RELATÓRIO FINAL DE MONITORAMENTO

Monitoramento da auditoria sobre a Gestão de Compras e Contratação

João Pessoa/PB – maio/2023

RELATÓRIO DE MONITORAMENTO

1. IDENTIFICAÇÃO DA AUDITORIA MONITORADA

1. Protocolo nº 10.989/2022

2. Áreas Auditadas: SADM

3. Período Auditado: 01/01/2022 a 25/10/2022

4. Objetivos:

   1.4.1. Verificar a conformidade dos processos licitatórios com os dispositivos da Lei, Acórdãos do TCU e Normas e Procedimentos Internos. Análise da eficiência e efetividade das contratações, frente aos custos e objetivos alcançados e avaliação quanto à utilização dos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; e,

   1.4.2. Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos, relacionados à atividade de compras, contratações e licitações, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de riscos; c) atividade de controle; d) informação e comunicação; e) monitoramento.

5. Escopo: Amostras de processos licitatórios realizados em 2022;

6. Equipe de Auditoria: José Hugo Leite Quinho, Marcos José Alves da Silva, Maurício Dias Sobreira Bezerra e Nathália de Almeida Torres.

7. Responsável pelo monitoramento a partir 01/2023: Mari Hara Onuki Monteiro

SUMÁRIO

2. INTRODUÇÃO

2.1. Visão Geral do Objeto

O presente monitoramento, tem como objeto a auditoria levada a efeito neste Protocolo nº 10.989/2022, que procurou avaliar a gestão de compras e contratações com os dispositivos das Leis, Acórdãos do TCU e Normas e Procedimentos Internos. Análise da eficiência e efetividade das contratações, frente aos custos e objetivos alcançados e avaliação da utilização dos critérios de sustentabilidade ambiental nas aquisições feitas nos protocolos de compras e contratações.

Tal auditoria resultou em recomendações conforme item 8 do relatório de auditoria sequencial 5.

O presente protocolo não retornou para esta Secretaria de Auditoria após ciência e despacho da Presidência (sequencial 14) acerca do Relatório de Auditoria, e prosseguiu pelos setores responsáveis; sendo que, no momento que foi percebido que havia prosseguido sem retorno para a autuação dos protocolos de monitoramento, analisamos o protocolo e verificamos que já estava em fase final de ciência pelos setores responsáveis acerca das recomendações, fato que recomendamos o prosseguimento, conforme despacho sequencial 26.

Este relatório de monitoramento tem como finalidade analisar o atendimento às recomendações elencados no item 8, oriundo dos achados anotados no Relatório de Auditoria sequencial 5.

2.2. Metodologia utilizada

Os trabalhos de monitoramento compreenderam análise documental, consulta a sistemas de informática e interpelações aos setores envolvidos.

2.3. Limitações

Não houve limitação ao presente monitoramento.

3. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

Seguem abaixo análise em relação ao atendimento das recomendações:

3.1. Achado 6.1

O achado foi desconstituído após justificativa do auditado, conforme disposto no Quadro 6.1 do relatório de auditoria sequencial 5.

A recomendação a título de oportunidade de melhoria: viabilizar o acesso a SECAUD aos documentos sigilosos, sem a necessidade de remessa dos autos à Secretaria - também foi demonstrado inviável pelo auditado conforme sequencial 19.

3.2. Achado 6.2

Documento de Oficialização da Demanda (DOD) incompleto.

Recomendações:

1) Determinar a SEGEPE criar controles internos capazes de assegurar que o DOD seja preenchido em todos os seus campos, em especial com a indicação de responsável pelo acompanhamento da contratação e a indicação da equipe de planejamento, evitando, assim, que a falha apontada se repita no futuro.

2) Determinar que a SADM expeça orientação circular a todos os setores responsáveis pela elaboração de DOD que observem as prescrições da norma interna que o regulamenta - ATO TRT SGP nº 284/2019, anexo VII.

3) Determinar à Secretaria Administrativa que somente dê seguimento aos processos de contratações após a total observância do ATO regulamentar - ATO TRT SGP nº 284/2019, anexo VII.

3.2.1. Critérios:

ATO TRT SGP nº 284/2019, anexo VII.

3.2.2. Análise:

Quanto à recomendação 1: a SEGEPE tomou ciência conforme sequenciais 30 a 55.

Quanto à recomendação 2 e 3: a Secretaria Administrativa providenciou Memorando Circular registrando orientações a todos os setores responsáveis conforme documentos sequenciais 21 e 22.

