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Relatório de Auditoria da Prestação de Contas Anual

última modificação 05/06/2023 09h55

Proad nº 3709/2023

text/html Relatório Conclusivo - Prestação de Contas - Prot. 3709 2023.html — 143 KB

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

João Pessoa, Rua Corálio Soares, Centro

Telefone/Ramal: 6136 - E-mail: sci@trt13.jus.br

RELATÓRIO DE AUDITORIA

Auditoria da Prestação de Contas Anual

João Pessoa/PB – Maio/2023

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

RELATÓRIO CONCLUSIVO

IDENTIFICAÇÃO

Protocolo 3.709/2023
Área(s) Auditada(s): Várias
Objeto: Prestação de contas do exercício 2022
Objetivos: a) avaliação da conformidade e integridade das informações prestadas pelo TRT13 com as normas que regem a elaboração da Prestação de Contas Anuais e informações que compõe referido processo; b) avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos
Equipe de Auditoria: Maurício Dias Sobreira Bezerra; Nathália de Almeida Torres; Mari Hara Onuki Monteiro; Marcos José Alves da Silva

SUMÁRIO

1. IDENTIFICAÇÃO......................................................................................................... ... 2

2. INTRODUÇÃO..................................................................................................................4

3. VISÃO GERAL DO OBJETO...........................................................................................6

3.1 SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA ............................................6

3.2 LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA..........................................6

4. METODOLOGIA...............................................................................................................7

5. ACHADOS........................................................................................................................8

6. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES INTERNOS…....20

7. RECOMENDAÇÕES …………………………………………………………………………21

8. CONCLUSÕES...............................................................................................................22

9. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO............................................. ............................23

GLOSSÁRIO......................................................................................................................25

2. INTRODUÇÃO

A Secretaria de Auditoria do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, em cumprimento ao seu Plano Anual de Auditoria para o exercício de 2023, instaurou a presente auditoria (comunicado de auditoria 5/2023, Proad 3709/2023) com o objetivo de avaliar a conformidade e integridade das informações prestadas pelo TRT13 com as normas que regem a elaboração da Prestação de Contas Anuais e informações que compõe referido processo, considerado o exercício de 2022.

Para tanto, delegou-se a responsabilidade aos servidores apontados pelo comunicado supra para desenvolver esta auditoria com vistas a responder as seguintes questões definidas na matriz de planejamento para a obtenção de evidências necessárias ao embasamento dos trabalhos:

Quanto à visão geral organizacional e ambiente externo: (1) O que é a organização, o que faz e quais são as circunstâncias em que atua?; (2) Qual o modelo de negócios da organização?; (3) Como a organização determina os temas a serem incluídos no relatório de gestão e como estes temas são quantificados ou avaliados?

Quanto aos riscos, oportunidades e perspectivas: (1) Quais são os riscos e oportunidades específicos que afetam a capacidade de a organização gerar valor em curto, médio e longo prazo e como a organização lida com esses riscos? (2) Quais os desafios e as incertezas que a organização provavelmente enfrentará ao buscar executar seu plano estratégico e as potenciais implicações para seu modelo de negócio e desempenho futuro?

Quanto à governança, estratégia e alocação de recursos: (1) Para onde a organização deseja ir e como ela pretende chegar lá? (2) Como a estrutura de governança da organização apoia sua capacidade de gerar valor em curto, médio e longo prazo? e (3) Quais os principais resultados alcançados pela organização?

Quanto às Informações orçamentárias, financeiras e contábeis: Quais são as principais informações orçamentárias, financeiras e contábeis, inclusive de custos, que dão suporte às informações sobre o desempenho da organização no período?

Também foi avaliada a aderência do Relatório de Gestão aos princípios que regem sua elaboração: (1) Foco estratégico e no cidadão; (2) Conectividade da informação; (3) Relações com partes interessadas; (4) Materialidade; (5) Concisão; (6) Confiabilidade e completude; (7) Coerência e comparabilidade; (8) Clareza; (9) Tempestividade; (10) Transparência.

