PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Auditoria nos processos de Doações de bens móveis do TRT13
João Pessoa, Maio de 2024.
1
ÍNDICE
SUMÁRIO EXECUTIVO 3
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS 4
SUMÁRIO 5
I. INTRODUÇÃO 6
II. RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA) 10
III. RECOMENDAÇÕES 50
IV. SUGESTÕES 50
V. CONCLUSÃO 52
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SUMÁRIO EXECUTIVO (HIGHLIGHT)
Qual foi o trabalho realizado pela unidade de auditoria?
A Secretaria de Auditoria do TRT da 13ª Região realizou auditoria
operacional e de conformidade nos processos de doação de bens móveis
concluídos nos anos de 2023 e 2024, com data de corte em 30/04/2024.
A auditoria foi realizada no período de 02/05/2024 a 29/05/2024.
Por que a unidade de auditoria realizou esse trabalho?
A presente auditoria encontra-se prevista no item 2.1.8 do Plano
Anual de Auditoria (PAA) desta SECAUD, aprovado pela Presidência e
publicado no portal deste Tribunal, acessível em
https://www.trt13.jus.br/institucional/auditoria/planos-anuais-de-auditoria-do-
trt-da-13a-regiao.
Quais as conclusões alcançadas pela unidade de auditoria? Quais as
recomendações que deverão ser adotadas?
Por ocasião da auditoria foram identificadas inconformidades que
conflitaram com dispositivos legais ou normativos bem como deficiências de
controles internos das unidades responsáveis.
Esta auditoria resultou em duas Recomendações, sendo uma
direcionada à Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens
Móveis e outra direcionada à Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática.
Outrossim, foram apresentadas à Administração três sugestões
para a melhoria dos processos de Desfazimento de Bens Móveis e de Bens
de Informática no âmbito deste Regional.
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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CEADBM – Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis
CEDBI – Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de Informática
CMP - Coordenadoria de Material e Patrimônio
CNJ – Conselho Nacional da Justiça
ISSAI- Normas Internacionais das Entidades Fiscalizadoras Superiores
PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
RA - Resolução Administrativa
SECAUD – Secretaria de Auditoria
SETIC – Secretaria de Tecnologia da Informação
SOF – Secretaria de Orçamento e Finanças
TCU – Tribunal de Contas da União
TRT13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª Região
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SUMÁRIO
Este relatório de auditoria está estruturado em cinco seções. A primeira
seção é denominada Introdução, onde são apresentados a(o) leitor(a)
elementos que contextualizam sobre o trabalho realizado e, por sua vez,
auxiliam à compreensão do relatório.
Na segunda seção são apresentados os Resultados dos exames, também
conhecidos como achados de auditoria. Os achados de auditoria constituem
o resultado da comparação entre o critério e a condição.
Na terceira seção são trazidas as Recomendações formuladas pela equipe
de auditoria. As recomendações consistem em ações solicitadas pela
unidade de auditoria às unidades auditadas, com a finalidade de corrigir
desconformidades, tratar riscos e aperfeiçoar processos de trabalho e
controle. Não fazem parte dos achados, mas decorrem desses registros e
são fundamentais para que a auditoria interna atinja seu propósito de
agregar valor à gestão.
Na quarta seção são apresentadas Sugestões para a melhoria dos
processos de desfazimento de bens móveis.
Por fim, na quinta seção é apresentada a Conclusão da auditoria diante
dos objetivos formalmente estabelecidos.
5
INTRODUÇÃO
A gestão patrimonial de bens móveis tem como objetivo o eficaz
gerenciamento do patrimônio público, visando à prestação de serviços de
qualidade à sociedade. A utilização eficaz e eficiente dos bens disponíveis e
sua conservação estão diretamente relacionadas ao resultado e à qualidade
dos serviços públicos oferecidos pelo Estado. Essa gestão abrange o
controle patrimonial e atividades como recepção, registro, utilização,
guarda, destinação, conservação, desfazimento e baixa dos bens.
Atividades essas que são realizadas ao longo do ciclo de vida dos bens,
desde sua aquisição até sua baixa patrimonial. É importante ressaltar que a
gestão desses bens possui implicações administrativas, patrimoniais e
contábeis.
A Carta Magna de 1988, no artigo 23, define que é competência
comum entre a União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios a
gestão de seu patrimônio público. Também menciona no artigo 165, que
compete ao poder executivo através de lei complementar estabelecer as
regras para a gestão patrimonial da administração direta e indireta.
A Constituição Federal consigna ainda, no Art. 37, que “a
administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios
de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”.
O controle na Administração Pública encontra referência no
Decreto Lei n.
o
200, de 25 de fevereiro de 1967, sendo potencializado a
partir da edição da Lei Complementar no 101, de 04 de maio de 2000,
cunhada como Lei de Responsabilidade Fiscal que traz forte alusão ao
tema.
Os processos de desfazimento de bens permanentes englobam
todo o procedimento de baixa do bem inservível, contendo o início do
processo, avaliação prévia, sindicância/apuração de responsabilidade,
alienação, destinação adequada e acompanhamento da baixa contábil a fim
de reduzir a perda de recursos da unidade com bens patrimoniais e dar a
devida destinação ao patrimônio inservível.
Atualmente vige o Decreto n
o
9.373, de 11 de maio de 2018, norma
legal sucessora do Decreto n
o
99.658/1990, que consagrou como deveriam
6
ser classificados na Administração Pública Federal os bens que não mais
estivessem em uso e traz a seguinte redação:
Art. 3.º - Para que seja considerado inservível, o bem será
classificado como:
I - ocioso - bem móvel que se encontra em perfeitas condições de
uso, mas não é aproveitado;
II - recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de
uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu
valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser
justificável a sua recuperação;
III - antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou
cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste
prematuro ou obsoletismo; ou
IV - irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o
fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de
ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de
mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser
injustificável a sua recuperação.
Os bens móveis inservíveis ociosos e os recuperáveis poderão ser
reaproveitados, mediante transferência interna ou externa (Art. 6.º). Os
bens móveis inservíveis cujo reaproveitamento seja considerado
inconveniente ou inoportuno serão alienados em conformidade com a
legislação aplicável às licitações e aos contratos no âmbito da
administração pública federal direta, autárquica e fundacional,
indispensável a avaliação prévia (Art. 7.º). Verificada a impossibilidade ou a
inconveniência da alienação do bem classificado como irrecuperável, a
autoridade competente determinará sua destinação ou disposição final
ambientalmente adequada, nos termos da Lei nº 12.305, de 2010 (Art. 7.º,
Parágrafo único).
Dispõe o art. 8.º que, na hipótese de se tratar de bem móvel
inservível, a doação prevista na alínea “a” do inciso II do caput do art. 17 da
Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, permitida exclusivamente para fins e
uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência
socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação,
poderá ser feita em favor:
I - da União, de suas autarquias e de suas fundações públicas;
7
II - das empresas públicas federais ou das sociedades de
economia mista federais prestadoras de serviço público, desde que a
doação se destine à atividade fim por elas prestada;
III - dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de suas
autarquias e fundações públicas;
IV - de organizações da sociedade civil, incluídas as organizações
sociais a que se refere a Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e as
organizações da sociedade civil de interesse público a que se refere a Lei
nº 9.790, de 23 de março de 1999; ou
V - de associações e de cooperativas que atendam aos requisitos
previstos no Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006.
Por fim, os alienatários e beneficiários da transferência se
responsabilizarão pela destinação final ambientalmente adequada dos bens
móveis inservíveis (Art. 9º).
No TRT13, o método preferencial de desfazimento adotado pela
instituição será a doação. (Art. 65, do Ato 82/2020: O Tribunal adotará,
preferencialmente, a doação como forma de alienação de bens inservíveis,
salvo nos casos em que a Administração Superior vislumbre a possibilidade
de outra modalidade mais vantajosa ao interesse público)
Conforme art. 53 do Ato 82/2020, o desfazimento de bens consiste
no processo, expressamente autorizado pelo Presidente do Tribunal, de
exclusão, movimentação e alienação de um bem móvel do acervo
patrimonial do Regional, de acordo com a legislação vigente.
Evidenciada a relevância do tema, a auditoria foi incluída no Plano
Anual de Atividades de Auditoria Interna para o exercício de 2024,
constando do item 2.1.8.
A auditoria teve como objetivos (1) Avaliar se as doações
atenderam às normas legais vigentes, em especial quanto à conveniência,
oportunidade e interesse social e (2) Avaliar a qualidade e suficiência dos
controles internos administrativos com vistas a garantir que seus objetivos
estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do
sistema de controles internos da unidade:
a) ambiente de controle;
b) avaliação de risco;
c) atividades de controle;
d) informação e comunicação;
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e) monitoramento.
Para alcançar os objetivos principais da auditoria foram
estabelecidos os seguintes objetivos específicos: verificar a conformidade
normativa do respectivo processo, especialmente em relação aos
regulamentos internos; constatar a ocorrência de classificação dos bens
móveis para fins de desfazimento, em função de suas condições de uso
(bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável); averiguar a
existência de documentação hábil que respalde os procedimentos de
avaliação e baixa patrimonial, em consonância com os ditames do ATO TRT
GP N. 106/2018 (exclusivamente para bens de informática) e ATO TRT GP
N.o 82/2020 e verificar a conformidade contábil da baixa dos ativos doados
e recebidos em doação; bem como verificar se os dados dos sistemas
SCMP e SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira) estão
conciliados.
