Matriz das comunicações
1 Instruções sobre como preencher a matriz das comunicações (Passo a Passo)
2 Dados sobre todas as informações a serem disponibilizadas em seu projeto
3 Parâmetros usados nas abas da planilha.
ASSESSORIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA – AGE
Instruções
Informações
Paramêtros
Núcleo de Projetos – NPROJ
Instruções
Ref. Passos
Aba
1
1.1 Excluir as informações que não serão usadas no seu projeto
1.2 Incluir as informações adicionais que serão usadas no seu projeto
1.3
2
2.1
2.2 Excluir as colunas desnecessárias para seu projeto
2.3 Incluir as colunas adicionais necessárias para seu projeto
Importante
As informações a serem disponibilizadas devem ser adaptadas conforme a necessidade do seu projeto.
Verifique as informações (linhas) a serem adicionadas, excluídas e
adaptadas
Informacoes
Informacoes
Informacoes
(Alterar) Adaptar as informações conforme as características do seu
projeto
Informacoes
Avalie as colunas necessárias para o seu projeto excluindo e
incluindo as colunas conforme sua necessidade
Informacoes
Verifique a aba Parametros as colunas que podem ser adicionadas e
suas descrições
Parametros
Informacoes
Informacoes
Comentários
1 Única
2 GP Equipe do Projeto Declaração de escopo
3 Cronograma GP Equipe do Projeto SIGEST
4 GP Equipe do Projeto
5 Solicitante Gerente de Projeto
6 Quinzenalmente Pasta do Projeto
7 Ata de reunião Participantes A cada reunião
8 GP Partes interessadas A cada entrega
9 GP Equipe do Projeto Pasta do Projeto
Cód.
What?
Qual informação
Why?
Qual propósito
Who? (R)
Quem é o
responsável
Who? (I)
Quem deve ser informado
When?
Quando e Qual
periodicidade
Where?
Onde serão
armazenadas
How?
Documento
How?
Procedimento, Melhores práticas
Termo de
Abertura
Autorizar formalmente
início do projeto.
Solicitante /
Gerente de
Projeto
Equipe do Projeto,
magistrados e servidores
Pasta do Projeto /
SIGEST / Portal da
AGE
Termo de Abertura do
Projeto
Dar conhecimento do Termo de Abertura a toda
equipe do projeto, a magistrados e servidores do
Tribunal, divulgando nas mídias eletrônicas do
Tribunal.
Declaração de
Escopo
Determinar qual
trabalho será realizado
e quais entregas
produzidas.
Criado no
planejamento e
sempre atualizado
Pasta do Projeto /
SIGEST / Portal da
AGE
Preencher formulário próprio, explicitando os
objetivos, justificativa, critérios de aceitação
mensuráveis e alcançáveis das entregas, escopo
do produto, exclusões do escopo, premissas e
restrições do projeto.
Determinar datas de
início e término das
atividades do projeto e
controlar e monitorar o
andamento das
mesmas.
Criado na iniciação
e sempre
atualizado
Pasta do Projeto /
SIGEST / Portal da
AGE
O GP deve criar o cronograma e informar para toda
equipe do projeto. O cronograma deve ser
aprovado pelas principais partes interessadas e os
responsáveis pelas atividades devem concordar
com a duração das mesmas, comprometendo-se
com as atribuições assumidas.
Registro dos
riscos
Identificar os riscos
associados ao projeto,
descrever como serão
tratados e monitorá-
los.
Criado na iniciação
e sempre
atualizado
Pasta do Projeto /
Portal da AGE
Plano de
Gerenciamento de
Riscos
O GP deve identificar os riscos e desenvolver
opções e ações para aumentar as oportunidades e
reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
Durante a execução do projeto, o GP deve executar
o plano de resposta aos riscos como previsto,
identificar novos riscos conforme mudanças no
ambiente, além de apresentar um sumário dos
riscos nas reuniões de status.