Somando-se ao fato de que nas próximas auditorias programadas para o mesmo tema estes itens serão objeto de verificação, consideramos a recomendação atendida.

3.3. Achado 6.3

Pesquisa de preços inexistente.

Recomendações:

1) Determinar a SEGEPE a criar controles internos capazes de assegurar que a pesquisa de preço para realização das contratações públicas que resultem em dispêndio orçamentário, seja realizada observando-se as normas legais gerais e internas, e, também, as decisões do TCU, especialmente o mapeamento do Processo Aquisição de Bens e Serviços Comuns.

2) Determinar a Secretaria Administrativa que somente dê seguimento aos processos de realização de despesa pública quando não estiverem devidamente instruídos com consulta de preços de mercado, devendo-se, portanto, seguir as normas legais cabíveis para tanto, como, ainda, as decisões emanadas do Tribunal de Contas da União.

3.3.1. Critérios:

Lei 8.666/93, artigo 7º, § 2º, inciso II e artigo 40, § 2º, inciso II. Instrução Normativa nº 73/2020. Acórdão nº 1875/2021-TCU-Plenário.

3.3.2. Análise:

Quanto à recomendação 1: a SEGEPE tomou ciência conforme sequenciais 30 a 55.

Quanto à recomendação 2: após manifestação da Secretaria Administrativa conforme despacho sequencial 25, consideramos o achado desconstituído.

Somando-se ao fato de que nas próximas auditorias programadas para o mesmo tema este item será objeto de verificação, consideramos a recomendação atendida.

3.4 Oportunidade de melhoria:

Todos os Documentos de Oficialização da Demanda nos protocolos selecionados para auditagem, embora reconhecendo não possa ser especificadamente considerado achado de auditoria, há referência quanto ao alinhamento estratégico, previsto no Planejamento Estratégico, bem como atinente a constar no aprovado Plano Anual de Contratações do Tribunal, porém, em todos os casos não houve citação do número do PROAD relativo a cada processo, nem o item deste em que se encontra estabelecido naquele documento, quando coube. Desse modo, como oportunidade de melhoria, temos que seja recomendável a se incluir em todos os DODs a menção ao número do processo que instituiu o Plano Estratégico, bem como do Plano Anual de Contratação instituído, fazendo-se referência ao item respectivo em que ele se encontra, quando assim couber.

Recomendação:

Incluir em todos os DODs a menção ao número do processo que instituiu o Plano Estratégico, bem como do Plano Anual de Contratação instituído, fazendo-se referência ao item respectivo em que ele se encontra, quando assim couber.

3.4.1. Análise:

A Secretaria Administrativa providenciou Memorando Circular registrando orientações a todos os setores responsáveis conforme documentos sequenciais 21 e 22.

Dessa forma, consideramos a recomendação atendida.

4. CONCLUSÃO

O protocolo de auditoria nº 10.989/2022, avaliou a gestão de compras e contratações efetivadas através da realização de procedimentos licitatórios.

O presente monitoramento constatou que, como visto no capítulo 3 deste relatório, que as recomendações remanescentes do item 8 do relatório de auditoria foram atendidas.

Diante do exposto e considerando que o tema em questão pode ser objeto de nova auditoria, encaminhamento o presente protocolo para conhecimento.

5.1. BENEFÍCIOS ESPERADOS

O atendimento às recomendações em comento implica na otimização de processos de trabalho através da simplificação, agilização e racionalização de rotinas, assim como a supressão de práticas desnecessárias, proporcionando melhor desempenho do setor responsável contribuindo com o aprimorando seus controles internos administrativos, bem como a conscientização acerca da necessidade de observância dos dispositivos legais, acórdãos do TCU e normas e procedimentos internos, além da observância aos critérios de sustentabilidade ambiental. Refletindo em maior segurança nas contratações feitas pela administração.

5.2. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Em face do caráter conclusivo deste relatório, faço os autos conclusos ao Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região para conhecimento, e após, à SECAUD para as demais providências.

À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria.

João Pessoa, 26 de maio de 2023

Mari Hara Onuki Monteiro

Responsável pelo monitoramento

GLOSSÁRIO

DOD – Documento Oficial de Demanda.

PROAD – Sistema Processo Administrativo Digital.

SADM – Secretaria Administrativa.

SECAUD – Secretaria de Auditoria Interna.

SEGEPE – Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal.

SGP – Secretaria-Geral da Presidência.

TCU – Tribunal de Contas da União.

TRT 13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região.