PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
RELATÓRIO PRELIMINAR DE AUDITORIA
Auditoria Financeira Integrada com Conformidade
Exercício 2023
João Pessoa, 30 de Novembro de 2023
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Índice
INTRODUÇÃO 3
1.VOLUME DE RECURSOS AUDITADOS 4
2. ACHADOS DE AUDITORIA 5
3. RECOMENDAÇÕES 69
4. CONCLUSÕES 75
5. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 76
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INTRODUÇÃO
A Secretaria de Auditoria do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região realizou
auditoria financeira integrada com conformidade no TRT 13 com o objetivo de verificar se
as demonstrações contábeis do TRT13, referentes ao exercício de 2023, estão sendo
elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e marcos regulatórios
aplicáveis à matéria, referentes à situação patrimonial, financeira e orçamentária da
entidade em 2023. Além disso, visa verificar se as transações subjacentes às
demonstrações contábeis, financeiras e orçamentárias, incluindo atividades, operações e
atos de gestão relevantes também cumprem as normas que regem o TRT13, quanto à
legalidade (aderência a critérios formais tais como leis, regulamentos e acordos
aplicáveis) e à legitimidade (observância aos princípios gerais que regem a gestão
financeira responsável, incluindo a economicidade e a conduta de agentes públicos).
Conforme o Manual de Auditoria Financeira do Tribunal de Contas da União (2016),
o principal objetivo da auditoria financeira é melhorar e promover a prestação de contas
de órgãos e entidades públicas. Por sua vez, a ISSAI 200 esclarece que o propósito de
uma auditoria de demonstrações financeiras é aumentar o grau de confiança dessas
demonstrações por parte dos usuários previstos. Para isso, o auditor deve expressar uma
opinião que forneça segurança razoável aos tomadores de decisão sobre a existência ou
não de distorções relevantes nas informações financeiras divulgadas, independente se
causadas por erro ou fraude.
A auditoria é decorrente do Comunicado de Auditoria TRT/SAI nº 11/2023 (Protocolo
nº 10.494/2023), e é conduzida de acordo com as Normas de Auditoria do Tribunal de
Contas da União (NAT), com as Normas Internacionais de Auditoria (ISSAI) emitidas pela
INTOSAI (International Organisation of Supreme Audit Institutions) e com as normas
profissionais e técnicas relativas à auditoria emitidas pelo Conselho Federal de
Contabilidade (CFC).
Este relatório refere-se à fase preliminar da auditoria, realizada entre os meses de
outubro a novembro de 2023, antes do encerramento do exercício, e o seu objetivo é
comunicar tempestivamente ao nível apropriado da administração todas as distorções
relevantes detectadas durante a auditoria, de forma que seja possível efetuar os ajustes
necessários para evitar que as demonstrações contábeis, financeiras e orçamentárias
sejam encerradas com distorções relevantes e a equipe de auditoria seja levada a emitir
uma opinião modificada.
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1. VOLUME DE RECURSOS AUDITADOS
O volume de recursos auditados atingiu R$ 187.148.616,36 na perspectiva patrimonial. A
tabela a seguir apresenta o alcance dos exames da presente auditoria:
CONTAS CONTÁBEIS AUDITADAS
VALOR EM 30/10/2023
MATERIAL DE CONSUMO
R$ 679.941,50
APARELHOS DE MEDICAO E ORIENTACAO
R$ 20.359,59
APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICAÇÃO
R$ 114.804,95
EQUIPAMENTOS/UTENSÍLIOS MÉDICOS, ODONTOLÓGICOS E HOSPITALARES
R$ 444.994,56
EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO, SEGURANÇA E SOCORRO
R$ 122.213,03
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS DE NATUREZA INDUSTRIAL
R$ 2.369,98
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ENERGÉTICOS
R$ 794.395,18
MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS GRÁFICOS
R$ 54.866,20
MÁQUINAS, FERRAMENTAS E UTENSÍLIOS DA OFICINA
R$ 69.793,36
EQUIPAMENTOS HIDRÁULICOS E ELÉTRICOS
R$ 18.837,84
MÁQUINAS UTENSÍLIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS
R$ 98.976,00
EQUIPAMENTOS DE TIC
R$ 19.734.785,74
APARELHOS E UTENSÍLIOS DOMÉSTICOS
R$ 1.287.943,39
MÁQUINAS E UTENSÍLIOS DE ESCRITÓRIO
R$ 12.135,41
MOBILIÁRIO EM GERAL
R$ 10.560.161,21
COLEÇÕES E MATERIAIS BIBLIOGRÁFICOS
R$ 126.984,07
EQUIPAMENTOS DE ÁUDIO, FOTO E VÍDEO
R$ 650.671,70
OBRAS DE ARTE E PECAS PARA EXPOSICAO
R$ 83.484,28
VEÍCULOS DE TRAÇÃO MECÂNICA
R$ 2.873.971,00
BENS NÃO LOCALIZADOS
R$ 3.499.762,18
IMÓVEIS RESIDENCIAIS / COMERCIAIS
R$ 2.984.326,76
EDIFÍCIOS
R$ 84.302.839,59
TERRENOS/GLEBAS
R$ 170.440,00
OBRAS EM ANDAMENTO
R$ 891.756,85
INSTALAÇÕES
R$ 838.773,12
BENS IMÓVEIS A CLASSIFICAR/ A REGISTRAR
R$ 327.524,36
DEPRECIAÇÃO ACUMULADA - BENS MÓVEIS
R$ 24.258.070,06
DEPRECIAÇÃO ACUMULADA - BENS IMÓVEIS
R$ 267.166,05
SOFTWARES
R$ 7.073.594,50
AMORTIZAÇÃO ACUMULADA
R$ 1.334.508,34
AJUSTES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES
R$ 1.956.943,04
CONSUMO DE MATERIAIS ESTOCADOS - ALMOXARIFADO
R$ 549.154,99
DEPRECIAÇÃO DE BENS MÓVEIS
R$ 2.658.797,87
DEPRECIAÇÃO DE BENS IMÓVEIS
R$ 81.112,31
AMORTIZAÇÃO DE INTANGÍVEL
R$ 524.448,15
EXECUÇÃO DE CONTRATOS
R$ 17.677.709,20
TOTAL
R$ 187.148.616,36
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2. ACHADOS DE AUDITORIA
Entre as contas analisadas durante a 1ª fase da auditoria, foram identificados e
encaminhados para manifestação das unidades os seguintes achados de auditoria:
2.1 Secretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças
Quadro de Achados n° 1:
Registros da contabilidade e do sistema de controle patrimonial não conciliados
Descrição do
achado
Divergência entre os valores registrados no patrimônio e na
contabilidade em relação aos saldos de consumo mensal de material de
estoque e ao saldo de depreciação.
Adicionalmente, verificou-se a não ocorrência de baixa contábil de
determinados bens já baixados patrimonialmente.
Situação
encontrada
1. Divergência quanto ao saldo de material consumido/estoque, cujo
montante perfaz a importância de R$ 25.190,37, na amostra;
2. Divergência quanto ao saldo de depreciação acumulada no período,
cujo montante perfaz a importância de R$ 30.447,53, na amostra;
3. Ausência de baixa contábil dos bens (softwares) baixados
patrimonialmente em Setembro/2023, conforme PROAD 745/2023.
Objeto
1 e 2. Ativo Imobilizado
3. Ativo Intangível
Critério
Art. 43, inciso III c/c Art. 102, do ATO SGP nº 82/2020
Evidência
1. PROAD N.ºs 3724/2023, 6462/2023 e 10143/2023 / Documentos
SIAFI 2023NS001426, 2023NS002870 e 2023NS004722.
2. PROAD N.ºs 3724/2023, 6462/2023 e 10143/2023 / Documentos
SIAFI 2023NS001458, 2023NS002959 e 2023NS004704.
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3. PROAD 745/2023 - Termo de Baixa Patrimonial 1936/2023, de
01/09/2023, Termo de Baixa Patrimonial 1940/2023, de 01/09/2023 e
Termo de Baixa Patrimonial 1991/2023, de 11/09/2023.
Possíveis
Causas
Demanda excessiva de trabalho; necessidade de priorização de outras
atividades; procedimentos não certificados em autos.
Efeito
- Assimetria de informações;
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à prestação de contas e tomada de decisão.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 6)
PRIMEIRAMENTE EXISTE UM CALENDÁRIO NO SIAFI COM
PRAZOS PARA FECHAMENTO MENSAL DA CONFORMIDADE
CONTÁBIL, COMO SEGUE: (...)
A DIVISÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL - CCONT - FAZ
MENSALMENTE OS LANÇAMENTOS (AJUSTES) NO SIAFI ATÉ A
DATA PERMITIDA PELA CCONT NO MÊS SEGUINTE. NÃO ESTÁ
CLARO NOS ACHADOS Nº 1 A DATA QUE OCORREU AS
DIVERGÊNCIAS ENCONTRADAS ENTRE O SISTEMA DE
CONTROLE DE MATERIAL E PATRIMÔNIO E O SIAFI. OS AJUSTES
(ENTRADAS, BAIXAS, DEPRECIAÇÕES E AMORTIZAÇÕES) FEITOS
MENSALMENTE SÃO CONCILIADOS PELAS INFORMAÇÕES
PRESTADAS PELA COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
DO ÓRGÃO ATRAVÉS DE UM PROAD.
QUANTO A BAIXA CONTÁBIL DOS BENS INTANGÍVEIS
(SOFTWARES), ESTÁ HAVENDO UMA DIFICULDADE NA
IDENTIFICAÇÃO (INDIVIDUALIZAÇÃO) DOS VALORES DOS
MESMOS PARA FAZERMOS O PROCEDIMENTO, CONFORME
PLANILHAS APRESENTADAS NO PROAD 745/2023. MAS ESTAMOS
ANALISANDO OS VALORES PARA SEREM BAIXADOS ATÉ O INÍCIO
DE DEZEMBRO/2023.
O BALANCETE MENSAL DE MARÇO/2023, PROAD TRT13
3724/2023, SEQUENCIAL 004, APRESENTA SALDO DE MATERIAL
DE CONSUMO NO VALOR DE R$ 665.293,17. O CONRAZAO NO
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SIAFI DA RESPECTIVA CONTA APRESENTA O MESMO SALDO
CONFORME DOCUMENTO ABAIXO: (...)
O BALANCETE MENSAL DE MARÇO/2023, PROAD TRT13
6462/2023, SEQUENCIAL 004, APRESENTA SALDO DE MATERIAL
DE CONSUMO NO VALOR DE R$ 692.526,83. O CONRAZAO NO
SIAFI DA RESPECTIVA CONTA APRESENTA O MESMO SALDO
CONFORME DOCUMENTO ABAIXO: (...)
O BALANCETE MENSAL DE SETEMBRO/2023, PROAD TRT13
10143/2023, SEQUENCIAL 005, APRESENTA SALDO DE MATERIAL
DE CONSUMO NO VALOR DE R$ 677.029,69. O CONRAZAO NO
SIAFI DA RESPECTIVA CONTA APRESENTA O MESMO SALDO
CONFORME DOCUMENTO ABAIXO: (...)
QUANTO OS SALDOS DAS DEPRECIAÇÕES ACUMULADAS NOS
MESES DE MARÇO/JUNHO/SETEMBRO DE 2023, FORAM FEITOS
AJUSTES CONFORME PLANILHAS APRESENTADAS PELA CMP.
TODOS OS SALDOS NO SIAFI APRESENTAM VALORES IGUAIS AOS
DO SISTEMA DE CONTROLE DE MATERIAL E PATRIMÔNIO.
