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NOTA DE AUDITORIA TRT SECAUD nº 08/2024 - Auditoria de Execução de Contratos - Prot. 9518/2024

última modificação 08/01/2025 10h35

text/html NOTA DE AUDITORIA TRT.SECAUD nº 08.2024 - Auditoria de Execução de Contratos - Prot 9518_2024.html — 609 KB

PODER JUDICIÁRIO
JUSTIÇA DO TRABALHO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
NOTA DE AUDITORIA/TRT/SECAUD nº 08/2024
João Pessoa, 05 de dezembro de 2024.
Destinatário: Sr. Tibério Adonys de Almeida Fialho
Unidade auditada: Secretaria Administrativa
Senhor Diretor,
No decorrer dos trabalhos da Auditoria de Execução
de Contratos, acompanhada conforme PROAD nº 9518/2024,
foram verificadas falhas meramente formais ou de baixa
materialidade, as quais, por questão de julgamento profissional,
foram excetuadas do Relatório. Todavia, referido(s) achado(s)
evidencia(m) uma desconformidade com os critérios e as fontes
utilizados para a realização dos exames e, considerando os
princípios da legalidade administrativa, a indisponibilidade do
interesse público e o dever de eficiência, deverão ser conhecidos
por essa unidade administrativa e ultimadas providências para
correção ou prevenção das falhas evidenciadas.
Portanto, estão relacionados, a seguir, o(s) registro(s)
elaborado(s) pela equipe de auditoria, as providências
recomendadas e os prazos estabelecidos para o seu atendimento:
Quadro de Achados n° 1:
Descumprimento do prazo contratual de pagamento
Descrição do
achado
Foram identificadas fragilidades na execução da
ordem cronológica de pagamentos do TRT13.
Situação
encontrada
Apesar da Secretaria de Orçamentos e Finanças
afirmar, em resposta à RDI 63/2024, que o
controle da ordem cronológica de pagamentos é
efetuado, neste Regional, “conforme a ordem de
chegada dos PROADs, à exceção dos PROAD´s
com vencimento, os quais têm prioridade sobre
os demais” verificamos que o mecanismo de
controle adotado se revelou insuficiente,
especialmente quando os processos
recepcionados para pagamento em um dia
acumulam-se com os processos de pagamento
recepcionados em data posterior.
Conforme art. 141 da Lei 14.133/2021, no dever
de pagamento pela Administração, será
observada a ordem cronológica para cada fonte
diferenciada de recursos, subdividida nas
seguintes categorias de contratos:
I - fornecimento de bens;
II - locações;
III - prestação de serviços;
IV - realização de obras.
De acordo com o parágrafo segundo, do art. 141
da Lei 14.133/2021, a inobservância imotivada
da ordem cronológica referida no caput deste
artigo ensejará a apuração de responsabilidade
do agente responsável, cabendo aos órgãos de
controle a sua fiscalização.
Na amostra, foi evidenciada a fatura do contrato
da Unimed, cujo recebimento da nota fiscal
ocorreu em 05/09/2024 e o pagamento efetivou-
se em 23/09/2024, conforme se verifica nos
documentos 122 e 128 do PROAD 118/2024. No
caso apresentado, não somente a ordem
cronológica de pagamentos deixou de ser
observada, como também a cláusula contratual
de pagamentos foi impactada (Contrato TRT N.º
23/2022, 8.1.1. Os pagamentos relativos à
participação do CONTRATANTE no custeio do
plano serão efetuados em até 15 (quinze) dias
contados do recebimento da respectiva Nota
fiscal).
A Lei preceitua que “a inobservância imotivada
da ordem cronológica referida no caput deste
artigo ensejará a apuração de responsabilidade
do agente responsável, cabendo aos órgãos de
controle a sua fiscalização” (art. 141, § 2º).
Nos termos da Lei, a inobservância motivada ou
justificada da ordem cronológica de pagamento é
imune de responsabilização. Esta motivação,
contudo, deve ser explícita, clara e congruente,
expondo com objetividade e suficiência as
razões de fato e de direito que autorizam a
violação da ordem. A falta de motivação ou a
existência de motivação insuficiente vicia o ato e
pode ensejar a responsabilização pessoal do
gestor. Ressalta-se ainda que as razões de fato
que autorizam a modificação da ordem
cronológica de pagamento estão
antecipadamente estabelecidas na Lei
14.133/2021, em rol exaustivo.
Objeto
Protocolo nº 9969/2024: Requisição de
Documentos e Informações (R.D.I.) 63/2024.
Protocolo nº 118/2024: Execução contratual
Unimed
Protocolo nº 119/2024: Execução contratual
Energisa
Protocolo nº 350/2024: Execução contratual
Contrate
Critério
Lei 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos
Administrativos:
Art. 92. São necessárias em todo contrato
cláusulas que estabeleçam:
V - o preço e as condições de pagamento, os
critérios, a data-base e a periodicidade do
reajustamento de preços e os critérios de
atualização monetária entre a data do
adimplemento das obrigações e a do efetivo
pagamento;
VI - os critérios e a periodicidade da medição,
quando for o caso, e o prazo para liquidação e
para pagamento;
Art. 141. No dever de pagamento pela
Administração, será observada a ordem
cronológica para cada fonte diferenciada de
recursos, subdividida nas seguintes categorias
de contratos:
I - fornecimento de bens;
II - locações;
III - prestação de serviços;
IV - realização de obras.
