PODER JUDICIÁRIO
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL R E G I O N A L DO TRABALHO DA 13ª R E G I Ã O
SECRETARIA DE AUDITO R I A
NOTA DE AUDITORIA/TRT/SECAUD n
º 10/20
24
João Pessoa, 5 de dezembro de 2024.
Destinatário: Sr. Tibério Adonys de Almeida Fialho
Unidade auditada: Secretaria Administrativa
Senhor Diretor,
No decorrer dos trabalhos da Auditoria de Execução de Contratos ,
acompanhada conforme PROAD nº 9.518/2024, foram verificadas falhas
meramente formais ou de baixa materialidade , as quais, por questão de
julgamento profissional, foram excetuadas do Relatório. Todavia, referido(s)
achado(s) evidencia(m) uma desconformidade com os critérios e as fontes
utilizados para a realização dos exames e, considerando os princípios da
legalidade administrativa, a indisponibilidade do interesse público e o dever
de eficiência, deverão ser conhecidos por essa unidade administrativa e
ultimadas providências para correção ou prevenção das falhas
evidenciadas.
Portanto, estão relacionados, a seguir, o(s) registro(s) elaborado(s) pela
equipe de auditoria, as providências recomendadas e os prazos
estabelecidos para o seu atendimento:
Quadro de Achados nº 1:
Manual, Procedimentos de gestão e fiscalização de contratos,
Pagamentos Contratuais.
Descrição do
achado
Achados Positivos e oportunidade de melhoria.
Situação
encontrada
1. Como primeiro achado positivo destacamos o conteúdo
das portarias de designação de gestores e fiscais que
contempla (Ex: protocolo nº 27.655/2021, sequencial 147;
1 / 15
protocolo nº 28.758/2021, sequencial 32, folhas 1):
• Determinação da observância “do disposto no artigo
3º do Ato TRT GP nº 121 /2001 e da legislação de
regência da matéria, bem como a assinatura da
declaração registrando o conhecimento integral dos
termos do contrato”.
• Recomendação aos servidores designados que “à
guisa de boa prática administrativa, nos termos da
orientação do TCU (item 1.7.3 do Acórdão nº
8.005/2011-1ªC e TC-007.114/2011-7 – publicado no
DOU de 20.09.2011), a utilização – no que couber –
do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos
do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –
INPI, disponibilizado no endereço eletrônico:
http://www.inpi.gov.br/sobre
/arquivos/manualfiscal.pdf/view”
1.1. Quanto ao Manual de Gestão e Fiscalização de
Contratos do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –
INPI indicado para os gestores e fiscais utilizarem, cabem
as seguintes observações:
• O link indicado nas portarias não está acessível
retornando mensagem de erro;
• O manual indicado necessita ser atualizado com
relação à Lei n. 14.133/2021.
2. O segundo achado positivo observado é relacionado
com a tramitação dos protocolos quando a SADM
encaminha o protocolo, com a contratação finalizada, à
equipe de gestão/fiscalização (Ex: protocolo nº
27.655/2021, sequencial 153): a SADM em seu despacho
solicita a assinatura e anexação aos autos da Declaração
de Conhecimento dos Termos Contratuais e informa que
deverá ser observado o Checklist da fase de execução
contratual e o Relatório Final, para juntada aos autos no
término da contratação, indicando o link com o local na
intranet onde os modelos estão disponíveis.
2.1. Quanto ao Checklist da fase de execução contratual e
o Relatório Final, não foram localizados em protocolo já
finalizado como o de nº 8.930/2023, que neste momento da
análise, já se encontra arquivado desde a data de
29.12.2023.
3. A Secaud até o momento tem conhecimento de 2(dois)
processos administrativos disciplinares (PAD), autuados
para analisar apuração de atos ilícitos relacionados à
atuação na área de compras e contratações, conforme
informação recebida através da RDI nº 15/2024 Proad nº
2 / 15
2.545/2024. Sendo que, as irregularidades analisadas
naqueles PAD’s foram relacionados ao que o Manual de
Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional da
Propriedade Industrial – INPI contempla como
acompanhamento e fiscalização que requerem ‘cuidados
permanentes’ (página 28): “manter planilha atualizada do
valor do contrato, com seus aditivos, se houver, e os
valores empenhados e já pagos, em especial quanto aos
contratos executados por demanda, a exemplo de
passagens aéreas, veículos, eventos etc;”. Ambos os
protocolos trataram de irregularidades nos pagamentos
relativos aos contratos.
