PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
______________________________________________________________________
RELATÓRIO DE ATIVIDADES DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA
ANO 2018
Em cumprimento ao disposto no parágrafo 2º do artigo 3º da Decisão
Normativa TCU nº 170/2018 e orientações constantes no sistema e-
contas, apresento o Relatório das Atividades da Secretaria de Controle
Interno do Tribunal Regional da Trabalho da 13ª Região.
1 – IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE
1.1 – SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
À Secretaria de Controle Interno (SCI), unidade administrativa integrante
da estrutura organizacional do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª
Região, subordinada à Presidência do TRT 13ª Região, compete exercer
as atribuições contidas no artigo 74 da Constituição Federal, nos artigos
20 a 23 do Regulamento Geral da Secretaria deste Tribunal na forma
disposta item 1.4 do manual de organização deste Regional, disponível
em https://www.trt13.jus.br/intranet/acs/news/2017/08/2017/08/manual-de-organizacao-
do-trt- e-aprovado-pela-presidencia/age-manual-de- organizacao-trt-13.pdf, e atuou
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junto à Presidência deste Tribunal desenvolvendo as ações abaixo
consignadas:
2 – AÇÕES DESENVOLVIDAS
2.1 – AUDITORIAS
Durante o ano de 2018 foram realizadas pelos servidores da SCI
todas as auditorias previstas no Plano Anual de
Auditoria - PAA/2018, disponíveis no sítio deste Regional em
https://www.trt13.jus.br/institucional/controle-interno e, neste mesmo link,
estão disponíveis também os relatórios finais das auditorias realizadas, a
saber:
• AUDITORIA dos Resultados da Gestão de 2017– Protocolo TRT nº 113/2018.
• AUDITORIA do Relatório de Gestão - Avaliação, considerando a natureza
jurídica e o negócio da Unidade Prestadora de Contas (UPC), da conformidade
das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as
normas que regem a elaboração de tais peças – Protocolo TRT nº 1.678/2018.
• AUDITORIA dos indicadores instituídos pelo Tribunal Regional do Trabalho da
13ª Região para aferir o desempenho de sua gestão – Protocolo TRT nº
4.568/2018.
• AUDITORIA sobre Passivos – Protocolo TRT nº 6.108/2018.
• AUDITORIA dos Processos de Inexigibilidade e Dispensa de Licitação –
Protocolo TRT nº 7.650/2018.
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• AUDITORIA dos Empenhos e Liquidação de Despesas – Protocolo TRT nº
9.534/2018.
• AUDITORIA sobre a Adequabilidade da Força de Trabalho do TRT13 – Protocolo
TRT nº 11.206/2018
• AUDITORIA para Avaliar a Efetiva Utilização dos Bens e Serviços de TI
custeados com Recursos de 2016 e 2017 do CSJT– Protocolo TRT nº
11.681/2018
• AUDITORIA dos Processos Licitatórios – Protocolo TRT nº 15.094/2018.
• AUDITORIA sobre Gestão de TI da UPC - Protocolo TRT nº 16.266/2018.
• AUDITORIA de Avaliação dos Controles Internos da UPC - Protocolo TRT nº
16.730/2018.
• AUDITORIA sobre Ajuda de Custo - Protocolo TRT nº 17.789/2018 .
As auditorias previstas no PAA/2018 foram concluídas, cumpridos os
prazos estabelecidos.
Dessas, destacamos a Auditoria para avaliar os resultados da Gestão,
cujo objetivo é a “avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da
gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos
objetivos estabelecidos no plano plurianual (PPA) como de
responsabilidade da UPC auditada, dos objetivos estabelecidos no plano
estratégico, da execução física e financeira das ações da Lei
Orçamentária Anual (LOA) vinculadas a programas temáticos,
identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão ”,
realizada anualmente, em ressonância ao disposto no artigo 74 da
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Constituição Federal, quanto às competências dessa unidade de Controle
e Auditoria interna.
Além disso, destacamos as auditorias a seguir:
2.1.1 - Auditoria sobre Empenho e Liquidação de despesas
Essa auditoria teve os seguintes objetivos:
• Confirmar a inexistência de despesa realizada sem prévia emissão
de empenho, como também, examinar a regularidade nos
procedimentos utilizados para as anulações de empenho, com vistas
a propor ações de fortalecimento dos controles internos inerentes a
atividade e verificar a conformidade da liquidação de despesas com
as disposições legais vigentes.
• Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos
administrativos com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos
sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema
de controles internos da unidade:
a) ambiente de controle;
b) avaliação de risco;
c) atividades de controle;
d) informação e comunicação;
e) monitoramento.
Nesse sentido, foram formuladas as seguintes questões, com a finalidade
de obtenção de evidências necessárias ao embasamento da auditoria:
1 A Nota de Empenho está assinada pela autoridade competente
(ordenador de despesas)? Art. 58 da Lei 4.320/1964.
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2 O empenho obedeceu o limite dos créditos orçamentários concedidos?
Art. 59 da Lei 4.320/1964.
3 A despesa foi empenhada previamente à realização da despesa? Caput
do Art. 60 da Lei 4.320/1964.
4 Ressalvados os casos especiais previstos na legislação específica, foi
emitida Nota de Empenho para todos os empenhos efetuados? Art. 60 da
Lei 4.320/1964, § 1º.
5 Foi adotada a sistemática de empenhos globais e estimativos e existe
controle dos seus saldos? Art. 60 da Lei 4.320/1964, §§ 2º e 3º.
6 O empenho foi emitido de acordo com a Lei, ou seja, contém nome do
credor, fundamentação adequada e detalhamento da despesa por
categoria econômica e por funções, saldo anterior e atual e valor da
despesa efetuada? Art. 61 da Lei 4.320/1964.
7 Os adiantamentos foram precedidos de empenho na dotação própria?
Art. 68 da Lei 4.320/1964.
8 O empenho de despesa é prévio em relação à data da respectiva nota
fiscal do fornecedor?
9 Está sendo entregue ao credor uma via da nota de empenho?
10 Os documentos de suporte da despesa pública estão anexados à nota
de empenho?
11 O empenho da despesa observa a fonte de financiamento?
12 O arquivamento das Notas de Empenhos se encontra em boa ordem?
13 A despesa empenhada está classificada de forma adequada?
14 As notas de anulação de empenho emitidas têm autorização do
ordenador de despesa e há motivação de sua anulação?
15 O valor da anulação foi lançado na conta de dotação específica?
16 Havendo anulação parcial do empenho, foi esta devidamente
justificada no processo (fundamentação)?
17 A liquidação da despesa precede o seu pagamento? Art. 62 da Lei
4320/1964.
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18 Antes da liquidação da despesa foi efetuada a verificação do direito
adquirido do credor? Art. 63 da Lei 4320/1964, § 1º.
19 A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços
prestados teve por base o contrato, ajuste ou acordo respectivo, a nota de
empenho e os comprovantes da entrega do material ou da prestação
efetiva do serviço? Art. 63 da Lei 4320/1964, § 2º.
20 A ordem de pagamento foi exarada por autoridade competente? Art. 64
da Lei 4320/1964.
21 Todos os pagamentos são efetuados pelo setor competente (SPF)? Art.
65 da Lei 4320/1964.
Metodologia
Para execução do objetivo 1 da auditoria, foi solicitada a Unidade
Auditada (Secretaria de Planejamento e Finanças), através da R.D.I nº
13/2018 (Protocolo TRT 9.534/2018), a numeração de todos os protocolos
administrativos em que houve empenho e liquidação de despesas, com
valor igual ou superior a importância de R$ 10.000,00 (dez mil reais), no
período de 01/01/2018 a 30/06/2018.
A partir dessa relação de protocolos, que representa a totalidade dos
dados, a equipe de auditoria iniciou os procedimentos de amostragem
para seleção dos itens que serão testados. Amostragem de auditoria é a
aplicação de procedimentos de auditoria sobre uma parte da totalidade
dos itens, para permitir que o auditor obtenha e avalie a evidência de
auditoria sobre algumas características dos itens selecionados, para
formar, ou ajudar a formar, uma conclusão sobre a população.
Como critério de seleção de amostra foi utilizada a técnica de amostragem
denominada seleção aleatória que, segundo a NBC T 11.11 - Amostragem
(Normas Brasileiras de Contabilidade - Normas de Auditoria
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Independente), é a seleção que assegura que todos os itens da população
tenham idêntica possibilidade de serem escolhidos. Na seleção aleatória
utiliza-se, por exemplo, tabelas de números aleatórios que determinarão
quais os números dos itens a serem selecionados dentro do total da
população ou dentro de uma sequência de itens da população
predeterminada pelo auditor.
Dessa forma, após execução da amostragem aleatória, dentre as mais de
400 Notas de Empenho distribuídas em aproximadamente 300 protocolos
(existem protocolos com mais de uma Nota de Empenho emitidas em
razão de anulações, reforços etc.) foram selecionados para amostra 30
protocolos, que na opinião da equipe de auditoria foi capaz de
proporcionar evidência de auditoria suficiente e apropriada.
Em relação ao objetivo 2 desta auditoria, foi utilizada a metodologia
COSO de avaliação de controles internos e gerenciamento de riscos
corporativos, sendo avaliados os seguintes componentes: ambiente de
controle, fixação de objetivos, identificação de riscos, avaliação de riscos,
resposta ao risco, atividades de controle, informação e comunicação e
monitoramento. Tais componentes foram avaliados sob o enfoque da
avaliação de controle interno em nível de atividade.
A avaliação dos controles internos em nível de atividades é feita através
da escolha de um processo no qual são avaliados os riscos. A avaliação
de riscos do processo, por sua vez, é realizada por meio da inferência dos
objetivos do processo, da identificação dos riscos, da resposta aos riscos
e da identificação das atividades de controle existentes ou necessárias
para reduzir ou prevenir tais riscos.
Dessa forma, foi realizada a avaliação dos riscos e controles internos no
âmbito da gestão orçamentária, especialmente no que diz respeito ao
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empenho e liquidação de despesas. Todavia, como o processo relativo ao
empenho e liquidação de despesas não estava formalmente mapeado pela
administração, para realização da avaliação dos riscos e dos controles
internos em nível de atividades nesta auditoria, esta equipe de auditoria
identificou as atividades que fazem parte do processo de empenho e
liquidação, e realizou a avaliação dos riscos e controles internos com
base nelas.
