOBILIZAÇÃO
5.2.2.MAPEAMENTO DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.3.ANÁLISE E MELHORIA DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.4.IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.5.MONITORAMENTO
6.PÁGINA WIKIADM
7. FLUXOGRAMA DA METODOLOGIA
8. MODELOS DE DOCUMENTOS
8.1. ANEXO I - Matriz GUT
8.2. ANEXO II - Ata da Reunião Inicial
8.3. ANEXO III - Ficha de Padronização de Processo - FPD
8.4. ANEXO IV - Ata da Reunião de Mapeamento
8.5. ANEXO V - Procedimento Organizacional Padrão - POP
8.6. ANEXO VI - Ficha de Aprovação do Processo
8.7. ANEXO VII - Solicitação de Racionalização e Padronização de Processos
9.REFERÊNCIAS
1. APRESENTAÇÃO
Este Manual de Gestão de Processos tem como objetivo estabelecer um método para a
implementação da Gestão de Processos no TRT13, de maneira a orientar os envolvidos nas técnicas de
análise e melhoria dos processos de trabalho.
A Gestão de Processos no TRT13 visa motivar e capacitar gestores e servidores a promoverem
continuamente melhorias e inovações nos diversos processos de trabalho desenvolvidos no Tribunal, que
impliquem em melhores serviços prestados ao cidadão e à sociedade.
A Seção de Processos é a unidade responsável pelo gerenciamento de processos de trabalho
e tem, entre outras atribuições, integrar a gestão de processos à gestão estratégica, de estabelecer e
manter uma metodologia de gerenciamento de processos para orientar gestores de processos em todas as
fases de melhoria e inovação e fomentar a cultura de gestão de processos no âmbito deste Regional.
Para a elaboração deste documento foram realizadas pesquisas e consultas junto a outros
Regionais do Trabalho, e consideradas as experiências obtidas pela equipe da Assessoria de Gestão
Estratégica do TRT 13, em participação em eventos relacionados ao tema em questão, além da bibliografia
listada ao final deste trabalho.
O manual está organizado de forma a apresentar os conceitos de processo e seus
desdobramentos, de gestão de processos, suas etapas e ferramentas.
2. CONCEITOS GERAIS
Processo
É um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em
produtos/serviços (saídas), segundo conceito da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ, 2011).
Processo de trabalho
Quando se fala de processo dentro das organizações, estamos nos referindo, particularmente, ao processo
de trabalho ou de negócio, isto é, como e quais atividades são realizadas para que a organização produza
um serviço ou produto.
Macroprocesso
É um conjunto de processos executados de forma ordenada, em uma ou mais unidade, para a realização de
objetivos e metas de uma organização. Está voltado a um grande objetivo organizacional e é realizado
interfuncionalmente. É composto por processos relacionados mas nem sempre dependentes.
Macroprocessos Finalísticos
São aqueles que impactam diretamente no cliente (jurisdicionado) e estão diretamente relacionados à
missão da organização (TRT 13ªRegião). Recebem apoio de outros processos internos, gerando produtos
ou serviços para o cliente externo (sociedade). A prestação jurisdicional é um exemplo de macroprocesso
finalístico do TRT 13ªRegião.
Macroprocessos de Apoio (Suporte)
São aqueles que oferecem as condições para realização dos finalísticos, e estão diretamente relacionados à
gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento de todos os processos da instituição. Os seus
produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao
ambiente da organização. São exemplos de processos de apoio: contratação de pessoas, aquisição de
materiais.
Macroprocessos Gerenciais
São aqueles ligados à estratégia da organização. Têm o propósito de medir, monitorar, controlar atividades
e administrar o presente e o futuro do negócio para assegurar que a organização alcance os resultados de
acordo com seus objetivos e metas de desempenho. O planejamento estratégico é um exemplo de processo
gerencial do TRT 13ªRegião.
Cadeia de Valor
É uma relevante ferramenta de gestão onde são identificados os macroprocessos finalísticos e de apoio,
bem como as entradas, saídas e principais clientes e parceiros, permitindo a compreensão do fluxo de
agregação de valor aos serviços colocados à disposição da sociedade. É essencialmente um fluxograma de
alto nível que destaca as entradas, os processamentos e os produtos/saídas para os clientes.