4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE
GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado –
com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –
CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço
comum – continuado –
sem dedicação exclusiva de mão de
obra’, com relação ao último parágrafo do item 4
‘disposições finais’ presentes nos documentos, informar
qual foi o critério utilizado para a inserção do parágrafo: “ A
Secretaria de Auditoria Interna – SAI atuará em todas as
contratações que apresentarem irregularidades na sua
execução e tiverem apontadas recomendações para
aplicação de penalidades.”.
Ante o exposto, entendemos que é uma oportunidade de
melhoria no sentido de se analisar possibilidade(s) de
implantar/melhorar medidas administrativas que possam
auxiliar os gestores e fiscais de contrato para que as
irregularidades ocorridas não se repitam.
Objeto
Protocolos nºs 27.655/2021; 8.930/2023; 28.758/2021 e
2.545/2024.
Critério
Art. 117 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Evidência
Protocolo nº 27.655/2021 (sequencial 147 e 153); Protocolo
nº 28.758/2021 (sequencial 32, folhas 1); Autos dos
Protocolos nºs 8.930/2023 e 2.545/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Estresses e desgastes dos servidores que atuam nos
processos relacionados, principalmente gestores e fiscais
de contratos.
Gestão e fiscalização de contratos inefetivo.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
3 / 15
Manifestação
do auditado
(Protocolo nº
9.775/2024,
sequencial 8)
1. Só localizamos o link que dá acesso ao Manual de
Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional da
Propriedade Industrial – INPI no seguinte endereço
eletrônico:
https://portal.poa.ifsuldeminas.edu.br/images/2020/
Agosto/25/fiscalizao_de_contratos_-_inpi.pdf
Esse link já está sendo usado nas portarias, conforme, a
título de exemplo, se observa do doc. 32 do Proad nº
10.192/2024.
2. Não foi localizado o Manual de Gestão e Fiscalização de
Contratos do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –
INPI atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021.
3. Cabe à gestão do contrato o preenchimento do checklist
e do relatório final de execução do contrato que, no caso
do Proad nº 8.930/2023, a ausência dos documentos deve
ter ocorrido por um lapso da fiscalização.
4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE
GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado –
com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –
CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço
comum – continuado – sem dedicação exclusiva de mão de
obra’, com relação ao último parágrafo do item 4
‘disposições finais’ presentes nos documentos, não foi
localizado o critério utilizado para a inserção do citado
parágrafo.
Análise da
Equipe de
Auditoria
Diante da manifestação da unidade auditada e objetivando
evitar/sanar as inconsistências detectadas, a equipe de
auditoria teceu propostas de recomendações que foram
examinadas na reunião de encerramento que ocorreu no
dia 26/11/2024 sendo acolhidas conforme abaixo.
Recomendaçã
o
1. PROVIDENCIAR um Manual de Gestão e Fiscalização de
Contratos atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021 em
substituição ao atualmente adotado, disponibilizar na
intranet e dar publicidade aos gestores e fiscais de
contratos.
2. ATUALIZAR os modelos de checklist para fase de gestão
contratual no sentido de enfatizar com relação a manter
planilha atualizada do valor do contrato, com seus aditivos,
se houver, e os valores empenhados e já pagos . Publicizar
aos gestores e fiscais de contratos frisando que deverá ser
preenchido e ao final da execução do contrato, anexado ao
protocolo.
2. RETIRAR o último parágrafo do item 4 ‘disposições
4 / 15
finais’ presentes nos documentos ‘MODELO – CHECKLIST
FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum –
continuado – com dedicação exclusiva de mão de obra’ e
‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL
– serviço comum – continuado – sem dedicação exclusiva
de mão de obra’ disponíveis na intranet na página da
SADM.