Achados
Seguem abaixo os achados da Auditoria, relativo aos protocolos
administrativos em que houve empenho e liquidação de despesas,
referentes ao período de janeiro/2018 a junho/2018
Protocolo TRT nº 2.185/2018
DESCRIÇÃO DO ACHADO O empenho de despesa não é prévio em
relação à data da respectiva nota fiscal do
fornecedor.
SITUAÇÃO ENCONTRADA NE 2018NE000185 emitida em 05/03/2018
posteriormente a emissão da NF 00000632
emitida em 16/02/2018.
CRITÉRIO Caput do Art. 60 da Lei 4.320/1964.
EFEITO Ofensa a vedação de realização de despesas
sem prévio empenho conforme disposto no
artigo 60 da Lei nº 4.320 /64.
CAUSA Atraso no início do processo.
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO A autorização da Ordenadoria de Despesas
para EMISSÃO da NE ocorreu no dia
02/03/2018, já em atraso em relação a data
de emissão da NF, conforme sequencial 011
do Protocolo TRT n. 2.185/2018.
ANÁLISE DA EQUIPE Embora a Unidade auditada afirme que
autorização da Ordenadoria de Despesas foi
efetuada com data posterior a data de
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emissão da Nota Fiscal, esta equipe de
auditoria identificou que o processo
administrativo já iniciou com atraso: a
solicitação da chefia do Núcleo de Contratos
para empenho da despesa foi feita no dia
26/02/2018 já defasada em relação a data de
emissão da Nota Fiscal (16/02/2018).
Por tratar-se de um contrato com prazo de
vigência superior a um exercício financeiro, é
necessário acompanhamento para que o
empenho seja feito assim que iniciado o novo
exercício financeiro para que o empenho de
despesa seja prévio em relação à data da
respectiva nota fiscal do fornecedor.
Dessa forma percebe-se que a falha no
processo ocorreu nas atividades anteriores
ao empenho, mais precisamente nas
atividades relacionadas as compras e
contratações.
RECOMENDAÇÃO - Que sejam observados os processos
relacionados a compras e contratações para
que atrasos como esses sejam evitados.
- Processo Aquisição de Bens e Serviços
comuns (Ato TRT GP nº 100/2018);
- Processo Licitação (Ato TRT GP nº
100/2018)
- Processo Compra Direta.
- Que seja implementada rotina de
acompanhamento contínuo do andamento dos
contratos com prazo superior a um exercício
financeiro, a fim de que o empenho seja feito
tão logo iniciado o novo exercício financeiro.
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Protocolo TRT nº 3.126/2017
DESCRIÇÃO DO ACHADO O empenho de despesa não é prévio em
relação à data da respectiva nota fiscal do
fornecedor.
SITUAÇÃO ENCONTRADA NE 2017NE000209 emitida em 07/03/2017
posteriormente a emissão da NF 00000534
emitida em 07/02/2017 e muito próxima da
data de emissão da NF 00000549 de
08/03/2017 (tanto a liquidação do empenho
quanto o pagamento da despesa dependem
do adimplemento prévio da obrigação pelo
contratado, dessa forma, apesar da NF
00000549 ter data posterior a data da
emissão da NE 2017NE000209, pela
proximidade entre as datas inferi-se que já
tenha ocorrido o fornecimento do material ou
prestação do serviço pelo credor tendo sido a
despesa publica, portanto, realizada, o que
fere o Caput do Art. 60 da Lei nº 4.320/1964.
CRITÉRIO Caput do Art. 60 da Lei 4.320/1964.
EFEITO Ofensa a vedação de realização de despesas
sem prévio empenho conforme disposto no
artigo 60 da Lei nº 4.320 /64.
CAUSA Atraso no início e no andamento do processo.
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO NE é do exercício de 2017, portanto fora do
escopo da auditoria.
ANÁLISE DA EQUIPE A despeito da existência de falhas
relacionadas ao andamento processual, por
ser a referida Nota de Empenho referente ao
exercício de 2017, fora do escopo da
auditoria, e pela falha ser semelhante a
falhas encontradas em protocolos que se
inserem no escopo resultando em
recomendações de melhoria, esta unidade de
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controle interno opta por desconstituir o
achado em questão.
RECOMENDAÇÃO Achado desconstituído
Protocolo TRT nº 4.090/2018
DESCRIÇÃO DO ACHADO O empenho de despesa não é prévio em
relação à data da respectiva nota fiscal do
fornecedor.
SITUAÇÃO ENCONTRADA NE 2018NE000275 emitida em 09/04/2018
posteriormente a emissão da NF 00002263
emitida em 20/03/2018.
CRITÉRIO Caput do Art. 60 da Lei 4.320/1964.
EFEITO Ofensa a vedação de realização de despesas
sem prévio empenho conforme disposto no
artigo 60 da Lei nº 4.320 /64.
CAUSA Atraso no início do processo.
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO A autorização da Ordenadoria de Despesas
para emissão da NE ocorreu no dia
06/04/2018 conforme sequencial 012.
ANÁLISE DA EQUIPE Embora a Unidade auditada afirme que
autorização da Ordenadoria de Despesas foi
efetuada com data posterior a data de
emissão da Nota Fiscal, esta equipe de
auditoria identificou que o processo
administrativo já iniciou com atraso: a
solicitação da chefia do Núcleo de Contratos
para empenho da despesa foi feita no dia
26/03/2018 já defasada em relação a data de
emissão da Nota Fiscal (20/03/2018).
Por tratar-se de um contrato com prazo de
vigência superior a um exercício financeiro, é
necessário acompanhamento para que o
empenho seja feito logo que iniciado o novo
exercício financeiro para que o empenho de
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despesa seja prévio em relação à data da
respectiva nota fiscal do fornecedor.
Dessa forma percebe-se que a falha no
processo ocorreu nas atividades anteriores
ao empenho, mais precisamente nas
atividades relacionadas as compras e
contratações.
RECOMENDAÇÃO Que sejam observados os processos
relacionados a compras e contratações para
que atrasos como esses sejam evitados.
- Processo Aquisição de Bens e Serviços
comuns (Ato TRT GP nº 100/2018);
- Processo Licitação (Ato TRT GP nº
100/2018)
- Processo Compra Direta.
- Que seja implementada rotina de
acompanhamento contínuo do andamento dos
contratos com prazo superior a um exercício
financeiro, a fim de que o empenho seja feito
tão logo iniciado o novo exercício financeiro.
Avaliação do Controle Interno
1
Eficácia Mediana.
Após analisados os controles internos relacionados ao processo "empenho
e liquidação de despesas", verificou-se a ocorrência de algumas
desconformidades como empenho realizado posteriormente à realização
da despesa, empenho da despesa feito com data posterior à data da nota
fiscal/fatura do fornecedor, processo sem comprovação de entrega de uma
via da nota de empenho ao credor.
1. Escalas para pontuação e interpretação de resultados de testes de controle – Eficaz/ Bastante Eficaz/ Eficácia
Mediana/ Pouco Eficaz/ Ineficaz.
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Conclusão
Constatou-se a ocorrência de empenhos realizados posteriormente à
realização da despesa com data posterior à data da nota fiscal/fatura do
fornecedor, bem como a ocorrência de processos onde não constam os
documentos de suporte da despesa.
Dessa forma foram feitas as seguintes RECOMENDAÇÕES:
• Que sejam observados os processos relacionados a compras e
contratações para que não haja atrasos que resultem no empenho
de despesa feito com data posterior à data da nota fiscal/fatura do
fornecedor.
- Processo Aquisição de Bens e Serviços comuns (Ato TRT GP nº
100/2018);
- Processo Licitação (Ato TRT GP nº 100/2018);
- Processo Compra Direta.
• Que seja implementada rotina de acompanhamento contínuo do
andamento dos contratos com prazo superior a um exercício
financeiro, a fim de que o empenho seja feito tão logo iniciado o
novo exercício financeiro.
• Mapeamento e padronização dos processos relacionados ao
empenho e liquidação de despesas.
• Que a Unidade Auditada passe a incluir nos protocolos e-mail ou
outro tipo de comprovação que confirme a entrega de via da Nota de
Empenho ao credor.
A avaliação dos controles internos relacionados ao processo "empenho e
liquidação de despesas" identificou a ocorrência de algumas
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desconformidades de modo que o controle interno do processo foi
avaliado como de eficácia mediana.
Assim sendo, o relatório final da auditoria, foi encaminhado ao Exmo.
Desembargador Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª
Região, para conhecimento e adoção das providências que entendesse
necessárias, o qual acolheu e determinou o seu monitoramento.
2.1.2 – Auditoria de Avaliação dos Controles Internos da UPC
A Secretaria de Controle Interno do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª
Região, em cumprimento ao seu Plano Anual de Auditoria 2018, instaurou
a auditoria de Avaliação dos Controles Internos da UPC, Protocolo TRT nº
16.730/2018, com os seguintes objetivos:
• Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos
administrativos com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos
sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema
de controles internos da unidade:
a) ambiente de controle;
b) avaliação de risco;
c) atividades de controle;
d) informação e comunicação;
e) monitoramento.
Modelo de Avaliação dos Controle Internos da UPC
ELEMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS A SEREM
AVALIADOS
VALORES
AMBIENTE DE CONTROLE 1 2 3 4 5
1. A alta administração percebe os controles internos como essenciais à
consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu
funcionamento.
2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UPC são percebidos
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por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da
unidade.
3. A comunicação dentro da UPC é adequada e eficiente.
4. Existe código formalizado de ética ou de conduta.
5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão
postos em documentos formais.
6. Há mecanismos que garantes ou incentivam a participação dos
funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UPC na
elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de
ética ou conduta.
7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de
definições claras das responsabilidades.
8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da
competência da UPC.
9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos
resultados planejados pela UPC.
AVALIAÇÃO DE RISCOS 1 2 3 4 5
10. Os objetivos e metas da UPC estão formalizados.
11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos
objetivos e metas da unidade.
12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou
externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a
identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente
adoção de medidas para mitigá-los.
13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de
informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos
níveis da gestão.
14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar
mudanças no perfil de risco da UPC, ocasionadas por transformações nos
ambientes interno e externo.
15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem
tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis a tomada
de decisão.
16. Não há ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar
sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.
17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar
sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.
18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e
inventário de bens e valores de responsabilidade da UPC.
ATIVIDADES DE CONTROLE 1 2 3 4 5
19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para
diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UPC, claramente estabelecidas.