Subprocesso
É um processo que está incluso em outro processo. Trata-se da divisão dos processos com objetivos
específicos. Da mesma forma que um processo, o subprocesso recebe uma entrada de determinado
fornecedor, executa uma ação, agregando valor à entrada, e gera uma saída para o cliente interno ou
externo.
Atividade
É o conjunto de ações coordenadas que compõem um processo ou subprocesso desempenhadas por uma
unidade determinada (pessoa ou setor), para produzir um resultado específico. As Atividades correspondem
a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo.
Tarefa
Trabalho executado por uma única pessoa ou sistema e é composto por um conjunto de passos. É
considerado a menor unidade atômica de trabalho. São as operações simples dentro de um processo de
trabalho.
Equipe do Processo
São os atores do processo, pessoas que racionalizam suas atividades e são diretamente envolvidos no
processo.
Gestor do processo
Servidor da equipe do processo responsável pelo processo ponta-a-ponta, seu desempenho e sua correta
execução.
Unidade Gestora do Processo
Unidade da equipe do processo, designada para acompanhar todas as etapas do trabalho de mapeamento,
análise e melhoria e, após a conclusão, será a responsável pela gestão do processo de trabalho.
Gestão de Processos
É um conjunto de boas práticas que permite identificar, desenhar, executar, documentar, avaliar, monitorar e
aperfeiçoar os processos de trabalho, com foco na melhoria contínua e no alcance dos objetivos
estratégicos da organização. É mobilizar pessoas para gerar ganhos em uma organização, a partir de
melhorias e inovações em seu dia-a-dia de trabalho.
Gestão por processos
Enfoque administrativo aplicado por uma organização que busca a otimização e melhoria da cadeia de seus
processos, visando atender necessidades e expectativas das partes interessadas, assegurando o melhor
desempenho a partir da mínima utilização de recursos e do máximo índice de acerto.
Metodologia de Gestão de Processos
É um roteiro para orientar a gestão de processos, propondo a padronização de procedimentos e práticas, o
estabelecimento de linguagem comum, diminuição de custos, aumento de produtividade, melhor distribuição
de informações sobre processos e compartilhamento de lições aprendidas.
Mapeamento (modelagem) de processos de trabalho
É o levantamento da sequência e do encadeamento das atividades que processam as entradas e as
transformam em produtos e serviços.
Modelo Atual
Representação abstrata da realidade na qual se encontra uma determinada unidade no que se refere aos
seus processos de trabalho;
Modelo Futuro
Representação do fluxo de processos de trabalho com a inclusão de propostas de melhorias e ganhos
futuros;
Redesenho de processos de trabalho
Ações que buscam trazer ganhos e melhorias para o modelo atual em prol de maior eficiência na execução
e racionalização de recursos;
Fluxograma
É a representação gráfica que traduz, por meio de formas geométricas padronizadas, a sequência lógica
das etapas de realização de um processo de trabalho. Permite a visualização sistêmica do processo e
como as várias atividades estão relacionadas.
BPMN (Business Process Modeling and Notation)
Notação de Modelagem de Processos de Negócio é uma notação gráfica padrão para modelagem de
processos de negócio.
BizAgi
“BizAgi é um software BPM (Business Process Management), que permite automatizar os processos de
negócio de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo.” Foi idealizado para diagramar processos
em BPMN.
3. METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS
Por que adotar uma metodologia de gestão de processos?
A gestão de processos é um instrumento que auxilia a organização a estar comprometida com
a melhoria dos serviços que presta, com a melhoria das condições de trabalho de seus servidores e com a
economicidade na utilização dos recursos.
Realizar a Gestão de Processos permite à organização:
• Padronizar as rotinas e procedimentos;
• Estabelecer uma linguagem comum;
• Melhorar continuamente os processos
• Fomentar a inovação e criatividade nas ações de processos;
• Melhorar a qualidade dos resultados, produtos e serviços;
• Aumentar a produtividade;
• Agilizar o atendimento das demandas;
• Aumentar a satisfação dos clientes;
• Identificar gargalos;
• Garantir suporte aos objetivos estratégicos.