Durante a fase de planejamento foram elaboradas questões
específicas de auditoria a serem investigadas no curso dos trabalhos,
conforme constou da Matriz de Planejamento, e a seguir listadas:
Q1. Os controles implantados na rotina de desfazimento de bens
são suficientes ao alcance dos objetivos definidos?
Q2. O desfazimento de bens ocorre de acordo com as legislações
vigentes?
Q3. A baixa patrimonial e contábil ocorre de acordo com as
legislações de regência?
A execução dos trabalhos foi feita mediante a aplicação dos
procedimentos e técnicas de auditoria mencionadas abaixo:
● Mapeamento da legislação e demais atos normativos afetos ao
tema;
● Benchmarking de processo. Conforme TCU (2000), O
benchmarking pode ser definido como uma técnica voltada para a
identificação e implementação de boas práticas de gestão. Seu propósito é
determinar, mediante comparações de desempenho e de boas práticas, se é
possível aperfeiçoar o trabalho desenvolvido em uma organização. O
benchmarking pode ajudar na identificação de oportunidades de melhorar a
eficiência e proporcionar economia.
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● Pedidos de informações, solicitações de auditoria, acesso a
processos administrativos relacionados à doação de bens móveis;
● Emissão de questionários aos responsáveis das unidades
auditadas para a obtenção de dados e informações.
● Disponibilização de Quadro de Resultados às unidades auditadas
para manifestação;
● Reunião de encerramento da auditoria, com propositura de
Recomendações e/ou Notas de Auditoria.
Os procedimentos e técnicas de auditoria foram realizados em
conformidade com o Manual de Auditoria do Poder Judiciário, tendo sido
efetivados no mês de maio de 2024.
Não houve limitações que pudessem impactar a conclusão dos
trabalhos da auditoria.
II - RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA)
A seguir, são apresentados os achados da auditoria identificados
na fase de execução.
Unidade Auditada: Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis
(CEADBM)
Quadro de Achados n° 1:
Mapeamento dos processos de Desfazimento de Bens Móveis
Descrição
do achado
Mapeamento do processo de desfazimento de bens apresenta
incompatibilidade com a legislação interna do TRT13.
Situação
encontrada
Em dezembro/2023 foi realizado o mapeamento do processo
bem como dos riscos do processo de desfazimento de bens
móveis deste Regional (excluídos os bens de informática).
Mapeamento disponível para consulta no endereço eletrônico
https://www.trt13.jus.br/wikiadm/index.php?
title=Desfazimento_de_Material_Permanente_%C3%A0_Exce
10
%C3%A7%C3%A3o_dos_Equipamentos_de_TI
. Embora se afirme
expressamente no Procedimento Operacional Padrão (POP)
que o objetivo do POP seja padronizar os procedimentos do
processo “Desfazimento de material permanente à exceção
dos equipamentos de TI”, do TRT 13ª Região, baseado no
Ato TRT SGP n
o
82/2020, verificou-se que o mapeamento
não acompanha o rito procedimental estabelecido em referido
normativo para a doação de bens móveis.
Objeto Procedimento de Doação de Bens Móveis.
Critério 1. Art. 2º da Lei 9.784/1999 - A Administração Pública obedecerá,
dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação,
razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa,
contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.
2. Ato TRT SGP n
o
82/2020.
Evidência Mapeamento do processo Desfazimento de Material Permanente à
Exceção dos Equipamentos de TI, Fluxo e POP.
Possíveis
Causas
Ausência de orientação técnica, falhas nos controles internos,
desatualização do Ato 82/2020.
Efeito Insegurança jurídica, Não conformidade legal de
procedimentos; prejuízos à accountability.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Trata-se de assunto já enfrentado pela equipe de auditoria por ocasião
da realização da Auditoria Financeira Integrada com Conformidade sobre
as contas anuais do exercício de 2023 – PROAD 247/2024 e que
constou de nosso Relatório Final, às fls. 17 e 18. À época do
encerramento da auditoria financeira, a unidade auditada estava convicta
de que havia sido expedido um ato determinando a institucionalização do
processo mapeado – razão pela que nos pronunciamos: “É forçoso
reconhecer que o Ato 82/2020 possui os atributos de validade e vigência,
não havendo evidências de que o ato de mapeamento de processo
11
citado pela unidade auditada, mas cuja normatização não foi identificada
pela auditoria, tenha revogado ainda que parcialmente os seus
comandos. Portanto, o achado encontra-se mantido e a situação merece
especial atenção da Administração a fim de evitar a coexistência de
normas internas, ambas válidas e dispondo, em seus conteúdos, cada
qual de modo diferente”. Nesta fase procedimental, consultada a
SEGGEST, a equipe de auditoria tomou conhecimento de que não houve
a publicação de ato institucionalizando o processo, ou seja, o Ato
82/2020 encontra-se plenamente válido e é o normativo interno que
regulamenta a gestão patrimonial de bens móveis do TRT13, nela
incluída o processo de desfazimento de bens. Por fim, há de se
reconhecer a relação hierárquica ou de subordinação existente entre as
normas. Nesse sentido, a norma revogadora quando cuida de certa
matéria só revogará a norma anterior, se possuir igual ou superior
hierarquia daquela. Considerando que o mapeamento do processo de
desfazimento possui hierarquia inferior aos ditames do Ato 82/2020, é
premente que sejam operados ajustes para conformidade legal.
Recomenda
ção
- ADEQUAR o mapeamento do processo de desfazimento de bens
móveis, com exceção dos bens de informática, à legislação interna do
TRT13.
Benefícios
esperados
- Observância dos princípios de legalidade administrativa e legitimidade;
- Conformidade legal.
Quadro de Achados n° 2:
Regulamentação interna dos procedimentos de avaliação e
classificação de bens
Descrição
do achado
Existência de possível conflito positivo de atribuições entre
unidade administrativa e comissão de desfazimento
Situação
encontrada
O Decreto 9373, de 11 de maio de 2018, é o normativo federal
atualmente vigente que dispõe sobre a alienação, a cessão, a
transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente
adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional.
12
Em seu art. 7º, foi estabelecida a indispensabilidade da realização de
avaliação prévia dos bens móveis inservíveis que serão alienados.
De acordo com o art. 10 do mesmo normativo, as classificações e
avaliações de bens serão efetuadas por comissão especial, instituída
pela autoridade competente e composta por três servidores do órgão ou
da entidade, no mínimo.
De forma relativamente diversa do previsto pelo art. 10 do Decreto
9373/2018, os artigos 55 e 56 do Ato 82/2020 particionaram os
procedimentos de classificação e avaliação de bens. Vejamos:
Art. 55 – A Coordenadoria de Material e Patrimônio deverá efetuar, no
mínimo, semestralmente, levantamento de bens suscetíveis de
desfazimento, classificando-os na forma estabelecida no art. 54.
Art. 56 – As avaliações e demais procedimentos que integram o
processo de desfazimento serão efetuados pela Comissão Especial de
Bens Móveis – CEADBM.
No que se refere à avaliação perpetrada pela Comissão de Desfazimento
de Bens, a auditoria verificou os seguintes trechos extraídos dos
Pareceres da CEADBM:
Doc. 17 – PROAD 3658/2023:
Em continuidade ao procedimento, considerando que os bens passíveis
de desfazimentos foram levantados pela Coordenadoria de Material e
Patrimônio - CMP, que integra a planilha (doc. 12) e ANEXO I, doc. 15,
constante no referido Edital, cujo bens foram classificáveis como
inservíveis à administração deste Tribunal, após realizada análise e
avaliação, oportunidade em que concluiu por classificar como
antieconômicos, os quais foram agrupados em lote único.
DOC. 14 – PROAD 3775/2023
Em continuidade ao procedimento, considerando que os bens passíveis
de desfazimentos foram levantados pela Coordenadoria de Material e
Patrimônio - CMP, que integra a planilha (docs. 12), ANEXO I, doc. 13,
13
do referido Edital, cujo bens foram classificáveis como inservíveis, ap ó s
realizada an áli se e avaliação , oportunidade em que concluiu por
classificar como ocioso e antieconômicos, os quais foram agrupados em
lote único.
Doc. 27 – PROAD 11448/2022
Em continuidade ao procedimento, considerando que os bens passíveis
de desfazimentos foram levantados pela Coordenadoria de Material e
Patrimônio - CMP, que integram as planilhas (docs. 03/05), cujo bens
foram classificáveis como inservíveis, realizada análise e avaliação dos
bens, oportunidade em que concluiu por classificar como
antieconômicos e irrecuperáveis, os quais foram agrupados em lote
único.
A redação empregada e a falta de outras evidências nos autos indicam
fortemente que as atividades de avaliação e classificação sejam
realizadas pela Coordenadoria de Material e Patrimônio.
Objeto Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério Art. 10 do Decreto 9373/2018 - As classificações e avaliações de bens
serão efetuadas por comissão especial, instituída pela autoridade
competente e composta por três servidores do órgão ou da entidade, no
mínimo.
Evidência - PROAD 3658/2023
- PROAD 3775/2023
- PROAD 11448/2022
Possíveis
Causas
- desatualização do ato 82/2020
Efeito - incompatibilidade de procedimentos com normativo federal.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da Consigna-se a existência do PROAD 4493/2024, em que foi aplicado
14
equipe questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Algumas questões formuladas no questionário
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
11. A rotina de avaliação é padronizada e/ou se encontra
regulamentada?