20. As atividades de controle adotadas pela UPC são apropriadas e
funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.
21. As atividades de controle adotadas pela UPC possuem custo apropriado
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ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação.
22. As atividades de controle adotadas pela UPC são abrangentes e
razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de controle.
INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO 1 2 3 4 5
23. A informação relevante para UPC é devidamente identificada,
documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas
adequadas.
24. As informações consideradas relevantes pela UPC são dotadas de
qualidade suficiente para permitir
25. A informação disponível para as unidades internas e pessoas da UPC é
apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.
26. A informação divulgada internamente atende às expectativas dos
diversos grupos e indivíduos da UPC, contribuindo para a execução das
responsabilidades de forma eficaz.
27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos
da UPC, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a
sua estrutura.
MONITORAMENTO 1 2 3 4 5
28. O sistema de controle interno da UPC é constantemente monitorado para
avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo.
29. O sistema de controle interno da UPC tem sido considerado adequado e
efetivo pelas avaliações sofridas.
30. O sistema de controle interno da UPC tem contribuído para a melhoria de
seu desempenho.
Escala de valores da Avaliação:
(1) Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não observado no contexto da UPC.
(2) Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UPC, porém, em
sua minoria.
(3) Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não observado no contexto da UPC.
(4) Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UPC, porém, em sua
maioria.
(5) Totalmente válida. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no contexto da UPC.
• Quest i on á rio de a v al i ação de contr o l es int e r nos do TCU .
Visão Geral
A avaliação de controles internos é o processo mediante o qual se procura
avaliar a eficácia do sistema de controle interno de uma entidade no
sentido de mitigar os riscos que possam impactar negativamente o
alcance dos objetivos estabelecidos.
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Existem diferentes estudos que estabeleceram estruturas conceituais e
padrões de controles internos para as empresas e organismos
governamentais. Contudo o modelo escolhido para avaliação dos
controles internos nesta auditoria é o COSO – Committee Of Sponsoring
Organizations of the Treaway Commission – Estrutura Integrada de
Controles Internos.
O modelo COSO possui 5 dimensões – Ambiente de Controle, Avaliação
de Riscos, Atividades de Controle, Informação e Comunicação e
Monitoramento.
Metodologia
Foi utilizada a metodologia COSO de avaliação de controles internos e
gerenciamento de riscos corporativos, sendo avaliados os seguintes
componentes: ambiente de controle, fixação de objetivos, identificação de
riscos, avaliação de riscos, resposta ao risco, atividades de controle,
informação e comunicação e monitoramento. Tais componentes foram
avaliados sob o enfoque da avaliação de controle interno em nível de
entidade.
A avaliação dos controles internos em nível de entidade ocorre quando os
objetivos de auditoria são voltados para a avaliação global do sistema de
controle interno da organização ou de partes dela (unidades de negócio,
secretarias, superintendências, departamentos, áreas etc.) com o
propósito de verificar se está adequadamente concebido e se funciona de
maneira eficaz.
Dessa forma, foram utilizadas como fundamento as avaliações de controle
interno realizadas nas auditorias do PAA/2018, em nível de atividades
(avaliação das atividades de controle que incidem sobre determinados
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processos ou operações específicos), somado a outros testes de controle
em nível organizacional (questionário de avaliação de controles internos,
testes de observância) para, com base nas evidências encontradas,
expressar uma opinião sobre a adequação e eficácia do sistema de
controle interno da UPC.
Avaliação de controles internos em nível de atividades, às vezes chamada
avaliação do controle interno em nível operacional objetiva avaliar se os
controles internos, no nível operacional das atividades, estão
apropriadamente concebidos, na proporção requerida pelos riscos e se
funcionam de maneira contínua e coerente, alinhados com as respostas a
riscos definidas pela administração.
Durante o exercício de 2018 foram analisados 09 (nove) processos,
durante as auditorias realizadas:
1. Divulgação do cumprimento das metas previstas no PPA;
2. Reunião de Análise Estratégica – RAE;
3. Realização de Exames Periódicos;
4. Contabilização dos Passivos com Pessoal;
5. Contratação de Empresa para Capacitação de Servidor por
Inexigibilidade" (Ato TRT/GP/EJUD n. 001/2018);
6. Empenho e liquidação de despesas;
7. Projeto Gestão por competência II;
8. Processo de Contratação de Soluções de TIC (Ato TRT GP nº
473/2014);
9. Processo de Aquisição de Bens e Serviços Comuns (Ato TRT GP Nº
330/2018).
Avaliação dos Controles Internos do TRT13
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➔ Ambiente de Controle
Este componente está relacionado ao núcleo de qualquer organização,
atributos individuais, principalmente integridade, valores éticos e
competência e o ambiente no qual operam.
Os principais fatores que compõem o ambiente de controle são:
- Integridade e valores éticos;
- Filosofia da direção e estilo gerencial;
- Estrutura organizacional e de governança;
- Políticas e práticas de recursos humanos.
O ambiente de controle deve demonstrar o grau de comprometimento em
todos os níveis da administração, com a qualidade do controle interno em
seu conjunto.
AMBIENTE DE CONTROLE 1 2 3 4 5
1. A alta administração percebe os controles internos como essenciais à
consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu
funcionamento.
A administração do TRT da 13ª Região vem demonstrando uma maior preocupação
com a gestão de risco organizacional, bem como, tem enxergado como essencial a
existência de um bom sistema de controle interno, são exemplos:
a . Código de Ética do TRT 13ª Região (Resolução Administrativa nº 024/2015).
b .A criação da seção de processos que tem como objetivo o gerenciamento de
processos para orientar gestores de processos em todas as fases de melhoria e
inovação e fomentar a cultura de gestão de processos no âmbito deste Regional
(https://www.trt13.jus.br/age/nucleo-de-processos);
c. A criação do Comitê de Gestão de Riscos (Ato TRT GP nº 396/2016) que resultou
na criação da:
- Política de Gestão de Riscos (ATO TRT GP N. 370/2017);
- Escritório de Riscos Corporativos da 13ª Região (PORTARIA TRT GP N. 537/2017);
- Escritório de Riscos Corporativos da 13ª Região (PORTARIA TRT GP N. 060/2018 -
Alteração da Composição);
- Aprovação do Plano de Gestão de Riscos (ATO TRT GP N. 091/2018);
- Atribuição dos Gestores de Risco (Portaria TRT GP N.097/2018);
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- Plano de Gestão de Risco (Protocolo: 000-02141/2018);
- Plano de Ação para Tratamento dos Riscos Corporativos (Ano 2018 - Protocolo
25432/2015);
- Processo de Gestão de Risco (Em andamento);
(https://www.trt13.jus.br/trt13/institucional/gestao-de-risco)
d. Inclusão da análise de riscos em diversos processos tais como o processo de
compras e licitações e os processos relativos a governança de TIC.
e. Criação do Núcleo de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação
criado no atual Regulamento Geral do TRT 13ª Região, aprovado pela Resolução
Administrativa nº 23/2011, de 14 de março de 2011
(https://www.trt13.jus.br/institucional/governanca/nucleo-de-governanca-de-tic/ngtic).
f. Realização de mapeamento dos postos de trabalho gerenciais e não gerenciais no
TRT da 13ª Região, dando cumprimento ao anexo III da RA 92/2012 do CSJT, a RA
121/2015 – TRT13, e o Ato TRT GP n. 518/2018, bem como instalar uma gestão
voltada para o desenvolvimento do conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes
necessários ao bom desempenho dos servidores, visando ao alcance dos objetivos
institucionais (https://www.trt13.jus.br/age/projetos/gestao-por-competencia-ii).
g. Criação da Política de Aquisições/Plano Diretor de Aquisições (Protocolo TRT n.
2.558/2018) Ato TRT GP n. 217/2018 e Ato TRT GP n. 218/2018.
2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UPC são percebidos por
todos servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.
Apesar do esforço da administração, os controles internos ainda são carentes em
alguns setores. Durante o ano de 2018 foram analisados 09 processos quais sejam:
- Divulgação do cumprimento das metas previstas no PPA;
- Reunião de Análise Estratégica – RAE;
- Realização de Exames Periódicos;
- Contabilização dos Passivos com Pessoal;
- Contratação de Empresa para Capacitação de Servidor por Inexigibilidade (Ato
TRT/GP/EJUD n. 001/2018);
- Empenho e Liquidação de Despesas;
- Projeto Gestão por Competência;
- Processo de Contratação de Soluções de TIC (Ato TRT GP n. 473/2014)
- Processo de Aquisição de Bens e Serviços Comuns (Ato TRT GP n. 330/2018)
Sendo que:
02 (dois) foram considerados fortes;
06 (seis) foram considerados satisfatórios;
01 (um) foi considerado fraco.
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Sendo:
Inexistente – são controles mal desenhados ou mal implementados isto é, não
funcionais;
Fraco – controles tem abordagem ad hoc, tendem a ser aplicados caso a caso, a
responsabilidade é individual, havendo grau de confiança no conhecimento das
pessoas;
Mediano – Controles implementados mitigam alguns aspectos do risco, mas não
contemplam todos os aspectos relevantes do risco devido a deficiências no desenho
ou nas ferramentas utilizadas;
Satisfatório – Controles implementados e sustentados por ferramentas adequadas e
embora passíveis de aperfeiçoamento, mitigam o risco satisfatoriamente;
Forte – Controles implementados podem ser considerados a melhor prática mitigando
todos os aspectos relevantes do risco.
3. A comunicação dentro da UPC é adequada e eficiente.
A comunicação dentro da UPC deve atingir todos os níveis, por meio de canais claros
e abertos que permitam à informação fluir em todos os sentidos, pode ser feita em
diversos meios, como manuais de políticas e procedimentos, memorandos,
mensagens de correio eletrônico, quadro de avisos, videoconferências, vídeos
institucionais, páginas na internet/intranet, blogs, canais de redes sociais.
- O TRT da 13 região disponibiliza sistema de acesso à sua base de pesquisa onde
encontram-se TODOS os documentos internos textuais (Resoluções Administrativas,
Portarias da Presidência e da Direção Geral, Atos, Ordens de Serviço e Instrução
Normativa da Presidência, além dos Provimentos, Atos e Recomendações da
Corregedoria Regional) emitidos pelo Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região.
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Figura 1: Visão da tela de acesso a Base de dados do TRT da 13ª Região, acessado em 27/11/2018.
