Projeto de Transformação Digital do TRT-13 começa a mapear necessidades de soluções inovadoras

Após uma semana do início da aplicação do projeto Transformação Digital na Coordenadoria de Material e Patrimônio do Tribunal Regional do Trabalho da Paraíba (13ª Região), os servidores participaram da oficina de priorização dos principais desafios da unidade. A atividade, realizada na tarde dessa terça-feira (8), consistiu na discussão e consequente escolha de dez itens que, na ótica do grupo, necessitam de soluções inovadoras e tecnológicas com maior urgência.

Em um primeiro momento, o gestor do projeto, Marcelo Moura, apresentou brevemente a iniciativa, que tem o objetivo de racionalizar a força de trabalho do Tribunal. Além disso, ele relatou as ações feitas nesta primeira semana de aplicação do projeto no CMP, que contou com entrevistas individuais com o gestor e os servidores da unidade e aplicação de formulário de preenchimento anônimo.

“A partir disso, foi possível reunir os desafios apontados pela equipe do setor durante as conversas. Com a oficina, o objetivo é listar os principais desafios. Imediatamente depois da atividade, ou seja, já a partir desta quarta, começaremos a imersão no setor para verificar, na prática, como os desafios se apresentam”, explicou Marcelo Moura.

Embora a oficina tenha o objetivo de selecionar os dez principais desafios do setor a serem tratados prioritariamente, os demais problemas elencados poderão ser retomados posteriormente, conforme salientou o diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação, Rodrigo Cartaxo. “O engajamento de todos durante a oficina foi surpreendente e essencial para chegarmos a um resultado tão positivo”, destacou.

Por sua vez, o gestor do CMP, Weberte Araújo, enfatizou que este foi um primeiro passo importante em direção à modernização desejada por todos que atuam na unidade. “Parabenizo todos da equipe por terem feito de tudo para participar desse momento, respondendo aos formulários e se engajando para melhorar o setor. Para mim, a oficina foi nota dez”, afirmou.

Dinâmica

 Para começar a oficina, conduzida pelo gestor do projeto Transformação Digital, os participantes foram estimulados a pensar sobre o que sonhavam que a CMP tivesse. Depois de enumerar os sonhos para o setor, a equipe foi dividida em três grupos para escolher, em dez minutos de discussão, os principais itens dessa relação. As listas montadas por cada grupo foram tratadas por toda a equipe e reduzidas a alguns itens, a exemplo de um sistema para gerenciamento de registro de preços e a modernização do processo de movimentação e tombamento de bens.

Em seguida, foram lidos os principais desafios apontados durante as entrevistas individuais e os formulários aplicados aos servidores e gestor da unidade. Na sequência, a equipe foi novamente dividida em três grupos para debaterem e selecionarem, cada um, os dez desafios mais urgentes a serem solucionados. Durante trinta minutos, os grupos discutiram e, logo após, os desafios elencados passaram por nova redução, passando de 20 para dez itens.

Para o gestor do projeto, a oficina foi bastante produtiva. “Todos colaboraram e sugeriram muitas coisas a serem melhoradas. Todos estão de parabéns e vamos continuar o trabalho”, afirmou Marcelo Moura.

Os dez desafios com alta prioridade, conforme apontou a equipe do setor de Material e Patrimônio do Tribunal, foram: 

1 - Usuários externos não recepcionam guias do SCMP; 

2 - Necessidade de capacitação dos sistemas e ferramentas usados no setor; 

3 - Registro incompleto e informações desatualizadas dos bens, que dificulta identificação posterior;

4 - Necessidade de ferramentas que facilitem o controle do ARP;

5 - Planilha de preços dificulta a exclusão dos preços fora da curva; 

6 - Cortes nos pedidos feitos sem critérios objetivos e justificativa ao demandante; 

7 - Para registros em lote, é necessário trabalho manual da Setic; 

8 - Centralização de tarefas do setor em poucas pessoas; 

9 - A consulta de preços de vários locais diferentes para atas e compras de outros órgãos é uma tarefa manual onerosa; 

10 - Depósitos e almoxarifado com pouca ventilação, sem ar condicionado e iluminação precária. 

         

Celina Modesto
Assessoria de Comunicação Social TRT-13