4. SEÇÃO DE PROCESSOS
A área responsável pelo gerenciamento de processos no TRT 13ª Região é a Seção de
Processos criado através da Resolução Administrativa nº 011/2015, de 12 de outubro de 2015 com as
seguintes atribuições:
I - preservar a metodologia de gerenciamento de processos (padrões, regras, medidas de
desempenho etc.);
II - zelar pela guarda dos registros, documentações e avaliação de melhores práticas no âmbito
de sua atuação;
III - integrar os múltiplos processos, consolidando suas informações, bem como promover a
interação entre os gestores de processos;
IV - promover a consecução dos objetivos de gerenciamento de processos, por meio da
melhoria e inovação das rotinas de trabalho de forma sustentável, tornando esta atividade parte
do cotidiano das tarefas e da cultura do Tribunal;
V - apoiar os gestores de Processos no acompanhamento e avaliação dos processos;
VI - promover a interlocução entre os gestores de processos e a administração do Tribunal;
VII - promover a utilização das ferramentas de gerenciamento de processos, contribuindo para
sua divulgação e para a capacitação de usuários;
VIII - zelar pela padronização e regulamentação do gerenciamento de processos, assegurando
a correta aplicação da metodologia estabelecida pela Assessoria de Gestão Estratégica e pelo
Núcleo de Processos;
IX - prestar apoio e assessoramento técnico aos gestores de processo em todas as fases de
melhoria e inovação, inclusive no que se refere à ferramenta para mapeamento e modelagem,
metodologia, notificação, construção de regulamentos e manuais operacionais, definição de
indicadores para gerenciamento de desempenho, definição de metas e o que mais for
necessário;
X - apurar os indicadores relacionados às atividades do Núcleo de Processos e alimentar os
sistemas de gestão estratégica;
5. A GESTÃO DE PROCESSOS NO TRT 13ª REGIÃO
5.1 CADEIA DE VALOR
A Cadeia de Valor do TRT 13ª Região representa os principais macroprocessos
desempenhados pelo Tribunal a fim de satisfazer as necessidades dos jurisdicionados e contribui para
expressar de forma clara a missão do TRT 13ª Região e aprimorar a governança institucional impactando
diretamente no objetivo estratégico “Promover ações voltadas à governança e ao combate a corrupção e à
improbidade administrativa”.
É essencialmente um fluxograma de alto nível que destaca as entradas, os processamentos e
os produtos/saídas para os clientes. Os Macroprocessos Finalísticos e de Apoio realizados no âmbito do
TRT13 são:
Macroprocesso Finalístico
1. Prestação Jurisdicional
Macroprocessos de Apoio
1. Estratégia Organizacional
2. Comunicação Institucional
3. Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação
4. Gestão de Pessoas
5. Gestão de Infraestrutura
6. Gestão Orçamentária
7. Auditoria e Controle
8. Gestão Documental e Preservação da Memória Institucional (EJUD)
5.2 METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROCESSOS
Aprovada pelo Ato TRT GP nº 308/2015 de 15 de julho de 2015 é composta por cinco etapas:
5.2.1. MOBILIZAÇÃO
5.2.2. MAPEAMENTO DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.3. ANÁLISE E MELHORIA DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.4. IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO DE TRABALHO
5.2.5 MONITORAMENTO
5.2.1 ETAPA 1 – MOBILIZAÇÃO
Esta etapa consiste no arranjo das condições para iniciar a aplicação da metodologia de gestão
de processos, como sensibilização da organização, formação e capacitação da equipe de processo,
priorização e delimitação dos processos a serem trabalhados. Esta etapa é composta de 4 passos descritos
a seguir:
1.Projeto Estratégico de Gestão: Criação de projeto estratégico para sistematizar, acompanhar e
implementar a gestão de processos. A equipe do projeto alinhada à Seção de Processos será o grupo de
facilitadores responsável pela condução dos trabalhos de implementação da metodologia.
2.Priorização dos processos: Escolha, por parte do Comitê de Governança Institucional, dos processos
organizacionais que deverão ser trabalhados, priorizando o caso mais crítico, que necessite de uma
intervenção imediata. Para a referida priorização são utilizadas as ferramentas de gestão: Cadeia de Valor
do TRT 13ª Região, aprovada pelo Ato TRT GP nº 308/2018 e a Matriz GUT (Anexo I).