- Na página da intranet os usuários podem acessar as páginas de diversos setores
institucionais (gestão estratégica, gestão de pessoas, núcleo de saúde, controle
interno, SETIC, onde estão disponibilizados documentos para amplo acesso ao
público interno, como processos mapeados, planos estratégicos, legislação de
pessoal, resultados das auditoriais, plano de contratações, etc.
- No ano de 2018 a Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic)
do Tribunal do Trabalho da Paraíba migrou sua plataforma de e-mail e calendário do
Zimbra para o Google Suíte. Com o programa, magistrados e servidores foram
beneficiados por um conjunto inovador de recursos, como acessar e-mail e serviços
de calendário a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, maior capacidade
de armazenamento e menor custo com infraestrutura e suporte.
- Além disso são produzidas e disponibilizadas informações por meio da Intranet e
Internet que permite que a informação flua em todos os sentidos, internamente e
externamente, a exemplo:
- Portal de Transparência do TRT 13
- Diários eletrônicos
- Serviço de Informação ao Cidadão
E também através das mídias sociais:
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- Twiter (https://mobile.twitter.com/TRT13PB)
- Facebook (https://www.facebook.com/TRT.PB/)
- Instagran (https://www.instagram.com/trt13paraiba/)
- Youtube (https://www.youtube.com/channel/UCHQyVg0a_NuqdpyoGb7_qhw)
Figura 2: Visão das telas de acesso às Mídias Sociais do TRT da 13ª Região, acessado em 27/11/2018.
4. Existe código formalizado de ética ou de conduta.
Código de Ética do TRT 13ª Região (Resolução Administrativa TRT nº 024/2015).
X
5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão
postos em documentos formais.
Foi criada a seção de processos que tem como objetivo o gerenciamento de
processos para orientar gestores de processos em todas as fases de melhoria e
inovação e fomentar a cultura de gestão de processos no âmbito do tribunal
(https://www.trt13.jus.br/age/nucleo-de-processos);
Processos mapeados até o momento:
PROCESSOS ADMINISTRATIVOS MAPEADOS
X
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2018
- Processo Preparação e Pagamento da Folha (Ato TRT GP n. 400/2018);
- Processo Aposentadoria de Servidores (Voluntária) (Ato TRT GP n. 331/2018);
- Processo de Aquisição de Bens e Serviços Comuns (IN 05/2017) (Ato TRT GP n.
330/2018).
2017
- Processo Relatório de Gestão (atualizado) (Ato TRT GP n. 187/2018);
- Processo Concessão de Diárias (atualização) (Ato TRT GP n. 334/2017);
- Processo Contratação de empresa para capacitação de servidor por inexigibilidade
(Ato TRT GP/EJUD n. 001/2018);
- Processo Provimento de Cargo Efetivo (Ato TRT GP n. 272/2017).
2016
- Processo Monitoramento (Ato TRT GP n. 208/2016);
- Processo Inspeção (Ato TRT GP n. 207/2016);
- Processo Fiscalização (Ato TRT GP n. 209/2016).
2015
- Processo de Auditoria (Ato TRT GP n. 545/2015);
- Processo Licitação (Ato TRT GP n. 330/2018);
- Processo Cotação de Preço (Ato TRT GP n. 330/2018);
- Processo Aquisição de Bens e Serviços Comuns (Ato TRT GP n. 543/2015);
- Processo Relatório de Gestão (Ato TRT GP n. 192/2015);
- Processo Concessão de Diária (Ato TRT GP n. 543/2015);
- Processo Compra Direta (Ato TRT GP n. 543/2015).
2014
- Processo Gerenciamento Estratégico (Ato TRT GP n. 600/2014).
PROCESSOS JUDICIÁRIOS MAPEADOS
2018
- Processo Trânsito em Julgado/Baixa Processual no 2º Grau (Ato TRT GP n.
329/2018);
- Processo Conflito de Competência (Ato TRT GP n. 287/2018);
- Processo Recurso de Revista (Ato TRT GP n. 285/2018).
2017
- Processo Formação e Quitação de RP Federal (Ato TRT GP n. 451/2017);
- Processo Encerramento da Fase de Liquidação (Ato TRT SCR n. 011/2017);
- Processo Encerramento da Fase de Conhecimento (Ato TRT SCR n. 010/2017);
- Processo Formação e Pagamento de RPV Federal (Ato TRT GP n. 415/2017);
- Processo Pagamento (Ato TRT SCR n. 009/2017).
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2016
- Processo Incidente de Uniformização de Jurisprudência (Ato TRT GP n. 454/2016);
- Processo Publicação de Acórdão (Ato TRT GP n. 428/2016);
- Processo Trânsito em Julgado (Ato TRT GP n. 433/2016);
- Processo Sessão de Julgamento (Ato TRT GP n. 364/2016);
- Processo Elaboração de Pauta (Ato TRT GP n. 365/2016).
6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários
e servidores dos diversos níveis da estrutura da UPC na elaboração dos
procedimentos, das instruções operacionais ou do código de ética ou conduta.
- Todos os processos são mapeados com a participação de servidores das diversas
unidades envolvidas no processo, a exemplo:
Processo “Aposentadoria de servidores (voluntária)”.
Processo “Aquisição de bens e serviços comuns (atualizado à luz da IN 05/2017
do MPDG).
- A elaboração do código de ética, por sua vez, contou com a participação de poucos
setores do TRT, Secretaria de Gestão de Pessoas, Assessoria Jurídica da
Presidência, Gabinete da Diretoria Geral, Secretaria Administrativa (Protocolo
3.675/2014), tendo sido disponibilizado para os servidores após sua aprovação
através do portal da SEGEPE na intranet (https://www.trt13.jus.br/gestao-de-
pessoas/segepe/legislacao/cartilha.pdf), apresentado na forma de palestra pela AGE
na Escola Judicial (https://www.trt13.jus.br/intranet/acs/news/2016/10/codigo-de-etica-
e-apresentado-em-forma-de-palestra-aos-servidores-da-age) e distribuído em todas
as Unidades Administrativas do tribunal em forma de calendário.
Figura 3: Calendário do Código de Ética do TRT da 13ª Região na SCI.
- As unidades judiciárias de 1º e 2º grau bem como as unidades administrativas do
tribunal elaboram mapas de contribuição quando da elaboração do Planejamento
Estratégico Institucional (https://www.trt13.jus.br/age/planejamento-estrategico-2015-
2020/mapas-de-contribuicao-das-unidades-judiciarias-do-1o-grau-de-jurisdicao)
X
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(https://www.trt13.jus.br/age/planejamento-estrategico-2015-2020/mapas-de-
contribuicao-das-unidades-administrativas-e-judiciarias-do-2o-grau-de-jurisdicao).
7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de
definições claras das responsabilidades.
Está em andamento no TRT da 13ª Região a realização do projeto Gestão por
Competência que tem como escopo mapear 100% dos postos de trabalho “não
gerenciais” da área judiciária e mapear 100% dos postos de trabalhos “não
gerenciais” da área de gestão de pessoas. (Anexo III à Resolução CSJT nº 92/2012).
X
8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da
competência da UPC.
No que se refere aos processos já mapeados pelo Tribunal é possível verificar a
tentativa de implementar uma efetiva política de segregação de funções e
competências bem definidas. Sobre os demais processos que ainda não foram objeto
de mapeamento não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não
observado.
X
9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos
resultados planejados pela UPC.
Os controles internos implementados nas unidades da UPC até o momento (ver
questão 1) vem contribuindo positivamente para o alcance dos resultados da UPC.
X
➔ Avaliação de Risco
É a identificação e análise dos riscos associados ao não cumprimento das
metas e objetivos operacionais, de informação e de conformidade. O
objetivo da avaliação é formar uma base para o desenvolvimento de
estratégias para tratamento dos riscos identificados (resposta a risco), de
maneira a diminuir a probabilidade de sua ocorrência e/ou a magnitude de
suas consequências.
AVALIAÇÃO DE RISCOS 1 2 3 4 5
10. Os objetivos e metas da UPC estão formalizados.
- Planejamento Estratégico 2015-2020
- Resolução CNJ nº 198/2014
- Resolução TRT13 n° 148/2014
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11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos
e metas da unidade.
Os gestores são responsáveis pela avaliação dos riscos no âmbito das unidades de
negócio, de processos e atividades que lhes são afetos. A alta administração deve
avaliar os riscos no nível da organização, desenvolvendo uma visão de riscos de forma
consolidada (perfil de risco).
Com a criação do Comitê Gestor de Riscos – ATO TRT GP N. 396/2016, este tribunal
pretende identificar as fontes de riscos dos eventos, suas causas e suas consequências
potenciais. E tem como finalidade gerar uma lista abrangente de riscos, baseada em
eventos que possam evitar, reduzir, acelerar ou atrasar a realização dos objetivos. No
momento está em processo de aprovação o Plano de Gestão de Riscos (Protocolo
2.141/2018) para posteriormente elaborar-se o mapa de gestão de riscos dos processos
(https://www.trt13.jus.br/trt13/institucional/gestao-de-risco).
X
12. É prática da UPC o diagnóstico de riscos (de origem interna ou externa)
envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da
probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas
para mitigá-los.
Em andamento (ver questão 11).
X
13. É prática da UPC a definição dos níveis de riscos
Em andamento (ver questão 11).
X
14. A Avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar
mudanças no perfil da UPC ocasionadas por transformações nos ambientes
interno e externo.
Em andamento (ver questão 11).
X
15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem
tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de
decisão.
Em andamento (ver questão 11).
X
16. Não há ocorrência de fraudes e perdas que sejam decorrentes de fragilidades
nos processos internos da UPC.
Dos 9 (nove) processos analisados durante as auditorias deste ano:
2 (dois) foram considerados fortes;
1 (um) considerado fraco; e,
6 (seis) considerados satisfatórios.
No entanto, as ocorrências encontradas foram relacionadas a falhas nos controles
internos, não havendo identificação de fraudes ou perdas nos processos analisados.
X
17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da UPC instaurar sindicância
X
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para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.
(ver questão 16).
18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário
de bens e valores de responsabilidade da UPC.