Espera-se com esta auditoria garantir que os procedimentos e regras, os conceitos fundamentais, os princípios básicos e os elementos de conteúdo para elaboração dessa prestação de contas definidos pelo TCU em atos normativos tenham sido observados.

3. VISÃO GERAL DO OBJETO

Analisar o grau de aderência deste Regional aos dispositivos que regem a prestação de contas anual, bem como avaliar seus controles internos, considerado o exercício de 2022.

SETOR(ES) ENVOLVIDO(S) NO ESCOPO DA AUDITORIA

SGP
DG
SADM
SEGEPE
SETIC
SPF

LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA

Constituição Federal de 1988
IN TCU 84/2020
DN TCU 198/2022
Ato TRT SGP 145/2022
Ato TRT GP 187/2018

4. METODOLOGIA

Para alcance dos objetivos e comprovação das questões definidas no planejamento, a equipe seguiu a metodologia relativa à auditoria de conformidade atualmente adotada pelos diversos Órgãos e Entidades de Fiscalização Superior (EFS), notadamente a Resolução 309/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

A presente auditoria não sofreu nenhum tipo de limitação.

5. ACHADOS

Este item relaciona os achados de auditoria decorrentes dos exames realizados.

5.1

a) Achado de Auditoria:

Dados divergentes no tópico sobre sustentabilidade ambiental.

b) Situação Encontrada:

Tabela contém dados divergentes daqueles apresentados no relatório de desempenho anual do PLS 2022, publicado na internet:

https://www.trt13.jus.br/age/gestao-ambiental/RELATORIO%20ANUAL%20DE%20DESEMPENHO%20DO%20PLS%20-%20ANO%202022.pdf

Os dados divergentes se encontram nos itens:

- papel;

- copo 200ml e 50ml;

- toner;

- telefonia fixa;

- gastos com contratos de limpeza;

- combustível;

- ações de capacitação.

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

Art. 4º, VI, da IN 84/2020 do TCU: “[…] devem ser abrangidos todos os temas materiais, positivos e negativos, de maneira equilibrada e isenta de erros significativos, de modo a evitar equívocos ou vieses no processo decisório dos usuários das informações;”

e) Evidências:

Tabela com dados de atingimento de indicadores do PLS comparativo entre os anos de 2022 e 2021, página 81 do Relatório de Gestão.

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

Induzir o usuário das informações a conclusões que não são verdadeiras.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

A SEGGEST apontou (doc. 3) que quatro dos dados ali indicados estão semelhantes no Relatório de Gestão 2023 e no PLS e que, em três deles, houve erro material (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

A DG e a SEGGEST reconheceram a divergência apontada e a atribuíram a erro material.

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

O contínuo aperfeiçoamento do processo de elaboração da prestação de contas anual, a fim de que seus objetivos primordiais sejam atingidos: apresentar e divulgar informações e análises quantitativas e qualitativas dos resultados da gestão orçamentária, financeira, operacional e patrimonial do exercício, com vistas ao controle social e ao controle institucional previsto nos artigos 70, 71 e 74 da Constituição Federal.

5.2

a) Achado de Auditoria:

Link quebrado/errado no tópico sobre sustentabilidade ambiental.

b) Situação Encontrada:

Link inserido não funciona:

https://www.trt-13.jus.br/acesso-a-informacao/sistema-horus

Link correto:

https://www.trt13.jus.br/acesso-a-informacao/sistema-horus

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

e) Evidências:

O link mencionado pode ser encontrado no início da página 82 do Relatório de Gestão.

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

O usuário das informações não teria acesso ao documento mencionado.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

O Relatório de Gestão 2023 – exercício 2022, assinado pelo Presidente no documento 24 do PROAD 12738/2022, não constam os erros apontados na auditoria. Contudo, houve equívoco na redação do texto no momento de sua publicação, em PDF, no portal da Transparência deste Tribunal (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

Segundo informado, houve uma falha na publicação do relatório de gestão no site deste TRT13. Em vez de ter sido utilizado o documento constante do sequencial 24 do Proad 12738/2022, publicou-se outra versão da peça em tela.