Benefícios
Esperados
Aprimoramento das ferramentas disponíveis aos
gestores/fiscais de contratos, proporcionando maior clareza
e balizamento para as suas rotinas, assim como servir de
referencial para futuras contratações, garantindo maior
eficiência, eficácia e efetividade.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Prazo
Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até
31/01/2025.
Recomendação para os Quadros de Achados nº 2, 3 e 4:
NOTIFICAR os gestores responsáveis pelos contratos sobre os achados de
auditoria pertinentes, estabelecendo um prazo para a realização das
devidas correções, se aplicável, e orientando-os a observar as cláusulas
contratuais, bem como a manter a documentação atualizada durante toda a
vigência dos contratos.
Quadro de Achados nº 2:
Protocolo nº 27.655/2021 – Prestação continuada de serviços em
assistência médico hospitalar e ambulatorial, exames complementares e
serviços auxiliares de diagnóstico e terapias (UNIMED).
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
23/2022.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, consulta ao CADIN quando das análises para
pagamento, conforme estabelecido no item 8.3 do contrato.
(Protocolos nºs 213/2023 e 118/2024).
2. Indicar o normativo que embasou a inserção como cláusula
5 / 15
contratual, a consulta ao CADIN, para cada análise de
faturas para pagamento.
3. Não foi localizada, no protocolo origem, a indicação e o
aceite do preposto e respectivo substituto para representar a
empresa na execução do contrato conforme item 11.29 do
contrato.
Objeto
Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e 118/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 23/2022 cujos itens foram citados
acima onde se descreveu a ‘situação encontrada’ neste
quadro. Art. 6º e 6ºA da Lei nº 10.522/2022.
Evidência
Autos dos Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e 118/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como
preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis
cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias superiores
em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação
do auditado:
Itens 1 e 2
(Protocolo nº
9.775/2024,
sequencial
9);
Item 3
Protocolo nº
10.736/2024,
sequencial 2
1. Conforme item 8.3 da Cláusula Oitava do Contrato TRT nº
23/2022, cabe à Secretaria de Planejamento e Finanças –
SPF (atual Secretaria de Orçamento e Finanças – SOF)
juntar, por ocasião do pagamento, a consulta ao CADIN.
2. De acordo com os arts. 6º e 6º-A da Lei nº 10522/2002, a
existência de registro no Cadin constitui fato impeditivo para
celebração de contratos e respectivos aditamentos, Desta
forma, as Unidades estão sendo orientadas a excluir, da
cláusula de pagamento dos artefatos de contratação
(Termo de Referência, Edital, Contrato), a exigência de
verificação do Cadin.
3. Informo que foi solicitada à Unimed João Pessoa o
documento faltante no proad nº 27.655/2021, a fim de
sanar a inconsistência apontada pela Secretaria de Auditoria
deste tribunal. A pessoa responsável pela tratativa
comunicou, entretanto, que o responsável pela assinatura do
documento em questão encontra-se fora da cidade e
retornará apenas entre os
dias 18 ou 19 do mês presente, razão pela qual solicito seja
dilatado o prazo concedido a esta seção.
Análise da
Equipe de
Auditoria
1. Com relação aos itens 1 e 2, tendo em vista que a unidade
auditada manifestou no sentido de que as suas unidades
estão sendo orientadas a excluir da cláusula de pagamento
dos artefatos de contratação a exigência de verificação no
6 / 15
CADIN; assim como, verifica-se providências relacionadas à
alteração trazida pela Lei nº 14.973/2024 na Lei nº
10.522/2002 que introduziu o artigo 6º-A impedindo a
celebração de contratos e respectivos aditamentos com
empresas que constam no cadastro do CADIN. A equipe de
auditoria deixa de tecer recomendação considerando
resolvido o achado neste momento, já que os procedimentos
em questão serão conferidos em auditorias futuras sobre o
tema licitações e contratos.