Análise da
Equipe
Relativamente aos achados 1.1 e 1.2 e, considerando as informações
prestadas pela Divisão de Conformidade Contábil, confirmamos que, de
fato, o saldo das contas contábeis materiais de consumo (115610100) e
depreciação acumulada - bens móveis (123810100) encontram-se
conciliados, mês a mês, por conta corrente. O achado foi apontado ante
a constatação de que a Variação Patrimonial Diminutiva registrada
contabilmente conforme Título de Crédito 2023PA000035
(2023NS001426), Título de Crédito 2023PA000077 (2023NS002870) e
Título de Crédito 2023PA000116 (2023NS004722) - Consumo de
materiais estocados - Almoxarifado e conforme Títulos de Crédito
2023PA000042 e 2023PA000043 (2023NS001458 e 2023NS001459),
Título de Crédito 2023PA000084 (2023NS002959) e Título de Crédito
2023PA000114 (2023NS004704) - Depreciação de Bens Móveis,
apresenta divergência em algumas contas corrente, a rigor do Relatório
de Saídas Balancete Mensal – Consumo e Relatório de Balancete
Mensal Depreciação (Resumo de Movimentação Mensal de Bens -
RMMB). Observou-se que o lançamento efetuado considerou o ajuste
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das demais movimentações ocorridas no mês as quais impactaram o
saldo final de referidas contas, mas que não figuraram do Relatório de
Saídas Balancete Mensal – Consumo e Relatório de Balancete Mensal
Depreciação (Resumo de Movimentação Mensal de Bens - RMMB).
Diante do custo-benefício ponderado para evidenciação da informação
contábil, esta equipe de auditoria conclui pela regularidade do
procedimento, posto que não há divergência entre os saldos finais,
razão pela que desconstitui os achados referenciados.
No tocante ao achado 1.3, esta equipe de auditoria conclui que 1) o
achado é de pleno conhecimento da unidade auditada, 2) as
providências tendentes a equalizar a situação encontram-se em
andamento e 3) foi estabelecido o prazo máximo para ultimação da
providência, ainda dentro deste exercício, motivos pelos quais inexistem
recomendações a serem apresentadas por ora.
Recomendação
Achado Desconstituído
Benefícios
Esperados
Achado Desconstituído
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Quadro de Achados n° 2:
Contabilização de Bens em Processo de Localização
Descrição do
achado
Inconformidades na inscrição/contabilização de bens móveis não
localizados.
Situação
encontrada
Verificado que os bens móveis não localizados no período são inscritos
na conta contábil 12311.99.07 (Bem em processo de localização) pelo
valor contábil bruto. Ato contínuo, é efetuado lançamento de ajuste do
bem EPL (C) em contrapartida à conta de Ajustes de Exercícios
Anteriores (D) para retratar o valor contábil líquido do bem.
Objeto
Ativo Imobilizado.
Critério
Macrofunção SIAFI nº 02.03.30, itens 20.1, 20.1.1 e 20.1.2.
Evidência
Documentos SIAFI Notas de Sistema nºs 1443/2023 e 1448/2023.
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: erros de registro.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos, bem como do resultado do
exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability e tomada de decisão.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 7)
QUANTO A CONTABILIZAÇÃO DE BENS EM PROCESSO DE
LOCALIZAÇÃO: A DCCONT EFETUA OS LANÇAMENTOS DOS
VALORES APRESENTADOS PELA CMP CONFORME O SISTEMA
DE CONTROLE DE MATERIAL E PATRIMÔNIO DO ÓRGÃO. SE O
SISTEMA APRESENTA MOVIMENTAÇÃO DE SALDOS DE BENS EM
PROCESSO DE LOCALIZAÇÃO COM VALOR BRUTO, OS SALDOS
TERÃO QUE SER APRESENTADOS NO SIAFI NO MESMO VALOR
PARA NÃO HAVER DIVERGÊNCIAS DE SALDOS.
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Análise da
Equipe
A Macrofunção SIAFI n.º 02.03.30 tratou em detalhes todo o processo
a ser adotado com relação aos bens móveis não localizados no
processo de inventário, permeando as etapas de 1) inscrição na conta
de bem em processo de localização, 2) transferência para a conta de
bens móveis após localização e 3) lançamento de depreciação
retroativa.
Com relação ao processo de inscrição na conta contábil 12311.99.07
(Bens Não Localizados) a norma é expressa ao estabelecer que a
inscrição deve ser realizada pelo valor líquido contábil do bem,
utilizando-se a situação IMB 149 -TRANSFERÊNCIA DE BENS EM
PROCESSO DE LOCALIZAÇÃO C/C 002. Dessa forma, dar-se-á baixa
da depreciação acumulada ou do ajuste ao valor recuperável antes de
fazer a referida reclassificação.
Em face do exposto, considerando o princípio da legalidade estrita, e
ainda a verificação, no PROAD nº 3724/2023, do documento intitulado
“Detalhamento dos registros ocorridos no Balancete ref. Março/2023
(RMMB)” contendo o quadro principal “Entrada - Registro em EPL -
Não localizados por ocasião da atualização de Gestor e outros ajustes”
complementado pelos quadros auxiliares “Saída avaliação - decorrente
do registro em EPL” e “Entrada avaliação - decorrente do registro em
EPL”, constata-se a existência de informações suficientes nos autos,
para a adequada reclassificação dos bens não localizados na conta
contábil 12311.99.07 pelo valor contábil líquido do bem, em
observância à Macrofunção SIAFI 02.03.30, razão pela qual mantemos
o achado e formulamos a seguinte recomendação.
Recomendação
À Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças (SPF):
- AJUSTAR os lançamentos contábeis efetuados na conta contábil
12311.99.07 (Bens Não Localizados), no exercício de 2023,
adequando-os à Macrofunção SIAFI nº 02.03.30.
Benefícios
Esperados
- Aderência aos procedimentos contábeis regulamentados;
- Correção de Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação fidedigna da informação contábil;
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- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 3:
Reclassificação contábil de bens localizados
Descrição do
achado
Situação
encontrada
Objeto
Critério
Evidência
Possíveis
Causas
Efeito
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 8)
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Análise da
Equipe
Recomendação
Benefícios
Esperados
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Quadro de Achados n° 4:
Base de mensuração de ativos
Descrição do
achado
Utilização de base de mensuração inapropriada para a realização de
baixa contábil de bens móveis doados.
Situação
encontrada
Identificada a realização de baixas contábeis de ativos doados
utilizando-se como base de mensuração o seu custo histórico ou valor
contábil bruto.
Objeto
Ativo Imobilizado
Critério
Art. 70 do Ato TRT 82/2020;
Norma Brasileira de Contabilidade (NBC TSP) – Estrutura Conceitual
Evidência
PROAD nºs 11.448/2022, 3058/2022 e 4291/2022 / Documentos SIAFI
Notas de Sistema nºs 2023NS000878, 2023NS000345,
2023NS000344, 2023NS001431 e 2023NS000346.
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: falta de conhecimento acerca dos
procedimentos corretos e/ou procedimentos internos não formalmente
definidos dentro da unidade.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos, bem como do resultado do
exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability e tomada de decisão.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 9)
AS BAIXAS POR DOAÇÕES SÃO CONTABILIZADAS NO SIAFI WEB,
UTILIZANDO AS SITUAÇÕES, IMB 037 (BAIXA DE BENS MÓVEIS
POR DOAÇÃO, CESSÃO OU COMODATO) COM O VALOR
CONTÁBIL ORIGINAL E A IMB099 (REVERSÃO DA DEPRECIAÇÃO
OU EXAUSTÃO - AJUSTES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES) COM O
VALOR DA DEPRECIAÇÃO ACUMULADA DE EXERCÍCIOS
ANTERIORES, CONFORME DOCUMENTO HÁBIL 2023PA000025
(2023NS000878). ESSES VALORES SÃO INFORMADOS PELA
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COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO NO RESPECTIVO
PROAD.
Análise da
Equipe
Conforme Estrutura Conceitual, item 7.2, o objetivo da mensuração
de ativos e passivos é selecionar bases que reflitam de modo mais
adequado o custo dos serviços, a capacidade operacional e a
capacidade financeira da entidade de forma que seja útil para a
prestação de contas e responsabilização (accountability) e tomada de
decisão.
De acordo com o item 7.8 da mesma norma, as bases de mensuração
podem fornecer valores de entrada e valores de saída. Para o ativo, os
valores de entrada refletem o custo da compra. Os valores de saída
refletem os benefícios econômicos da venda e também o montante
que será obtido com a utilização do ativo.
Destaca-se ainda a inteligência do item 6.7 da referida Estrutura
Conceitual ao estabelecer que os responsáveis pela elaboração dos
Relatórios Contábeis de Propósitos Gerais revisam e avaliam toda a
evidência disponível ao determinarem se o elemento existe e deve ser
reconhecido, se aquele elemento continua a se qualificar para o
reconhecimento ou se houve mudança em elemento existente.
Desta feita, reproduzidos os fundamentos das bases de mensuração de
ativos e da responsabilidade da parte que elabora os Relatórios
Contábeis de Propósitos Gerais, esta equipe de auditoria destaca o
item 7.4 do normativo o qual aduz que a seleção da base de
mensuração também pressupõe a avaliação do grau de observância
das características qualitativas enquanto considera as restrições sobre
a informação nos RCPGs.
São características qualitativas da informação incluída nos RCPGs a
relevância, a representação fidedigna, a compreensibilidade, a
tempestividade, a comparabilidade e a verificabilidade. Ainda segundo
a norma, para ser útil como informação contábil, a informação deve
corresponder à representação fidedigna dos fenômenos econômicos e
outros que se pretenda representar. A representação fidedigna é
alcançada quando a representação do fenômeno é completa, neutra e
livre de erro material. A informação que representa fielmente um
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fenômeno econômico ou outro fenômeno retrata a substância da
transação, a qual pode não corresponder, necessariamente, à sua
forma jurídica. (Grifos nossos).
Em face do exposto e, considerando que nos PROADs nºs
11.448/2022, 3058/2022 e 4291/2022, verificou-se a baixa patrimonial
em três colunas: valor inicial, depreciação acumulada e valor contábil
líquido, conforme se infere do Termo de Doação 298/2023, de
07/02/2023 (PROAD 11.448/2022); Termos de Doação 13/2023, de
09/01/2023, 17/2023, de 09/01/2023 e 726/2023, de 23/03/2023
(PROAD 3058/2022) e do Termo de Doação 252/2023, de 12/01/2023
(PROAD 4291/2022), constata-se a existência de informações
suficientes nos procedimentos administrativos, para a adequada
realização de baixa contábil dos bens doados utilizando-se o valor
contábil líquido do bem, em consonância com a Macrofunção SIAFI
02.11.34, razão pela qual mantemos o achado e formulamos a seguinte
recomendação:
Recomendação
À Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças (SPF):
- AJUSTAR os lançamentos contábeis efetuados a título de
doação de bens móveis, incluídos os bens de informática, no
exercício de 2023, adequando-os à Macrofunção SIAFI nº
02.11.34.
Benefícios
Esperados
- Aderência aos procedimentos contábeis regulamentados;
- Correção de Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação fidedigna da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 5:
Baixa contábil da depreciação acumulada de bem inservível doado
Descrição do
achado
Inconformidades no lançamento contábil de baixa da depreciação
acumulada de bens alienados/doados.
Situação
encontrada
Relativamente ao procedimento de baixa contábil, foi observado que a
baixa da depreciação acumulada dos bens doados no exercício
corrente foi lançada em contrapartida à conta de ajustes de exercícios
anteriores.
Objeto
Ativo Imobilizado
Critério
Art. 70 do Ato TRT 82/2020; Macrofunção SIAFI 02.11.34 – item 5.4.3
Evidência
PROAD nºS 11.448/2022, 3058/2022 e 4291/2022 / Documentos SIAFI
Notas de Sistema nºs 2023NS000878, 2023NS000345,
2023NS000344, 2023NS001431 e 2023NS000346.
