NOTA DE AUDITORIA TRT SECAUD nº 01/2024 - Auditoria sobre os Passivos Administrativos - Prot. 2941/2024
última modificação
11/02/2025 13h14
NOTA DE AUDITORIA TRT.SECAUD nº 01.2024 - Auditoria dos Passivos Administrativos Prot 2941_2024.html
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PODER JUDICIÁRIO
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
NOTA DE AUDITORIA/TRT/SECAUD nº 01/2024
João Pessoa, 26 de março de 2024.
Destinatário: Sra. Karina Pereira Diniz
Unidade auditada: Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento
de Pessoal
Senhora Secretária de Gestão de Pessoas e Pagamento
de Pessoal,
No decorrer dos trabalhos de Auditoria de Passivos
Administrativos, acompanhada conforme PROAD nº 1750/2024,
foram verificadas falhas meramente formais ou de baixa
materialidade, as quais, por questão de julgamento profissional,
foram excetuadas do Relatório. Todavia, referido(s) achado(s)
evidencia(m) uma desconformidade com os critérios e as fontes
utilizados para a realização dos exames e, considerando os
princípios da legalidade administrativa, a indisponibilidade do
interesse público e o dever de eficiência, deverão ser conhecidos
por essa unidade administrativa e ultimadas providências para
correção ou prevenção das falhas evidenciadas.
Portanto, estão relacionados, a seguir, o(s) registro(s)
elaborado(s) pela equipe de auditoria, as providências
recomendadas e os prazos estabelecidos para o seu atendimento:
Quadro de Achados n° 1:
Gestão de riscos do pagamento de passivos
Descrição do
achado
O tratamento dos riscos tem como objetivo a definição e
implementação de uma ou mais ações de resposta aos
riscos gerando o Plano de Tratamento dos Riscos. O
processo pode ser deflagrado quando nas etapas de
análise e avaliação forem fornecidas informações
suficientes para determinar as ações necessárias para
reduzir os riscos a níveis aceitáveis.
As ações de resposta a um risco podem ser classificadas
da seguinte forma:
1. Evitar: ação para evitar totalmente o risco.
2. Transferir: compartilhar ou transferir totalmente ou
parte do risco a terceiros.
3. Mitigar: reduzir o impacto ou a probabilidade de
ocorrência do risco.
4. Aceitar: aceitar ou tolerar o risco sem que nenhuma
ação específica seja tomada, pois ou o nível do risco é
considerado baixo ou a capacidade da organização para
tratar o risco é limitada ou o custo é desproporcional ao
benefício.
Concluído o Plano, suas ações deverão ser
implementadas pelos responsáveis e monitoradas pelo
Gestor do Risco.
Situação
encontrada
O processo de “Gestão e Contabilização dos Passivos”
encontra-se mapeado conforme ATO TRT N
o
316/2019.
Não somente houve o mapeamento do processo, como
também o mapeamento dos riscos de entrega do produto
final do referido processo, para o qual foi estabelecido
um plano de tratamento dos riscos, disponível em
https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/8/83/Gest
%C3%A3o_e_Contabiliza
%C3%A7%C3%A3o_de_Passivos.pdf. Em que pese
tenham sido estabelecidos prazos para o implemento de
algumas ações corretivas e/ou mitigadoras, não foi
possível obter evidências quanto à ocorrência de seu
efetivo monitoramento.
Objeto Gestão de riscos
Critério ATO TRT GP N. 091/2018
Evidência Monitoramento dos riscos do processo
(https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/8/83/Gest
%C3%A3o_e_Contabiliza
%C3%A7%C3%A3o_de_Passivos.pdf)
Possíveis Causas Política de gestão de riscos não implementada
efetivamente; aprendizagem organizacional não
documentada
Efeitos Administração pública mais reativa; esforços
organizacionais não alinhados
Manifestação do
auditado
(Documento
sequencial 5 do
PROAD 2029/2024)
Com a introdução em 2023 do Módulo de Gestão dos
Passivos, o controle e atualização dos processos de
passivos se tornou em grande parte automatizado,
desde o cálculo da apuração da dívida até a elaboração
da folha de pagamento. Desta forma, muitos dos riscos
inerentes ao processo deixaram de existir. Ainda assim,
o monitoramento de gestão de riscos dos passivos
pode ser implementado de forma efetiva, para
garantir o correto processo de gestão de dívidas
decorrentes de despesas de exercícios anteriores de
pessoal, de modo a garantir-lhe legalidade e
tempestividade.
