Auditoria sobre Remuneração de Pessoal

Relatório de Auditoria sobre Remuneração de Pessoal. Protocolo nº 2055_2023.html — 256 KB

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

________________________________________________________________________

RELATÓRIO DE AUDITORIA

AUDITORIA SOBRE REMUNERAÇÃO DE PESSOAL

João Pessoa/PB – março/2023

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

______________________________________________________________________________________

R E L A T Ó R I O

1. IDENTIFICAÇÃO

1. Protocolo TRT nº 2055/2023

2. Áreas Auditadas: Numa e Segepe

3. Período Auditado: 2022

4. Objetivos:

   1) Avaliação da gestão de pessoas contemplando em especial:

   a) Observância da legislação sobre remuneração de pessoal;

   b) Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios;

   2) Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos, relacionados à gestão de pessoas, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de risco; c) atividades de controle; d) informação e comunicação; e) monitoramento.

5. Equipe de Auditoria: Marcos José Alves da Silva (Líder), Mari Hara Onuki Monteiro, Maurício Dias Sobreira Bezerra e Nathália de Almeida Torres.

6. Riscos Inerentes: Pagamento de salário (s) ou rubrica (s) em desacordo como os normativos legais; Registros incorretos e/ou fora do prazo na folha de pagamento; Descumprimento do cronograma para pagamento aos servidores e magistrados, dentre outros.

7. Escopo: Amostra da folha de pagamento de magistrados e servidores do exercício de 2022.

8. Relevância e Resultados Esperados: Aumento da eficiência de todo o processo de elaboração da folha de pagamento; eliminação ou mitigação das falhas e prejuízos a servidores e ao erário; fortalecimento dos controles internos da unidade auditada.

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

SUMÁRIO

PODER JUDICIÁRIO FEDERAL

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO

SECRETARIA DE AUDITORIA

______________________________________________________________________________________

2. INTRODUÇÃO

A Secretaria de Auditoria do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, em cumprimento ao seu Plano Anual de Auditoria para o exercício 2023 (Proad nº 12.431/2022), instaurou a presente auditoria com o objetivo de avaliar a gestão de pessoas contemplando em especial a observância da legislação sobre remuneração de pessoal, bem como a tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios.

Para a consecução desta auditoria, foi constituída a Equipe de Auditoria através do COMUNICADO DE AUDITORIA/TRT/SECAUD nº 02/2023, datado de 1º de março de 2023 (sequencial 01).

Nesse sentido, delegou-se a responsabilidade aos servidores apontados no comunicado supramencionado, para desenvolverem esta auditoria com vistas a responder as questões definidas na matriz de planejamento elaborada pela equipe de auditoria.

A fase de execução da auditoria teve início com o encaminhamento das Requisições de Documentos e informações (Proad nº 2129/2023, 2475/2023 e 3036/2023), aos setores auditados para obtenção dos dados e esclarecimentos.

Foram analisadas as fichas financeiras de 30 servidores (ativos, inativos e pensionistas) e magistrados do exercício de 2022.

Ao se colher evidências capazes de subsidiar a formação de opinião sobre os fatos e ocorrências, foram constatados os achados constantes do capítulo 7.

Nos achados de auditoria foram descritas: a situação encontrada, os critérios utilizados, as evidências que comprovam cada achado, a manifestação do gestor responsável, a análise da equipe de auditoria e a recomendação.

Por fim, na conclusão do relatório, foram apresentadas respostas às principais questões de auditoria, assim como a apresentação dos achados, seu impacto quantitativo e qualitativo na gestão do órgão auditado e as propostas de encaminhamento.

3. VISÃO GERAL DO OBJETO, ESCOPO E QUESTÕES DE AUDITORIA

A presente auditoria visou a avaliação da gestão de pessoas do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, com os objetivos de verificar a observância da legislação sobre a Remuneração de pessoal, bem como constatar a tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos sistemas contábeis e corporativos obrigatórios.

O escopo da auditoria contemplou a análise das rubricas constantes das fichas financeiras de magistrados e servidores (ativos, inativos e pensionistas), selecionados na amostra e os registros pertinentes nos sistemas contábeis e corporativos obrigatórios, referente ao exercício de 2022.

Para avaliar os objetivos do trabalho foram elaboradas as seguintes questões de auditoria:

1. A remuneração do cargo de provimento efetivo, composta pelo Vencimento Básico do cargo e pela Gratificação Judiciária (GAJ), acrescida das vantagens pecuniárias permanente, obedecem ao estabelecido na lei 11.416/2006 e alterações?