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: erros de registro.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos, bem como do resultado do
exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability e tomada de decisão.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 10)
QUANTO A BAIXA CONTÁBIL DA DEPRECIAÇÃO ACUMULADA DE
BEM INSERVÍVEL DOADO: AS BAIXAS POR DOAÇÕES SÃO
CONTABILIZADAS NO SIAFI WEB, UTILIZANDO AS SITUAÇÕES,
IMB037 (BAIXA DE BENS MÓVEIS POR DOAÇÃO, CESSÃO OU
COMODATO) COM O VALOR CONTÁBIL ORIGINAL E A IMB099
(REVERSÃO DA DEPRECIAÇÃO OU EXAUSTÃO - AJUSTES DE
EXERCÍCIOS ANTERIORES) COM O VALOR DA DEPRECIAÇÃO
ACUMULADA DE EXERCÍCIOS ANTERIORES, CONFORME
DOCUMENTO HÁBIL 2023PA000025 (2023NS000878). ESSES
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VALORES SÃO INFORMADOS PELA COORDENAÇÃO DE
MATERIAL E PATRIMÔNIO NO RESPECTIVO PROAD.
Análise da
Equipe
Conforme relatado pela Contabilidade, a baixa contábil da doação é
realizada, atualmente, utilizando as situações IMB037 (baixa de bens
móveis por doação, cessão ou comodato) com o valor contábil original
e a IMB099 (reversão da depreciação ou exaustão - Ajustes de
Exercícios Anteriores) com o valor da depreciação acumulada de
exercícios anteriores.
Tem-se que a Macrofunção SIAFI n.º 02.11.34 é o normativo federal
editado com o objetivo de disciplinar a contabilização da alienação,
cessão e outras formas de desfazimento de bens móveis. De acordo
com referido normativo, as situações a serem utilizadas na doação de
bens móveis classificados no Ativo Imobilizado serão precedidas
sempre pela apuração do valor líquido contábil do bem móvel a ser
doado, através das situações IMB010/IMB011/IMB012 e seguida pela
remessa do bem e efetiva doação, após a apuração do valor líquido
contábil, de bens móveis a outros órgãos ou entidades federais
pelas situações IMB038/IMB040/IMB142, ou a terceiros que não
estão compreendidos nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade
Social pela situação IMB 037. (Grifos nossos).
O que se verifica é que a baixa da depreciação acumulada, tal como
praticado pela Contabilidade do TRT13, está ocasionando um efeito
patrimonial positivo no órgão, à título de Ajustes de Exercícios
Anteriores. Todavia, à exegese da Macrofunção SIAFI 02.11.41 - Ajuste
de Exercícios Anteriores, o ajuste de exercícios anteriores é cabível
diante do reconhecimento decorrente de efeitos da mudança de política
contábil ou da retificação de erro imputável a determinado exercício
anterior e que não possam ser atribuídos a fatos subsequentes,
situações não verificadas nos casos concretos.
Diante do exposto, esta equipe de auditoria mantém o achado e
formula a seguinte recomendação:
Recomendação
À Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças (SPF):
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- AJUSTAR os lançamentos contábeis efetuados a título de
doação de bens móveis, incluídos os bens de informática, no
exercício de 2023, adequando-os à Macrofunção SIAFI nº
02.11.34.
Benefícios
Esperados
- Aderência aos procedimentos contábeis regulamentados;
- Correção de Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação fidedigna da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 6:
Identificação de donatário
Descrição do
achado
Doação realizada em favor de autarquia federal e escriturada em favor
de empresa pública federal.
Situação
encontrada
Não se verificou correspondência entre o donatário apresentado no
Termo de Doação 020/2022 e na Nota de Sistema 2023NS000345.
Objeto
Ativo Imobilizado
Critério
Art. 79 do Ato TRT 82/2020
Evidência
PROAD nº 3058/2022 / Documento SIAFI Nota de Sistema nº
2023NS000345.
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: erros de registro.
Efeito
- Assimetria de informações;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 11)
QUANTO A IDENTIFICAÇÃO DE DONATÁRIO: O TERMO DE
DOAÇÃO 020/2022, SEQUENCIAL 049, PROAD TRT13 3058/2022,
NÃO INFORMOU O CNPJ DO BENEFICIÁRIO, O QUE LEVOU AO
ERRO DA ESCRITURAÇÃO. APESAR QUE A EMPRESA PERTENCE
AO GOVERNO FEDERAL. NO ENTANTO NÃO HOUVE PREJUÍZO
AO SETOR PÚBLICO.
Análise da
Equipe
Considerando a constatação da DCCONT de que houve erro na
escrituração, para o qual apresentou-se justificativa, não sendo
consignada nenhuma manifestação de impossibilidade de retificação
do ato contábil, esta equipe de Auditoria mantém o achado e apresenta
as seguintes Recomendações:
Recomendação
À Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças (SPF):
- RETIFICAR, antes do encerramento do exercício, o teor da
escrituração efetuada mediante Nota de Sistema
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2023NS000345, mantendo a fidedignidade e simetria das
informações contábeis e patrimoniais.
À Comissão Especial de Desfazimento de Bens Móveis e de Bens de
Informática:
- OBSERVAR a correta identificação dos donatários nos Termos
de Doação de bens lavrados, identificando o CNPJ do(s)
beneficiário(s).
Benefícios
Esperados
- Eliminação de erros de escrituração;
- Simetria informacional;
- Transações sustentadas por documentação hábil;
- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 7:
Inconformidade na apresentação das Informações Contábeis
Descrição do
achado
Itens do ativo imobilizado e do ativo intangível sem registros
individualizados (especificados) dificultando a identificação e controle
desses ativos.
Situação
encontrada
1. A conta contábil veículos de tração mecânica é evidenciada
apenas pelo saldo total;
2. Todos os softwares do TRT13, sejam estes com vida útil definida
ou indefinida, estão registrados na conta contábil 12411.01.01
(Softwares com vida útil definida).
Objeto
1. Ativo Imobilizado
2. Ativo Intangível
Critério
1. Macrofunção SIAFI 020343, item 7.2.
2. Macrofunção SIAFI 020345, item 8.1.a)
Evidência
CONRAZÃO, Contas contábeis 1211.05.03 e 12411.01.01
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: falta de conhecimento acerca dos
procedimentos corretos e/ou procedimentos internos não formalmente
definidos dentro da unidade.
Efeito
- Assimetria de informações;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.516/2023,
sequencial 12)
QUANTO A INCONFORMIDADE NA PRESTAÇÃO DAS
INFORMAÇÕES CONTÁBEIS: A CONTA CONTÁBIL 12.411.01.01 -
SOFTWARES - TEM REGISTRO INDIVIDUALIZADOS PELA IG
(INSCRIÇÃO GENÉRICA). E A CONTA CONTÁBIL 12.311.05.03 -
VEÍCULOS DE TRAÇÃO MECÂNICA - É UMA CONTA SINTÉTICA,
PORTANTO O CONTROLE É FEITO PELO SISTEMA DE MATERIAL E
PATRIMÔNIO DO ÓRGÃO.
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Análise da
Equipe
Relativamente ao achado n.º 7.1, esta equipe de auditoria consignou a
possibilidade de aprimoramento da informação contábil registrada.
Relativamente ao achado n.º 7.2, a equipe de auditoria consignou a
existência de duas contas contábeis no PCASP-União, sendo uma
destinada à contabilização de softwares com vida útil definida (Conta
contábil 12411.01.01) e outra destinada à contabilização de softwares
com vida útil indefinida (Conta contábil 12411.02.01). Todavia, todos os
softwares do TRT13, sejam estes com vida útil definida ou indefinida,
estão registrados e individualizados na conta contábil 12411.01.01
(Softwares com vida útil definida).
Em razão do exposto, mantemos parcialmente o achado e formulamos
a seguinte recomendação:
Recomendação
À Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças (SPF):
- CONTABILIZAR os softwares com vida útil indefinida na conta
contábil apropriada (12411.02.01).
Benefícios
Esperados
- Adequação dos lançamentos contábeis ao PCASP-União;
- Aprimoramento da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
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2.2 Coordenadoria de Material e Patrimônio
Quadro de Achados n° 1:
Bens móveis registrados no sistema de controle patrimonial
Descrição do
achado
Existência de bens móveis registrados no sistema patrimonial e no
sistema contábil que não refletem o seu real valor econômico.
Situação
encontrada
Em consulta ao sistema de controle de material e patrimônio,
verificou-se a existência de diversos itens cujo valor real (valor justo ou
valor em uso) aparentemente não é refletido.
Objeto
Ativo Imobilizado
Critério
Macrofunção SIAFI 02.03.43, item 5.3.2
Evidência
Prints selecionados conforme Anexo I
Possíveis
Causas
- Falha na gestão dos bens registrados no sistema patrimonial;
- Não implementação de política de reavaliação de bens ou de
redução ao valor recuperável;
- Insuficiência de servidores para realização das tarefas;
- Ausência de qualificação dos servidores responsáveis.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos, bem como do resultado do
exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability e tomada de decisão.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Cumpre salientar que, por mais que a Seção de Patrimônio tenha
efetuado um trabalho apurado e detalhado para encontrar bens em
processo de localização, conforme observado nos processos de
inventário patrimonial, ainda há muito a se fazer devido ao número
reduzido de servidores.
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Cientes desta necessidade estão sendo realizados orçamentos junto às
empresas do ramo, com o objetivo de incluir no PAC 2024 a
contratação do serviço de Inventário Anual de Material Permanente
Exercício 2024 contemplando, entre outros serviços, a reavaliação de
todos os materiais permanentes do TRT13, bem como a efetiva
localização dos bens classificados como “em processo de localização”.
Análise da
Equipe
Com o objetivo de refletir adequadamente a expectativa de geração de
benefícios econômicos ou potenciais de serviços pelo bem móvel, a
Macrofunção SIAFI 02.03.43 orienta que a entidade adote a reavaliação
e a redução ao valor recuperável.
Com base nas informações prestadas pela Coordenadoria de Material e
Patrimônio, esta equipe de auditoria conclui que 1) o achado é de pleno
conhecimento da unidade auditada, 2) há limitações técnicas e
operacionais que obstam a sua pronta realização e 3) que encontra-se
em vias de formalização contratação tendente a equalizar a situação,
dessa forma recomendamos:
Recomendação
À Coordenadoria de Material e Patrimônio:
- ELABORAR cronograma em que discrimine as atividades/etapas
que, posteriormente a contratação do serviço de Inventário Anual
de Material Permanente Exercício 2024, serão executadas para
completa implementação da política de reavaliação e de redução
ao valor recuperável no âmbito do TRT13, tal cronograma deverá
conter no mínimo:
a) Etapa/atividade desenvolvida - referem-se às tarefas
específicas que devem ser realizadas para implementar a
política de reavaliação e de redução ao valor recuperável
no âmbito do TRT13. Cada etapa representa uma parte do
processo ou uma ação específica.
b) Responsável - é a pessoa ou equipe encarregada de
executar a respectiva etapa ou atividade. Elas são as
principais pessoas responsáveis por garantir que as
tarefas sejam concluídas de acordo com as diretrizes e
prazos estabelecidos.
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c) Prazo para início e finalização - O prazo para início e
finalização é o período em que cada etapa ou atividade
deve ser iniciada e concluída.
À Coordenadoria de Material e Patrimônio e a SEGEPE:
- ELABORAR estudo com vistas a quantificar as necessidades de
pessoal na Coordenadoria de Material e Patrimônio e adote
providências para minimizar as deficiências existentes na área,
tanto pela readequação dos quadros profissionais, quanto pela
capacitação dos servidores envolvidos.
Benefícios
Esperados
- Aprimoramento da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
Quadro de Achados n° 2:
Responsabilização administrativa
Descrição do
achado
Ausência de providências quanto à apuração dos responsáveis por bens
não localizados e/ou ressarcimento ao erário.