3.Sensibilização da organização: Realização de ações para compartilhamento dos conceitos acerca deste
manual e para despertar nos servidores a disposição e a abertura para atuarem de forma participativa na
consecução das etapas da metodologia de trabalho. Nesta etapa é imprescindível a conscientização de toda
a equipe sobre a importância do mapeamento dos processos e as consequências positivas que a aplicação
dessa ferramenta trará para o desenvolvimento das atividades de cada um.
4.Reunião inicial: reunião entre a Seção de Processos, representante da equipe do projeto de gestão, e
equipe do processo a ser mapeada, para definição do escopo do trabalho de mapeamento a ser realizado.
Nessa reunião deve ficar claro o processo a ser mapeado, com a indicação da unidade gestora do
processo, seus benefícios e problemas encontrados na execução do processo conforme documento Ata da
Reunião Inicial (Anexo II).
A Equipe do Processo deve ser composta por pessoas que trabalham diretamente com o
processo em análise. Se o processo envolver várias unidades, será necessário que todas participem das
definições referentes ao mapeamento do processo e a unidade gestora deve ser a unidade que entrega o
produto final do processo.
Cada processo tem uma unidade gestora, cujo gestor, deve ter domínio, conhecimento do
processo, assim como ótimo relacionamento com a equipe do processo, uma vez que será necessário
despertar o interesse dos integrantes da equipe, a fim de participarem da elaboração do mapeamento, da
análise e do constante monitoramento do processo.
Além disso, a Unidade Gestora do Processo (gestor) tem como atribuições:
a) atuar em conjunto com a Seção de Processos para realizar as atividades referentes à
Metodologia de Gestão de Processos;
b) representar os servidores que atuam diretamente no desenvolvimento das tarefas e
atividades do processo;
c) propor melhorias ou inovações e verificar as necessidades de recursos (humanos, materiais,
tecnológicos), para tornar o processo mais eficiente;
d) responsabilizar-se pela implementação das melhorias no processo e pelo seu
monitoramento; e
e) manter o registro do processo
na Página WikiAdm sempre atualizada, informando à Seção
de Processos sobre qualquer alteração ocorrida.
Ao final da etapa de Mobilização teremos como produtos:
a) alinhamento da equipe com o Projeto Estratégico de Gestão;
b) processos priorizados (Anexo I);
c) processo a ser mapeado definido;
d) escopo e unidade gestora do processo escolhidos;
e) equipe do processo mobilizada e conscientizada da importância da gestão de processos
para melhoria contínua dos serviços prestados, bem como a cerca dos conhecimentos básicos
da gestão de processos e da metodologia adotada no TRT 13ª Região;
f) ata da Reunião Inicial (Anexo II);
5.2.2 ETAPA 2 - MAPEAMENTO DO PROCESSO DE TRABALHO
A etapa de Mapeamento do Processo consiste no levantamento e registro do máximo de
informações possíveis referentes à situação atual do processo de trabalho, incluindo, entre outras: o nome
do processo e sua frequência de utilização; os produtos resultantes (saídas - entrega); os processos
relacionados (se houver); recursos necessários (entradas - requisitos); as unidades envolvidas; as
atividades e tarefas executadas, o fluxo do processo, pessoa ou área responsável e prazo de execução (se
cabível); as leis ou normas que regem aquele processo; e os riscos envolvidos em sua execução. Esta
etapa é composta de 3 passos descritos a seguir:
1.Reunião de Mapeamento: reunião da Seção de Processos com equipe do processo e representante da
equipe do projeto, para levantamento das informações e preenchimento da Ficha de Padronização de
Processo - FPD (Anexo III). Nesta reunião para garantir a representação fiel do processo, devem estar
presentes representantes de todas as unidades que participam do processo, sob pena de comprometimento
do resultado final, caso alguma unidade esteja ausente. Além do preenchimento da FPD, devem ser
anotadas todas as informações pertinentes apresentadas, especialmente aquelas que dizem respeito a
atividades realizadas de forma diferente por cada servidor, desperdícios de recursos, desconformidade do
produto final, inclusive sugestões de melhoria no processo.(Ata da Reunião de Mapeamento - Anexo IV).
2.Modelagem do processo de trabalho: consiste no desenho do fluxograma do processo, que é a
representação gráfica da sequência das atividades que descrevem o processo. Com o fluxograma é
possível visualizar o processo como um todo, fornecendo informações acerca de como as várias atividades
estão relacionadas umas às outras, quais áreas têm problemas e os ciclos desnecessários.