§ 1º A ordem cronológica referida no caput deste
artigo poderá ser alterada, mediante prévia
justificativa da autoridade competente e
posterior comunicação ao órgão de controle
interno da Administração e ao tribunal de contas
competente, exclusivamente nas seguintes
situações:
I - grave perturbação da ordem, situação de
emergência ou calamidade pública;
II - pagamento a microempresa, empresa de
pequeno porte, agricultor familiar, produtor rural
pessoa física, microempreendedor individual e
sociedade cooperativa, desde que demonstrado
o risco de descontinuidade do cumprimento do
objeto do contrato;
III - pagamento de serviços necessários ao
funcionamento dos sistemas estruturantes,
desde que demonstrado o risco de
descontinuidade do cumprimento do objeto do
contrato;
IV - pagamento de direitos oriundos de contratos
em caso de falência, recuperação judicial ou
dissolução da empresa contratada;
V - pagamento de contrato cujo objeto seja
imprescindível para assegurar a integridade do
patrimônio público ou para manter o
funcionamento das atividades finalísticas do
órgão ou entidade, quando demonstrado o risco
de descontinuidade da prestação de serviço
público de relevância ou o cumprimento da
missão institucional.
§ 2º A inobservância imotivada da ordem
cronológica referida no caput deste artigo
ensejará a apuração de responsabilidade do
agente responsável, cabendo aos órgãos de
controle a sua fiscalização.
Evidência
Resposta à Requisição de Documentos e
Informações (R.D.I.) 63/2024 – Proad
9969/2024.
Planilha Ordem Cronológica de Pagamentos.xls
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos da unidade
responsável; Desconhecimento da Lei
14.133/2021; Ausência de normativos internos
dispondo sobre os procedimentos de
reconhecimento e pagamento das obrigações
relativas ao fornecimento de bens, locações,
realização de obras e prestação de serviços no
âmbito do TRT13.
Efeitos
Descumprimento da NLLC; Descumprimento dos
contratos administrativos firmados; Prejuízos à
transparência pública; Possível violação dos
princípios que regem à Administração Pública;
Potencial questionamento por parte de
instâncias superiores em sede de auditoria (CNJ,
CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
Nenhuma manifestação foi recebida em face do
Quadro de Resultados Preliminares da auditoria
previamente disponibilizado à unidade auditada.
Todavia, durante a reunião de encerramento da
auditoria, o Chefe da Divisão de Conformidade
Contábil explicou que o pagamento do contrato
da Unimed fica sobrestado na SOF até que haja
o recebimento de recursos descentralizados para
a execução orçamentária do Programa de
Trabalho Resumido (PTRES) 214113, em que
foram alocadas as despesas com assistência
médica e odontológica deste Regional, cujo
repasse de recursos financeiros costuma ocorrer
no dia 20, de cada mês.
Análise da
equipe
Durante a execução da auditoria, constatou-se
que a etapa de liquidação de despesas é
realizada de forma célere no TRT13, alcançando
a média de 1 dia útil para conclusão. Este fato
foi avaliado como muito positivo sendo relevante
efetuarmos o devido registro.
Alguns problemas foram identificados na fase
seguinte da despesa pública, qual seja, a fase
do pagamento de fornecedor.
Sobre o pagamento de fornecedores, a Lei
14.133/2021 trouxe algumas inovações
legislativas ao estabelecer que a ordem
cronológica será observada para cada fonte
diferenciada de recursos, subdivida em 4
(quatro) categorias de contratos (art. 141,
caput), ao fixar as únicas hipóteses em que se
admite a alteração da ordem cronológica de
pagamentos (art. 141, §1.º), ao estabelecer que
a inobservância imotivada da mesma ordem
cronológica de pagamentos ensejará a apuração
de responsabilidade do agente responsável (art.
141, §2.º) e, finalmente, ao determinar a
publicização mensal da ordem cronológica de
pagamentos (art. 141, §3.º), Mas a determinação
para adoção de uma ordem cronológica de
pagamentos não é inteiramente nova na
Administração Pública, advindo desde a Lei
8.666/1993, conforme se verifica no artigo 5.º
transcrito a seguir:
Art. 5.º – Todos os valores, preços e custos
utilizados nas licitações terão como expressão
monetária a moeda corrente nacional,
ressalvado o disposto no art. 42 desta Lei,
devendo cada unidade da Administração, no
pagamento das obrigações relativas ao
fornecimento de bens, locações, realização de
obras e prestação de serviços, obedecer, para
cada fonte diferenciada de recursos, a estrita
ordem cronológica de suas exibilidades, salvo
quando presentes relevantes razões de interesse
público e mediante prévia justificativa da
autoridade competente, devidamente publicada.