Situação
encontrada
Existência de bens inscritos na conta de bens em processo de
localização, desde o exercício financeiro de 2020. Não se evidenciou nos
autos do PROAD 28131/2021 a adoção de providências para apuração
dos responsáveis pelo bens não localizados e/ou possível ressarcimento
ao erário.
Objeto
Ativo Imobilizado.
Critério
Art. 52, Parágrafo único, c/c Arts. 93 a 96 do Ato TRT 82/2020;
Macrofunção SIAFI nº 02.03.30, item 20.3.
Evidência
PROAD 28131/2021
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos: insuficiência de servidores para realização
das atividades; necessidade de priorização de outras demandas.
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Efeito
- Descumprimento de normativo interno;
- Saldos alongados em conta de bens em processo de localização;
- Superavaliação ou subavaliação do resultado do exercício;
- Ineficiência da Administração Pública.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Esta Coordenadoria tem se empenhado incansavelmente ao longo dos
últimos anos para promover a gestão eficiente dos bens do Tribunal.
Diversas iniciativas foram tomadas, a exemplo do levantamento dos
bens que estavam guardados nos depósitos e a consequente abertura
dos processos de desfazimentos daqueles identificados como
inservíveis, visita às unidades da capital e do interior para auxiliar na
localização dos bens registrados como “EM PROCESSO DE
LOCALIZAÇÃO” e colocação de etiquetas novas de tombamento,
criação do link do Patrimônio na intranet do Tribunal para facilitar aos
usuários o acesso aos normativos, como também a tutoriais que auxiliam
na utilização do Sistema de Controle de Material e Patrimônio.
Esses esforços resultaram em uma significativa diminuição do saldo
inicial registrado, no valor de R$ 7.594.595,29 (valor total sem
depreciação), considerando que, atualmente, totaliza R$ 3.497.763,24.
Há que se ressaltar ainda, que durante esse trabalho minucioso foram
identificadas várias inconsistências nos controles e registros
patrimoniais, como por exemplo, a existência de muitos bens no Tribunal
sem etiqueta de tombamento, porque caiu ou se apagou ou está
rasurada, em outros casos, o bem possui duas etiquetas de tombamento
afixadas, ou ainda outros, cuja etiqueta de tombamento afixada possui
descrição no Sistema de Patrimônio diferente das características
daquele bem, a exemplo da cor.
Essas situações foram identificadas a partir das visitas realizadas in loco
às unidades e demandam ações que, considerando a equipe reduzida de
servidores da Seção de Patrimônio e as demais atividades
desenvolvidas pela unidade, não são possíveis de serem resolvidas em
tempo hábil.
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Dessa forma, a ação de abertura de procedimento administrativo para
responsabilizar os Gestores pela não localização de bens ficou
prejudicada, considerando que o bem porventura não localizado em uma
unidade, pode, por exemplo, tratar-se de um bem que está sem etiqueta
de tombamento localizado em outra unidade.
Também verificou-se, que nos Inventários realizados em 2021/2022 e
atual 2023, não obstante todos os esforços para capacitar os
inventariantes indicados, sensibilizar os Gestores e disseminar a cultura
do controle dos bens, o resultado dos trabalhos é pouco satisfatório, no
sentido de nem todos os(as) servidores(as) indicados(as) realizam o
trabalho com o empenho e critério que a atividade demanda, dificultando
assim a localização dos bens.
Diante desse cenário, definiu-se por propor à Administração a realização
da contratação do serviço de Inventário de Material Permanente para o
exercício 2024, com o objetivo de localizar o máximo de bens, sanear as
inconsistências identificadas, reavaliar os bens permanentes, colocar
novas etiquetas de tombamento (com código de barras) nos bens,
objetivando, assim, aprimorar os registros e controle do bens e atender
aos normativos vigentes.
Análise da
Equipe
Conforme exposto pela Coordenadoria de Patrimônio e Material, os
problemas que permeiam a unidade são muitos e impactam diretamente
na entrega de seus resultados, reclamando um olhar diferenciado da
Administração, notadamente quanto à insuficiência de servidores
designados para a unidade. Todavia, transcorridos praticamente quatro
exercícios financeiros e mantendo-se não localizados, até o presente,
46% (quarenta e seis por cento) dos itens inscritos na conta contábil
Bens em processo de localização, percentual aplicável sob a perspectiva
monetária dos bens, evidencia-se a mora, pela unidade auditada, no
cumprimento do Parágrafo único, do art. 52, do Ato 82/2020. Ademais, é
de se relevar que a situação posta excede a duração razoável dos
processos administrativos, não se vislumbrando cenários tendentes à
resolutividade em curto espaço de tempo. Por fim, ainda que efetivada a
contratação de terceiros nos moldes discriminados pela Coordenação de
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Material e Patrimônio, a providência determinada pelo Parágrafo único,
do art. 52, do Ato 82/2020, é de competência exclusiva da Administração
Pública.
Recomendaçã
o
À Coordenadoria de Material e Patrimônio:
- DAR início aos processos de apuração de responsabilidade, com
relatório de irregularidades não sanadas e cálculo de
indenizações devidas.
- INCLUIR no Plano de Capacitação da unidade ações de
capacitação, cursos e treinamentos relacionados à execução do
inventário físico anual de bens.
À Escola Judicial:
- PRIORIZAR ações de capacitação, bem como, fomentar a
inscrição e a participação de servidores e gestores que atuam na
área em cursos e treinamentos relacionados à execução do
inventário físico anual de bens.
Benefícios
Esperados
- Conformidade legal e processual;
- Controle Patrimonial mais efetivo;
- Melhoria da gestão pública.
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Quadro de Achados n° 3:
Cômputo da depreciação (início)
Descrição do
achado
Ausência de evidências de que o momento do registro do bem móvel
no sistema de controle patrimonial coincida com a data em que o bem
é colocado em uso.
Situação
encontrada
A depreciação de bens móveis inicia no momento em que referido bem
é registrado no sistema de controle patrimonial. Não foi possível obter
evidências de que o momento do registro do bem móvel no sistema de
controle patrimonial coincida com a data em que o bem é colocado em
condições de uso, conforme pretendido pela Administração.
Objeto
Ativo Imobilizado
Critério
MCASP – 9.ª Edição, item 11.5
Evidência
PROAD 10517/2023- Doc. 12
Possíveis
Causas
Fragilidades dos controles empregados para garantir que o registro da
depreciação aconteça de acordo com os normativos.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos;
- Superavaliação ou subavaliação do resultado do exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22,
anexos citados:
sequencial 20 e
21)
Inicialmente, copiamos abaixo as informações prestadas pela Setorial
Contábil do Conselho Superior da Justiça do Trabalho - CSJT, acerca
do registro da depreciação.
“Em relação ao questionamento sobre o momento que deverá iniciar a
depreciação, apresentamos as seguintes considerações e
entendimento desta Setorial Contábil:
Conforme estabelecido no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor
Público (MCASP) - 9ª Edição, página 235, a apuração da depreciação
deve ser realizada mensalmente, a partir do instante em que o ativo se
tornar disponível para uso. Ou seja, esse momento ocorre quando o
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ativo se encontra no local apropriado e em condições de
funcionamento conforme planejado pela administração. Nessa
interpretação, é fundamental compreender que o registro da
depreciação deve ocorrer quando o ativo estiver no local onde será
utilizado para a prestação dos serviços que contribuem para atingir os
objetivos do órgão. No entanto, é igualmente importante considerar
que a depreciação representa a redução gradual do potencial de
geração de serviços por ativos de longa duração, devido a fatores
como a deterioração física, o desgaste decorrente do uso e a
obsolescência, conforme indicado no MCASP - 9ª Edição, página
235. Assim, é relevante notar que, mesmo que haja ativos que
apresentem características de deterioração física ou obsolescência e
que ainda não estejam no local de prestação dos serviços, eles devem
ser submetidos à depreciação, desde que estejam em condições
de uso.
Portanto, não seria correto afirmar que a depreciação deve ser
registrada exclusivamente no momento da distribuição do bem.
Em vez disso, a depreciação deve ser reconhecida quando o bem
estiver em condições de uso independente do local, conforme
estipulado no item 4.8 da Macrofunção SIAFI nº 020330. Vejamos: A
depreciação, a amortização ou a exaustão de um ativo começa quando
o item estiver em condições de uso.
À luz do exposto, é crucial reconhecer a importância da prudência no
momento inicial do registro de depreciação. Entende-se que esse
momento deve ocorrer quando o bem é cadastrado no sistema
patrimonial e esteja em condições de uso. Essa abordagem de
parametrização ajuda a mitigar o risco potencial de manter ativos
armazenados no almoxarifado do órgão, onde podem sofrer
deterioração física e obsolescência, tanto do ponto de vista físico
quanto tecnológico.
Por fim, em consonância com a temática, constatou-se no Sistema
Integrado de Gestão Patrimonial (SIADS) que o sistema está
parametrizado para iniciar o registro da depreciação no momento do
tombamento do bem.
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Atenciosamente,
Núcleo de Contabilidade Gerencial/SEOFI/CSJ”
Assim, considerando que o achado trata de “ausência de evidências de
que o momento do registro do bem móvel no sistema de controle
patrimonial coincida com a data em que o bem é colocado em uso”,
seguem anexas as fichas de depreciação dos bens tombados nº
59863, nº 61400 e nº 71900, extraídas do Sistema de Controle de
Material e Patrimonial, a título de exemplo, e que comprovam que os
bens começam a depreciar no mês subsequente ao registro no
Sistema de Controle de Material e Patrimônio. (Grifos no original).
Análise da
Equipe
Convém destacar que o Conselho Superior da Justiça do Trabalho
(CSJT) exerce a supervisão administrativa, orçamentária, financeira e
patrimonial da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus. A
orientação técnica proveniente da Setorial Contábil do Conselho
Superior da Justiça do Trabalho - CSJT, acerca do registro da
depreciação, complementada pela informação prestada pela
Coordenadoria de Patrimônio e Material no sentido de que o registro
do bem (ativo imobilizado) ocorre somente após o atesto pela área
técnica demandante, denotando, portanto, que o bem encontra-se em
condições de uso conforme pretendido pela Administração, são
elementos suficientes a concluir pela regularidade do procedimento,
razão pela que desconstitui-se o achado em referência.
Recomendação
Achado Desconstituído
Benefícios
Esperados
Achado Desconstituído
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Quadro de Achados n° 4:
Cômputo da amortização (início)
Descrição do
achado
Ausência de evidências de que o momento do registro do ativo
intangível no sistema de controle patrimonial coincida com a data em
que o bem é colocado em uso.
Situação
encontrada
A amortização de ativo intangível com vida útil definida inicia no
momento em que referido bem é registrado no sistema de controle
patrimonial. Não foi possível obter evidências de que o momento do
registro do intangível no sistema de controle patrimonial coincida com a
data em que o ativo é colocado em condições de uso, conforme
pretendido pela Administração.
Objeto
Ativo Intangível.
Critério
MCAP 9ª edição, item 12.8.2 c/c Macrofunção SIAFI 02.03.30, item 12.1
Evidência
PROAD 10517/2023- Doc. 12
Possíveis
Causas
Fragilidades dos controles empregados para garantir que o registro da
amortização aconteça de acordo com os normativos.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Superavaliação ou subavaliação de ativos;
- Superavaliação ou subavaliação do resultado do exercício;
- Representação não fidedigna da informação contábil.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22,
anexos citados:
sequencial 16 a
19)
As mesmas informações prestadas no achado nº 3, valem para este.
Seguem anexas as fichas de depreciação dos bens tombados nº 69914
e 71664, extraídas do Sistema de Controle de Material e Patrimonial, a
título de exemplo, e que comprovam que os bens intangíveis com vida
útil DEFINIDA, começam a amortizar no mês subsequente ao registro
no Sistema de Controle de Material e Patrimônio.