3.Levantamento de normas: consiste na identificação de toda legislação afeta ao processo.
Para o desenho dos fluxogramas dos processos de trabalhos no TRT13 foi escolhido como
plataforma de notação o padrão de modelagem BPMN (Business Process Modeling Notation), que
possibilita um rápido entendimento de seus elementos constitutivos, bem como a utilização da ferramenta
Bizagi, software para mapeamento de processos, de uso comum e de fácil manuseio.
No mapeamento do processo, devem ser identificados e mapeados todos os seus
subprocessos, de forma a permitir uma visão global de todo o processo. Assim torna-se possível simplificar
o processo ou eliminar redundâncias ou etapas que não agregam valor e identificar oportunidades de se
fazer o mesmo trabalho de forma melhor, mais rápida e com menos recursos
Ao final da etapa de Mapeamento de Processos teremos como produtos:
• Ficha de Padronização de Processo preenchida (Anexo III);
• Processo atual mapeado
• Fluxograma desenhado;
• Relação das normas aplicáveis ao processo de trabalho
• Registros de problemas identificados durante as entrevistas de mapeamento do processo
atual.
• ata da Reunião de Mapeamento (Anexo IV);
5.2.3 ETAPA 3 - ANÁLISE E MELHORIA DO PROCESSO DE TRABALHO
É a etapa responsável pela melhoria e otimização dos processos. Consiste na avaliação da
Ficha de Padronização de Processo, do fluxograma e dos diversos aspectos do processo de trabalho
buscando possíveis inconformidades ou problemas que possam ser melhorados ou excluídos, de forma a
aperfeiçoá-lo. Esta etapa é composta de 3 passos descritos a seguir:
1.Redesenho do processo: consiste no redesenho do fluxograma do processo, considerando as melhorias
propostas. O redesenho do fluxo visa corrigir, melhorar ou inovar o processo e torná-lo mais eficiente, eficaz
e condizente com a situação atual existente.
2.Procedimento Operacional Padrão - POP: Consiste na elaboração da descrição detalhada das tarefas
necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar a atividade,
visando auxiliar a execução das atividades críticas e essenciais do Processo (Procedimento Organizacional
Padrão - POP - Anexo V).
3.Reunião de Validação do Processo de Trabalho: Depois de concluída a análise do processo e
redesenho do fluxo, a Seção de Processos deve reunir-se com a equipe do processo para apresentar a
versão final do fluxograma e do POP e submetê-los a aprovação para que se possa dar andamento a sua
implementação. Para aprovação deve ser utilizado a Ficha de Aprovação do Processo (Anexo VI).
A análise do processo deve ser realizada pela equipe do processo. Na análise do processo, é
preciso se ater às questões abaixo, que permitirão aumentar sua eficiência consideravelmente:
a) Minimizar o número de aprovações e eliminar a burocracia;
b) Minimizar transferências;
c) Designar clara responsabilidade pelos passos do processo;
d) Desenhar o processo para tratar da rotina, não das exceções;
e) Eliminar a duplicidade e simplificar;
f) Questionar tudo;
g) Padronizar.
Na reunião de apresentação e aprovação do novo processo, devem ser mostrados todos os
pontos do processo que foram alterados, bem como as justificativas para suas alterações, além dos
benefícios resultantes do redesenho do processo. Caso a ação para a melhoria seja de competência de
outra unidade, é necessário que esta seja informada a respeito, para adotar as medidas cabíveis.
Ao final da etapa de Análise e Melhoria do Processo de Trabalho teremos como produto:
• Modelo futuro do processo desenhado e aprovado pela equipe do processo;
• Procedimento Operacional Padrão – POP aprovado.
Excepcionalmente, após a análise das etapas do processo pode se concluir que não há
melhorias necessárias e que o modelo atual está de acordo com as necessidades do TRT 13ª Região.
Nesse caso, a etapa de Implementação de Melhorias não é executada sendo validado o modelo atual, que
deve ser apresentado à equipe do processo.
5.2.4 ETAPA 4 - IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO DE TRABALHO.
A etapa de Implementação do Processo consiste na execução das ações e disponibilização das
condições necessárias para a efetiva implementação do novo processo, que será introduzido na rotina
organizacional. Esta etapa é composta de 3 passos descritos a seguir:
1.Institucionalização: elaboração da minuta do ATO para institucionalização do processo de trabalho e
abertura de protocolo administrativo para formalização e providências necessárias.