2. Com relação ao item 3, destaca-se positivamente que a
unidade auditada partiu de imediato para correção da
inconsistência apontada. Porém, neste ponto cabe uma
observação no sentido de que, embora a Carta de Preposição
seja anexada neste momento, como podemos ver no check
list ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO
CONTRATUAL – serviço comum – continuado –
sem
dedicação exclusiva de mão de obra’, trata-se da primeira
‘Obrigações a Serem Verificadas’ listada no documento ao
assumir a fiscalização da execução do contrato. E assim
destacar a importância da manutenção contínua (durante toda
a vigência do contrato) do preposto e do seu substituto
formalmente indicado pela empresa contratada e com poderes
claros para atuar em nome da empresa.
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomenda -
ção proposta foi acolhida pela Unidade auditada.
Benefícios
Esperados
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Prazo
Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até
31/01/2025.
Quadro de Achados de nº 3:
Protocolo Suap nº 10.622/2020 migrou para Proad como nº 28.758/2021 –
Contrato de prestação de serviços de limpeza, higienização, conservação
de bens móveis e imóveis.
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
17/2021.
7 / 15
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo o documento de indicação
e o aceite do preposto e seu respectivo substituto para
representá-lo na execução do contrato, conforme cláusula
onze, item ‘a’ do contrato.
2. Não foi localizado no protocolo o documento de garantia
de execução do contrato conforme cláusula vinte do contrato,
assim como, as adequações da garantia face as alterações
do valor de contrato registradas.
3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade
fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das
faturas mensais, conforme subcláusula quarta da cláusula
oitava do contrato. Nos pagamentos mensais há a inserção
da imagem das certidões fiscais em arquivo com documentos
apresentados pela contratada, porém não há
certificação/informação de que foi conferida a veracidade dos
mesmos nos seus respectivos sites. Protocolos de
pagamentos nºs 45/2023 e 350/2024.
4. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, assinatura dos empregados atestando o
recebimento dos auxílios devidos conforme cláusula oitava,
subcláusula nona, item ‘c’ do contrato, nos pagamentos
mensais. Protocolos de pagamentos nºs 45/2023 e 350/2024.
Objeto
Protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e 350/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 17/2021 cujos itens, subcláusulas e
cláusulas foram citados acima onde se descreveu a ‘situação
encontrada’ neste quadro.
Evidência
Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e 350/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Permitir ilegalidades no decorrer da execução do contrato.
Gestão e fiscalização de contratos inefetivos.
Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de
prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do
contrato.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como
preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis
cobranças futuras.
8 / 15
Potencial questionamento por parte de instâncias superiores
em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação
do auditado
(Protocolo nº
10.738/2024,
sequencial 9)
Análise da
Equipe de
Auditoria
1. Cabe repercutir as Diretrizes dispostas no item 1.2 do
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do INPI
adotado pela Administração, que trazem:
“A gestão de contratos é atividade exercida pela
Administração visando ao controle, ao acompanhamento e à
fiscalização do fiel cumprimento das obrigações
assumidas pelas partes . Deve pautar-se por princípios de
eficiência e eficácia, além dos demais princípios regedores
da atuação administrativa, de forma a se observar que a
execução do contrato ocorra com qualidade e em respeito à
legislação vigente, assegurando ainda:
a) Segurança para o Gestor e para o Fiscal sobre a
execução do contrato;
b) A plena execução das atividades programadas no Termo
de Referência, Projeto Básico, Projeto Executivo e
congêneres, e a garantia da execução do objeto
contratual;
c) O atendimento das necessidades do INPI, no momento
adequado e no prazo ajustado;
9 / 15
d) Adequação das contratações, por meio do envolvimento
das áreas de competência, na elaboração dos Projetos
Básicos ou Termos de Referência que lhes interessam
diretamente;
e) O cumprimento das obrigações do INPI de forma a que os
fornecedores considerem o órgão como confiável, com
reflexos favoráveis nos custos apurados nas licitações;
f) O efetivo cumprimento das cláusulas contratuais ,
assegurando o adimplemento e a excelência no atendimento
aos requisitos técnicos e de qualidade nas obrigações
contratuais;
g) Uma contínua ascensão da qualidade dos procedimentos
licitatórios, por meio da incorporação das correções feitas
em procedimentos anteriores , tanto em sanções como em
exigências;
h) O registro completo e adequado de faltas cometidas pelo
fornecedor de forma a facilmente solucionar as suas
contestações quanto à inadimplência;
i) A correta aplicação dos recursos financeiros a cargo do
INPI, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi
recebido em obras, serviços, materiais e equipamentos;
j) O tratamento de todas as empresas contratadas com
igualdade de procedimentos, eliminando qualquer forma de
tratamento que possa representar descumprimento dos
princípios da isonomia e da legalidade;
k) Procedimentos administrativos claros e simples com
burocracia reduzida, de forma a facilitar a gestão e a
fiscalização de contratos. ” (grifo nosso).
