Escritório de Gestão Estratégica (4) - o integrador

Escritório de Gestão Estratégica (4): o integrador

Neste artigo, tratamos do papel integrador da unidade de gestão estratégica, que envolve desde orçamentos até comunicação e aprendizado.

Os diversos processos já existentes na organização precisam ser orientados e alinhados à estratégia. À UGE, no papel de integradora, cabe fazer essa conexão.

Integrar o orçamento. Nas organizações, o comum é que TI faça recomendações de investimento em infraestrutura, bancos de dados e aplicações; RH planeje contratações, treinamentos e desenvolvimento gerencial e a área de orçamento supervisione o planejamento financeiro e a alocação de verbas. Mas para a estratégia ser efetiva, todos esses planos operacionais devem ser alinhados a ela. Essa tarefa pertence à UGE, que em parceria com as áreas de orçamento deve garantir que os planos das unidades demandantes atendam às necessidades estratégicas da instituição.

Integrar operações. A estratégia é executada por meio de atividades operacionais. Os temas estratégicos do mapa identificam os processos cruciais para a organização, e são esses que devem ser analisados, gerenciados e redesenhados prioritariamente. A UGE deve trabalhar com às equipes responsáveis pelo tema e gerentes operacionais para observar se os recursos e suporte necessários estão sendo fornecidos. Também cabe à UGE assegurar que as equipes e gerentes forneçam relatórios de andamento adequados para direção superior.

Alinhar planos de capital humano e recursos de apoio. Além de coordenar a conexão entre os planos estratégicos e os financeiros, a UGE deve garantir que os planos de departamentos de apoio sejam consistentes com a execução da estratégia. As áreas de TI e RH são especialmente importantes, mas todas as unidades devem ter planos que demonstrem como contribuem para o alcance da estratégia.

A função da UGE nesse contexto é de ser consultora, ajudando as áreas-meio a alinhar e integrar suas estratégias e planos, entre si, com as unidades finalísticas e com a instituição.

“Considere o departamento de RH, que tem a responsabilidade principal quanto à motivação, treinamento e desenvolvimento dos trabalhadores. O RH é tipicamente o responsável pela revisão anual de gestão e metas de desempenho, treinamento e desenvolvimento de competências, e gestão de programas de incentivo e compensação”, afirmam Kaplan e Norton. “A UGE deve garantir que o RH execute essas atividades de modo consistente com os objetivos estratégicos das unidades finalísticas e da instituição”.

Comunicar a estratégia. A comunicação efetiva da estratégia aos funcionários, incluindo metas, projetos e iniciativas, é vital. As organizações devem “democratizar a estratégia”, como denomina a empresa Canon, promovendo de forma ativa a compreensão da estratégia e do quadro de metas e objetivos (scorecard) por todas as unidades finalísticas e de apoio.

Como nas atividades de RH e orçamento, é comum que as organizações disponham de unidades dedicadas à comunicação organizacional. “Nessas situações, a UGE deve inicialmente adotar um papel editorial, revisando e ajudando na elaboração das mensagens para que comuniquem a estratégia corretamente“, explicam os autores. “Em organizações nas quais falte um setor de comunicação organizacional, ou nas quais esse setor tenha pouco conhecimento ou foco na estratégia, a UGE deve assumir a responsabilidade primária pela comunicação da estratégia e do quadro de metas e objetivos aos funcionários“, completam Kaplan e Norton.

Gerir iniciativas estratégicas. Quando a organização usa gestores e equipes de temas para seleção e gestão das iniciativas estratégicas, a UGE atua como monitora, solicitando informações sobre o andamento das iniciativas e desempenhos, e relatando os achados à direção, antecipando a reunião de análise estratégica. A UGE mantém a responsabilidade pelo andamento do progresso das iniciativas. Em organizações que não adotam os gestores e equipes de temas, a UGE é que deve selecionar e gerir as iniciativas estratégicas. Quando essas iniciativas tiverem um “lar natural” para serem desenvolvidas, a UGE irá atribuir à essa unidade a responsabilidade. Qualquer iniciativa que seja cruzada por diferentes unidades deve ser gerida pela própria UGE. Isso garante que a iniciativa receberá os recursos financeiros e humanos necessários.

Compartilhar melhores práticas. A UGE deve assegurar ainda que a gestão do conhecimento foque no compartilhamento de boas práticas críticas para a estratégia. Se os gerentes usarem padrões de referência (benchmarks) errados ou ruins, a estratégia da instituição estará se limitando aquém do seu potencial verdadeiro.

Em organizações que já disponham de um setor responsável pelo aprendizado e compartilhamento de experiências e conhecimentos, a UGE deve se associar a essa unidade em busca de alinhamento de esforços. Mas se a função ainda não existir, cabe à UGE liderar a transferência de idéias e melhores práticas pela instituição.

Referência

KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. The Office of Strategy Management: emerging roles and responsibilities. Balance Scorecard Report, July- August 2008. Vol. 10. Number 4.