- A gestão do patrimônio imobiliário do TRT da 13ª Região compete ao Núcleo de
Material, Patrimônio, Conservação e Limpeza;
- Foi criada, por meio da Portaria TRT nº 466/2015 Comissão Especial de Regularização
dos Imóveis da União (CERIU) objetivando regularizar a documentação/registro dos
imóveis junto à Superintendência de Patrimônio da União, tais ações estão historiadas
no Protocolo TRT nº 12460/2010;
- A Portaria TRT GP N. 550/2015 criou a Comissão do Inventário Anual;
- Foi criada a Comissão de Reavaliação dos Bens Móveis, designados pela PORTARIA
TRT GP Nº 307/2018 (Protocolo TRT nº 14.778/2018);
- O Tribunal possui normas que regulamentam a gestão e o uso da frota de veículos -
Legislação que regula a constituição e a forma de utilização da frota de veículos.
1) - RA TRT13 nº 003/2011 em consonância com a Resolução nº 68/2010 do CSJT e
83/2009 do CNJ;
- Os estoques são mensurados ou avaliados em acordo com as Normas Brasileiras de
Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBC TSP 04 – Estoques).
- Criação da Política de Aquisições/Plano Diretor de Aquisições (Protocolo TRT n.
2.558/2018) Ato TRT GP n. 217/2018 e Ato TRT GP n. 218/2018.
X
➔ Atividades de Controles
As atividades de controle geralmente estão expressas em políticas e
procedimentos de controle, que devem ser estabelecidos e aplicados para
auxiliar e assegurar que ações identificadas pela administração como
necessárias para tratar os riscos relacionados ao cumprimento dos
objetivos da organização sejam realizadas de forma eficaz.
Elas incluem uma gama de controles preventivos e detectivos, como os
exemplificados a seguir:
- atribuição de autoridade e limites de alçada;
- procedimentos de autorização e aprovação;
- segregação de funções ou atividades;
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- rotatividade de funções;
- revisões independentes, verificações e conciliações;
- avaliações de desempenho operacional;
- avaliações de operações, processos e atividades;
- supervisão direta;
- controles de acesso a recursos e registros.
ATIVIDADES DE CONTROLE 1 2 3 4 5
19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de
detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UPC,
claramente estabelecidas.
Durante o exercício de 2018 foram analisados 09 processos:
- Divulgação do cumprimento das metas previstas no PPA;
- Reunião de Análise Estratégica – RAE;
- Realização de Exames Periódicos
- Contabilização dos Passivos com Pessoal;
- Contratação de Empresa para Capacitação de Servidor por
Inexigibilidade" (Ato TRT/GP/EJUD n. 001/2018);
- Empenho e liquidação de despesas;
- Projeto Gestão por competência II;
- Processo de Contratação de Soluções de TIC (Ato TRT GP nº
473/2014);
- Processo de Aquisição de Bens e Serviços Comuns (Ato TRT GP Nº
330/2018).
Cada processo resultou na recomendação de atividades de controles a
serem implementadas bem como na identificação de atividades que já
estão em funcionamento nas unidades, entre essas atividades de
controles recomendadas e em funcionamento pode-se citar:
- Foi proposta a realização de reunião anual de nivelamento com os
gestores para informar da importância do envolvimento na gestão dos
objetivos estratégicos de sua responsabilidade;
- Existe um setor responsável pela revisão das informações publicadas
nos portais de transparência da informação;
- Divulgação do cronograma para realização de exames periódicos nos e-
mails das Unidades e dos servidores com confirmação de leitura;
- Mapeamento e padronização dos processos relacionados a gestão e
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contabilização dos passivos trabalhistas;
- Padronização e formalização do processo de contratação e de gestão
contratual;
- Mapeamento e padronização dos processos relacionados ao empenho
e liquidação de despesas;
- Desenvolvimento e atualização de check list, manuais e guias de
orientação relativos ao processo de planejamento das contratações de
TIC;
- Realização de análise a cerca da necessidade de reestruturação do
quadro de pessoal da Unidade responsável pelas compras e
contratações a fim de verificar a possibilidade de carência de pessoal.
- Criação da Política de Aquisições/Plano Diretor de Aquisições
(Protocolo TRT n. 2.558/2018) Ato TRT GP n. 217/2018 e Ato TRT GP n.
218/2018.
20. As atividades de controle adotadas pela UPC são apropriadas e
funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo
prazo.
(ver questão 19).
X
21. As atividades de controle adotadas pela UPC possuem custo
apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua
aplicação.
X
22. As atividades de controle adotadas pela UPC são abrangentes e
razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de
controle.
(ver questão 19).
X
➔ Informação e Comunicação
Abrangem informações e sistemas de comunicação as quais permitem que
as pessoas da organização coletem e troquem informações necessárias
para conduzir, gerenciar e controlar suas operações.
A habilidade da administração para tomar decisões apropriadas é afetada
pela qualidade da informação, que deve ser apropriada, oportuna, atual,
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precisa e acessível, fluindo do nível da administração para o nível de
execução – transmitindo diretrizes e correções de rumo – e no sentido
inverso – transmitindo dados e resultados relacionados aos objetivos
perseguidos.
INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO 1 2 3 4 5
23. A informação relevante para UPC é devidamente identificada, documentada,
armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.
O TRT da 13ª Região é dotado de sistemas de informação que registram, tratam e
produzem relatórios com informações financeiras e não financeiras que auxiliam a
administração na tomada de decisão, a exemplo:
- Sistema Hórus - tem como objetivo prover as Unidades Administrativas e Judiciárias de
meios para acompanhar as Metas Nacionais do Poder Judiciário, Planejamento
Estratégico 2015-2020 e fazer, por intermédio do eGestão, o acompanhamento do
consumo de energia, água, telefone, combustível e consumíveis, como tonner e papel,
detalhadamente, por unidade, juiz, ano, mês, classe, cidade, ator e etc.
Figura 4: Visão da tela do sistema Hórus na aba de Planejamento Estratégico, acessado em 28/11/2018.
- Sistema de Gestão Estratégica da Justiça do Trabalho - instituído nos órgãos da Justiça
do Trabalho por meio do Ato CSJT.GP.SG nº 419/2012 e da Resolução CSJT nº
122/2013, alterada pelo Ato Conjunto TST.CSJT.GP.SG nº 29/2013 e consiste em
ferramenta tecnológica para a medição, monitoramento e análise das estratégias
definidas pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho e pelos Tribunais Regionais do
Trabalho.
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Figura 5: Visão da tela do Sistema de Gestão Estratégica na aba Planejamento-Projeto, acessado em 28/11/2018..
- E-gestão - é uma ferramenta que tem como objetivo fornecer à Justiça do Trabalho, em
todos os níveis, informações atualizadas sobre a estrutura administrativa e a atividade
judicante de primeiro e segundo graus.
Além disso são produzidas e disponibilizadas informações por meio da Intranet e Internet
que permite que a informação flua em todos os sentidos, internamente e externamente, a
exemplo:
- Portal de Transparência do TRT 13
- Diários eletrônicos
- Serviço de Informação ao Cidadão
- Twiter (https://mobile.twitter.com/TRT13PB)
- Facebook (https://www.facebook.com/TRT.PB/)
- Instagran (https://www.instagram.com/trt13paraiba/)
- Youtube (https://www.youtube.com/channel/UCHQyVg0a_NuqdpyoGb7_qhw)
24. As informações consideradas relevantes pela UPC são dotadas de qualidade
suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.
(ver questão 23)
X
25. A Informação disponível para as unidades internas e pessoas da UPC é
apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.
Para avaliar a qualidade das informações é necessário verificar se ela é:
Apropriada - o conteúdo está no nível de detalhes adequado;
Oportuna – está disponível quando necessária;
Atual – são as mais recentes ou a última versão disponível;
Precisa – os dados estão corretos;
Acessível – são de fácil obtenção por aqueles que as necessitam;
Durante o exercício de 2018 foram analisados 09 processos, sendo verificadas a
implementação das seguintes atividades de controle ligadas ao componente informação e
comunicação:
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- Existência de Núcleo de Atendimento ao Usuário e Suporte Técnico e de um sistema de
chamado para informar de qualquer problema que ocorra no sistema regularizá-lo no
tempo oportuno;
- Existe um setor responsável pela revisão das informações publicadas no Portal de
Transparência;
- Observação, com frequência semanal, da disponibilidade dos sistemas informatizados
Hórus e Sigest;
- Divulgação do cronograma para realização dos exames periódicos nos e-mails das
Unidades e dos servidores com confirmação de leitura;
26. A informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos
grupos e indivíduos da UPC, contribuindo para a execução das responsabilidades
de forma eficaz.
X
27. A Comunicação das Informações perpassa todos os níveis hierárquicos da
UPC, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua
estrutura.
X
➔ Monitoramento
Compreende o acompanhamento da qualidade do controle interno, visando
assegurar a sua adequação aos objetivos, ao ambiente, aos recursos e
aos riscos.
O monitoramento pode ser realizado de duas maneiras ou por uma
combinação de ambas, são elas: monitoramento contínuo e avaliações
separadas.
O monitoramento contínuo diz respeito as atividades gerenciais contínuas
no curso das operações da organização, já as avaliações separadas
incluem:
- Autoavaliações;
- Avaliações separadas realizadas pela Unidade de auditoria e controle
interno;
- Avaliações separadas realizadas pelas entidades de auditoria externa.
MONITORAMENTO 1 2 3 4 5
28. O sistema de controle interno da UPC é constantemente monitorado
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para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo.
AUTOAVALIAÇÕES
A criação do Comitê Gestor de Riscos – ATO TRT GP N. 396/2016, este tribunal
pretende identificar as fontes de riscos dos eventos, suas causas e suas
consequências potenciais. E tem como finalidade gerar uma lista abrangente de
riscos, baseada em eventos que possam evitar, reduzir, acelerar ou atrasar a
realização dos objetivos. No momento está em processo de aprovação o Plano
de Gestão de Riscos (Protocolo 2.141/2018) para posteriormente elaborar-se o
mapa de gestão de riscos dos processos
(https://www.trt13.jus.br/trt13/institucional/gestao-de-risco).
A minuta do Plano de Gestão de Riscos do Tribunal demonstra uma
preocupação com o monitoramento contínuo das atividades gerenciais uma vez
que consta em seu ponto 6.6 a etapa de monitoramento dos controles e riscos
da UPC, descrevendo como finalidades:
- garantir que os controles sejam eficazes e eficientes no projeto e na operação.
- obter informações adicionais para melhorar a avaliação dos riscos.