2. Com relação ao item 1 da manifestação do auditado,
inicialmente destaca-se positivamente que a unidade
auditada partiu de imediato para correção da inconsistência
apontada. Porém, temos a observar que embora a
apresentação da Carta de Preposição tenha sido anexada
no sequencial 279 do protocolo nº 350/2024, neste momento,
após questionarmos, como podemos ver no check list
‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL –
serviço comum – continuado –
com dedicação exclusiva de
mão de obra’ trata-se da primeira ‘Obrigações a Serem
Verificadas’ listada no documento ao assumir a fiscalização
da execução do contrato. E assim destacar a importância da
manutenção contínua (durante toda a vigência do contrato)
do preposto e do seu substituto formalmente indicado pela
empresa contratada e com poderes claros para atuar em
nome da empresa.
3. Com relação ao item 2 da manifestação da unidade
10 / 15
auditada, temos a observar nesse mesmo sentido conforme
explicitado no parágrafo anterior, já que a conferência da
apresentação da garantia contratual é o segundo item do
checklist; e ainda, destacar a gravidade de o contrato estar
sem cobertura de garantia contratual pois a apólice anexada
no sequencial 3 do protocolo n. 10.738/2024 já se encontra
com a sua vigência expirada.
4. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado, conforme o
contrato: “A FISCALIZAÇÃO do CONTRATANTE, quando da
apresentação da nota fiscal/fatura, verificará a regularidade
fiscal da CONTRATADA para com as…”. Temos a observar a
respeito que, não se trata de uma faculdade de verificar ou
não. A manifestação da unidade auditada indica que há
apenas a conferência da apresentação de documentos não
envolvendo a verificação da regularidade fiscal.
5. Com relação ao item 4 da manifestação da unidade
auditada, temos a observar sobre um aspecto que engloba a
respeito de todos os pontos aqui tratados, assim como outros
que surgirem no decorrer da execução do contrato. As
alterações contratuais visualizadas (entendimento diverso
ao estabelecido no contrato) devem ser colocadas em análise
para pactuação de termos aditivos (ou mesmo inseridas em
futuras contratações), para após, proceder conforme
alteração analisada e aprovada. Análise essa, que no
decorrer dos procedimentos administrativos envolvidos, será
examinado em torno dos vários aspectos para o qual aquela
cláusula pode ter sido inserida objetivando oferecer
segurança aos que atuarão naquele contrato; podendo
resultar na aprovação e a assinatura de um termo aditivo
conforme a alteração que foi proposta. Caso contrário, o
Gestor/Fiscal pode chamar para si os riscos advindo por
aquele procedimento não abarcado pelo contrato e/ou a não
observação de cláusulas contratuais.
6. Outro ponto a destacar, é a de que todos os documentos
com informações acerca do contrato devem ser inseridos no
respectivo protocolo e de acordo com a ocorrência. Além de
obedecer ao princípio da transparência pode servir,
novamente, como proteção ao próprio Gestor/Fiscal caso
haja futuros questionamentos por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria.
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomenda -
ção proposta foi acolhida pela Unidade auditada.
11 / 15
Benefícios
Esperados
Maior transparência e segurança na execução dos contratos.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Prazo
Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até
31/01/2025.