R: Sim, Ato TRT SGP nº 82/2020 que está em processo de atualização e
Mapeamento do Processo, com fluxo e procedimento operacional.
12. São empregados formulários próprios para avaliação dos bens?
Favor, anexar modelos utilizados e listas de verificação (checklists)
adotadas.
R: Empregamos o Sistema de Controle de Material e Patrimônio
(SCMP).
14. Há limitações ao processo de avaliação e classificação de bens?
Quais?
R: Não, pois utilizamos o Sistema de Controle de Material e Patrimônio
(SCMP)
Relativamente às informações prestadas pela unidade auditada em
resposta ao questionamento 11, a equipe de auditoria destaca que o Ato
TRT SGP nº 82/2020 não detalhou o procedimento de avaliação de bens
(apenas fez menção à atividade em seus arts. 56 e 62). Adicionalmente,
verificamos que a etapa de avaliação de bens não foi listada no
procedimento operacional padrão e fluxograma do processo de
Desfazimento de Bens Móveis recentemente mapeado.
À vista do exposto, fica mantido o achado, sendo oportuno o
conhecimento pela unidade e a adoção de providências seja por ocasião
da revisão do Ato 82/2020, seja por ocasião da atualização do
mapeamento do processo de desfazimento de bens móveis.
Recomenda
ção
Não será emitida Recomendação.
Benefícios
-
15
esperados
Quadro de Achados n° 3:
Inconformidades na categorização de bens
Descrição
do achado
Classificação de bens efetuada sem documentação de
suporte e avaliação técnica realizada sem produção de laudo
técnico.
Situação
encontrada
Classificação de bens efetuada sem documentação hábil que lhe sirva
de suporte, tais como orçamentos, pesquisa de preços, entre outros.
Vale lembrar que a classificação dos bens inservíveis da Administração,
na forma do art. 3. º do Decreto 9.373/2018, leva em consideração
aspectos de custo de recuperação, custo-benefício ou tão somente a
funcionalidade do bem, sendo oportuno a evidenciação do critério
adotado em cada caso, diante da singularidade do objeto.
Com relação à produção de laudo técnico, a equipe de auditoria
constatou que este é um subproduto da atividade da avaliação de bens.
Por ocasião da auditoria, foram consultados mais de 20 (vinte)
normativos, sendo eles de Órgãos do Judiciário, Ministérios Públicos,
Secretarias Estaduais, Defensoria Pública, Institutos Federais, e todos os
citados órgãos entregam o resultado da avaliação através da produção
de laudo, inclusive com registros fotográficos. Tem-se, portanto, uma boa
prática já consolidada no âmbito da Administração Pública.
Objeto Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério Art. 3.º do Decreto 9.373/2018 – Para que seja considerado
inservível, o bem será classificado como:
I - ocioso - bem móvel que se encontra em perfeitas condições de uso,
mas não é aproveitado;
II - recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e
cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor
de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser
justificável a sua recuperação;
III - antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo
rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste
16
prematuro ou obsoletismo; ou
IV - irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a
que se destina devido à perda de suas características ou em razão de
ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor
de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser
injustificável a sua recuperação.
Evidência - PROAD 3658/2023
- PROAD 3775/2023
- PROAD 11448/2022
Possíveis
Causas
Ausência de padronização de procedimentos.
Efeito Evidenciação das informações de forma não fidedigna.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Consigna-se a existência do PROAD 4493/2024, em que foi aplicado
questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Uma das questões formuladas no questionário vai ao
encontro do achado, sendo oportuna a reprodução:
10. Os bens avaliados pela Comissão recebem laudo de avaliação?
=> Não, pois utilizamos o Sistema de Controle de Material e Patrimônio
(SCMP) que auxilia nos procedimentos de avaliação e depreciação.
Caso necessário a Comissão requisita informações técnicas a SETIC.
Por todo o exposto, resta caracterizada a necessidade de aprimoramento
da produção documental da principal atividade da Comissão de
Avaliação e Desfazimento dos Bens Móveis, sendo oportuno o
conhecimento pela unidade e a adoção de providências resolutivas.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4262/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
17
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 4:
Vícios formais nos termos de doação
Descrição
do achado
Inconformidades nos termos de doação.
Situação
encontrada
1. Termos de doação de bens n.º 002 a 006/2023, efetuados
com base no valor de entrada dos bens no patrimônio do
TRT13;
2. Termos de Doação n.ºs 003 a 006/2023 não datados.
Objeto Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério 1. Norma Brasileira de Contabilidade (NBC TSP) – Estrutura
Conceitual, item 7.8 - As bases de mensuração podem
fornecer valores de entrada e valores de saída. Para o ativo,
os valores de entrada refletem o custo da compra. O custo
histórico
e o custo de reposição são valores de entrada. Os
valores de saída refletem os benefícios econômicos da venda
e também o montante que será obtido com a utilização do
ativo. Em economia diversificada, os valores de entrada e
saída diferem à medida que as entidades, normalmente:
(a) adquirem ativos concebidos para suas particularidades
operacionais para as quais outros participantes do mercado
não estariam dispostos a pagar valor semelhante; e
(b) incorrem em custos de transação na aquisição.
2. Art. 22, §1.º da Lei 9.784/1999 - Os atos do processo
devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e
o local de sua realização e a assinatura da autoridade
responsável.
18
Evidência 1 e 2. PROAD nº 11448/2022: Termo de Doação n
o
002/2023 e
PROAD nº 3775/2023: Termos de Doação n.ºs 003 a
006/2023.
Possíveis
Causas
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da
execução dos procedimentos;
- Ausência de revisor.
Efeito Insegurança jurídica; Baixa transparência.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Consigna-se a existência do PROAD 4493/2024, em que foi aplicado
questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Algumas das questões formuladas no questionário
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
13. Na percepção dos integrantes da Comissão Especial de
Desfazimento, é possível conciliar os trabalhos da Comissão com os
trabalhos afetos à unidade de lotação principal sem maiores
dificuldades?
=> Com muita dificuldade para conciliar os afazeres da Comissão com
os das Unidades.
15. Os integrantes da Comissão Especial possuem sugestões a reportar
para que os trabalhos sejam mais exitosos?
=> Disponibilidade de tempo para desempenho das atividades da
Comissão e qualificação dos membros.
17. Favor, encaminhar a relação de cursos (concluídos e solicitados, nos
últimos 3 anos) pelos servidores que integram a Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento.
=> Nenhum curso foi realizado pelos Membros da Comissão.
Ante o exposto, esta equipe de auditoria vislumbra a existência de
fatores internos que reclamam uma sensibilidade da Administração com
fins a evitar a precarização dos serviços prestados.
Para além do aprimoramento dos controles internos pela unidade
19
auditada, é fundamental que a Administração disponibilize uma estrutura
de suporte em apoio ao relevante trabalho desenvolvido pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens Móveis.
Objetivando cumprir o papel de agregar valor à gestão, a equipe de
auditoria encaminhará, em capítulo específico, SUGESTÕES para a
melhoria do processo de Desfazimento de Bens na instituição.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4262/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 5:
Tempo médio de conclusão de procedimentos
Descrição
do achado
O tempo médio de conclusão dos processos de desfazimento de bens
móveis é de 269 dias.
Situação
encontrada
1. O PROAD 3658/2023 foi iniciado em 10/04/2023. Nesta
data (22/05/2024), o procedimento em questão ainda não
havia sido concluído. Tempo decorrido até a data da
apresentação deste Quadro de Resultados: 408 dias.
2. O PROAD 3775/2023 foi iniciado em 12/04/2023. O
processo foi finalizado em 08/01/2024. Tempo decorrido: 271
dias.
3. O PROAD 11448/2022 foi iniciado em 04/11/2022. O
processo foi finalizado em 12/03/2023. Tempo decorrido: 128
dias.
20
Objeto Procedimento de Doação de Bens Móveis
Critério Art. 5º da Constituição Federal/1988, inciso LXXVIII - a todos, no âmbito
judicial e administrativo, são assegurados a razoável duração do
processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação.
Evidência - PROAD 3658/2023
- PROAD 3775/2023
- PROAD 11448/2022
Possíveis
Causas
- Ausência de previsão de prazos para conclusão de
atividades;
- Ausência de racionalização de atividades, entre outros.
Efeito Não consecução da eficiência administrativa.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
O tempo médio de conclusão de procedimentos pode ser considerado
um indicador de eficiência. É de se relevar que a ação do tempo, aliado
às condições climáticas, acelera o processo de deterioração dos bens
em processo de doação, além de ocupar por tempo prolongado espaço
físico para guarda desses materiais.
Consigna-se ainda a existência do PROAD 4493/2024, em que foi
aplicado questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento
do objeto da auditoria. Algumas das questões formuladas no questionário
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
13. Na percepção dos integrantes da Comissão Especial de
Desfazimento, é possível conciliar os trabalhos da Comissão com os
trabalhos afetos à unidade de lotação principal sem maiores
dificuldades?
=> Com muita dificuldade para conciliar os afazeres da Comissão com
os das Unidades.
15. Os integrantes da Comissão Especial possuem sugestões a reportar
para que os trabalhos sejam mais exitosos?
=> Disponibilidade de tempo para desempenho das atividades da
Comissão e qualificação dos membros.
21
17. Favor, encaminhar a relação de cursos (concluídos e solicitados, nos
últimos 3 anos) pelos servidores que integram a Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento.