- analisar os eventos, as mudanças e aprender com o sucesso ou fracasso do
tratamento dos riscos.
- detectar mudanças nos contextos externo e interno, incluindo alterações nos
critérios de risco e no próprio risco, que poderão exigir a revisão da forma de
tratar os riscos e das prioridades.
- identificar os riscos emergentes, que poderão surgir após o processo de
análise crítica, reiniciando o ciclo do processo de gestão de riscos.
Determinando também, que os resultados do monitoramento e da análise crítica
sejam registrados e reportados periodicamente utilizando o próprio Anexo V –
Plano de Tratamento dos Riscos.
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Fi g u ra 6 : An e x o V – P l a n o de T r a ta me n t o d o s Ri s c o s do P l a n o de G e s t ã o d e R i s c o s
(P r o to c o l o 2 . 1 4 1 / 2 0 1 8 ) .
AVALIAÇÕES SEPARADAS REALIZADAS PELA UNIDADE DE
AUDITORIA E CONTROLE INTERNO DA UPC
- O Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região por meio da Secretaria de
Controle Interno utiliza-se de atividades de monitoramento para se acompanhar
o funcionamento de cada um dos cinco componentes de controle interno,
avaliados em suas auditorias anuais, conforme processo de monitoramento de
auditoria (Ato TRT GP nº 208/2016).
MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES DE 2014
Monitor: José Hugo Leite Quinho
• Gestão da força de trabalho - Protocolo TRT nº 7088/2014, monitorado no
Protocolo nº 13292/2016.
Monitora: Mari Hara Onuki Monteiro
• Obras e Serviços de Engenharia, Protocolo TRT nº 28644/2014 – (sobrestada
aguardando lotação de engenheiro na SCI).
Monitor: Maurício Dias Sobreira Bezerra
• Estrutura do Controle Interno Administrativo em nível de entidade, Protocolo
TRT nº 1659/2014, monitorado nos Protocolos nº 20.901/14 e nº 19.228/15.
Monitor: José Hugo Leite Quinho
Ajuda de Custo - Protocolo TRT nº 26707/2014, monitorado no Protocolo TRT nº
5490/17.
MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES DE 2015
Monitor: Marcos José Alves da Silva
• Concessão de aposentadoria, reformas e pensões – Protocolo nº 23909/2015,
monitorado no Protocolo TRT nº 26.367/2015.
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Monitora: Mari Hara Onuki Monteiro
• Acessibilidade – Protocolo nº 20301/2015, monitorado nos Protocolos nº
25.901/2015, 25.903/2015, 25.905/2015.
Monitor: Maurício Dias Sobreira Bezerra
• Acumulação de cargos - Protocolo nº 11025/2015, monitorada no protocolo nº
25.312/15.
Monitora: Nathália de Almeida Torres
• Cumprimento de Metas – PPA, LOA e planejamento estratégico – Protocolo
TRT nº 06130/2015, monitorada no Protocolo TRT nº 25.432/15.
• Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário do TRT13 – Protocolo TRT nº
13850/2015, monitorado no Protocolo TRT nº 13850/15.
MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES DE 2016
Monitor: José Hugo Leite Quinho
• Desoneração da Folha de Pagamento nos Contratos com a Administração
Pública Federal – sobrestado - Protocolo TRT nº 19309/2016.
Monitor: Marcos José Alves da Silva
• Remuneração – Protocolo TRT nº 1059/2016, monitorado nos próprios autos
da auditoria.
Monitora: Nathália de Almeida Torres
• Resultados da Gestão de 2015– Protocolo TRT nº 8100/2016.
• Pagamentos de que tratam o art. 5º da Lei 8.666/93 – Protocolo TRT nº
17497/2016, monitorado nos Protocolos TRT nºs 1.016/17, nº 1.017/17, nº
1.018/2017.
MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES DE 2017
Monitor: Marcos José Alves da Silva
• Avaliação dos Indicadores do Desempenho da Gestão, Protocolo TRT Nº
8805/2017 - Monitorado nos protocolos nº 10.8014/2017 e 10.815/2017.
Monitor: Maurício Dias Sobreira Bezerra
• Cessão e Requisição de Pessoal, Protocolo nº 0287/17, monitoramento nos
próprios autos.
• Gestão de Tecnologia da Informação, protocolo nº 16.502/17.
Monitora: Nathália de Almeida Torres
• Demonstrações Contábeis e Relatórios Financeiros, Protocolo nº 14.532/17,
monitorado no Protocolo nº14532/17.
- No Plano de Auditoria Anual do TRT da 13ª Região, em todas as auditorias,
consta como objetivo a avaliação da qualidade e suficiência dos controles
internos administrativos com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos
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sejam atingidos.
29. O sistema de controle da UPC tem sido considerado adequado e efetivo
pelas avaliações sofridas.
Apesar do esforço da administração, os controles internos ainda são carentes
em alguns setores. Dos 09 processos analisados durante as auditorias
realizadas neste exercício:
02 (dois) foram considerados fortes;
06 (seis) foram considerados satisfatórios;
01 (um) foi considerado fraco;
Sendo:
Inexistente – são controles mal desenhados ou mal implementados isto é, não
funcionais;
Fraco – controles tem abordagem ad hoc, tendem a ser aplicados caso a caso, a
responsabilidade é individual, havendo grau de confiança no conhecimento das
pessoas;
Mediano – Controles implementados mitigam alguns aspectos do risco, mas não
contemplam todos os aspectos relevantes do risco devido a deficiências no
desenho ou nas ferramentas utilizadas;
Satisfatório – Controles implementados e sustentados por ferramentas
adequadas e embora passíveis de aperfeiçoamento, mitigam o risco
satisfatoriamente;
Forte – Controles implementados podem ser considerados a melhor prática
mitigando todos os aspectos relevantes do risco.
Dessa forma, com base nos 09 processos analisados durante as auditorias
realizadas neste exercício pode-se inferir que os controles internos da UPC
estão em fase de aprimoramento, com a alta administração percebendo cada
vez mais os controles internos como essenciais ao alcance dos objetivos da
UPC.
X
30. O sistema de controle da UPC tem contribuído para a melhoria de seu
desempenho.
Com base nos 09 processos analisados durante as auditorias realizadas neste
exercício pode-se inferir que os controles internos da UPC estão em fase de
aprimoramento, com a alta administração percebendo cada vez mais os
controles internos como essenciais ao alcance dos objetivos da UPC.
Já pode-se observar inúmeros avanços na melhoria na cultura de enfrentamento
as falhas dos controles internos da UCP, com a criação do escritório de gestão
de riscos, com o mapeamento de diversos processos administrativos, a
X
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formalização de rotinas dentro das unidades, a preocupação com a segregação
de funções, com a desenvolvimento dos servidores, com a gestão por
competências, etc. Mas ainda carece de melhorias.
Resultado da Avaliação dos Controles Internos da UPC
A avaliação da capacidade de os controles internos administrativos do
TRT da 13ª Região para identificar, evitar, corrijir falhas e irregularidades
bem como minimizarem riscos relacionados aos processos avaliados,
considerados relevantes, foi avaliado, no ano de 2018, como:
MEDIANO
2
Isso porque, na avaliação da equipe de auditoria interna, os controles
implementados mitigam alguns aspectos do risco, mas não contemplam
todos os aspectos relevantes do risco devido a deficiências no desenho
ou nas ferramentas utilizadas.
Pois foram feitas as seguintes constatações:
- Houve uma evolução em relacão a percepção da alta administração e
dos responsáveis pelas unidades auditadas da importância dos controles
internos.
- Existem procedimentos e processos ainda não padronizados e postos em
documentos formais.
- O componente avaliação de riscos no tribunal ainda está nos passos
iniciais visto que está em processo de aprovação o Plano de Gestão de
Riscos (Protocolo TRT nº 2.141/2018) e só posteriormente ocorrerá os
passos seguintes da avaliação de riscos, quais sejam:
2 Níveis de Avaliação dos Controles Internos Existentes – Inexistente/ Fraco/ Mediano/ Satisfatório/ Forte.
Fonte: Gestão de Riscos – Avaliação da Maturidade (TCU, 2018, adaptado)
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a. Identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e
metas da unidade;
b. Diagnóstico de riscos;
c. Definição dos níveis de riscos
d. Mensuração e classificação dos riscos.
- Apesar da implementação de muitas atividades de controles nas
unidades auditadas ainda há ocorrência de erros e falhas decorrentes de
fraquezas nos controles internos.
- A organização ainda carece de sensibilidade no que diz respeito a
transmissão aos responsáveis pelas unidades auditadas quanto à
necessidade de apoiar o funcionamento do controle interno, inclusive os
objetivos e responsabilidades pelo controle.
Conclusão
Constatou-se que os controles implementados no TRT da 13ª Região
mitigavam alguns aspectos do risco, mas ainda não contemplam todos os
aspectos relevantes do risco devido a deficiências no desenho ou
carência nas ferramentas utilizadas, uma vez que:
Os mapeamentos dos processos estão em andamento. Nos anos de 2014
a 2018 foram mapeados aproximadamente 17 processos administrativos e
em 2019 tem-se a previsão de mapear outros processos. Contudo, apesar
dos esforços da administração, a existência de processos ainda não
mapeados dificulta a confirmação dos pontos de controle.
O tribunal ainda está nos passos iniciais de implantação da gestão de
riscos, visto que está em processo de aprovação o Plano de Gestão de
Riscos (Protocolo TRT nº 2.141/2018) e só posteriormente ocorrerá os
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passos seguintes da avaliação, o que impede a adoção de auditoria
baseada em riscos.
As avaliações de risco e controles internos em nível de atividade
demonstram que ainda há ocorrência de erros e falhas decorrentes de
fraquezas nos controles internos das unidades auditadas.
O andamento das atividades de gestão de riscos está sendo acompanhada
através dos Protocolos TRT nºs. 25.432/2015 e 2.141/2018. O Plano Anual
de Auditoria determina a realização de avaliação de riscos e controles
internos em todas as auditorias previstas de forma que assim espera-se
reduzir a ocorrência de erros e falhas decorrentes de fraquezas nos
controles internos, de modo que se recomenda apenas seja elaborado um
cronograma de mapeamento dos processos de 2019, para
acompanhamento por esta unidade de controle interno.
Assim sendo, o relatório final da auditoria, foi encaminhado ao Exmo.