Lembrando que estamos realizando ajustes nos registros de bens
intangíveis, conforme PROAD nº 745/2023, conforme já relatado
por ocasião da resposta à RDI.
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Segue também ficha de depreciação dos bens tombados nº 60776 e
71784, extraídas do Sistema de Controle de Material e Patrimonial, a
título de exemplo, e que comprovam que os bens intangíveis com vida
útil INDEFINIDA, NÃO são amortizados. (Grifos no original).
Análise da
Equipe
Convém destacar que o Conselho Superior da Justiça do Trabalho
(CSJT) exerce a supervisão administrativa, orçamentária, financeira e
patrimonial da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus. A
orientação técnica proveniente da Setorial Contábil do Conselho
Superior da Justiça do Trabalho - CSJT, acerca do registro da
amortização, complementada pela informação prestada pela
Coordenadoria de Patrimônio e Material no sentido de que o registro do
bem (ativo intangível) ocorre somente após o atesto pela área técnica
demandante, denotando, portanto, que o bem encontra-se em
condições de uso conforme pretendido pela Administração, são
elementos suficientes a concluir pela regularidade do procedimento,
razão pela que desconstitui-se o achado em referência.
Recomendação
Achado desconstituído.
Benefícios
Esperados
Achado desconstituído.
34 / 77
Quadro de Achados n° 5:
Baixa patrimonial de bens móveis doados
Descrição do
achado
Baixa patrimonial intempestiva de bens móveis doados.
Situação
encontrada
Nos PROADs 11.448/2022 e 3.058/2022 não se verificou a ocorrência
de baixa patrimonial dos bens móveis doados tempestivamente após a
saída/retirada do bem do Tribunal.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
Art. 80 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 11.448/2022 e 3.058/2022
Possíveis
Causas
Falhas nos controles internos: informação prestada pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens Móveis ou de informática com
atraso.
Efeito
- Descumprimento de normativo interno;
- Assimetria de informações;
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
A Seção de Patrimônio sempre busca realizar os registros
tempestivamente, ou seja, logo que o Processo chega na unidade.
Também já foi solicitado ao Presidente das Comissões de
Desfazimento que envie os Processos para registro no mesmo período
da entrega dos bens às entidades. Infelizmente, isso nem sempre
ocorre.
Importante registrar, no entanto, que o processo de Desfazimento de
Bens, à exceção dos bens de TI, foi recentemente mapeado. Além
disso, estamos trabalhando no mapeamento dos riscos do Processo,
de forma que esta e outras questões serão oportunamente enfrentadas
e tratadas pelas unidades envolvidas.
Análise da
Equipe
O achado nº 5 consistiu na evidenciação de fatos já consumados em
clara afronta à normatização interna do órgão. Neste paradoxo,
35 / 77
destaca-se a importância da implementação e revisão de controles
internos, os quais são conceituados como procedimentos e métodos
que controlam e ampliam a eficácia dos resultados das operações, a
fim de agregar confiabilidade aos dados, facilitando o alcance dos
objetivos organizacionais. A par da questão, a Coordenadoria de
Patrimônio e Material noticiou que o processo de Desfazimento de
Bens Móveis foi recentemente mapeado e que, atualmente, estão
trabalhando no mapeamento dos riscos do Processo, de forma que
esta e outras questões serão oportunamente enfrentadas e tratadas
pelas unidades envolvidas. À vista do exposto, registra-se o assertivo
passo adotado, ao tempo em que esta equipe de auditoria deixa de
formular Recomendação por ora.
Recomendação
Achado desconstituído.
Benefícios
Esperados
Achado desconstituído.
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Quadro de Achados n° 6:
Não realização de baixa patrimonial de bens móveis doados
Descrição do
achado
Não ocorrência de baixa patrimonial de bens móveis doados (veículos).
Situação
encontrada
Conforme o PROAD 3.658/2022 não se verificou a ocorrência de baixa
patrimonial dos bens móveis doados (veículos), até o presente.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
Art. 80 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 3.658/2022
Possíveis
Causas
Falhas nos controles internos: informação não prestada pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens Móveis.
Efeito
- Descumprimento de normativo interno;
- Assimetria de informações;
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Informamos que o Processo ainda não retornou à Coordenadoria de
Material e Patrimônio, devidamente instruído, com os documentos
necessários ao registro de baixa patrimonial.
Análise da
Equipe
O achado nº 6 consistiu na evidenciação de fatos que ocorrem no
tempo presente ao arrepio da normatização interna do órgão, posto
que, conforme regramento institucional, a baixa de um bem patrimonial
deve ocorrer imediatamente após a saída/retirada do bem do Tribunal
e, no caso concreto, deixou-se de efetuar a baixa patrimonial e contábil
de 05 (cinco) veículos que foram doados no exercício de 2023. Neste
sentido, destaca-se a importância da implementação e revisão de
controles internos, os quais são conceituados como procedimentos e
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métodos que controlam e ampliam a eficácia dos resultados das
operações, a fim de agregar confiabilidade aos dados, facilitando o
alcance dos objetivos organizacionais. Em razão do exposto, esta
equipe de auditoria formulará sua Recomendação em campo próprio à
unidade responsável pela adoção da providência.
Recomendação
Achado desconstituído.
Benefícios
Esperados
Achado desconstituído.
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Quadro de Achados n° 7:
Amortização de ativo intangível de vida útil indefinida
Descrição do
achado
Existência de itens de ativo intangível que possuem vida útil indefinida
sendo submetidos à amortização.
Situação
encontrada
Ativos intangíveis com vida útil indefinida não devem ser amortizados.
Encontram-se especificados no PROAD 10517/2023, os softwares de
vida útil indefinida que estão sendo amortizados.
Objeto
Ativo Intangível
Critério
NBC TSP 08, item 106 c/c Macrofunção SIAFI 02.03.45, item 7.8
Evidência
PROAD 10517/2023 – Documento sequencial 2
Possíveis
Causas
Fragilidades dos controles empregados para garantir que o registro da
amortização aconteça de acordo com os normativos.
Efeito
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Situação já identificada por esta unidade e que será retificada até o
final do exercício, por meio dos ajustes/registros necessários no
Sistema de Controle de Material e Patrimônio, conforme PROAD nº
745/2023.
Análise da
Equipe
Com base nas informações prestadas pela Coordenadoria de Material
e Patrimônio, esta equipe de auditoria conclui que 1) o achado é de
pleno conhecimento da unidade auditada, 2) as providências tendentes
a equalizar a situação encontram-se em andamento e 3) foi
estabelecido o prazo máximo para ultimação da providência, ainda
dentro deste exercício, motivos pelos quais inexistem recomendações a
serem apresentadas por ora.
Recomendação
Achado desconstituído.
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Benefícios
Esperados
Achado desconstituído.
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Quadro de Achados n° 8:
Teste anual de recuperabilidade de ativo intangível com vida útil indefinida
Descrição do
achado
Não realização de teste anual de recuperabilidade do ativo intangível
de vida útil indefinida.
Situação
encontrada
De acordo com a Coordenadoria de Material e Patrimônio, não são
realizados testes anuais de recuperabilidade do ativo intangível de vida
útil indefinida.
Objeto
Ativo Intangível.
Critério
NBC TSP 08
Evidência
PROAD 10517/2023 - Doc. 12
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos; Desconhecimento das normas
Efeito
- Descumprimento de normativo;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Efetivamente trata-se de procedimento ainda não realizado pelo
Tribunal, sendo necessária a capacitação dos(as) servidores(as)
envolvidos(as) para sua realização. Vale registrar que até final de 2020
os bens intangíveis não eram registrados no Sistema de Controle de
Material e Patrimônio.
Análise da
Equipe
Em que pese a manifestação da unidade auditada, esta equipe de
Auditoria entende que, no PROAD 745/2023, sequencial 18, a SETIC
realizou o 1.º teste de recuperabilidade de ativos intangíveis com vida
útil indefinida do TRT13, em 05/06/2023. Nesta senda, chamamos
atenção quanto ao disposto na NBC TSP 09, item 26A, que literalmente
dispõe: Independentemente da existência de qualquer indicação de
redução ao valor recuperável, a entidade deve também testar,
anualmente, o ativo intangível com vida útil indefinida ou ainda
não disponível para uso quanto à redução ao valor recuperável
41 / 77
pela comparação de seu valor contábil com seu valor recuperável
de serviço. Esse teste de redução ao valor recuperável pode ser
realizado a qualquer momento durante o período contábil, desde
que seja realizado no mesmo período todos os anos. À vista do
exposto, registra-se o assertivo passo adotado, ao tempo em que esta
equipe de auditoria tece as seguintes Recomendações:
Recomendação
À Coordenadoria de Material e Patrimônio:
- FOMENTAR a capacitação dos servidores envolvidos nas atividades;
- REALIZAR o teste anual de recuperabilidade de ativo intangível com
vida útil indefinida no mesmo período, todos os anos.
Benefícios
Esperados
- Adequação dos lançamentos contábeis ao PCASP-União;
- Aprimoramento da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 9:
Habite-se dos bens imóveis
Descrição do
achado
Não consta no portal de transparência do TRT13, na área relativa ao
cadastro de imóveis, informação sobre habite-se de 8 dos 13 imóveis
pertencentes ao TRT13.
Situação
encontrada
No portal de transparência do TRT13, na página de cadastro de
imóveis, falta informação sobre o habite-se de 8 dos 13 imóveis
pertencentes ao TRT13:
3. Prédio da Coordenadoria de Material e Patrimônio
7. Fórum Irineu Joffily – Terreno ou Anexo
8. VT Santa Rita
9. VT Guarabira
10. VT Patos
11. VT Itaporanga
12. VT Souza
13. VT Catolé do Rocha
Objeto
Cadastro de Imóveis do TRT13
Critério
Acórdão e Relatório de Auditoria, do Processo CSJT-A-1152-
63.2020.5.90.0000 (PROAD 2199/2022) que determinou:
6.3 Publicação, em seus sítios eletrônicos, dos dados de imóveis sob
sua gerência, mantendo-os atualizados;
6.6 Regularização dos imóveis ocupados pela Justiça do Trabalho
perante os órgãos públicos competentes, notadamente Prefeituras
Municipais (Habite-se) e Corpo de Bombeiros Estaduais (Laudos de
Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Evidência
Cadastro de Imóveis do TRT13 (disponível em:
https://www.trt13.jus.br/transparencia/cadastro-de-imoveis)
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Possíveis
Causas
1. Imóveis não possuem Habite-se (Habite-se é uma certidão emitida
pela Prefeitura Municipal, o qual autoriza o início da ocupação do
imóvel. Além disso, o Habite-se atesta a conclusão conforme as
exigências da cidade onde o imóvel encontra-se localizado (como o
Código de Obras e o Plano Diretor) e trata-se de um documento
essencial para a regularização do imóvel)
2. Imóveis possuem habite-se porém a informação disponibilizada no
site do TRT13 está desatualizada em desconformidade ao item 6.3 do
Acórdão e Relatório de Auditoria, do Processo CSJT-A-1152-
63.2020.5.90.0000 (PROAD 2199/2022)
Efeito
- Descumprimento de normativo;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Os imóveis citados estão em processo de regularização mediante os
protocolos: PROAD n.º 8886/2022, PROAD n.º 6229/2023, este último
efetuará a contratação de empresa especializada para fins de
realização de diversos serviços para a regularização dos imóveis
pertencentes a este Tribunal.
Análise da
Equipe
A Ação Coordenada de Auditoria realizada em 2020 pelo CSJT teve
como objetivo levantar e avaliar os imóveis pertencentes à Justiça do
Trabalho do 1º e 2º grau.
Identificou-se que, aproximadamente, metade desses imóveis não
possuía habite-se na época da auditoria, tendo sido recomendada a
regularização dos imóveis ocupados pela Justiça do Trabalho por
meio dos órgãos públicos competentes, especialmente as
Prefeituras Municipais (para obtenção do habite-se) e o Corpo de
Bombeiros Estaduais (para emissão dos Laudos de Vistoria do
Corpo de Bombeiros).