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

5.3

a) Achado de Auditoria:

Foi citada uma resolução do CSJT que está revogada desde 2021.

b) Situação Encontrada:

O Relatório de Gestão afirma que as “contratações e aquisições realizadas pelo TRT13, no exercício 2022, obedeceram aos critérios estabelecidos pela Resolução CSJT nº 103/2012”. Entretanto, tal normativo foi revogado pela Resolução 310/2021 do CSJT.

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

e) Evidências:

Tal falha pode ser encontrada no tópico que trata dos critérios de sustentabilidade nas contratações e aquisições, na página 82 do Relatório de Gestão.

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

Insegurança jurídica.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

Confirma-se o erro material na ocasião da citação do número de resolução do CSJT já revogada (Res. nº 103/2012), haja vista que deveria ter sido indicada a Resolução nº 310/2021 do CSJT, que aprova o novo Guia de Contratações Sustentáveis, conforme auditoria (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

A DG e a SEGGEST reconheceram a divergência apontada e a atribuíram a erro material.

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

5.4

a) Achado de Auditoria:

Normativo grafado incorretamente

b) Situação Encontrada:

O Relatório de Gestão menciona a "Lei nº 13.t 317", em vez de Lei 13.317.

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

e) Evidências:

Tal falha se encontra no tópico “Tabela de Remuneração”, pág. 47 do Relatório de Gestão.

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

O usuário das informações poderia não encontrar o normativo mencionado, caso decidisse pesquisá-lo.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

No Relatório de Gestão 2023 – exercício 2022, assinado pelo Presidente no documento 24 do PROAD 12738/2022, não constam os erros apontados na auditoria. Contudo, houve equívoco na redação do texto no momento de sua publicação, em PDF, no portal da Transparência deste Tribunal (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

5.5

a) Achado de Auditoria:

Gráficos ilegíveis.

b) Situação Encontrada:

O Relatório de Gestão contém vários gráficos cujos conteúdos são ilegíveis.

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

Art. 4º, VIII, da IN 84/2020 do TCU: “[…] deve ser utilizada linguagem simples e imagens visuais eficazes para transformar informações complexas em relatórios facilmente compreensíveis, além de fazer uma distinção inequívoca entre os problemas enfrentados e os resultados alcançados pela UPC no exercício e aqueles previstos para o futuro;”.

e) Evidências:

Tal falha pode ser encontrada ao longo de todo o relatório.

Exemplificativamente:

Visão Geral Organizacional e do Ambiente Externo, págs. 5 a 10; 14, 16, 18, 19

Resultados e Desempenho da Gestão, pág. 30;

Resultado IGovTIC-JUD 2022, pág. 77;

Informações orçamentárias, financeiras e contábeis, págs. 84 a 91.

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

O gráfico perde sua razão de ser, tendo em vista que as informações apresentadas se tornam incompreensíveis.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

No particular, verifica-se que as imagens estão mais legíveis no Relatório de Gestão 2023 constante no documento 24 do PROAD 12738/2022, porém, quando da publicação, ficaram menos nítidas, não atingindo o padrão pretendido e permitido - imagens visuais eficazes, a teor do inciso VIII do art. 4º da IN 84/2020 do TCU (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

Assim como nos casos dos achados 2 e 4, tem-se como explicação mais plausível que tenha havido, por engano, a publicação de outra versão do relatório de gestão, divergente daquela constante do sequencial 24 do Proad 12.738/2022.

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

5.6

a) Achado de Auditoria:

Falta de informação relevante.

b) Situação Encontrada:

Não foi mencionado no tópico concernente a Gestão de Pessoas a situação de servidores com condições de aposentadoria.

c) Objeto:

Relatório de Gestão 2023

d) Critério:

Art. 4º, X, da IN 84/2020 do TCU: “[…] deve ser realizada a comunicação aberta, voluntária e transparente das atividades e dos resultados da organização e a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral, independente de requerimento.”