2.Reunião de implementação: Reunião da Seção de Processos com a equipe do processo para entrega
do processo padronizado com a apresentação do POP, fluxograma e Ato que instituiu o processo de
trabalho. (ANEXO VI - Ficha de Aprovação do Processo).
3.Divulgação: consiste na disponibilização na Página WikiAdm e no Portal da AGE da documentação
referente aos novos procedimentos que devem ser adotados pelo processo de trabalho.
4. Capacitação: Consiste em capacitar os envolvidos no novo processo de trabalho, de acordo com o
estabelecido no Ato de institucionalização, garantindo a sua perfeita execução e gestão.
Nesta etapa é de extrema importância que todos os envolvidos compreendam todo o fluxo e as
mudanças realizadas, a fim de que o processo fique claro para aqueles que irão executá-lo. Todos os
servidores envolvidos no processo devem ser informados e orientados para uso da Página WiKiAdm e
Portal da AGE, Seção de Processos, para que possam efetuar consultas quando surgirem dúvidas acerca
do processo.
Essa etapa será finalizada quando o novo processo estiver sendo executado, regularmente, por
toda a equipe.
Ao final da etapa de Implementação do Processo de Trabalho teremos como produto:
• Modelo futuro do processo sendo executado regularmente.
• Portal AGE e Página WiKiAdm atualizada, disponibilizada e conhecida por todos os
envolvidos.
5.2.5 ETAPA 5 - MONITORAMENTO
A etapa de Monitoramento consiste no acompanhamento, controle e aperfeiçoamento contínuo
dos processos. Ela tem a finalidade de verificar a eficiência e eficácia na execução dos mesmos, indicando
correções ou melhorias necessárias.
O monitoramento garante a permanência das melhorias implantadas através do gerenciamento
e acompanhamento constante do processo. Trata-se de uma etapa de extrema importância, pois o fluxo do
processo é uma ferramenta estática, que mostra uma foto do processo de trabalho em um determinado
momento no tempo. Por outro lado, o ambiente organizacional é dinâmico: novas tecnologias, novos
métodos e novos equipamentos vão surgindo. Assim, para que o desenho continue sendo útil, ele deve ser
constantemente monitorado e atualizado.
A responsabilidade pela realização dessa etapa é da Unidade Gestora do Processo (gestor)
com apoio da Seção de Processos. Durante essa fase, podem ser identificadas oportunidades de melhoria
do processo, a partir do monitoramento realizado ou a partir de sugestões apresentadas pela equipe do
processo.
Na hipótese de ser verificada a necessidade de mudança, supressão ou qualquer outro fator,
bem como de melhorias que venham a repercutir na execução de algum dos Processos de Trabalho, esta
solicitação deve ser encaminhada à Seção de Processos utilizando o formulário Solicitação de
Racionalização e Padronização de Processos (Anexo VII).
As oportunidades ou sugestões de melhoria são analisadas, e, no caso de aprovação, retoma-
se o ciclo a partir da etapa de Análise e Melhoria do Processo de Trabalho. As sugestões que foram
analisadas e não podem ser implementadas são arquivadas com a justificativa da não implementação.
Toda a documentação referente aos Processos de Trabalho mapeados são mantidas sob a
responsabilidade da Seção de Processos do TRT13.
É nessa etapa também que podem ser definidos indicadores e metas para o processo, de
forma a monitorar seu desempenho de forma mais objetiva. A definição dessas métricas ficam a cargo da
Seção de Processos em conjunto com a Unidade Gestora do processo.
Por ser tratar de um processo contínuo, essa etapa é permanente. Portanto, não há produtos
finais e cada vez que ocorra mudança, o ciclo deverá ser retomado a partir da etapa 3 – Análise e Melhoria
do Processo de Trabalho.
6. PÁGINA WIKIADM
A Página WiKiAdm é um projeto de enciclopédia colaborativa, estabelecido na internet sob o
princípio wiki, que tem como propósito fornecer de forma objetiva os procedimentos administrativos
mapeados e otimizados do TRT 13a Região. Sua criação, manutenção e atualização é de responsabilidade
da Seção de Processos da AGE em parceria com a SETIC.