2. Os valores percebidos pelos servidores retribuídos pela remuneração do Cargo em Comissão e pela Função Comissionada, bem como os sem vínculo efetivo com a Administração Pública, estão de acordo com os constantes dos Anexos III, VI, VII e VIII da Lei 11.416/2006 e alterações?

3. Foi observado o teto constitucional remuneratório (art. 37, inciso XI, da Constituição Federal) no pagamento aos servidores?

4. A incorporação a título de VPNI/Quintos/Décimos pelo servidor, bem como o valor pago está de acordo com a legislação?

5. O percentual incorporado pelo servidor a título de GATS, bem como o valor percebido, está de acordo com a legislação?

6. Os Adicionais de Qualificação por ações de treinamento e especialização estão sendo calculados sobre o vencimento básico e obedecem aos percentuais definidos na Lei?

7. O servidor recebe cumulativamente mais de um percentual de AQ por ação de qualificação (Não pode)?

8. O valor relativo ao Auxílio-alimentação recebido pelo servidor obedece ao que determina a Legislação?

9. O valor relativo à Assistência Pré-Escolar recebido pelo servidor está de acordo a Legislação?

10. Os percentuais incorporados pelo servidor, a título de Adicionais de Insalubridade e Periculosidade, estão de acordo com o que foi deferido e os valores pagos estão incidindo sobre o vencimento básico?

11. Foi pago ao servidor, por ocasião das férias, a remuneração acrescida de 1/3 constitucional e dentro do prazo estabelecido pela legislação?

12. A Gratificação Natalina percebida pelo servidor e magistrado corresponde a 1/12 (um doze avos) da remuneração a que o servidor tiver direito no mês de dezembro, por mês de exercício no respectivo ano?

13. Está sendo obedecida a Decisão do Des. Presidente nos autos do protocolo 12.739/2019, que determina o cumprimento ao Acórdão TCU 2784/2016 – Plenário que veda o pagamento cumulativo da Gratificação de Atividade Externa – GAE, com a Vantagem Pessoal Nominalmente Identificada – VPNI, decorrente da incorporação de parcelas de quintos/décimos da FC de Executantes de Mandados e Notificações – FC-2 e/ou de funções comissionadas que tenham o mesmo objetivo, porém com denominação diversa?

14. Está sendo observado o enquadramento dos servidores na classe e padrão adequados na carreira, conforme estabelecido na legislação?

15. As reposições e indenizações ao erário obedecem ao estabelecido no art. 46 e §§ da lei 8112/90.

16. As parcelas de quintos incorporadas entre 08/04/1998 e 04/09/2001, amparadas por decisão administrativa ou que não tenham sido fundamentadas em decisão judicial transitada em julgado, estão sendo destacadas na Ficha Financeira do servidor como parcela compensatória, para fins de absorção por quaisquer reajustes e reestruturações futuras, em obediência ao decidido pelo STF no RE 638.115/CE e aos Acórdãos TCU 4546/2020 - Plenário e 109/2023 – Plenário.

17. Está sendo observado o Acórdão TCU 1599/2019 - Plenário, que VEDA o pagamento das vantagens oriundas do Art. 193 da Lei 8112/90, inclusive o pagamento parcial do cargo em comissão (opção), aos servidores que implementaram os requisitos de aposentadoria após 16/12/1998, data de publicação da EC 20/1998, que limitou o valor dos proventos à remuneração do cargo efetivo no qual se deu a aposentadoria?

18. O subsídio percebido pelos Juízes e Desembargadores estão de acordo com o que dispõe a legislação?

19. O Magistrado faz jus a percepção da Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ, devida no âmbito da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus, em razão de acumulação de juízos ou de acervos processuais?

20. O valor da Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ corresponde a 1/3 do subsídio do magistrado designado, para cada 30 dias de exercício de designação cumulativa e está sendo paga pro rata tempore?

21. A Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ tem seu valor somado ao subsídio para fins de incidência do teto remuneratório constitucional, correspondente ao subsídio mensal dos Ministros do STF?

22. A Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ está sendo computada para o cálculo de férias? (Não pode).

23. A Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ integra a base de cálculo do IR?

24. O pagamento da Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição – GECJ está ocorrendo em rubrica própria, distinta dos subsídios normais do magistrado e da eventual diferença dos subsídios decorrente do Art.124 da Lei Complementar nº 35 de 14/03/1979?