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Tendo em vista que essa irregularidade persiste desde antes de 2020,
e embora esteja em andamento a contratação de uma empresa
especializada para realizar diversos serviços visando a regularização
dos imóveis deste Tribunal, a equipe de auditoria faz as seguintes
recomendações:
Recomendação
À Coordenadoria de Material e Patrimônio:
- ELABORAR cronograma em que discrimina as atividades/etapas
que, posteriormente a contratação de empresa especializada
para fins de realização de diversos serviços para a regularização
dos imóveis pertencentes a este Tribunal, serão executadas para
completa regularização da situação dos imóveis do TRT13. tal
cronograma deverá conter no mínimo:
a) Etapa/atividade desenvolvida - referem-se às tarefas
específicas que devem ser realizadas para implementar a
política de reavaliação e de redução ao valor recuperável
no âmbito do TRT13. Cada etapa representa uma parte
do processo ou uma ação específica.
b) Responsável - é a pessoa ou equipe encarregada de
executar a respectiva etapa ou atividade. Elas são as
principais pessoas responsáveis por garantir que as
tarefas sejam concluídas de acordo com as diretrizes e
prazos estabelecidos.
c) Prazo para início de finalização - O prazo para início e
finalização é o período em que cada etapa ou atividade
deve ser iniciada e concluída
Benefícios
Esperados
- Aprimoramento da informação contábil;
- Fortalecimento da accountability.
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Quadro de Achados n° 10:
Laudo de vistoria do Corpo de Bombeiros
Descrição do
achado
O Link para acesso aos Laudos de Vistoria do Corpo de Bombeiros,
disponibilizado na página:
https://www.trt13.jus.br/transparencia/cadastro-de-imoveis está errado
ou desatualizado.
Situação
encontrada
No portal de transparência do TRT13, na página de cadastro de
imóveis, o Link para acesso aos Laudos de Vistoria do Corpo de
Bombeiros, disponibilizado na página:
https://www.trt13.jus.br/transparencia/cadastro-de-imoveis está errado,
incompleto ou desatualizado.
Quando acessado, o link encaminha o usuário para um drive que
contém apenas 3 laudos, alguns cuja validade já expirou.
Objeto
Cadastro de Imóveis do TRT13
Critério
Acórdão e Relatório de Auditoria, do Processo CSJT-A-1152-
63.2020.5.90.0000 (PROAD 2199/2022) que determinou:
6.3 Publicação, em seus sítios eletrônicos, dos dados de imóveis sob
sua gerência, mantendo-os atualizados;
6.6 Regularização dos imóveis ocupados pela Justiça do Trabalho
perante os órgãos públicos competentes, notadamente Prefeituras
Municipais (Habite-se) e Corpo de Bombeiros Estaduais (Laudos de
Vistoria do Corpo de Bombeiros).
Evidência
Cadastro de Imóveis do TRT13 (disponível em:
https://www.trt13.jus.br/transparencia/cadastro-de-imoveis)
Possíveis
Causas
1. Imóveis não possuem Laudo de Vistoria do Corpo de Bombeiros
(documento essencial para a regularização do imóvel)
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2. Imóveis possuem Laudo de Vistoria do Corpo de Bombeiros porém a
informação disponibilizada no site do TRT13 está desatualizada em
desconformidade ao item 6.3 do Acórdão e Relatório de Auditoria, do
Processo CSJT-A-1152- 63.2020.5.90.0000 (PROAD 2199/2022)
Efeito
Evidenciação das informações de forma não fidedigna.
Manifestação do
auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Há solicitações em andamento de vistorias do Corpo de Bombeiros dos
imóveis do Regional, a exemplo do PROAD n.º 11452/2023.
Assim que os Laudos de Vistoria do Corpo de Bombeiros forem
expedidos, será efetuada abertura de chamado para a inclusão das
informações atualizadas no sítio do Tribunal.
Análise da
Equipe
Considerando que encontra-se em andamento solicitações de vistorias
do Corpo de Bombeiros nos imóveis do Regional e em razão de
estarmos conduzindo a fase preliminar desta auditoria financeira, no
momento não será feita nenhuma recomendação.
Durante a execução da segunda fase da auditoria, os achados
identificados serão reexaminados e uma análise mais aprofundada
será realizada para verificar o andamento das solicitações e avaliar a
necessidade de recomendações.
Recomendação
Achado será reexaminado na segunda fase da auditoria.
Benefícios
Esperados
-
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Quadro de Achados n° 11:
Processo de avaliação/reavaliação de imóveis
Descrição do
achado
Processo Administrativo que trata da avaliação/reavaliação de imóveis
do ano de 2022 sem conclusões.
Situação
encontrada
Processo Administrativo nº 7011/2022 que trata da
avaliação/reavaliação de imóveis do ano de 2022 não apresenta
conclusões nos seus autos.
Objeto
PROAD nº 7011/2022
Critério
Ato TRT SGP nº 82 de 2020 – Regulamenta a gestão patrimonial de
bens móveis e imóveis no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da
13ª Região.
Instrução Normativa nº 02 de 2017 da SPU – Dispõe sobre as diretrizes
de avaliação dos imóveis da União ou de seu interesse, bem como
define os parâmetros técnicos de avaliação para cobrança em razão de
sua utilização.
Evidência
PROAD nº 7011/2022
Possíveis
Causas
1. Não realização da avaliação/reavaliação referente ao exercício de
2022 dos imóveis do TRT13;
2. Andamento do processo de avaliação/reavaliação referente ao
exercício de 2022 dos imóveis do TRT13 correu em outro PROAD;
3. Falta de recursos humanos para lidar com o volume de trabalho.
Efeito
Não observância às Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao
Setor Público, principalmente no que diz respeito à Representação
fidedigna da informação contábil.
Para ser útil como informação contábil, a informação deve corresponder
à representação fidedigna dos fenômenos econômicos e outros que se
pretenda representar.
48 / 77
A representação fidedigna é alcançada quando a representação do
fenômeno é completa, neutra e livre de erro material.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
10.517/2023,
sequencial 22)
Conforme Manual da Organização deste Regional cabe à CAEMA
coordenar as avaliações dos imóveis ocupados pelo Tribunal, a fim de
subsidiar a atualização dessas informações no Sistema de Gestão dos
Imóveis de Uso Especial da União – SPIUNET.
Esta Coordenadoria não tem expertise para efetuar avaliação dos
imóveis do Tribunal. Assim, cabe a esta Coordenadoria a abertura de
memorando solicitando a avaliação dos imóveis, o que foi efetuado no
PROAD nº 7011/2022.
Análise da
Equipe
Em razão de estarmos conduzindo a fase preliminar desta auditoria
financeira e não haver momento suficiente para manifestação por parte
da CAEMA, unidade responsável por coordenar avaliações dos imóveis
ocupados pelo Tribunal.
Será solicitada manifestação por parte da CAEMA durante a execução
da segunda fase da auditoria, onde os achados identificados serão
reexaminados e uma análise mais aprofundada será realizada para
verificar o andamento das solicitações e avaliar a necessidade de
recomendações.
Recomendação
Achado será reexaminado na segunda fase da auditoria.
Benefícios
Esperados
-
49 / 77
2.3 Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal
Quadro de Achados n° 1:
Termo inicial para pagamento de juros de passivos
Descrição do
achado
Incidência de juros a contar da data da protocolização dos pedidos.
Situação
encontrada
Na feitura dos cálculos para pagamento de passivos, foi observado
que há incidência de juros desde a data de apresentação do pedido.
Nos termos da Resolução 137/2014 do CSJT, os juros de mora
poderão ser pagos, excepcionalmente, nos casos em que a
Administração reconheceu o direito, com estipulação de termo para
pagamento.
Objeto
Passivos administrativos.
Critério
Art. 7.º da Resolução n.º 137/2014 do CSJT.
Evidência
PROAD nº 2.8231/2021, 3.292/2023, 11.650/2022.
Possíveis
Causas
Ausência de orientação técnica.
Efeito
- Cálculos superestimados;
- Reconhecimento de obrigações superiores à efetivamente devida;
- Dispêndio indevido de recursos públicos.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Secretaria de Gestão de
Pessoas.
Análise da
Equipe
Considerando que a unidade auditada somente respondeu a RDI
24/2023 (PROAD 10518/2023) na data de 23/11/2023, e deixou de
apresentar qualquer manifestação acerca do Quadro de Achados nº 1,
esta equipe de auditoria dará o devido enfoque ao pagamento dos
passivos na segunda fase da Auditoria de Contas Anuais/2023, razão
pela que nos acautelamos em apresentar Recomendação, nessa
primeira fase.
50 / 77
Recomendação
Achado será reexaminado na segunda fase da auditoria.
Benefícios
Esperados
-
2.4 Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM
Quadro de Achados n° 1:
Avaliação prévia de bens sem referência a valor de mercado
Descrição do
achado
Avaliação prévia patrimonial realizada sem atribuição de valor
monetário do bem a ser doado.
Situação
encontrada
As avaliações prévias se resumem a classificar o bem nas
modalidades do art. 5.º do ato 82/2020, sendo considerado, em termos
finalísticos, o valor do bem pelo custo histórico ou pelo custo histórico
menos a depreciação acumulada. Não há declaração ou laudo
trazendo o valor atual do bem ou valor recuperável, em conformidade
com os preços atualizados e praticados no mercado.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis.
Critério
Arts. 61, caput e 62 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 3.658/2023.
Possíveis
Causas
Ausência de orientação técnica.
Efeito
Evidenciação das informações financeiras de forma não fidedigna.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
51 / 77
- ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento de
bens, planilha com os parâmetros de avaliação prévia utilizados.
Benefícios
Esperados
- Identificação adequada do bem;
- Transparência e conformidade;
- Gerenciamento de riscos.
Quadro de Achados n° 2:
Inconformidades na categorização de bens
Descrição do
achado
Classificação de bens efetuada sem documentação de suporte.
Situação
encontrada
Classificação de bens efetuada sem documentação hábil que lhe
sirva de suporte, tais como orçamentos, pesquisa de preços, entre
outros.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis.
Critério
Arts. 54, 56 e 62 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 3.658/2023.
Possíveis Causas
Ausência de normatização técnica.
Efeito
Evidenciação das informações de forma não fidedigna.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento,
critérios objetivos para avaliação dos bens, distinguindo-os da
52 / 77
classificação dos bens, com vistas a tornar mais clara e
transparente a avaliação.
Benefícios
Esperados
- Classificação adequada do bem;
- Transparência e conformidade;
- Gerenciamento de riscos.
53 / 77
Quadro de Achados n° 3:
Inaplicabilidade do rito procedimental estabelecido para doações
Descrição do
achado
Inaplicabilidade integral do rito procedimental estabelecido nos artigos
66 a 69 Ato TRT 82/2020, para a doação de bens móveis.
Situação
encontrada
1. Não foi possível obter evidências que tenha ocorrido a publicação do
Aviso de Desfazimento de Bens no site do TRT13;
2. Não foi possível obter evidências de tenha ocorrido a publicação de
Mensagem Resumida no SIAFI do Aviso de Desfazimento de Bens
eventualmente publicado no site do TRT13 na forma do item anterior;
3. Não foi possível identificar o prazo disponibilizado às entidades para
manifestação de interesse quanto ao recebimento de bens em doação
pelo TRT13;
4. Não foi possível identificar que foi estabelecido prazo para análise
pela Administração do TRT13 dos pedidos de doação recebidos;
5. Não foi possível aferir se houve a publicação tempestiva do
resultado da análise dos pedidos das instituições que requereram a
doação de bens móveis.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis.