=> Nenhum curso foi realizado pelos Membros da Comissão.
As respostas apresentadas ao questionário retratam fatores internos,
que podem ser indicados como causas possíveis que contribuem para a
ocorrência do achado, e cuja mitigação demanda uma sensibilidade da
Administração.
Para além do aprimoramento dos controles internos pela unidade
auditada, é fundamental que a Administração disponibilize uma estrutura
de suporte em apoio ao relevante trabalho desenvolvido pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens Móveis.
Objetivando cumprir o papel de agregar valor à gestão, a equipe de
auditoria encaminhará, em capítulo específico, SUGESTÕES para a
melhoria do processo de Desfazimento de Bens na instituição.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4262/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Unidade auditada: Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática (CEDBI)
Quadro de Achados n° 1:
Regulamentação interna dos procedimentos de doação de bens de
22
informática do TRT13 tem por base ato normativo revogado
Descrição
do achado
O ATO TRT GP N. 106/2018, que dispõe sobre o desfazimento
de bens de informática do Tribunal Regional do Trabalho da
13ª Região, tem por fundamento legal o Decreto n°
99.658/1990 (já revogado).
Situação
encontrada
O Decreto 9373, de 11 de maio de 2018, é o normativo
federal atualmente vigente que dispõe sobre a alienação, a
cessão, a transferência, a destinação e a disposição final
ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da
administração pública federal direta, autárquica e
fundacional. Referido normativo revogou expressamente o
Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990 e o Decreto nº
6.087, de 20 de abril de 2007.
Os procedimentos de desfazimento de bens de informática
foram regulamentados, no âmbito deste Tribunal Regional do
Trabalho, conforme ATO TRT GP N. 106/2018, de 12 de abril
de 2018. A equipe de auditoria constatou que o ato
administrativo em referência se encontra vigente até os dias
atuais.
Foi observado ainda, tanto pela motivação expressa
constante no referido ato normativo (“considerando”), como
por seus procedimentos operacionais específicos, que o ATO
TRT GP N. 106/2018 tomou por base o Decreto n°
99.658/1990 (já revogado) e, por conseguinte, algumas
práticas previstas pelo regulamento interno do TRT13 não
encontram reciprocidade nos normativos de maior hierarquia
infralegal. É o caso, por exemplo, do artigo 9
o
(já citado no
relatório final da Auditoria Financeira Integrada com
Conformidade sobre as contas anuais do exercício de 2023 –
PROAD 247/2024, e que resultou, inclusive, na expedição da
Recomendação de “Revisar o Ato n. 106/2018, considerando,
dentre outros aspectos, as não conformidades identificadas
pelo achado n. 3, do grupo Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática – CEADBI, do relatório
da auditoria”, cujo cumprimento está sendo monitorado no
23
PROAD 4263/2024). Por fim, a equipe de auditoria ressalta
que não somente o artigo 9
o
encontra-se incompatível com o
ordenamento jurídico vigente, mas também outros trechos do
ato administrativo em questão.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério 1. Art. 2.º, Parágrafo único, da Lei 9.784/1999 – Nos
processos administrativos serão observados, entre outros, os
critérios de:
I - atuação conforme a lei e o Direito;
2. Decreto 9373/2018 - Dispõe sobre a alienação, a cessão, a
transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente
adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional.
Evidência 1. Decreto 9373/2018 - Dispõe sobre a alienação, a cessão, a
transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente
adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional.
2. ATO TRT GP N. 106/2018 - Dispõe sobre o desfazimento de bens de
informática do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região.
Possíveis
Causas
Desconhecimento de normas, Ausência de orientação técnica,
Ausência de capacitação regular, falhas nos controles
internos.
Efeito Regulamentação interna incompatível com normativo federal;
Não conformidade legal de procedimentos; prejuízos à
accountability.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
A atividade administrativa busca na lei seu fundamento e
seus limites. A aplicação da lei pelo agente público também
atende ao princípio da segurança jurídica. A equipe de
auditoria ressalta também a importância da Administração
conhecer as mudanças na legislação de forma ágil e adequar
24
seus processos e procedimentos às normas que se sucedem
no tempo.
Recomenda
ção
Em razão da existência de monitoramento da Recomendação tratada no
PROAD 4263/2024, a equipe de auditoria entende ser desnecessária a
emissão de nova Recomendação.
Benefícios
esperados
- Conformidade legal com os normativos de instâncias superiores;
- Maior segurança jurídica.
Quadro de Achados n° 2:
Referenciação inadequada de legislação de regência de desfazimento
de bens
Descrição
do achado
Referenciação inadequada de legislação de regência nos
processos de desfazimento de bens de informática
Situação
encontrada
Verificou-se possível equívoco da Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens de Informática ao citar-se os normativos que
incidem e/ou regulamentam o processo de desfazimento de bens de
informática, consistente nos seguintes pontos:
a) trecho do Parecer da Comissão de Desfazimento de Bens de
Informática: “Inicialmente, a Secretaria de Tecnologia da Informação e
Comunicação ou o Coordenador de Material e Patrimônio - CMP deste
Tribunal encaminha a lista de bens de TI, para análise e classificação
quanto à situação patrimonial, nos termos disposto no art. 5º, do Ato TRT
SGP nº 82/2020”.
b) cláusula terceira do Termo de Doação de Bens de Informática: “O
presente instrumento é regido pela Lei nº 8.666/93, Decreto nº
9.373/2018, alterado pelo Decreto nº 9.813 de 2019 e neste Regional
pelos Atos TRT SGP nº 82/2020 e nº 106/2018, além das disposições
contidas no Proad nº xxx, demais normas pertinentes e condições
estabelecidas neste instrumento”.
c) os Termos de Doação 001 a 024/2024 têm por fundamento legal a Lei
8.666/1993.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
25
Critério 1. Art. 2.º, Parágrafo único, da Lei 9.784/1999 – Nos
processos administrativos serão observados, entre outros, os
critérios de:
VII - indicação dos pressupostos de fato e de direito
que
determinarem a decisão.
2. Art. 56 do Ato TRT 82/2020 – As avaliações e demais
procedimentos que integram o processo de desfazimento de
bens serão efetuados pela Comissão Especial de Avaliação e
Desfazimento de Bens Móveis – CEADBM. Tratando-se de
bens de informática será realizado pela Comissão Especial de
Desfazimento de Bens de Informática – CEDBI.
Parágrafo único. O desfazimento dos bens móveis de
informática do TRT13 está regulamentado pelo Ato TRT GP nº
106/2018, e suas alterações.
3. Art. 7º do Decreto 9373/2018: Os bens móveis inservíveis
cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou
inoportuno serão alienados em conformidade com a
legislação aplicável às licitações e aos contratos
no âmbito
da administração pública federal direta, autárquica e
fundacional, indispensável a avaliação prévia.
Art. 193 da Lei 14.133/2021: Revogam-se:
II - em 30 de dezembro de 2023:
a) a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993
.
Evidência a) PROAD 3058/2022: Parecer da Comissão de Desfazimento
de Bens de Informática (Doc. 30) e PROAD 4291/2022:
Parecer da Comissão de Desfazimento de Bens de
Informática (Doc. 33).
b) PROAD 3058/2022: Termos de Doação n
o
021/2022 (Doc.
47), 020/2022 (Doc. 49) e 022/2022 (Doc. 60) e PROAD
4291/2022: Termo de Doação n
o
001/2023 (Doc. 53).
c) PROAD 4937/2023: Termos de Doação 001 a 024/2024.
26
Possíveis
Causas
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da
execução dos procedimentos;
- Servidores laboram em ambas as Comissões de
Desfazimento;
- Utilização de minutas desatualizadas;
- Ausência de revisor.
Efeito Insegurança jurídica; vício processual.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Consigna-se a existência do PROAD 4494/2024, em que foi aplicado
questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Algumas das questões formuladas no questionário
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
13. Na percepção dos integrantes da Comissão Especial de
Desfazimento, é possível conciliar os trabalhos da Comissão com os
trabalhos afetos à unidade de lotação principal sem maiores
dificuldades?
=> Com muita dificuldade para conciliar os afazeres da Comissão com
os das Unidades.
15. Os integrantes da Comissão Especial possuem sugestões a reportar
para que os trabalhos sejam mais exitosos?
=> Disponibilidade de tempo para desempenho das atividades da
Comissão e qualificação dos membros.
17. Favor, encaminhar a relação de cursos (concluídos e solicitados, nos
últimos 3 anos) pelos servidores que integram a Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento.
=> Nenhum curso foi realizado pelos Membros da Comissão.
As respostas apresentadas ao questionário retratam fatores internos,
que podem ser indicados como causas possíveis que contribuem para a
ocorrência do achado, e cuja mitigação demanda uma sensibilidade da
Administração.
Para além do aprimoramento dos controles internos pela unidade
auditada, é fundamental que a Administração disponibilize uma estrutura
27
de suporte em apoio ao relevante trabalho desenvolvido pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens de Informática.
Objetivando cumprir o papel de agregar valor à gestão, a equipe de
auditoria encaminhará, em capítulo específico, SUGESTÕES para a
melhoria do processo de Desfazimento de Bens na instituição.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4263/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 3:
Avaliação prévia de bens sem referência a valor de mercado
Descrição
do achado
A avaliação prévia patrimonial é realizada sem atribuição de
valor monetário do bem a ser doado.