25. Consta autorização do Tribunal Pleno, mediante proposta fundamentada da Presidência, para o exercício cumulativo de jurisdição nas hipóteses dos incisos I, II e III do artigo 3º da Resolução CSJT nº 155/2015?

26. Está sendo obedecido ao contido na Lei nº 13.135/2015 que estabelece, dentre outras disposições, o prazo de percepção da pensão aos beneficiários conforme a idade?

Ressalte-se que a qualidade e suficiência dos controles internos administrativos, relacionados ao preparo e processamento da folha de pagamento, assim como a avaliação dos riscos, serão tratados em capítulo próprio.

1. SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA

• Núcleo de Magistrados – Numa;

• Secretaria de Gestão de Pessoas e pagamento de pessoal – Segepe;

2. LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA

• CF/88;

• Lei nº 8.112/90;

• Lei 9.624/1998;

• Lei 9.784/99;

• Lei nº 11.416/2006 e alterações;

• Lei 13.095/2015;

• Lei 13.135/2015;

• Resolução CNJ nº 309/2020;

• Resolução CSJT nº 155/2015;

• Resolução STF nº 628/2018;

4. METODOLOGIA

Para alcance dos objetivos e comprovação das questões de auditoria definidas no planejamento, a equipe de auditoria utilizou-se de metodologia atualmente adotada pelos diversos Órgãos e Entidades de Fiscalização Superior (EFS), notadamente a Resolução 309/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), sendo utilizadas as seguintes técnicas de auditoria:

• Exame de Registros - Verificação dos registros constantes de controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados;

• Exame de Documentos - Verificação de processos e documentos que conduzam à formação de indícios e evidências;

• Conferência de Cálculos - revisão das memórias de cálculos ou a confirmação de valores por meio do cotejamento de elementos numéricos correlacionados, de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados.

4.1 SELEÇÃO DE AMOSTRA

4.1.1 Conceitos Básicos

População: É o número de elementos existentes no universo da pesquisa.

Amostra - Pequena porção de alguma coisa dada para ver, provar ou analisar, a fim de que a qualidade do todo possa ser avaliada ou julgada.

Erro amostral: É a diferença entre o valor estimado pela pesquisa e o verdadeiro valor.

Nível de confiança: É a probabilidade de que o erro amostral efetivo seja menor do que o erro amostral admitido pela pesquisa. (Se 95%, usar 1,960 / Se 90%, usar 1,645.)

Amostragem aleatória simples para população finita: É aquela na qual todos os elementos têm a mesma probabilidade de serem selecionados. Uma amostra desse tipo pode ser obtida, por exemplo, através do sorteio dos elementos.

4.1.2 Cálculo de Amostragem

Para avaliação da observância da legislação sobre remuneração, foi utilizada a técnica de amostragem aleatória simples para população finita e selecionada uma amostra de todos servidores e magistrados, ativos, inativos e pensionistas.

Esta calculadora on-line utiliza a seguinte fórmula:

Onde:
n - amostra calculada
N - população
Z - variável normal padronizada associada ao nível de confiança
p - verdadeira probabilidade do evento
e - erro amostral

Dessa forma, foi selecionada uma amostra de 30 dentre magistrados e servidores, sorteada entre analistas, técnicos, ativos, inativos e pensionistas, dos quais foram solicitadas as fichas financeiras relativas ao exercício de 2022 para análise.

5. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA

Os benefícios oriundos da implementação das medidas corretivas propostas pela equipe de auditoria são qualitativos, visando a correta aplicação da legislação pertinente e o aperfeiçoamento da governança nos processos de preparação da folha de pagamento, gerando com isso, aumento do grau de eficiência e eficácia da administração, otimizando o desempenho e o uso apropriado dos recursos públicos.

6. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES INTERNOS

A Avaliação dos controles internos pode ocorrer em dois níveis, nível de entidade e nível de atividades. A avaliação em nível de atividades também chamada de avaliação em nível de processos tem como objetivo avaliar se os controles internos no nível operacional das atividades estão apropriadamente concebidos, na proporção requerida pelos riscos e se funcionam de maneira contínua e coerente, alinhado com as respostas a riscos definidas pela administração.