Critério
1. Art. 66 do Ato TRT 82/2020.
2. Art. 66, §2.º do Ato TRT 82/2020.
3. Art. 67, §único do Ato TRT 82/2020.
4. Art. 69 do Ato TRT 82/2020.
5. Art. 69, §1.º do Ato TRT 82/2020.
Evidência
1 a 5. PROAD nºS 11.448/2022, 20.331/2021 e 3.658/2023
Possíveis
Causas
- Inovação quanto ao procedimento de doação de bens móveis
adotado;
- Falta de conhecimento acerca dos requisitos legais por parte dos
responsáveis pela execução dos procedimentos;
- Ausência de capacitação adequada por parte dos responsáveis pela
execução dos procedimentos;
54 / 77
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da execução
dos procedimentos e ausência de revisor.
Efeito
Insegurança jurídica; Baixa transparência.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa
com vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas
aos normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas
aos autos dos processos de desfazimento, de modo a propiciar
a realização de ações tempestivas para a regularidade dos
processos.
Benefícios
Esperados
- Garantia de conformidade;
- Eficiência na execução de atividades;
- Melhoria da transparência e da prestação de contas.
55 / 77
Quadro de Achados n° 4:
Falhas na habilitação de donatários
Descrição do
achado
Inconformidades no processo de habilitação de donatários e na
distribuição/alocação dos bens a serem doados.
Situação
encontrada
1. Habilitação de entidades sem ato formal, despacho fundamentado ou
checklist;
2. Habilitação de pessoas jurídicas sem utilidade ou interesse público
formalmente reconhecidos pelo Poder Público;
3. Alocação de bens para doação sem a apresentação de pedido pelo
donatário indicado;
4. Recebimento de documentação não assinada e desprovida da
característica de autenticidade;
5. Ausência de transparência nos critérios adotados para ordem de
habilitação das entidades donatárias.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
1. Art. 67 do Ato TRT 82/2020.
2. Macrofunção SIAFI 02.11.34 (Movimentação e alienação de bens),
item 5.4.2
3. Art. 67, caput, do Ato TRT 82/2020.
4. Art. 212, da Lei 10.406/2002.
5. PROAD nº 3658/2023 – Documentos sequenciais 17 e 53.
Evidência
1. PROAD nºS 4967/2023, 5037/2023, 5899/2023, 5309/2023,
8449/2023
2. PROAD nºS 5037/2023, 5899/2023 e 3658/2023
3. PROAD nºS 4967/2023, 5037/2023 e 3658/2023
4. PROAD nºS 4967/2023 e 5309/2023
5. Art. 68 do Ato TRT 82/2020.
Possíveis
Causas
- Falta de conhecimento acerca dos requisitos legais por parte dos
responsáveis pela execução dos procedimentos;
- Ausência de capacitação adequada por parte dos responsáveis pela
execução dos procedimentos;
56 / 77
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da execução
dos procedimentos;
- Ausência de revisor
Efeito
Insegurança jurídica; Violação à impessoalidade; Falta de
transparência.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com
vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas aos
normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de
verificação (checklist) contendo os procedimentos e prazos previstos na
legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos de
desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações tempestivas
para a regularidade dos processos;
- ADOTAR procedimentos administrativos internos que assegurem a
ampla participação de instituições interessadas e legalmente
autorizadas a receber doações de bens inservíveis;
- REGULAMENTAR o cadastro de reserva de instituições interessadas
na doação de bens móveis (mobiliário, bens de TI dentre outros)
considerados inservíveis para o Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª
Região,
- DIVULGAR, no portal do TRT, a lista de bens passíveis de doação,
bem como publicar o Edital de Desfazimento, observando os princípios
constitucionais da isonomia, impessoalidade e publicidade.
Benefícios
Esperados
- Garantia de conformidade;
- Melhoria da transparência e da prestação de contas.
57 / 77
Quadro de Achados n° 5:
Vícios formais nos termos de doação
Descrição do
achado
Inconformidades nos termos de doação.
Situação
encontrada
1. Termo de doação de bens n.º 002/2023 efetuado com base no valor
de entrada do bem no patrimônio do TRT13;
2. Termos de doação sem observação da ordem de numeração, de
acordo com a cronologia: – Termo de Doação n.º 011/2023, de
29/08/2023, - Termo de Doação n.º 009/2023, de 04/10/2023;
3. Termos de Doação n.ºs 008/2023 e 009/2023 não datados.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
1. Art. 70 do Ato TRT 82/2020, Norma Brasileira de Contabilidade (NBC
TSP) – Estrutura Conceitual;
2. Art. 70 do Ato TRT 82/2020;
3. Art. 22, §1.º da Lei 9.784/1999.
Evidência
1. PROAD nºS 11.448/2022 e 20.331/2021;
2. PROAD nº 3658/2023;
3. PROAD nº 3658/2023.
Possíveis
Causas
- Falta de conhecimento acerca dos requisitos legais por parte dos
responsáveis pela execução dos procedimentos;
- Ausência de capacitação adequada por parte dos responsáveis pela
execução dos procedimentos;
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da execução
dos procedimentos;
- Ausência de revisor.
Efeito
Insegurança jurídica; Baixa transparência.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
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Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa
com vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas
aos normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas
aos autos dos processos de desfazimento, de modo a propiciar a
realização de ações tempestivas para a regularidade dos
processos;
- FOMENTAR a inscrição e a participação de servidores que
atuam nas atividades de desfazimento de bens móveis, em
cursos de capacitação e reciclagem, inclusive oferecidos por
outros órgãos públicos, tendo em vista a relevância da atividade
e as constantes inovações na matéria afeta à área.
Benefícios
Esperados
- Garantia de conformidade;
- Eficiência na execução de atividades;
- Melhoria da transparência e da prestação de contas.
Quadro de Achados n° 6:
Plaqueta de tombamento dos bens doados
Descrição do
achado
Ausência de evidência nos autos quanto à retirada das plaquetas de
tombamento dos bens doados.
Situação
encontrada
Nos procedimentos de doação concluídos, não consta documentação
que evidencie a retirada das plaquetas de tombamento dos bens
doados.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
Art. 70, §1.º do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nºS 11.448/2022 e 3658/2023.
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Possíveis
Causas
Ausência de registro nos autos.
Efeito
Descumprimento de normativo interno.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com
vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas aos
normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de
verificação (checklist) contendo os procedimentos e prazos previstos
na legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos
de desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações
tempestivas para a regularidade dos processos.
Benefícios
Esperados
- Garantia de conformidade;
- Eficiência na execução de atividades;
- Melhoria da transparência e da prestação de contas.
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Quadro de Achados n° 7:
Transferência de propriedade de veículo automotor
Descrição do
achado
Ausência de evidência nos autos quanto à realização de transferência
de propriedade dos veículos doados perante o Detran/PB.
Situação
encontrada
No PROAD 3658/2023, não consta documentação que evidencie a
transferência de propriedade dos veículos doados perante o Detran/PB.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis.
Critério
Art. 70, §2.º do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 3658/2023.
Possíveis
Causas
Ausência de registro nos autos.
Efeito
Descumprimento de normativo interno; risco institucional.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com
vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas aos
normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de
verificação (checklist) contendo os procedimentos e prazos previstos na
legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos de
desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações tempestivas
para a regularidade dos processos.
Benefícios
Esperados
- Garantia de conformidade;
- Eficiência na execução de atividades;
- Melhoria da transparência e da prestação de contas.
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Quadro de Achados n° 8:
Comunicação não tempestiva para baixa patrimonial e contábil
Descrição do
achado
Comunicação não tempestiva ou ausente dos bens móveis doados
para realização de baixa patrimonial e contábil
Situação
encontrada
Nos PROADs 11.448/2022 e 3658/2022 não foi verificada a
concomitância dos momentos de entrega dos bens doados com o
encaminhamento de informação para baixa patrimonial e contábil.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
Art. 71 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 11.448/2022 e 3658/2022
Possíveis
Causas
Falhas nos controles internos relacionados aos registros da execução
dos procedimentos
Efeito
Não observância às Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao
Setor Público, principalmente no que diz respeito à Representação
fidedigna da informação contábil.
Para ser útil como informação contábil, a informação deve
corresponder à representação fidedigna dos fenômenos econômicos e
outros que se pretenda representar.
A representação fidedigna é alcançada quando a representação do
fenômeno é completa, neutra e livre de erro material.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação
e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa
com vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas
aos normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
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lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos
previstos na legislação, as quais devem ser acostadas aos
autos dos processos de desfazimento, de modo a propiciar a
realização de ações tempestivas para a regularidade dos
processos;
- FOMENTAR a inscrição e a participação de servidores que
atuam nas atividades de desfazimento de bens móveis, em
cursos de capacitação e reciclagem, inclusive oferecidos por
outros órgãos públicos, tendo em vista a relevância da atividade
e as constantes inovações na matéria afeta à área (RETIRARIA
ESSE)
- PRESTAR, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, as
informações necessárias à baixa patrimonial e contábil dos bens
doados (veículos) tratados no PROAD 3658/2023, que já foram
entregues aos donatários.
Benefícios
Esperados
- Transparência e accountability;
- Cumprimento das normas contábeis e legais.
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Quadro de Achados n° 9:
Despesas de carregamento e transporte
Descrição do
achado
Ausência de evidência nos autos quanto às despesas de
carregamento e transporte.
Situação
encontrada
Em nenhum dos processos examinados na amostra, foi identificada
menção ao processo de carregamento e transporte e despesas
correlatas.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério
Art. 72 do Ato TRT 82/2020.
Evidência
PROAD nº 11.448/2022 e 3658/2022
Possíveis Causas
Ausência de registro nos autos.
Efeito
Descumprimento de normativo interno.
Manifestação do
auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Análise da Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM.
Recomendação
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa
com vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas
aos normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas
aos autos dos processos de desfazimento, de modo a propiciar
a realização de ações tempestivas para a regularidade dos
processos.
Benefícios
Esperados
- Transparência e accountability;
- Cumprimento das normas contábeis e legais.
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2.5 Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de Informática -
CEADBI
Quadro de Achados n° 1:
Avaliação prévia de bens sem referência a valor de mercado
Descrição do
achado
Avaliação prévia patrimonial realizada sem atribuição de valor monetário
do bem a ser doado.
Situação
encontrada
As avaliações prévias se resumem a classificar o bem nas modalidades
do art. 5.º do ato 82/2020, sendo considerado, em termos finalísticos, o
valor do bem pelo custo histórico ou pelo custo histórico menos a
depreciação acumulada. Não há declaração ou laudo trazendo o valor
atual do bem ou valor recuperável, em conformidade com os preços
atualizados e praticados no mercado.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério
Art. 8.º do Ato 106/2018.
Evidência
PROAD nº 3.058/2022 e 4291/2022.
Possíveis
Causas
Ausência de orientação técnica.
Efeito
Evidenciação das informações financeiras de forma não fidedigna.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Recomendaçã
o
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática:
- ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento de
bens, planilha com os parâmetros de avaliação prévia utilizados.
Benefícios
Esperados
- Maior transparência no processo de desfazimento de bens;
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- Processo realizado de forma consistente, com parâmetros
definidos.
Quadro de Achados n° 2:
Inconformidades na categorização de bens
Descrição do
achado
Classificação de bens efetuada sem documentação de suporte.
Situação
encontrada
Classificação de bens efetuada sem documentação hábil que lhe sirva
de suporte, tais como orçamentos, pesquisa de preços, entre outros.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério
Art. 4.º do Ato 106/2018.
Evidência
PROAD nº 3.058/2022 e 4291/2022.
Possíveis
Causas
Ausência de padronização de procedimentos.
Efeito
Evidenciação das informações de forma não fidedigna.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Recomendaçã
o
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática:
- ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento,
critérios objetivos para avaliação dos bens, distinguindo-os da
classificação dos bens, com vistas a tornar mais clara e
transparente a avaliação.
66 / 77
Benefícios
Esperados
- Maior transparência no processo de desfazimento de bens;
- Processo realizado de forma consistente, com parâmetros
definidos.