Situação
encontrada
O Decreto 9373, de 11 de maio de 2018, é o normativo
federal atualmente vigente que dispõe sobre a alienação, a
cessão, a transferência, a destinação e a disposição final
ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da
administração pública federal direta, autárquica e
fundacional.
Em seu art. 7º, foi estabelecida a indispensabilidade da
realização de avaliação prévia dos bens móveis
inservíveis que serão alienados.
De acordo com o art. 10 do mesmo normativo, as
classificações e avaliações de bens serão efetuadas por
comissão especial, instituída pela autoridade competente e
28
composta por três servidores do órgão ou da entidade, no
mínimo.
No âmbito do TRT-13, o Art. 8.º do Ato 106/2018 se alinha às
disposições trazidas pelo artigo 7.º do Decreto 9373/2018 ao
prever que, nos casos de alienação, a avaliação do material
deverá ser feita de conformidade com os preços
atualizados e praticados no mercado.
De forma relativamente diversa do previsto pelo art. 10 do
Decreto 9373/2018, o Art. 4º do Ato 106/2018 atribuiu à
Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação –
SETIC, a competência de realizar levantamento e a
classificação dos bens de informática inservíveis à
Administração, com a respectiva justificativa técnica
.
Analisando o fluxo procedimental dos PROADs de
desfazimento de bens de informática, é possível constatar
que os processos são iniciados com a apresentação de
relação de bens inservíveis, devidamente classificados pela
SETIC e, nesse momento, não existe qualquer referência
monetária.
Corrobora a observação, os registros efetuados pelo Diretor da
Secretaria de Informação e Comunicação, ao apresentar resposta ao
questionário formulado pela equipe de auditoria conforme RDI n
o
27/2024 (PROAD n 4492/ 2024).
P: a rotina de classificação é padronizada e/ou se encontra
regulamentada?
R: São verificados os seguintes pontos: se os bens estão fora
de garantia, se estão funcionando de acordo com suas
especificações, se estão com todas as peças/componentes
instalados e se o sistema operacional instalado nos
microcomputadores ainda possui suporte do fabricante e se é
possível realizar as atualizações de segurança.
P: são empregados formulários próprios para classificação
29
dos bens?
R: As informações são inseridas em planilha com todas as
informações sobre os bens e a classificação realizada pela
SETIC.
P: a classificação dos bens efetuada pela SETIC é suportada
por alguma documentação, tais como orçamento de reparo ou
pesquisa de preços?
R: Não.
P: a documentação citada anteriormente é trasladada aos
autos?
R: Não.
Do cotejo com o que foi afirmado na RDI e o que foi
constatado nos autos (especialmente no PROAD 4937/2023 –
Doc. 31), vislumbra-se que efetivamente ocorre uma
avaliação física do equipamento pela TI (em que são
checados vigência de garantia, funcionalidade, completude de
peças e atualização de segurança) e uma classificação que,
contudo, é desacompanhada de uma justificativa técnica.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério Art. 4.º do Ato 106/2018 – Compete à Secretaria de Tecnologia da
Informação e Comunicação – SETIC realizar levantamento e a
classificação dos bens de informática inservíveis à Administração, com a
respectiva justificativa técnica.
Art. 5.
o
do Ato 106/2018 - O levantamento efetuado deverá ser submetido
à Presidência do Tribunal, que designará Comissão Especial de
Desfazimento de Bens de Informática, composta por no mínimo 03 (três)
servidores, com o objetivo de dar prosseguimento ao processo de
desfazimento.
30
Art. 8.º do Ato 106/2018 - Nos casos de alienação, a avaliação do
material deverá ser feita de conformidade com os preços atualizados e
praticados no mercado.
Evidência - PROAD 3058/2022
- PROAD 4291/2022
- PROAD 4937/2023
Possíveis
Causas
Procedimento não normatizado.
Efeito Evidenciação das informações financeiras de forma não
fidedigna.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Semelhantemente ao verificado na Comissão de Desfazimento de Bens
Móveis, o ato de Desfazimento interno (Ato TRT GP 106/2018) segregou
as atividades de classificação e de avaliação dos bens inservíveis.
Explicitou-se que à Secretaria de Tecnologia da Informação competiria
classificar os bens. O ato 106/2018 não deixa claro a unidade
responsável pela realização da avaliação dos bens, sendo possível
inferi-la pela leitura do art. 5.º. Na prática, o que se observa é que a
SETIC realiza uma avaliação que é física e não é financeira, conforme
determina o art. 8.º
Tem-se, portanto, um aparente conflito positivo de atribuições e um
distanciamento do previsto pelo normativo federal (de maior hierarquia
constitucional).
À vista do exposto, fica mantido o achado, sendo oportuno o
conhecimento pela unidade e a adoção de providências especialmente
por ocasião da revisão do Ato 106/2018.
Recomenda
ção
Não será emitida Recomendação.
Benefícios
esperados
-
31
Quadro de Achados n° 4:
Inconformidades na categorização de bens
Descrição
do achado
Classificação de bens efetuada sem documentação de
suporte e avaliação técnica realizada sem produção de laudo
técnico.
Situação
encontrada
Classificação de bens efetuada sem documentação hábil que lhe sirva
de suporte, tais como orçamentos, pesquisa de preços, entre outros.
Vale lembrar que a classificação dos bens inservíveis da Administração,
na forma do art. 3. º do Decreto 9.373/2018, leva em consideração
aspectos de custo de recuperação, custo-benefício ou tão somente a
funcionalidade do bem, sendo oportuno a evidenciação do critério
adotado em cada caso, diante da singularidade do objeto.
Com relação à produção de laudo técnico, a equipe de auditoria
constatou que este é um subproduto da atividade da avaliação de bens.
Por ocasião da auditoria, foram consultados mais de 20 (vinte)
normativos, sendo eles de Órgãos do Judiciário, Ministérios Públicos,
Secretarias Estaduais, Defensoria Pública, Institutos e Universidades
Federais, e todos os citados órgãos entregam o resultado da avaliação
através da produção de laudo, inclusive com registros fotográficos. Tem-
se, portanto, uma boa prática já consolidada no âmbito da Administração
Pública.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério Art. 3.º do Decreto 9.373/2018 – Para que seja considerado
inservível, o bem será classificado como:
I - ocioso - bem móvel que se encontra em perfeitas condições de uso,
mas não é aproveitado;
II - recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e
cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor
de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser
justificável a sua recuperação;
III - antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo
rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste
prematuro ou obsoletismo; ou
32
IV - irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a
que se destina devido à perda de suas características ou em razão de
ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor
de mercado ou de a análise do seu custo e benefício demonstrar ser
injustificável a sua recuperação.
Art. 19 da Resolução CNJ n.º 210/2015 - As desincorporações
previstas nos incisos IV a VII do art. 17 devem ser feitas,
preferencialmente, para órgãos e entidades que colaboram com o Poder
Judiciário.
§ 1° As desincorporações previstas no caput dependem de avaliação
prévia do bem e da elaboração de laudo técnico daqueles
considerados inservíveis pela unidade de Tecnologia da Informação do
órgão beneficiário, conforme a seguinte classificação:
I – ocioso;
II – recuperável;
III – antieconômico;
IV – irrecuperável.
§ 2° O laudo técnico referido no § 1° deverá ser submetido à autoridade
máxima do órgão beneficiário, com vistas à autorização para
desincorporação dos bens.
Evidência PROAD nº 3.058/2022 e 4291/2022.
Possíveis
Causas
Ausência de padronização de procedimentos.
Efeito Evidenciação das informações de forma não fidedigna.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Consigna-se a existência do PROAD 4494/2024, em que foi aplicado
questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Uma das questões formuladas no questionário vai ao
33
encontro do achado, sendo oportuna a reprodução:
10. Os bens avaliados pela Comissão recebem laudo de avaliação?
=> Não, pois utilizamos o Sistema de Controle de Material e Patrimônio
(SCMP) que auxilia nos procedimentos de avaliação e depreciação.
Caso necessário a Comissão requisita informações técnicas a SETIC.
Por todo o exposto, resta caracterizada a necessidade de aprimoramento
da produção documental da principal atividade da Comissão de
Avaliação e Desfazimento dos Bens de Informática, sendo oportuno o
conhecimento pela unidade e a adoção de providências resolutivas.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4263/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 5:
Vícios formais nos termos de doação
Descrição
do achado
Inconformidades nos termos de doação.
Situação
encontrada
1. Termos de doação de bens n.º 020/2022, 021/2022 e
022/2022; 001/2023; e 001 a 024/2024 efetuados com base no
valor de entrada dos bens no patrimônio do TRT13;
2. Termos de Doação n.ºs 020 a 022/2022 e, 001 a 019/2024 e 021 a
024/2024 não datados;
3. Termo de Recebimento e Aceitabilidade data de 15 de março de 2022,
quando, referia-se a 15 de março de 2023;
34
4. Rasura em Termo de Doação 003/2024 sugerindo haver redução na
quantidade de CPU´s doadas;
5. Retificação de Termos de Doação efetuado unilateralmente pelo
Presidente da Comissão;
6. Corte na digitalização de alguns termos de doação, comprometendo a
visualização das assinaturas efetuadas digitalmente pelo Exmo.