Quadro de Achados de nº 4:
Protocolo Suap nº 3.762/2019 – Contrato de prestação de serviços
Especializados de vigilância armada.
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
12/2020.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo o documento de indicação
do preposto e seu respectivo substituto para representá-lo
na execução do contrato, conforme cláusula onze, item 11.13
do contrato.
2. Não foi localizado no protocolo o documento de garantia
de execução do contrato, assim como, as adequações da
garantia face as alterações do valor de contrato registradas
via termos aditivos, conforme cláusula dezoito, item 10.12 da
cláusula dez e item 11.39 da cláusula onze.
3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade
fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das
faturas mensais, conforme subcláusula terceira da cláusula
oitava e item 10.11 da cláusula dez do contrato . Nos
pagamentos mensais há a inserção da imagem das certidões
fiscais em arquivo com documentos apresentados pela
contratada, porém não há certificação/informação de que foi
conferida a veracidade dos mesmos nos seus respectivos
sites. Protocolos de pagamentos nºs 60/2023 e 94/2024.
Objeto
Protocolos nºs 3.762/2020; 60/2023 e 94/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 12/2020 cujos itens, subcláusulas e
cláusulas foram citados acima na linha onde se descreveu a
‘situação encontrada’ deste quadro.
Evidência
Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/202 e 350/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
12 / 15
Gestão e fiscalização de contratos inefetiva.
Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de
prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do
contrato.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como
preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis
cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias superiores
em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação
do auditado
(Protocolo nº
10.738/2024,
sequencial
10)
Análise da
Equipe de
Auditoria
1. Com relação ao item 1, temos a observar que o ofício
citado TRT SGCMOT nº 19/2020 juntado no protocolo Suap
nº 3762/2019 solicitando indicação do preposto e respectivo
substituto é datado de 12/05/2020. A Carta de Preposição
que foi juntado ao protocolo, somente após indagado pela
equipe de auditoria, é datado de 31/03/2020 (sequencial 248
do proad 94/2024). Se a Carta de Preposição tivesse sido
anexada ao protocolo do contrato, à época do recebimento,
não haveria questionamento. Esse fato revela a importância
do registro através da anexação ao protocolo de acordo com
a ocorrência, para que não dê margens para
questionamentos; assim como, para que facilite ao
gestor/fiscal responder a outros questionamentos conexos
que possam surgir futuramente.
2. Com relação ao item 2 da manifestação do auditado
inicialmente destaca-se positivamente que a unidade
auditada anexou de imediato a apólice de seguro adequado
de acordo com o valor atual do contrato. Porém precisamos
13 / 15
observar a necessidade de se manter contínuo o
procedimento de acordo com alterações do valor do contrato
que ocorrerem até o encerramento do contrato, assim como
alimentar o protocolo com as informações ocorridas.
3. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado, conforme
o contrato: “O Fiscal Administrativo do Contrato, quando da
apresentação da nota fiscal/fatura, verificará a
regularidade fiscal da CONTRATADA para com as…”.
Temos a observar a respeito que, não se trata de uma
faculdade de verificar ou não. A manifestação da unidade
auditada indica que há apenas a conferência da
apresentação de documentos não envolvendo a verificação
da regularidade fiscal.
No caso deste contrato em questão, além da subcláusula
terceira da cláusula oitava e item 10.11 da cláusula dez do
contrato, há ainda, na subcláusula primeira da cláusula dez:
XI.2 – Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento
da fatura):
…
b) Deve ser consultada a situação da empresa junto ao
SICAF;
c) Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND)
relativa a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da
União, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) e a
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), caso
esses documentos não estejam regularizados no Sicaf;
...
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomen-
dação proposta foi acolhida pela Unidade auditada.
Benefícios
Esperados
Maior transparência e segurança na execução dos contratos.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Prazo
Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até
31/01/2025.
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A equipe de auditoria estará disponível tanto pessoalmente,
como também através de e-mail ou telefone, para prestar quaisquer
esclarecimentos em relação aos registros apresentados.
Atenciosamente,
Nathália de Almeida Torres
Diretora da Secretaria de Auditoria
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