Solicitação de
Mudança
Avaliar necessidade
da mudança
A cada nova
solicitação
Pasta do Projeto /
Portal da AGE
Formulário de
Solicitação de
Mudanças
Solicitante preenche formulário específico e envia
para o GP, que fará o trâmite da aprovação e seu
posterior armazenamento na pasta do projeto
Andamento do
projeto
Divulgar status e
informações
importantes sobre o
projeto
Membro da
Equipe
Presidência / Juiz
Auxiliar / Servidores
Relatório de
Acompanhamento
Colocar no formulário específico as informações
mais relevantes sobre o andamento do projeto,
enviando-as para os envolvidos e para a ACS, que
se encarregará de divulgar nas mídias eletrônicas
do Tribunal.
Descreve as decisões
importantes tomadas
durante a reunião
GP / Membro da
Equipe
Pasta do Projeto /
SIGEST / Portal da
AGE
Formulário Ata de
Reuniões
Deve conter as principais deliberações das
reuniões, bem como os responsáveis pela sua
implementação e os prazos definidos para
execução.
Termo de
Encerramento
Formalizar o fim do
projeto
Pasta do Projeto /
Portal da AGE
Termo de
Encerramento do
Projeto
Quando a última Entrega tiver sido finalizada, o GP
deve formalizar o término do projeto, preenchendo
formulário próprio, com visto do Patrocinador e
divulgação para todo o Tribunal.
Lições
aprendidas
Registrar os principais
problemas e como
foram solucionados de
modo a evitar
ocorrências em futuros
projetos
Fim do projeto ou
quando o GP julgar
necessário
Formulário de Lições
Aprendidas
GP usará o formulário específico para documentar
principais problemas e soluções encontradas para
evitar erros em projetos futuros. Enviará aos
envolvidos e armazenará na pasta de projetos e no
Núcleo de Projetos.
Legenda Comentários
Descrição
Domínio Diário Correspondência
Semanal
Quinzenal Reunião
Mensal
Eventual
Única Pasta do Projeto
What?
Qual informação
Why?
Qual propósito
Who? (R)
Quem é o
responsável
Who? (A) Quem
aprova ou valida
Who? (C) Quem deve
ser consultado
Who? (I)
Quem deve ser
informado
When? Where?
How?
Template
How?
Procedimento,
Melhores práticas
Qual informação será
disponibilizada
Por que a informação é
necessária? Qual o seu
propósito?
Quem é
responsável pela
informação?
Quem é
responsável pela
aprovação ou pela
validação da
informação?
Quem deve ser
consultado sobre a
informação? Quem
gera a informação?
Quem deve ser
informado? (deve
receber a
informação)
Quando a informação deve ser
disponibilizada? Qual a
periodicidade? Única, Eventual,
Semanal, ...
Onde será
armazenada?
Qual template a ser
usado?
Qual é o procedimento
sobre todo o fluxo da
informação? Quais são
as melhores práticas a
serem adotadas?
A ser usada quando necessário
mais detalhes sobre a
informação
Observação
ou outros
possíveis usos
Coluna
desabilitada como
padrão. Incluir
sempre que julgar
necessário
Coluna desabilitada
como padrão. Incluir
sempre que julgar
necessário
Quando a informação será
descartada?
-Onde ocorrerá?
(Quando for uma
reunião ou um
evento)
-Onde será
armazenada a
informação?
-Onde será
descartada?
Email
Video Conferência
Template
Criado na iniciação e sempre
atualizado
Criado no planejamento e sempre
atualizado
RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO
Data / /
Sumário executivo do status do projeto
Status Conforme Planejado Riscos Gerenciáveis Situação Crítica
Indicador por Área Status Comentário / Ação Requerida
Prazo
Custo
Escopo
Comunicação
Atividades concluídas no período
Código da
EDT
Atividade Responsável Início Término
Atividades em andamento
Código da
EDT
Atividade Responsável Início Término
Atividades para o próximo período
Código da
EDT
Atividade Responsável Início Término
Pontos de Atenção
Descrição do Problema Status Descrição da ação Responsável Previsão
Informações adicionais