Presidente deste Regional e demais membros da Comissão Especial de
Desfazimento.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério 1. Norma Brasileira de Contabilidade (NBC TSP) – Estrutura
Conceitual, item 7.8 - As bases de mensuração podem
fornecer valores de entrada e valores de saída. Para o ativo,
os valores de entrada refletem o custo da compra. O custo
histórico
e o custo de reposição são valores de entrada. Os
valores de saída refletem os benefícios econômicos da venda
e também o montante que será obtido com a utilização do
ativo. Em economia diversificada, os valores de entrada e
saída diferem à medida que as entidades, normalmente:
(a) adquirem ativos concebidos para suas particularidades
operacionais para as quais outros participantes do mercado
não estariam dispostos a pagar valor semelhante; e
(b) incorrem em custos de transação na aquisição.
2, 3, 4 e 6 - Art. 2.º, Parágrafo único, da Lei 9.784/1999: Nos
processos administrativos serão observados, entre outros, os
critérios de:
VIII – observância das formalidades essenciais à garantia dos
direitos dos administrados.
Art. 22, §1.º da Lei 9.784/1999 - Os atos do processo devem
ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o
local de sua realização e a assinatura da autoridade
responsável.
5. Art. 3.º da Lei 9.784/1999 - O administrado tem os
35
seguintes direitos perante a Administração, sem prejuízo de
outros que lhe sejam assegurados:
II - ter ciência da tramitação dos processos administrativos
em que tenha a condição de interessado, ter vistados autos,
obter cópias de documentos neles contidos e conhecer as
decisões proferidas;
Evidência 1 e 2. PROAD nº 3.058/2022: Termos de Doação n
o
021/2022
(Doc. 47), 020/2022 (Doc. 49) e 022/2022 (Doc. 60);
PROAD nº 4291/2022: Termo de Doação n
o
001/2023 (Doc.
53)
PROAD nº 4937/2023: Termos de Doação n
os
001 a
024/2024.
3. PROAD nº 3.058/2022: Termo de Recebimento e
Aceitabilidade (Doc. 61).
4. PROAD nº 4.937/2023: (Doc. 81).
5. PROAD nº 4.937/2023: RETIFICAÇÃO DO VALOR TOTAL
DO TERMO DE DOAÇÃO Nº 03/2024 (Doc. 117) e
RETIFICAÇÃO DE TOMBAMENTO CPU - TERMO DE
DOAÇÃO Nº 003/2024 (Doc. 118).
6. PROAD nº 4.937/2023: Docs. 74/82, e 95.
Possíveis
Causas
- Desconhecimento das normas;
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da
execução dos procedimentos;
- Ausência de revisor.
Efeito Insegurança jurídica; Baixa transparência.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
Consigna-se a existência do PROAD 4494/2024, em que foi aplicado
questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento do
objeto da auditoria. Algumas das questões formuladas no questionário
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
13. Na percepção dos integrantes da Comissão Especial de
Desfazimento, é possível conciliar os trabalhos da Comissão com os
36
trabalhos afetos à unidade de lotação principal sem maiores
dificuldades?
=> Com muita dificuldade para conciliar os afazeres da Comissão com
os das Unidades.
15. Os integrantes da Comissão Especial possuem sugestões a reportar
para que os trabalhos sejam mais exitosos?
=> Disponibilidade de tempo para desempenho das atividades da
Comissão e qualificação dos membros.
17. Favor, encaminhar a relação de cursos (concluídos e solicitados, nos
últimos 3 anos) pelos servidores que integram a Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento.
=> Nenhum curso foi realizado pelos Membros da Comissão.
Ante o exposto, esta equipe de auditoria vislumbra a existência de
fatores internos que reclamam uma sensibilidade da Administração com
fins a evitar a precarização dos serviços prestados.
Para além do aprimoramento dos controles internos pela unidade
auditada, é fundamental que a Administração disponibilize uma estrutura
de suporte em apoio ao relevante trabalho desenvolvido pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens de Informática.
Objetivando cumprir o papel de agregar valor à gestão, a equipe de
auditoria encaminhará, em capítulo específico, SUGESTÕES para a
melhoria do processo de Desfazimento de Bens na instituição.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4263/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios -
37
esperados
Quadro de Achados n° 6:
Baixa transparência no processo de seleção de donatários
Descrição
do achado
Constatada baixa transparência nos processos de desfazimento de bens,
nas etapas de seleção de donatários e na repartição dos bens.
Situação
encontrada
Verificou-se que há discricionariedade da Comissão em alocar os bens
às entidades destinatárias. Por outro lado, não há transparência quanto
aos critérios adotados para a definição dos donatários e da quantidade
de bens a serem doados. Até meados de 2023, os pedidos de doação
eram inseridos nos autos pela própria Comissão e a doação prosseguia
para esses pedidos inseridos – situação verificada nos PROADs
3058/2022 e 4291/2022.
Destaca-se, por exemplo, que, no PROAD 3058/2022, iniciado em
14/03/2022, um dos pedidos coligidos aos autos data de 20/04/2020
(Doc. 26), ou seja, há quase 2 anos antes da abertura do procedimento
de desfazimento de bens, não sendo possível aferir, de pronto, se havia
persistência de interesse na doação. Outro pedido reunido aos mesmos
autos (Doc. 25) havia sido arquivado pelo Presidente da CEDBI com a
seguinte informação: “Considerando que as providências inerentes já
foram adotadas, com a devida entrega dos bens à requerente, conforme
proad 4266/2022, arquivei o presente protocolo”. A despeito da
informação, a solicitação é reinserida no processo, prosseguindo-se com
a doação.
No PROAD 4291/2022, houve o direcionamento da entidade donatária
desde a ata de instalação dos trabalhos da Comissão (Doc. 21).
Essas circunstâncias narradas fragilizam a indeclinável etapa de
avaliação do interesse público e social da doação.
A partir do segundo semestre de 2023, passou-se a adotar um cadastro
de entidades (vide Documento 42 do PROAD 4937/2023). Registra-se o
reporte efetuado no relatório final da Auditoria Financeira
Integrada com Conformidade sobre as contas anuais do
exercício de 2023 – PROAD 247/2024, conforme achado n. 4,
do grupo Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de
38
Bens Móveis - CEADBM, onde foi constatada a ocorrência das
seguintes irregularidades relativas à utilização de tal
cadastro: 1. Habilitação de entidades sem ato formal,
despacho fundamentado ou checklist; 2. Habilitação de
pessoas jurídicas sem utilidade ou interesse público
formalmente reconhecidos pelo Poder Público; 3. Alocação de
bens para doação sem a apresentação de pedido pelo
donatário indicado; 4. Recebimento de documentação não
assinada e desprovida da característica de autenticidade; 5.
Ausência de transparência nos critérios adotados para ordem
de habilitação das entidades donatárias. Tendo em vista a
natureza dos achados, foi recomendado à Comissão Especial
de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis “aperfeiçoar as
medidas de controle de gestão administrativa com vistas a
garantir o alinhamento das atividades executadas aos
normativos que regem a matéria, a exemplo da adoção da
lista de verificação (checklist) contendo os procedimentos e
prazos previstos na legislação, as quais devem ser acostadas
aos autos dos processos de desfazimento, de modo a
propiciar a realização de ações tempestivas para a
regularidade dos processos”. O monitoramento da
recomendação da auditoria está sendo tratado no PROAD
4262/2024, em fase ainda incipiente.
Esse fato é evidenciado, neste momento, tendo em vista que
o mesmo cadastro de entidades está sendo utilizado pela
Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de
Informática, cumprindo a auditoria o dever de efetuar testes
adicionais de observância, selecionando-se, para tanto, uma
amostra de 10 (dez) entidades para avaliação dos processos
de habilitação.
O resultado da análise encontra-se disposto no Anexo I, e
pode ser assim sintetizado:
1. Habilitação de entidades sem ato formal, despacho fundamentado ou
checklist : verificado em 100% da amostra;
2. Habilitação de pessoas jurídicas sem utilidade ou interesse público
39
formalmente reconhecidos pelo Poder Público: Verificado em 10% da
amostra (PROAD 8733/2023);
3. Alocação de bens para doação sem a apresentação de pedido pelo
donatário indicado: Verificado em 20% da amostra (PROADs 7033/2023
e 8039/2023). Ademais, a solicitação de doação de bens de informática
foi indeterminada em 4 PROADs (PROADs 5661/2023, 4303/2023,
8733/2023 e 5233/2023);
4. Recebimento de documentação não assinada e desprovida
da característica de autenticidade: sem ocorrências.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática
Cadastro de entidades interessadas no recebimento de bens do acervo
do TRT13 por meio de doação
Critério Art. 2º da Lei 9.784/1999 - A Administração Pública obedecerá,
dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação,
razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa,
contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.
Evidência - PROAD 3058/2022
- PROAD 4291/2022
- PROAD 4937/2023
- Anexo I
Possíveis
Causas
- Concentração de funções pela CEDBI;
- Falhas nos controles internos relacionados aos registros da
execução dos procedimentos;
- Ausência de regulamentação do cadastro de entidades.
Efeito Insegurança jurídica; Baixa transparência; Comprometimento
da isonomia e impessoalidade administrativa.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
A doação de bens móveis encontra-se sujeita aos seguintes requisitos
legais: existência de interesse público exaustivamente justificado,
avaliação e licitação, sendo esta dispensada quando os fins e a
utilização têm interesse social.
Em regra, o Ato Administrativo deve ser revestido de motivo e motivação.