Análise da equipe Conforme apontado pelo TCU no documento “10 passos
para a boa gestão de riscos”, criar a capacidade para
lidar com riscos por toda a organização, de forma
estruturada, sistemática e oportuna, amplia a capacidade
de criar, proteger e entregar valor, com reflexos positivos
sobre a percepção das partes interessadas. Conforme
Art. 8
o
do Ato TRT GR N. 370/2017, o processo de
gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não
superiores a 2 (dois) anos. Como o modelo de processo
de gestão de riscos adotado pelo TRT13 tem por base o
estabelecido na ABNT NBR ISO 31000:2009, há que se
observar a fase de monitoramento e análise crítica, que
consiste na verificação, supervisão, observação crítica
ou identificação da situação de risco, realizadas de forma
contínua, a fim de determinar a adequação, suficiência e
eficácia dos controles internos para atingir os objetivos
estabelecidos. Ademais, o prazo bienal estabelecido
para revisões (prazo máximo) tem por objetivo manter os
riscos atualizados, considerando o contexto de mudança
organizacional decorrente de fatores internos e externos
à instituição, tais como troca de sistemas, atualização de
normativos, alteração do quadro de servidores, entre
outros. Ainda conforme o TCU, a gestão de riscos,
quando corretamente implementada e aplicada de forma
sistemática, estruturada e oportuna, fornece informações
que dão suporte às decisões de alocação e uso
apropriado dos recursos e contribuem para a otimização
do desempenho organizacional. Como consequência,
aumentam a eficiência e a eficácia na geração, proteção
e entrega de valor público, na forma de benefícios que
impactam diretamente cidadãos e outras partes
interessadas.
Recomendações Atualizar o mapeamento dos riscos do processo de
“Gestão e Contabilização dos Passivos”
Benefícios
esperados
Efetividade na gestão de riscos dos processos de
passivos
Prazo para
atendimento
26/05/2024
Quadro de Achados n° 2:
Divergência de valores para pagamento
Descrição do
achado
Há diferença entre os valores autorizados para
pagamento, com os valores apropriados e pagos via
FolhaWeb.
Situação
encontrada
1. No PROAD 12005/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$
197.426,30) com o valor apropriado e pago pelo
Folhaweb (R$ 191.069,15), na importância de R$
6.357,15;
2. No PROAD 11941/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$
555.182,55) com o valor apropriado e pago pelo
Folhaweb (R$ 553.944,59), na importância de R$
1.237,96;
3. No PROAD 11958/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$ 48.418,42)
com o valor apropriado e pago pelo Folhaweb (R$
48.384,62) na importância de R$ 33,80.
4. No PROAD 11976/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$ 72.276,66)
com o valor apropriado e pago pelo Folhaweb (R$
72.076,75), na importância de R$ 199,91.
5. No PROAD 12006/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$
175.241,62) com o valor apropriado e pago pelo
Folhaweb (R$ 173.234,12), na importância de R$
2.007,50.
6. No PROAD 12008/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$ 76.059,67)
com o valor apropriado e pago pelo Folhaweb (R$
76.645,46), na importância de - R$ 585,79;
7. No PROAD 12772/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$
311.277,06) com o valor apropriado e pago pelo
Folhaweb (R$ 307.523,79), na importância de R$
3.753,27;
8. No PROAD 12773/2023, há diferença entre o
despacho do ordenador de despesas contendo a
autorização para pagamento de passivos (R$ 18.958,03)
com o valor apropriado e pago pelo Folhaweb (R$
19.677,13), na importância de - R$ 719,10.
Objeto Despacho da Ordenadoria de Despesas
Critério Lei n
o
4.320/1964, Art. 64
Decreto-Lei n
o
200/1967
Resolução CSJT n
o
137/2014
Ato CSJT.GP.SEOFI n
o
51/2023
Macrofunção SIAFI 021140 – Reconhecimento de
Passivos
Evidência PROAD N
o
s 12005/2023, 11941/2023, 11958/2023,
11976/2023, 12006/2023, 12008/2023, 12772/2023 e
12773/2023
Possíveis Causas - Falhas nos controles internos: ausência de
detalhamento do campo desconto;
- Erro material.
Efeito - Reconhecimento de débito em valor inferior ou superior
ao apurado pelo Módulo de Gestão de Passivos (MGP)
como devido;
- Assimetria informacional;
- Ausência de conformidade documental;
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Documento
sequencial 5 do
PROAD 2029/2024)
O Reconhecimento de dívida é efetuado a partir do
Relatório de Contabilização de Processo, do Relatório
para Reconhecimento de dívida ambos extraídos do
MGP, e do Relatório de Atualização de Dívida extraído
da folha de dívida atualizada da Folhaweb. Importante
ressaltar que no momento da solicitação do
reconhecimento são considerados todos os beneficiários,
independentemente da situação estar apta ou inapta.
Com relação a diferença entre o valor apontado no
relatório “Relação dos beneficiários com valores bruto-
líquido” e o Relatório de apropriação da folha de
pagamento, isso se deve ao fato de que o primeiro não
considera a compensação entre receita e desconto de
uma mesma rubrica, já o segundo relatório considera o
valor bruto para compensação de uma mesma rubrica.
Por fim, vale reafirmar que o reconhecimento de débito
foi efetuado considerando esta compensação.
Análise da equipe Por ocasião da reunião de encerramento da auditoria,
foram apresentadas as evidências à unidade auditada. A
unidade firmou compromisso em rever os processos e
documentar/justificar a divergência dos saldos.
Recomendações CHAMAR à ordem os processos citados e
documentar/justificar a divergência dos saldos,
submetendo-os à ciência do Ordenador de Despesas
Benefícios
esperados
Clareza processual
Prazo para
atendimento
26/04/2024
A equipe de auditoria estará disponível tanto
pessoalmente, como também através de e-mail ou telefone, para
prestar quaisquer esclarecimentos em relação aos registros
apresentados.
Atenciosamente,
Nathália de Almeida Torres
Diretora da Secretaria de Auditoria