Relatório de Gestão: Guia para elaboração na forma de relato integrado. 3ª edição, 2022, TCU. Página 43. Gestão de Pessoas: “[…] situação de servidores com condições de aposentadoria;”

Link para o guia: https://portal.tcu.gov.br/lumis/portal/file/fileDownload.jsp?fileId=8A81881F7FF0EFD201835C478C764470

e) Evidências:

Páginas 40 a 54

f) Causas da ocorrência do achado:

Deficiência nos controles internos.

g) Efeitos/Consequências do achado:

O usuário das informações não teria acesso a dados relevantes que poderiam impactar no alcance dos resultados da organização.

h) Manifestação do Órgão/Entidade ou do Responsável:

A menção da temática “situação de servidores com condições de aposentadoria” (prevista no manual para elaboração na forma de relato integrado do TCU - pág. 43) restou abordada no Relatório de Gestão em tela, em especial quando da explanação do “Programa de Preparação para Aposentadoria – PPA – Ciclo II” e do “Projeto sexta-feira: Módulo II – Investindo para sua aposentadoria”. A temática, inclusive, foi ressaltada no tópico "Principais desafios e ações futuras", onde consta que “Outro aspecto desafiador é a reposição/substituição de quadro de pessoal, em face das aposentadorias, não só impactando na manutenção de serviços, mas também na sua melhoria e otimização” (doc. 6 do Proad 4992/2023).

i) Análise da Equipe de Auditoria:

Apesar das informações que já constam do relatório de gestão sobre servidores em condições de aposentadoria, entende a auditoria que a menção ao número exato traria mais completude às informações.

j) Recomendações:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

k) Benefícios Esperados:

6. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

Durante a execução desta auditoria foram constatadas falhas que demonstram que os controles implementados pelas unidades envolvidas no processo de elaboração do Relatório de Gestão não contemplam todos os aspectos relevantes do risco devido a deficiências no desenho ou nas ferramentas utilizadas.

É objeto de monitoramento a recomendação de auditoria que propôs a revisão do mapeamento do processo “Relatório de Gestão” e consequente elaboração do mapa de gestão de riscos (Proad 3609/2022) com prazo de conclusão para o dia 30/06/2023.

Recomenda-se, portanto, que os achados identificados nesta auditoria e se possível, nas auditorias do relatório de gestão de anos anteriores, sejam levados em consideração quando da identificação e avaliação dos riscos do processo e sejam estabelecidas as devidas ações de tratamento, a fim de minimizar as chances de repetição das falhas apontadas.

7. RECOMENDAÇÕES

Com a finalidade de correção das falhas apontadas nos capítulos anteriores, foi feita a seguinte recomendação:

Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão, de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

8. CONCLUSÕES

A presente auditoria procurou avaliar a conformidade e integridade das informações prestadas pelo TRT13 com as normas que regem a elaboração da Prestação de Contas Anuais e informações que compõe referido processo.

Das análises realizadas, surgiram seis achados de auditoria, explicitados no capítulo 5 deste relatório, para o qual foi sugerida a seguinte ação:

a) Reforçar os controles internos do processo de elaboração do relatório de gestão,

de modo a diminuir a probabilidade de ocorrência de erros futuros de mesma natureza.

Importante ressaltar que tal ação está intimamente ligada à recomendação de auditoria que propôs a revisão do mapeamento do processo “Relatório de Gestão” e consequente elaboração do mapa de gestão de riscos (Proad 3609/2022).

9. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Em face do caráter conclusivo deste relatório, sugere-se seu envio ao Exmo. Sr. Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, para conhecimento e adoção das providências que entender necessárias.

À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria

Maurício Dias Sobreira Bezerra

(Líder da Equipe de Auditoria)

Nathália de Almeida Torres

(Membro da Equipe de Auditoria)

Mari Hara Onuki Monteiro

(Membro da Equipe de Auditoria)

Marcos José Alves da Silva

(Membro da Equipe de Auditoria)

GLOSSÁRIO

CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho

DG – Direção-Geral