Desembargador Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª
Região, para conhecimento e adoção das providências que entendesse
necessárias o qual acolheu e determinou o seu monitoramento.
2.1.3 – Avaliação dos controles internos relacionados à elaboração
dos relatórios financeiros contábeis do TRT13
Foi realizada avaliação dos controles internos relacionados à Elaboração
das Demonstrações Contábeis e dos Relatórios Financeiros do exercício
de 2018, uma vez que as Demonstrações estão inclusas nos conteúdos do
Relatório de Gestão, conforme anexo II da Decisão Normativa TCU
170/2018 que trata da Estrutura Geral do Relatório de Gestão, além disso,
o anexo único da Portaria TCU 369/2018, que trata sobre a Estrutura de
Conteúdos Gerais dos Relatórios de Gestão, determina que as unidades
prestadoras de contas devem elaborar parecer/relatório de auditoria com
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a manifestação da auditoria interna contendo, além das informações sobre
a atuação da área de auditoria iterna, informação sobre a regularidade
das informações contábeis e dos controles internos relacionados a essas
informações, conferindo confiabilidade aos dados apresentados nas
contas e no Relatório de Gestão.
Dessa forma, Foram análisadas as seguintes Demonstrações Contábeis,
que compõem o conjunto de Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor
Público (DCASP) conforme Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor
Público (8ª Edição – STN/MF)
3
:
1. Balanço Patrimonial
2. Demonstração das Variações Patrimoniais
3. Demonstração dos Fluxos de Caixa
4. Balanço Orçamentário
5. Balanço Financeiro
6. Notas Explicativas
A Análise das Demonstrações Contábeis foi feita com base no Manual de
Contabilidade Aplicada ao Setor Público - MCASP (8ª Edição – STN/MF)
mais especificamente na Parte V que trata das Demonstrações Contábeis
Aplicadas ao Setor Público, nas Normas Brasileiras de Contabilidade
Aplicada ao Setor Público – NBC TSP além da legislação aplicável,
destacando-se a Lei nº 4.320/1964 e a Lei Complementar 101/2000. E os
controles internos foram avaliados com base na metodologia COSO de
avaliação dos controles internos, sendo avaliados os seguintes elementos:
ambiente de controle, avaliação de risco, atividades de controle,
informação e comunicação e monitoramento.
3 N o con j u nt o compl eto d e D e m ons t raç ões C ontá beis Apl ica d as a o Se t or P ú bli co e s tá i n clus a ai nda
a Demon s traç ão das Mut a ções do Pat r im ô n i o Líq uido , es tret anto es t a D emo n s traç ã o é o bri g a tór i a
apen as par a as em pres as es t a tai s d ep e n den t es co nstit uíd a s sob a form a d e soc i edad es an ônim a s e
fac u ltati va p ara os d emai s ór g ã os e e n t ida d es d os e n tes da F eder ação.
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ACHADOS
1. Falha nos componentes ATIVIDADES DE CONTROLE e
INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO.
a) Situação Encontrada:
A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação não possui
controle dos softwares sob domínio do TRT 13ª região.
b) Objeto:
Balanço Patrimonial 2018;
RDI 03/2019 (Protocolo 3.469/2019).
c) Critério:
Componentes COSO: Atividades de Controle e Informação e
Comunicação;
NBC TSP 08 – Atívo Intangível.
d) Análise da Equipe de Auditoria
Foi solicitado à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação,
através da RDI nº 03 de 2019, relatório dos Softwares que compõem o
saldo da conta Ativo Intangível – Softwares constante do Balanço
Patrimonial do exercício de 2018 do Tribunal Regional da 13ª Região,
visando realizar conciliação deste relatório com a conta do Ativo
Intangível, a conciliação contábil é a conferência dos valores presentes
nos registros contábeis da organização, confrontando-os com os
documentos e os diversos relatórios dos demais setores que dão suporte
aos lançamentos contábeis.
Entretanto, a SETIC enviou relatório do CONRAZAO retirado do SIAFI
obtido junto a Secretaria de Planejamento e Finanças, assim sendo,
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restou comprovado que a SETIC não possui nenhum documento ou
relatório de controle dos softwares sob domínio do TRT da 13º Região.
O Regulamento Geral do TRT 13 aprovado através da RA 164/2016 com
última alteração realizada através da RA 110/2018 estabelece na Seção IV
Art 50. que compete a Secretaria de Tecnologia Informação e
Comunicação o controle das atividades relacionadas á tecnologia da
informação, a manutenção dos programas e materiais de informática e
comunicação, o armazenamento e gerenciamento dos dados corporativos,
entre outras atividades. Dessa forma, considerando que as unidades
administrativas devem prestar informações a contabilidade esta equipe de
auditoria entende que a Secretaria de Tecnologia da Informação e
Comunicação é a unidade responsável por gerenciar e fornecer as
informações sobre os softwares sob domínio do TRT 13, informações
estas necessárias para que a contabilidade possa refletir a realidade
financeira da organização.
e) Recomendações
Que a Secretaria de Tecnologia Informação e Comunicação desenvolva
relatório para controle e gerenciamento dos softwares sob domínio do TRT
contendo valores, atualizações, novas aquisições, entre outras
informações necessárias ao correto reflexo da realidade financeira do
tribunal.
2. Falha nos componentes AMBIENTE DE CONTROLE e ATIVIDADES
DE CONTROLE.
a) Situação Encontrada:
O TRT 13 não realiza reavaliação de bens e redução ao valor recuperável
dos ativos (impaiment).
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b) Objeto:
Balanço Patrimonial 2018.
c) Critério:
Componentes COSO: Ambiente de Controle e Atividade de Controle;
MCASP – Parte II – Procedimentos Contábeis Patrimoniais;
NBC TSP 07 – Ativo Imobilizado;
NBC TSP 08 – Atívo Intangível;
NBC TSP 09 – Impairment (redução ao valor recuperável dos ativos).
d) Análise da Equipe de Auditoria
Em auditoria realizada nas Demonstrações Contábeis do exercício de
2017, esta equipe de auditoria verificou que o Tribunal não vem
realizando teste de recuperabilidade em seus ativos, além disso em
auditoria realizada pelo pelo CSJT (Processo nº CSJT-A-15152-
73.2017.5.90.0000) ficou constatada a não realização da reavaliação
patrimonial.
Em relação a reavaliação, o TRT criou uma Comissão em 24 de setembro
de 2018 (Portaria TRT GP nº 307/2018) com o intuito de elaborar a
reavaliação dos bens, entretanto essa reavaliação foi realizada apenas
nos bens com valores irrisórios, conforme Protocolo 14.778/2018, de
modo que faz-se necessário a elaboração de um plano de trabalho para
consecução da reavaliação e do teste de recuperabilidade dos ativos do
TRT 13.
e) Recomendações
Elaboração de um plano de trabalho para implementação da reavaliação e
do teste de recuperabilidade dos ativos no TRT 13, incluindo estudo e
parecer sobre qual melhor opção para a realização do mesmo, se a
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formação de uma comissão ou a contratação de peritos ou empresa
especializada.
3. Falha nos componentes AMBIENTE DE CONTROLE, ATIVIDADES DE
CONTROLE e INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
a) Situação Encontrada:
Falhas na formação e designação dos servidores da(s) comissões
responsáveis pela reavaliação e realização dos testes de recuperabilidade
dos ativos no TRT 13.
b) Objeto:
Relatórios Financeiros do TRT 13.
c) Critério:
Componentes COSO: Atividades de Controle e Informação e
Comunicação;
MCASP – Parte II – Procedimentos Contábeis Patrimoniais;
NBC TSP 07 – Ativo Imobilizado;
NBC TSP 08 – Atívo Intangível;
NBC TSP 09 – Impairment (redução ao valor recuperável dos ativos).
d) Análise da Equipe de Auditoria
De acordo com o Manual SIAFI – Reavaliação e Redução ao valor
recuperável dos ativos, para se proceder à redução ao valor recuperável
ou a reavaliação deve ser formada uma comissão de no mínimo três
servidores ou contratados peritos ou empresa especializada.
A comissão de reavaliação de bens criada pela Portaria TRT GP n.
304/2018 designou 4 servidores para composição da mesma, esta equipe
de auditoria entende que por serem procedimentos novos e nunca antes
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realizados pelo tribunal requerendo um trabalho excesssivo é necessário
um número maior e uma intensa capacitação dos servidores designados.
e) Recomendações
Elaboração de um plano de trabalho para implementação da reavaliação e
do teste de recuperabilidade dos ativos no TRT 13, incluindo estudo e
parecer sobre qual melhor opção para a realização do mesmo, se a
formação de uma comissão ou a contratação de peritos ou empresa
especializada (recomendação já realizada no item 2 deste relatório).
Se for decidido que a melhor opçaõ é a criação de comissão recomenda-
se que:
a. a comissão contenha pelo menos mais de 5 servidores, incluindo
engenheiro, contador e servidor da CMPCL;
b. que os servidores escolhidos para compor a comissão sejam
informados tempestivamente sobre sua participação;
c. que seja elaborado Plano de Capacitação dos membros designados
para compor a Comissão.
4. Falha nos componentes AMBIENTE DE CONTROLE, ATIVIDADES DE
CONTROLE e INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
a) Situação Encontrada:
O TRT 13 não possui sistema de informação de custos do setor público
implementada.
b) Objeto:
Demonstrações Contábeis e Relatórios Financeiros do TRT 13.
Auditoria in loco do CSJT (Processo nº CSJT-A-15152-
73.2017.5.90.0000).
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c) Critério:
Componentes COSO: Atividades de Controle e Informação e
Comunicação;
MCASP – Parte II – Procedimentos Contábeis Patrimoniais;
NBC TSP 11 – Sistema de Informação de Custos no Setor Público.
d) Análise da Equipe de Auditoria
A NBC T 16.11 - Sistema de Informação de Custos no Setor Público
estabelece (Item 7 da Resolução CFC nº 1.366/2011), que o Sistema de
Informação de Custos é obrigatório em todas as entidades do setor
público.
Não apenas o TRT 13 como toda a justiça do trabalho ainda não possui
implementado o Sistema de Custos, entretanto, Ofício divulgado pelo
CSJT em março de 2019 (Ofício CSJT.CGSICJT nº 01/2019), informa que
o Comitê Gestor do Sistema de Informação de Custos da Justiça do
Trabalho, deliberou pela conclusão da implantação total do sistema ainda
no exercícío de 2019.
e) Recomendações
Recomendação prescindível.