40
De acordo com a doutrina, a motivação no Ato Administrativo Vinculado é
uma obrigação. Já, no Ato Administrativo Discricionário, é um dever de
toda a Administração Pública, quando atua primando pela moralidade
administrativa. Assim, demonstrar que todo Ato Administrativo, deve ser
motivado é fundamental, à luz das disposições constitucionais, pois a
moralidade administrativa, quando a vontade estatal é exteriorizada,
deve ser mantida intacta, pois toda atuação estatal que enseja em Ato
Administrativo visa preservar o interesse público, tudo para se
compreender que a transparência na gestão pública é essencial e
indiscutivelmente plausível para a prevalência do interesse coletivo.
Em razão do exposto, a equipe de auditoria formula a seguinte
recomendação:
Recomenda
ção
- REGULAMENTAR a utilização do cadastro de entidades habilitadas à
doação, em que se preveja, no mínimo, qual a ordem preferencial de
classificação quando houver manifestação de interessados em número
superior à quantidade de bens.
Benefícios
esperados
- observância dos princípios basilares da Administração Pública;
- prevalência do interesse público;
- segurança jurídica;
- aprimoramento da transparência pública.
Quadro de Achados n° 7:
Concentração dos trabalhos em um único agente da Comissão
Descrição
do achado
Concentração dos trabalhos da CEDBI em um único servidor
público
Situação
encontrada
Verificou-se que quase todos os trâmites administrativos são
realizados pelo Presidente da CEDBI: juntada de documentos,
cumprimento de diligências, confecção de
informações/despachos e até mesmo o Parecer conclusivo da
CEDBI - em que se delibera pela doação de bens,
especificando os donatários - é assinado unicamente
pelo
Presidente da CEDBI. Existem ainda atividades paralelas que
são desempenhadas única ou preponderantemente pelo
41
Presidente da CEDBI e CEADBM e que correspondem ao
cadastramento de entidades interessadas em receber doação
de bens do TRT13, bem como a própria entrega dos bens
móveis doados.
Destaca-se a existência do PROAD 2099/2024, em que houve
o levantamento de todas as Portarias e Atos emitidos pelo
Regional, entre 2023 e 2024, num interstício de 14 meses,
onde foi constatada a designação do Sr. Carlos Firmino para
compor 14 Comissões, incluindo-se uma Comissão
Permanente, denominada CPAD – Comissão Permanente de
Processo Administrativo Disciplinar, e exercendo,
majoritariamente, a função de Presidente das citadas
Comissões. Realça-se que as Comissões de Desfazimento de
Bens Móveis e de Bens de Informática não estão incluídas no
quantitativo exposto acima.
Evidencia-se, portanto, uma concentração de funções em um
único servidor administrativo da Instituição.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática
Critério Art. 7º do Decreto 9.373/2018 - Os bens móveis inservíveis
cujo reaproveitamento seja considerado inconveniente ou
inoportuno serão alienados em conformidade com a
legislação aplicável às licitações e aos contratos
no âmbito
da administração pública federal direta, autárquica e
fundacional, indispensável a avaliação prévia.
Art. 7º da Lei 14133/2021 - Caberá à autoridade máxima do
órgão ou da entidade, ou a quem as normas de organização
administrativa indicarem, promover gestão por competências
e designar agentes públicos para o desempenho das funções
essenciais à execução desta Lei que preencham os seguintes
requisitos (...).
Evidência - PROAD 3058/2022
- PROAD 4291/2022
- PROAD 4937/2023
42
- PROAD 2099/2024
Possíveis
Causas
- Ausência de manual de desfazimento de bens;
- Ausência de distribuição clara de funções;
- Ausência de segregação de funções;
- Ausência de rodízio de designação para Comissões;
- Ausência de consulta a banco de dados que conste a
lotação principal do(a) servidor(a) indicado(a) e trabalhos
adicionais que estão em andamento previamente à
designação para composição de Comissão.
Efeito - Riscos à saúde ocupacional;
- Acúmulo de trabalho;
- Comprometimento da eficiência administrativa;
- Riscos de imagem institucional.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
A situação reportada no achado não se coaduna com os princípios
basilares da Administração Pública. Objetivando cumprir o papel de
agregar valor à gestão e, considerando que o PROAD 2099/2024
ainda está pendente de conhecimento pela Presidência, a
equipe de auditoria dá CIÊNCIA do achado à alta administração para que
possa contribuir com a reorientação da atuação administrativa.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 8:
Tempo médio de conclusão de procedimentos
Descrição
do achado
O tempo médio de conclusão dos processos de desfazimento de bens de
informática é superior a 1 (um) ano.
43
Situação
encontrada
1. O PROAD 3058/2022 foi iniciado em 14/03/2022. O
processo foi finalizado em 12/04/2023. Tempo decorrido: 394
dias.
2. O PROAD 4291/2022 foi iniciado em 20/04/2022. O
processo foi finalizado em 14/03/2023. Tempo decorrido: 328
dias.
3. O PROAD 4937/2023 foi iniciado em 18/05/2023. Nesta
data (21/05/2024), o procedimento em questão ainda não
havia sido concluído. Tempo decorrido até a data da
apresentação deste Quadro de Resultados: 369 dias.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática
Critério Art. 5º da Constituição Federal/1988, inciso LXXVIII - a todos, no âmbito
judicial e administrativo, são assegurados a razoável duração do
processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação.
Evidência - PROAD 3058/2022
- PROAD 4291/2022
- PROAD 4937/2023
Possíveis
Causas
- Concentração dos trabalhos em único agente público;
- Ausência de previsão de prazos para conclusão de
atividades;
- Fluxo de tramitação procedimental não mapeado;
- Ausência de racionalização de atividades, entre outros.
Efeito Não consecução da eficiência administrativa.
Manifestaçã
o do
auditado
Não houve manifestação da unidade auditada.
Análise da
equipe
O tempo médio de conclusão de procedimentos pode ser considerado
um indicador de eficiência. É de se relevar que a ação do tempo, aliado
às condições climáticas, acelera o processo de deterioração dos bens
em processo de doação, além de ocupar por tempo prolongado espaço
físico para guarda desses materiais.
Consigna-se ainda a existência do PROAD 4494/2024, em que foi
aplicado questionário à unidade auditada, para viabilizar o conhecimento
do objeto da auditoria. Algumas das questões formuladas no questionário
44
tangenciam o achado, sendo oportuna a reprodução:
13. Na percepção dos integrantes da Comissão Especial de
Desfazimento, é possível conciliar os trabalhos da Comissão com os
trabalhos afetos à unidade de lotação principal sem maiores
dificuldades?
=> Com muita dificuldade para conciliar os afazeres da Comissão com
os das Unidades.
15. Os integrantes da Comissão Especial possuem sugestões a reportar
para que os trabalhos sejam mais exitosos?
=> Disponibilidade de tempo para desempenho das atividades da
Comissão e qualificação dos membros.
17. Favor, encaminhar a relação de cursos (concluídos e solicitados, nos
últimos 3 anos) pelos servidores que integram a Comissão Especial de
Avaliação e Desfazimento.
=> Nenhum curso foi realizado pelos Membros da Comissão.
As respostas apresentadas ao questionário retratam fatores internos,
que podem ser indicados como causas possíveis que contribuem para a
ocorrência do achado, e cuja mitigação demanda uma sensibilidade da
Administração.
Para além do aprimoramento dos controles internos pela unidade
auditada, é fundamental que a Administração disponibilize uma estrutura
de suporte em apoio ao relevante trabalho desenvolvido pela Comissão
Especial de Desfazimento de Bens de Informática.
Objetivando cumprir o papel de agregar valor à gestão, a equipe de
auditoria encaminhará, em capítulo específico, SUGESTÕES para a
melhoria do processo de Desfazimento de Bens na instituição.
Recomenda
ção
Nenhuma recomendação será emitida por ora, tendo em vista a
existência de monitoramento da auditoria tratada no PROAD 4263/2024
e a Recomendação já formulada para a unidade consistente em
“Aperfeiçoar as medidas de controle de gestão administrativa com vistas
a garantir o alinhamento das atividades executadas aos normativos que
regem a matéria, a exemplo da adoção da lista de verificação (checklist)
contendo os procedimentos e prazos previstos na legislação, as quais
45
devem ser acostadas aos autos dos processos de desfazimento, de
modo a propiciar a realização de ações tempestivas para a regularidade
dos processos”.
Benefícios
esperados
-
Unidade auditada: Coordenadoria de Material e Patrimônio (CMP)
Quadro de Achados n° 1:
Deficiência nos controles internos na movimentação dos bens
Descrição do
achado
Encaminhamento de bem para doação cujo registro
patrimonial indicava que o mesmo já havia sido doado.
Situação
encontrada
No PROAD 3058/2022 (documentos sequenciais 10 e 11),
que tratou da doação de bens de informática localizados
na Ejud, foi relatado a identificação de uma CPU (tombo nº
51586) que possui registro de baixa
no SCMP, por doação,
em outro Processo de Desfazimento (Prot. 10.531/2019).
Referida CPU teria sido localizada na unidade e trazida
para o depósito para análise e gestão dessa situação pela
Seção.
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério Art. 14, do ATO TRT GP N. 106/2018: O Núcleo de Material,
Patrimônio, Conservação e Limpeza – NMPCL, retirando as
plaquetas de identificação dos bens, deverá providenciar o Termo de
Recebimento e o Termo de Baixa Patrimonial.
Evidência PROAD 3058/2023 - documentos sequenciais 10 e 11.
Possíveis
Causas
Ausência de registro nos autos.
Efeito Descumprimento de normativo interno.