Na Página está disponível toda a documentação dos procedimentos de trabalho mapeados:
Atos, Fluxogramas, Procedimentos Operacionais Padrão, além dos normativos nacionais, as dicas para
tramitação do sistema de protocolo administrativo e, ainda, os modelos de documentos e de despachos de
mero expediente.
A Seção de Processos será a unidade responsável pela disponibilização da Página WiKiAdm e
Portal da AGE e demais ações necessárias para divulgação nas demais plataformas disponíveis no TRT 13ª
Região.
8. MODELOS DE DOCUMENTOS
8.1. ANEXO I – Matriz GUT
8.2. ANEXO II - Ata da Reunião Inicial
8.3. ANEXO III – Ficha de Padronização de Processo
8.4. ANEXO IV - Ata da Reunião Mapeamento
8.5. ANEXO V - Procedimento Organizacional Padrão – POP
8.6. ANEXO VI - Ficha de Aprovação do Processo
8.7. ANEXO VII- Solicitação de Racionalização e Padronização de Processos
9. REFERÊNCIASÊ
NCIAS
BRASIL. Gespública - PROGRAMA NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA E DESBUROCRATIZAÇÃO. Guia
“d” Simplificação. Disponível em:
<http://www.gespublica.gov.br/Tecnologias/pasta.2010-04-26.1767784009>. Acesso em: 24 de fev.2015.
TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL. Metodologia de Gestão por Processos. Disponível em: <
http://www.justicaeleitoral.jus.br/mwg-internal/de5fs23hu73ds/progress?
id=oz3uA26VAIQFuH6_SFfi0XCjWzW_zPr1rPmQ5ctj-1k,&dl>.Acesso em: 24 de fev.2015.
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Curso Técnicas para melhoria de processos. Realizado no período de
9 a 12 de mar.2015
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão.
Subsecretaria de Modernização da Gestão. Metodologia de Gestão de Processos Estratégicos.
Disponível em: <
http://repositorio.fjp.mg.gov.br/consad/bitstream/123456789/882/1/C6_TP_METODOLOGIA%20DE
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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão.
Subsecretária de Gestão da Estratégia Governamental. Manual de Estruturação, Gerenciamento,
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http://www.planejamento.mg.gov.br/images/documentos/gestao_pessoas_politicas_desenvolvimento/trilhas_
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GOVERNO DO ESTADO DE GOIÁS. Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento. Superintendência de
Modernização Institucional. Gerência de Escritório de Processos. Manual de Gestão por Processos.
Disponível em: <
http://www.sgc.goias.gov.br/upload/arquivos/2011-11/manual-de-gestao-por-processos---revisao-
gauss2.pdf>. Acesso em: 24 de fev. 2015.
SEBRAE: Metodologia de Modelagem e Gestão de Processos – MMGP Disponível em: <
http://gestaodeprocessos.sebrae.com.br/getinfoitemembeddedfile_ID%3D14308.pdf>. Acesso em: 24 de
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UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA - UNESP. Procedimento Operacional Padrão. Disponível em: <
http://www.feis.unesp.br/mwg-internal/de5fs23hu73ds/progress?
id=WEUMm3Nu7TfRWbFghRMlGrd0o3v10a5ZuCJda-BmU7U,>Acesso em: 17 de mar. 2015.
Universidade de Santa cruz do Sul: Novo Olhar: Uma metodologia de gestão de processos
redesenhada para a busca de maior eficiência e eficácia organizacional , Simone Pradella (UNISC)
Liane Mahlmann Kipper (UNISC) Joao Carlos Furtado (UNISC). Disponível em: <
http://www.excelenciaemgestao.org/portals/2/documents/cneg7/anais/t11_0387_1642.pdf
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,Acesso em: 23 de fev. 2015.
BRASIL. TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 6ª REGIÃO. Manual De Gestão de Processos TRT6.
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http://www.trt6.jus.br/portal/planejamento-estrategico>. Acesso em: 17 de mar.2015.
BRASIL. TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 9ª REGIÃO. Manual De Gestão de Processos de
Trabalho TRT9. Disponível em:<
http://www.trt9.jus.br>. Acesso em: 25 de fev.2015.
BRASIL. TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 23ª REGIÃO. Manual De Gestão de Processos
TRT23. Disponível em:<
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