Nesse sentido, as evidências levantadas na
constituição do achado serão destacadas a
seguir:
1.º) A análise amostral demonstrou que, dentro
do próprio subgrupo, a ordem cronológica de
pagamentos não tem sido rigorosamente
observada. Essa constatação ficou evidente a
partir da análise dos pagamentos ocorridos no
dia 20/06/2024, tendo em vista que a ordem em
que foram realizados os pagamentos das
empresas Unimed, Energisa e Contrate (todas
inseridas na mesma categoria de prestação de
serviços) difere da ordem de recepção dos
Proads na SOF após a determinação de
pagamento pela Ordenadoria de Despesas. De
acordo com a SOF, “quanto ao pagamento dos
fornecedores os mesmos são pagos pela ordem
de chegada do PROAD a SOF, com exceção dos
PROAD’s com vencimento, os quais têm
prioridade sobre os demais”. A equipe de
auditoria ressalta que, além do vencimento
estipulado em boleto do prestador de
serviços, os pagamentos das despesas devem
ser realizados até as datas de vencimento
determinadas nos termos contratuais, nota de
empenho ou outros instrumentos congêneres,
conforme preconiza o art. 92, incisos V e VI
da Lei 14.133/2021. Importante frisar ainda que
no Manual de Licitações e Contratos:
Orientações e Jurisprudência do TCU
, a Corte
de Contas deixa claro que o marco inicial para
inclusão na sequência de pagamentos, por
ordem cronológica, é a data da liquidação.
Contudo, durante a reunião de encerramento, o
Diretor da Secretaria Administrativa pontuou
que, no caso em análise, tanto os pagamentos
autorizados no dia 14/06/2024, como os
pagamentos autorizados no dia 19/06/2024,
foram efetuados em 20/06/2024. Na esteira,
recordou o princípio do formalismo moderado
referendado por tantos julgados do Tribunal de
Contas da União. Nesse sentido, invocou que
não houve ofensa a ordem cronológica de
pagamentos.
2.º) Na amostra, foi detectado 1 caso de
pagamento em que a ordem cronológica de
pagamentos não foi obedecida. Este caso,
inclusive, culminou com a inobservância das
condições de pagamento estabelecidas em
contrato. Nenhuma justificativa constou dos
autos quanto à motivação para que a ordem
cronológica de pagamentos deixasse de ser
obedecida, no caso concreto. Tampouco, a SOF
consignou nos autos de RDI qualquer
manifestação a esse respeito. É forçoso registrar
ainda que a alteração da ordem cronológica de
pagamento só pode ocorrer nas situações
previstas no art. 141, § 1º, da Lei 14.133/2021 e
mediante justificativa prévia da autoridade
competente. Além disso, a organização deve
informar esse fato ao órgão de controle interno
da Administração e ao tribunal de contas
competente. Também de acordo com a Lei
14.133/2021, a inobservância imotivada da
ordem cronológica de pagamentos ensejará a
apuração de responsabilidade do agente
responsável, com possível repercussão na
esfera penal (Art. 337-H/CPB).
Somente na reunião de encerramento da
auditoria, a Secretaria de Orçamento e Finanças
trouxe informações que indicam a peculiaridade
da fonte de recursos utilizada para pagamento
do contrato de prestação de serviços médicos, o
que a rigor, do art. 141 da Lei 14.133/2021, a
colocaria em fila de pagamento diferenciada,
dito de outra forma, não concorrente com os
demais prestadores de serviço. Não obstante, é
inequívoco que houve o descumprimento da
cláusula contratual de pagamento, incorrendo
a Administração na condição de ser
penalizada, através do pagamento de multa,
conforme previsto na cláusula 8.10 do
Contrato TRT N.º 23/2022. Nesse sentido e,
para evitar descumprimentos futuros da
cláusula contratual que prevê o prazo de
obrigação de pagamento, a Diretora-Geral
sugeriu a revisão da referida cláusula
contratual. A revisão do prazo de pagamento,
tal como sugerido, regularizaria a prática
administrativa que já ocorre atualmente,
compatibilizando-a ao cronograma financeiro
e de desembolso do TRT13.
Recomendação
À Secretaria Administrativa:
Revisar a cláusula de pagamento do contrato TRT Nº
23/2022, atentando-se para o cronograma financeiro
de recebimento de recursos financeiros do CSJT,
tendo em vista a obrigação da contratada de
encaminhar a fatura no prazo de até o quinto dia útil
do mês subsequente ao da prestação de serviços,
estabelecido na cláusula 8.11.1, e o prazo da
Administração de efetuar o pagamento relativo à
participação do Contratante em até 15 dias contados
do recebimento da respectiva Nota Fiscal,
estabelecido na cláusula 8.1.1.
Benefícios
esperados
- Aprimoramento da governança de contratações;
- Compatibilização do fluxo de pagamentos do
TRT13;
- Aumento da segurança jurídica.
Prazo para
atendimento
05/02/2025
A equipe de auditoria estará disponível tanto
pessoalmente, como também através de e-mail ou telefone, para
prestar quaisquer esclarecimentos em relação aos registros
apresentados.
Atenciosamente,
Nathália de Almeida Torres
Diretora da Secretaria de Auditoria