Manifestação
do auditado
(Protocolo n.º
4492/2024,
sequencial 6)
“Em atenção à RDI nº 27/2024 (doc. inicial), seguem as
informações:
Registramos que a CPU tombada nº 51586 está em
processo de desfazimento no PROAD nº 4937/2023,
conforme listado na planilha “lista de bens para
46
desfazimento – BAIXADOS SCMP” (doc. 12).
O que sabemos é que existem muitos bens com tombos
duplicados e muitos bens sem tombo, conforme já foi
relatado em outras ocasiões por esta Coordenadoria .”
(grifamos)
Análise da
Equipe
A Coordenadoria de Material e Patrimônio elucida que a CPU
tombada sob a numeração 51586 seguiu o processo de
desfazimento nos mesmos autos, sendo listado no
documento sequencial 12 do PROAD 3058/2022. Para a
justificativa da ocorrência do achado expôs causa provável
decorrente da existência de muitos bens, no acervo
mobiliário do TRT13, com numerações de tombo
duplicados e outros sem tombo, fatos estes de
conhecimento prévio da auditoria. Ratificamos as
informações prestadas pela Ilma. Coordenadora de
Material e Patrimônio tendo em vista que as fragilidades
de controle (inventário) do patrimônio do TRT13 foram
amplamente discutidas por ocasião da Auditoria Financeira
Integrada com Conformidade – exercício de 2023.
Inclusive, a Coordenadoria deflagrou pedido de
Contratação de empresa especializada em inventário
patrimonial (serviço) com fins a sanar inconsistências com
mapeamento e identificação de bens móveis, avaliação e
ajustes contábeis, conforme Recomendação da SECAUD,
com os seguintes objetivos:
1) Levantamento de todos os bens do Tribunal (MATERIAL
PERMANENTE), ou seja, excetuados os bens intangíveis,
os imóveis e o Almoxarifado;
2) Colocação de etiqueta de tombamento com código de
barras (já temos) e eventual retirada das antigas;
3) Identificação correta de todos os bens, contemplando
foto, descrição marca modelo para os ajustes necessários
no Sistema de Patrimônio;
47
4) Reavaliação dos bens, de forma a atualizarmos o valor
registrado no Sistema;
5) Localização dos bens não encontrados;
6) Saneamento das inconsistências no Sistema de
Patrimônio, referentes a
registro/tombo/descrição/valor/depreciação, enfim, tudo o
que for identificado no Levantamento e que não esteja
corretamente registrado no Sistema. A solicitação em
comento constou do PROAD 465/2024, incluído no PAAC
2024, item 1530.
A equipe de auditoria consigna ainda que, em sede de
benchmarking promovido, identificou em vários normativos
a adoção do seguinte procedimento de controle: as
plaquetas de tombamento são retiradas e coladas em folha
de papel. Findo o processo de desfazimento, a cópia das
plaquetas dos bens descartados é digitalizada e anexada
ao processo. Dessa feita, fazemos o registro da boa
prática para eventual consideração.
Recomendação Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
Esperados
Aprimoramento dos controles internos.
Unidade auditada: Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF)
Quadro de Achados n° 1:
Identificação de donatário
Descrição
do achado
Não há correspondência entre donatário escriturado conforme
Notas de Sistema 2024NS001656 e 2024NS001747 e o
registrado conforme Termo de Doação 22/2024.
Situação
encontrada
Não se verificou correspondência entre o donatário
apresentado no Termo de Doação 022/2024 e nas Notas de
Sistema 2024NS001656 e 2024NS001747.
48
Objeto Procedimento de Doação de Bens de Informática.
Critério Art. 15, do ATO TRT GP N. 106/2018 – A Secretaria de Planejamento e
Finanças providenciará a baixa contábil dos bens no Sistema Integrado
de Administração Financeira – SIAFI.
Evidência PROAD 4937/2023: Termo de Doação 022/2024 (Doc. 93)
Documentos SIAFI 2024NS001656 e 2024NS001747.
Possíveis
Causas
Erro material.
Efeito - Assimetria de informações;
- Prejuízos à accountability.
Manifestaçã
o do
auditado
(Protocolo
n.º
5075/2024,
sequencial
5)
“Prezada Diretora
Devolvo o Proad com a devida correção do CNPJ do
donatário registrado indevidamente no SIAFI.
Portanto atendido e solucionado o Achado nº 1 conforme
sequenciais 003 e 004.
(datado e assinado eletronicamente)
SALETIEL DIAS PAZ
DCCONT”.
Análise da
Equipe
Conforme demonstrado pelos documentos sequenciais 3 e 4,
do PROAD 5075/2024, a Secretaria de Orçamento e Finanças
anexou aos autos uma via dos Documentos SIAFI
2024NS003156 (Título de crédito 2024PA000050) e
2024NS003161 (Título de crédito 2024PA000081), em que
foram promovidos os ajustes dos lançamentos contábeis de
baixa dos bens de informática doados, ajustando-os ao real
donatário expresso no Termo de Doação 022/2024. Dessa
maneira, resta desconstituído o achado n
o
1 da Secretaria de
Orçamento e Finanças por saneamento da causa raiz da
inconformidade.
Recomenda
ção
Achado desconstituído
Benefícios
Esperados
Achado desconstituído
49
III. RECOMENDAÇÕES
Em decorrência dos achados indicados no item anterior, esta equipe de
auditoria submete, à consideração, 2 (duas) propostas de Recomendação.
Conforme ISSAI 3200, as recomendações, quando fornecidas, visam promover
melhorias diminuindo custos e simplificando a administração, aumentando a qualidade e o
volume de serviços ou melhorando a efetividade, o impacto ou os benefícios para a
sociedade. O auditor pode recomendar ações para corrigir deficiências e outros achados
identificados durante a auditoria e para aprimorar programas e operações quando o
potencial de melhoria é fundamentado pelos achados e conclusões relatados.
Observada a orientação preconizada pelo Manual de Auditoria do Poder
Judiciário, as propostas de Recomendação foram discutidas com as unidades auditadas e
consideraram os conhecimentos de que os(as) gestores(as) dispõem em relação ao
objeto auditado e os recursos com os quais podem contar.
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens Móveis (CEADBM)
- ADEQUAR o mapeamento do processo de desfazimento de bens móveis, com exceção
dos bens de informática, à legislação interna do TRT13.
À Comissão Especial de Avaliação e Desfazimento de Bens de Informática (CEDBI)
- REGULAMENTAR a utilização do cadastro de entidades habilitadas à doação, em que
se preveja, no mínimo, qual a ordem preferencial de classificação quando houver
manifestação de interessados em número superior à quantidade de bens.
IV. SUGESTÕES
Considerando que, a rigor do art. 2.º da Resolução CNJ n.º
308/2020, a auditoria interna é a atividade independente e objetiva de
avaliação e consultoria com o objetivo de agregar valor às operações da
organização, de modo a auxiliar na concretização dos objetivos estratégicos
organizacionais, mediante avaliação da eficácia dos processos de
gerenciamento de riscos, de controles internos, de integridade e de
governança, esta equipe de auditoria apresenta 03 (três) SUGESTÕES à
Administração para a melhoria dos processos de desfazimento de bens
móveis neste Regional, ressaltando a inexistência de caráter vinculante
para implementação:
50
1 - Promover capacitação dos servidores das Comissões de
Desfazimento de Bens Móveis e de Bens de Informática;
2 - Estabelecer mecanismos para compatibilização dos trabalhos
da Comissão de Desfazimento com lotação principal dos servidores, a
exemplo da Defensoria Pública do Estado do Piauí (Ato Normativo
012/2022, art. 5.º, §5º: Durante os dias em que se realizarem os trabalhos
da Comissão, os seus membros atuarão, se necessário, com prejuízo de
suas atividades nas suas lotações de origem, podendo compensar as horas
trabalhadas nas atividades desenvolvidas na Comissão);
3 - Adotar temporalidade e rodízio na designação de servidores
para as Comissões de Desfazimento de Bens Móveis e de Bens de
Informática.
51
V. CONCLUSÃO
Cumpridas as determinações emanadas do Comunicado de
Auditoria 05/2024 da Secaud TRT 13.ª Região, PROAD nº 4333/2024, e
ainda, de acordo com os objetivos propostos na auditoria dos processos de
doação de bens móveis do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região,
constatou-se que:
a) Em relação aos controles implantados na rotina de desfazimento
de bens móveis e de bens de informática, foram identificadas as principais
falhas na rotina de desfazimento e impactos delas resultantes;
b) Em relação a verificação de conformidade/aderência do
processo de desfazimento de bens às legislações, verificou-se que a
legislação interna dos processos de desfazimento deste Tribunal Regional
encontra-se desatualizada e não compatível integralmente com o normativo
federal;
c) Em relação aos procedimentos de baixa patrimonial e contábil,
verificou-se a sua ocorrência alinhada ao que determinam as legislações.
Em consonância com o papel da auditoria interna estabelecido na
Resolução CNJ n.º 309/2020, na Resolução CSJT n.º 282/2021 e na
Resolução Administrativa TRT13 n.º 100/2020, levamos à consideração de
Vossa Excelência o resultado desta auditoria.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 29 de maio de 2024.
Mona Larissa Costa Freire
Líder da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Membro da Auditoria
Marcos José Alves da Silva
Membro da Auditoria
Mari Hara Onuki Monteiro
Membro da Auditoria
52
Josenildo Junior de Sousa Campos
Estagiário
53