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Quadro de Achados n° 3:
Inconformidades na destinação de bens
Descrição do
achado
Inconformidades na destinação/alocação dos bens em processo de
doação conforme classificação do bem e tipo de donatário.
Situação
encontrada
Desfazimento de bens de informática em desacordo ao que determina o
Art. 9.º do Ato 106/2018.
Bens ociosos destinados à Administração Pública Federal Indireta,
conforme Termo de Doação n.º 020/2022, e à Administração Pública
Estadual, conforme Termo de Doação n.º 021/2022; Bens irrecuperáveis
destinados à Administração Pública Federal Indireta, conforme Termo de
Doação n.º 022/2022.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério
Art. 9.º do Ato 106/2018.
Evidência
PROAD nº 3.058/2022
Possíveis
Causas
- Falhas nos controles internos associados ao processo de
credenciamento de donatários;
- Ausência de revisor
Efeito
Descumprimento de normativo interno.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Recomendaçã
o
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa
com vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas
aos normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
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prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas aos
autos dos processos de desfazimento, de modo a propiciar a
realização de ações tempestivas para a regularidade dos
processos.
Benefícios
Esperados
- Alinhamento às normas;
- Melhor controle sobre os processos de desfazimento.
Quadro de Achados n° 4:
Vícios formais nos termos de doação
Descrição do
achado
Inconformidades nos termos de doação.
Situação
encontrada
1. Termos de doação de bens n.º 020/2022, 021/2022, 022/2022 e
001/2023 efetuados com base no valor de entrada dos bens no
patrimônio do TRT13;
2. Termos de Doação n.ºs 0 020/2022, 021/2022 e 022/2022 não
datados.
Objeto
Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério
1. Art. 70 do Ato TRT 82/2020, Norma Brasileira de Contabilidade (NBC
TSP) – Estrutura Conceitual;
2. Art. 22, §1.º da Lei 9.784/1999.
Evidência
1 e 2. PROAD nº 3.058/2022 e 4291/2022.
Possíveis
Causas
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da execução
dos procedimentos;
- Ausência de revisor.
Efeito
Insegurança jurídica; Baixa transparência.
Manifestação
do auditado
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
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Análise da
Equipe
Não houve manifestação por parte da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática - CEADBI.
Recomendaçã
o
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática:
- APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com
vistas a garantir o alinhamento das atividades executadas aos
normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de
verificação (checklist) contendo os procedimentos e prazos previstos na
legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos processos de
desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações tempestivas
para a regularidade dos processos;
- FOMENTAR a inscrição e a participação de servidores que atuam nas
atividades de desfazimento de bens móveis, em cursos de capacitação e
reciclagem, inclusive oferecidos por outros órgãos públicos, tendo em
vista a relevância da atividade e as constantes inovações na matéria
afeta à área.
Benefícios
Esperados
- Alinhamento às normas;
- Melhor controle sobre os processos de desfazimento;
- Promoção de padrões de qualidade consistentes na atividade de
desfazimento de bens móveis.
● 3. RECOMENDAÇÕES
3.1 Secretaria de Orçamento, Planejamento e Finanças
● AJUSTAR os lançamentos contábeis efetuados na conta contábil 12311.99.07
(Bens Não Localizados), no exercício de 2023, adequando-os à Macrofunção SIAFI
nº 02.03.30.
70 / 77
● AJUSTAR o saldo da conta contábil 12311.99.07 (Bens Não Localizados), em
observância à Macrofunção SIAFI nº 02.03.30, com a devida evidenciação do
procedimento em Notas Explicativas.
● AJUSTAR os lançamentos contábeis efetuados a título de doação de bens móveis,
incluídos os bens de informática, no exercício de 2023, adequando-os à
Macrofunção SIAFI nº 02.11.34.
● RETIFICAR, antes do encerramento do exercício, o teor da escrituração efetuada
mediante Nota de Sistema 2023NS000345, mantendo a fidedignidade e simetria
das informações contábeis e patrimoniais.
● CONTABILIZAR os softwares com vida útil indefinida na conta contábil apropriada
(12411.02.01).
3.2 Coordenadoria de Material e Patrimônio
● ELABORAR cronograma em que discrimine as atividades/etapas que,
posteriormente a contratação do serviço de Inventário Anual de Material
Permanente Exercício 2024, serão executadas para completa implementação da
política de reavaliação e de redução ao valor recuperável no âmbito do TRT13. Tal
cronograma deverá conter no mínimo:
○ Etapa/atividade desenvolvida - referem-se às tarefas específicas que devem
ser realizadas para implementar a política de reavaliação e de redução ao
valor recuperável no âmbito do TRT13. Cada etapa representa uma parte do
processo ou uma ação específica.
○ Responsável - é a pessoa ou equipe encarregada de executar a respectiva
etapa ou atividade. Elas são as principais pessoas responsáveis por
garantir que as tarefas sejam concluídas de acordo com as diretrizes e
prazos estabelecidos.
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○ Prazo para início de finalização - O prazo para início e finalização é o
período em que cada etapa ou atividade deve ser iniciada e concluída.
● DAR início aos processos de apuração de responsabilidade por bens não
localizados, com relatório de irregularidades não sanadas e cálculo de
indenizações devidas.
● INCLUIR no Plano de Capacitação da unidade para 2024 ações de capacitação,
cursos e treinamentos relacionados à execução do inventário físico anual de bens.
● FOMENTAR a capacitação dos servidores envolvidos nas atividades relacionadas
aos testes anuais de recuperabilidade do ativo intangível de vida útil indefinida.
● REALIZAR o teste anual de recuperabilidade de ativo intangível com vida útil
indefinida no mesmo período, todos os anos.
● ELABORAR cronograma que discrimine as atividades/etapas que, posteriormente
a contratação de empresa especializada para fins de realização de diversos
serviços para a regularização dos imóveis pertencentes a este Tribunal, serão
executadas para completa regularização da situação dos imóveis do TRT13. Tal
cronograma deverá conter no mínimo:
○ Etapa/atividade desenvolvida - referem-se às tarefas específicas que devem
ser realizadas para implementar a política de reavaliação e de redução ao
valor recuperável no âmbito do TRT13. Cada etapa representa uma parte do
processo ou uma ação específica.
○ Responsável - é a pessoa ou equipe encarregada de executar a respectiva
etapa ou atividade. Elas são as principais pessoas responsáveis por garantir
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que as tarefas sejam concluídas de acordo com as diretrizes e prazos
estabelecidos.
○ Prazo para início e finalização - O prazo para início e finalização é o período
em que cada etapa ou atividade deve ser iniciada e concluída.
3.3 Secretaria de Gestão de Pessoas
● ELABORAR estudo com vistas a quantificar as necessidades de pessoal na
Coordenadoria de Material e Patrimônio e adotar providências para minimizar as
deficiências existentes na área, tanto pela readequação dos quadros profissionais,
quanto pela capacitação dos servidores envolvidos.
3.4 Comissão Especial de Desfazimento de Bens Móveis e de Bens de Informática
● OBSERVAR a correta identificação dos donatários nos Termos de Doação de bens
lavrados, identificando o CNPJ do(s) beneficiário(s).
● ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento de bens, planilha com
os parâmetros de avaliação prévia utilizados.
● ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento, critérios objetivos
para avaliação dos bens, distinguindo-os da classificação dos bens, com vistas a
tornar mais clara e transparente a avaliação.
● APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com vistas a garantir
o alinhamento das atividades executadas aos normativos que regem a matéria, a
exemplo da adoção da lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos
processos de desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações
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tempestivas para a regularidade dos processos.
● FOMENTAR a inscrição e a participação de servidores que atuam nas atividades
de desfazimento de bens móveis, em cursos de capacitação e reciclagem, inclusive
oferecidos por outros órgãos públicos, tendo em vista a relevância da atividade e
as constantes inovações na matéria afeta à área.
3.5 Comissão Especial de Desfazimento de Bens Móveis
● ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento de bens, planilha com
os parâmetros de avaliação prévia utilizados.
● ESTABELECER e INCLUIR, nos processos de desfazimento, critérios objetivos
para avaliação dos bens, distinguindo-os da classificação dos bens, com vistas a
tornar mais clara e transparente a avaliação.
● APERFEIÇOAR medidas de controle de gestão administrativa com vistas a garantir
o alinhamento das atividades executadas aos normativos que regem a matéria, a
exemplo da adoção da lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas aos autos dos
processos de desfazimento, de modo a propiciar a realização de ações
tempestivas para a regularidade dos processos.
● ADOTAR procedimentos administrativos internos que assegurem a ampla
participação de instituições interessadas e legalmente autorizadas a receber
doações de bens inservíveis.
● REGULAMENTAR o cadastro de reserva de instituições interessadas na doação
de bens móveis (mobiliário, bens de TI dentre outros) considerados
inservíveis para o Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª Região.
● DIVULGAR, no portal do TRT, a lista de bens passíveis de doação, bem como
publicar o Edital de Desfazimento, observando os princípios constitucionais da
isonomia, impessoalidade e publicidade.
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● FOMENTAR a inscrição e a participação de servidores que atuam nas atividades
de desfazimento de bens móveis, em cursos de capacitação e reciclagem,
inclusive oferecidos por outros órgãos públicos, tendo em vista a relevância da
atividade e as constantes inovações na matéria afeta à área.
● PRESTAR, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, as informações necessárias à
baixa patrimonial e contábil dos bens doados (veículos) tratados no PROAD
3658/2023, que já foram entregues aos donatários.
3.6 Escola Judicial
● PRIORIZAR para 2024 ações de capacitação, bem como, fomentar a inscrição e a
participação de servidores e gestores que atuam na área em cursos e treinamentos
relacionados à execução do inventário físico anual de bens.
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4. CONCLUSÕES
Finalizada a auditoria que teve como objetivo expressar opinião sobre se as
demonstrações contábeis refletem em todos os aspectos relevantes a situação
patrimonial, financeira e orçamentária do TRT13, também, sobre a conformidade das
transações subjacentes, de acordo com as normas contábeis e o marco regulatório
aplicável, com vistas a subsidiar o julgamento das contas dos responsáveis pelo TRT13
relativas ao exercício de 2023, foram propostas Recomendações às áreas responsáveis,
conforme item 3 deste Relatório.
As recomendações consistem em ações que a unidade de auditoria interna
governamental (UAIG) solicita às unidades auditadas que adotem com a finalidade de
corrigir falhas e aperfeiçoar processos. Não fazem parte dos achados, mas decorrem
desses registros e são fundamentais para que a auditoria interna atinja seu propósito de
agregar valor à gestão.
Esta auditoria apresentou limitações decorrentes de resposta intempestiva à RDI
24/2023 (direcionada à Secretaria de Gestão de Pessoas), bem como pela ausência de
manifestação em face dos achados direcionados à Comissão Especial de Desfazimento
de Bens Móveis, Comissão Especial de Desfazimento de Bens de Informática e
Secretaria de Gestão de Pessoas.
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5. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Em face do caráter preliminar deste relatório, a equipe de auditoria sugere que se dê
conhecimento ao Exmo. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho
da 13ª Região para adoção das providências que considerar necessárias.
À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 30 de novembro de 2023.
Nathália de Almeida Torres
Assistente responsável pelas Auditorias Contábil, Financeira e Orçamentária
Líder da Auditoria
Marcos José Alves da Silva
Assistente responsável pelas Auditorias de Pessoal
Membro da Auditoria
Mari Hara Onuki Monteiro
Assistente responsável pela Auditoria de Indicadores, Obras e contratações
Membro da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Assistente responsável pelas Auditorias Operacionais e de Conformidade
Membro da Auditoria
Mona Larissa Costa Freire
Assistente responsável pelas Auditorias Contábil, Financeira e Orçamentária
Membro da Auditoria
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