5. Falha nos componentes ATIVIDADES DE CONTROLE e
INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
a) Situação Encontrada:
Falhas nas prestações de contas dos registros dos bens.
b) Objeto:
Demonstrações Contábeis e Relatórios Financeiros do TRT 13.
Auditoria in loco do CSJT (Processo nº CSJT-A-15152-
73.2017.5.90.0000).
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c) Critério:
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Comunicação;
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NBC TSP 07 – Ativo Imobilizado.
d) Análise da Equipe de Auditoria
Esta equipe de auditoria identificou falhas nos relatórios do Núcleo de
Material, Patrimonio, Conservação e Limpeza a serem prestados à
contabilidade para se proceder à conciliação dos saldos apontados com
os saldos existentes no SIAFI.
e) Recomendações
Recomendação prescindível, em razão de já estar sendo acompanhada
pela auditoria do CSJT (Processo nº CSJT-A-15152-73.2017.5.90.0000)
Item "Falhas nas prestações de contas mensais dos registros dos bens".
CONCLUSÃO
MEDIANO
4
Os controles implementados mitigam alguns aspectos do risco, mas não
contemplam todos os aspectos relevantes devido a deficiências e/ou
carências nas ferramentas utilizadas.
A análise dos controles internos e da gestão de riscos do processo de
Elaboração das Demonstrações Contábeis e dos Relatórios Financeiros do
exercício de 2018 identificou 5 (cinco) achados, nos componentes
ambiente de controle, atividades de controle e informação e comunicação.
4 . Níveis de Avaliação dos Controles Internos Existentes – Inexistente/ Fraco/ Mediano/ Satisfatório/ Forte.
Fonte: Gestão de Riscos – Avaliação da Maturidade (TCU, 2018, adaptado)
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Sendo necessária a recomendação de 5 (cinco) recomendações expostas
nos itens 1 a 5 do tópico anterior.
2.1.4 – Auditoria da “ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE GESTÃO –
EXERCÍCIO 2018”
Foi realizada Auditoria de conformidade para o objeto elaboração do
"Relatório de Gestão – exercício 2018". Tal auditoria, prevista no plano
anual de atividades da Secretaria de Controle Interno deste Regional para
o exercício de 2019, consistiu em examinar o Relatório de Gestão
referente ao exercício 2018, elaborado pelo Gabinete da Diretoria Geral
da Secretaria, nos autos do Protocolo TRT13 nº 15.154/2018, com o
objetivo de avaliar, considerando a natureza jurídica e o negócio da
unidade prestadora da conta (UPC), da conformidade das peças exigidas
nos incisos I, II e III do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as normas e
orientações que regem a elaboração de tais peças.
Para avaliação da conformidade solicitou-se cópia do Relatório de Gestão
referente ao exercício 2018, elaborado pelo Gabinete do Diretor Geral da
Secretaria.
Metodologia Utilizada
Utilizou-se de metodologia relativa à auditoria de conformidade
atualmente adotada pelos diversos Órgãos e Entidades de Fiscalização
Superior (EFS), notadamente a Resolução 171/2013 do Conselho Nacional
de Justiça (CNJ), sendo utilizadas as seguintes técnicas de auditoria:
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• análise documental – verificação de processos e documentos que
conduzam à formação de indícios e evidências – analisou-se cópia
do relatório de gestão do exercício 2018 elaborado pelo Gabinete do
Diretor Geral da Secretaria, lançado nos sequenciais 03/08 e
atualizações remetidas via e-mail, arquivadas em pasta própria;
• Entrevista de coleta de dados não estruturada – realizada de forma
direta com o entrevistado sem a utilização de formulários.
• Testes de Observância – visam à obtenção de uma razoável
segurança de que os procedimentos de controle interno
estabelecidos pela Unidade Auditada estão em efetivo
funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos
servidores da unidade;
Limitações
No decorrer da realização da auditoria houve alteração dos prazos
internos de tramitação para elaboração do Relatório de Gestão o que
prejudicou o cumprimento do prazo inicialmente estabelecido, em razão de
que a versão final do Relatório de Gestão a ser entregue ao ao Tribunal
de Contas da União, somente haver sido encaminhado para a Secretaria
de Controle Interno em 26/03/2018 portanto, abeirado ao prazo limite para
envio ao TCU via sistema e-contas.
RESULTADO DA AUDITORIA
OBJETIVO
Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da
unidade prestadora da conta (UPC), da conformidade das
peças exigidas nos incisos I, II e III do art. 13 da IN TCU nº
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63/2010 com as normas e orientações que regem a elaboração
de tais peças.
Foi analisada a conformidade do relatório de gestão do exercício 2018
deste Tribunal com as normas que regem sua elaboração, a Instrução
Normativa TCU nº 63/2010, a Decisão Normativa-TCU nº 170 de 19 de
setembro de 2018 e a Portaria-TCU nº 369, de 17 de dezembro de 2018,
bem como as orientações constantes do sistema e-contas também do
Tribunal de Contas da União.
Para tanto, o Relatório de Gestão prévio e o Rol de responsáveis, foram
submetidos à equipe de Auditoria Interna. Em análise preliminar foram
detectados achados os quais foram levados à consideração do Gabinete
da Diretoria Geral para manifestação. Após, a Diretoria Geral enviou novo
Relatório de Gestão, com as revisões iniciais. Dessa nova situação, foram
encontrados outros achados que foram submetidos uma vez mais à
consideração da Diretoria Geral, sendo um novo relatório enviado a esta
Unidade de Auditoria Interna. Porém, novas constatações de achados de
auditoria foram detectados e assim sendo, procedeu-se a devolução, à
unidade responsável, para uma nova revisão do relatório, o que
efetivamente se procedeu, finalizando o Relatório de Gestão
conjuntamente com o rol de responsáveis e o relatório da área de
correição.
No decorrer da execução desta auditoria constatamos que não existe um
sistema informatizado de controle efetivo para elaboração do Rol de
Responsáveis. Essa situação já foi retratada no relatório de auditoria do
Relatório de Gestão do exercício 2017, constante do Protocolo TRT nº
1678/2018 a qual é monitorada nos autos do Protocolo TRT nº 5364/2018.
Segundo consta nos autos de monitoramento, essa melhoria será
implementada somente no exercício de 2019. O protocolo de
monitoramento encontra-se sobrestado na Secretaria de Controle Interno
até a data de 31 de dezembro de 2019, quando será impulsionado para
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informações quanto ao cumprimento da recomendação, na data informada
pela unidade monitorada.
CONCLUSÃO
Concluiu-se que o Relatório de Gestão do exercício 2018 encontra-se
adequadamente formalizado, inserido no sistema e-contas, apto a ser
enviado ao TCU dentro do prazo previsto.
Contudo, verifica-se que houve extrapolação do prazo constante em
norma interna corporis, a qual seja o artigo 5º do ATO TRT GP Nº
187/2018, datado de 05 de junho de 2018, o qual regulamenta o processo
de elaboração do Relatório de Gestão no âmbito deste Tribunal, o que
demandou a prorrogação da conclusão da realização da auditoria da
conformidade do Relatório de Gestão. Quanto à elaboração do Rol de
Responsáveis aguardamos a implantação do sistema informatizado como
mais um elemento de controle.
Em face do caráter conclusivo do relatório, foi encaminhado ao
Desembargador Presidente deste Regional, para conhecimento e
providências que entender necessárias.
3 - MONITORAMENTOS DAS AUDITORIAS REALIZADAS
Os líderes das auditorias são os responsáveis pelo monitoramento do
cumprimento das recomendações das auditorias. O monitoramento
do cumprimento das recomendações realizadas pela SCI
encontra-se mapeado, institucionalizado e disponível em
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https://www.trt13.jus.br/age/nucleo-de-processos/processo-
monitoramento
.
Não há sistema informatizado para o monitoramento das referidas
recomendações, sendo feito por meio protocolos administrativos no
sistema interno deste Regional.
Por fim, foi considerado como de maior impacto na gestão, as
recomendações referentes à:
• regularizar a situação dos bens imóveis do TRT da 13ª Região/PB
junto à Superintendência de Patrimônio da União, uma vez que esta
é uma exigência cobrada pelos Órgãos de Fiscalização Superiores e
que se encontra em monitoramento por parte da administração deste
Regional. A administração ainda está promovendo o cumprimento
dessa recomendação, referida auditoria encontra-se em
monitoramento até e efetiva regularização.
• cumprir integralmente a política de acessibilidade no âmbito do TRT
da 13ª Região/PB, especialmente em relação às medidas para
cumprimento das exigências da Lei nº 10.098/2000, do Decreto
5.296/2004 e das normas técnicas da ABNT. Referida auditoria ainda
encontra-se em monitoramento das recomendações ali constantes de
forma a cumprir a Política de acessibilidade no âmbito deste Regional.
4 – INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES
Além dos tópicos acima mencionados, foram acompanhados na SCI:
• Os atos de admissão e desligamento, aposentadoria e
pensão, inseridos no SISAC;
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• As decisões e diligências do Tribunal de Contas da União
em matéria pertinente a este órgão;
• O Portal Transparência, e informadas as irregularidades
existentes à Presidência deste TRT 13, conforme
ATO/TRT13/GP 243/2013.
Estiveram lotados na Secretaria de Controle Interno, no exercício de
2018, sete servidores, incluindo-se o diretor. Todas as atividades foram
desenvolvidas em respeito à missão institucional deste Regional e à
constitucional inerente ao controle interno. A Secretaria de Controle
Interno deste Tribunal exerce atividade típica de controle e auditoria, nos
moldes Resolução 171/2013 CNJ e, em respeito ao princípio de
segregação das funções, não participa de atos de gestão administrativa
do órgão.
5 - CONCLUSÃO
Da análise das auditorias internas realizadas pode-se concluir que, no ano
de 2018, não foram detectadas irregularidades nos procedimentos
decorrentes da gestão dos recursos colocados à disposição dos gestores,
responsáveis pela sua execução, todavia, ressaltamos a necessidade de
observância das recomendações ofertadas nos trabalhos realizados a fim
de se garantir uma administração mais eficiente e eficaz com
fortalecimento do sistema de Controles Internos deste Regional e o
cumprimento de sua Missão Institucional.
João Pessoa, 28 de março de 2019
Caio Geraldo Barros Pessoa de Souza
Diretor da Secretaria de Controle Interno
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