Avaliar controles internos, em síntese, consiste em:

1. Revisar objetivos-chave do processo

2. Identificar e avaliar riscos relevantes relacionadas a esses objetivos

3. Avaliar os controles internos que a gestão adota para administrar os riscos

1. Revisar objetivos-chave do processo

Processo de Preparação e Pagamento da Folha (Ato TRT GP nº 400/2018) tem como objetivos a elaboração e pagamento da folha de pessoal .

2. Identificar e avaliar riscos relevantes relacionadas a esses objetivos

Os riscos relacionados ao processo de trabalho Preparação e Pagamento da Folha foram identificados e avaliados conforme mapa de riscos do processo

F igura 1: Mapa de Riscos do processo de Preparação e Pagamento da Folha disponível em: https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/4/44/Prepara%C3%A7%C3%A3o_e_pag_folha.pdf

3. Avaliar os controles internos que a gestão adota para administrar os riscos

Durante a execução da auditoria foram identificados achados que podem estar relacionados direta ou indiretamente aos seguintes riscos identificados no mapa de riscos do processo de Preparação e Pagamento da folha:

- Falta de compartilhamento do conhecimento técnico sobre a elaboração de folha com mais servidores envolvidos no processo;

- Falta de atenção do servidor que atua na conferência dos relatórios de alterações da folha;

- Falha do atual sistema, que ocasiona muita atuação manual na atividade de elaborar relatório.

O Mapa de Respostas aos Riscos Identificados é possível identificar que, após avaliação, os riscos "falta de atenção do servidor que atua na conferência dos relatórios de alterações da folha" e "falha do atual sistema, que ocasiona muita atuação manual na atividade de elaborar relatório" foram aceitos sendo estabelecidas ações de controle para o risco "falta de compartilhamento do conhecimento técnico sobre a elaboração de folha com mais servidores envolvidos no processo."

F igura 2: Mapa de Respostas ao Risco do processo de Preparação e Pagamento da folha disponível em: https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/4/44/Prepara%C3%A7%C3%A3o_e_pag_folha.pdf

Entretanto, os achados identificados no decorrer da execução da auditoria demonstram que os controles implementados pelas unidades envolvidas no processo de Preparação e Pagamento da folha, mais especificamente no que diz respeito ao risco que mais se relaciona direta ou indiretamente aos achados identificados, embora mitiguem alguns aspectos do risco, não contemplam todos os aspectos relevantes, devido a deficiências no desenho ou nas ferramentas utilizadas.

7. ACHADOS

Este item foi estruturado visando relacionar as constatações às questões de auditoria definidas na matriz de planejamento, que resultaram nos achados de auditoria sobre a remuneração de pessoal do TRT da 13ª Região, com os objetivos de verificar a observância da legislação sobre a remuneração de pessoal, bem como a tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios.

7.1.

7.2.

8. CONCLUSÕES

Finalizado o relatório e cumpridas as determinações emanadas do COMUNICADO DE AUDITORIA 02/2023 da Secretaria de Auditoria, sequencial 01 do presente protocolo, conclui-se que os objetivos delineados para a auditoria foram alcançados, sendo possível obter as respostas às questões de auditoria formuladas com o desiderato de avaliar a observância da legislação sobre a remuneração de pessoal, nos seguintes aspectos:

1. Verificação da legalidade e análise das rubricas constantes das fichas financeiras de magistrados e servidores (ativos, inativos e pensionistas);

2. Verificação e análise da documentação exigida na instrução do processo de pagamento da Graficação por Exercício Cumulativo de Jurisdição - GECJ;

3. Tempestividade dos registros pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios;

4. Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos.

Como resultado da auditoria realizada a equipe, após análise das questões elaboradas, identificou 02 (dois) achados, quais sejam:

1. Não cumprimento de decisão do STF constante do RE 638.115/CE, bem como dos Acórdãos TCU 4546/2020 – Plenário e 109/2023 - Plenário;

2. Pagamento de vantagem decorrente de incorporação de “Função Comissionada - Opção” a servidor inativo, sem o preenchimento dos requisitos previstos no acórdão 1599/2019 TCU – Plenário;

9. RECOMENDAÇÕES

• Deverá a Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal DESTACAR na rubrica referente a “VPNI/Quintos/Décimos – decisão judicial”, como parcela compensatória, na folha de pagamento dos servidores ativos e inativos, as parcelas de quintos incorporados entre 08/04/1998 e 04/09/2001 que são decorrentes de decisão administrativa ou fundamentadas em decisão judicial não transitada em julgado, em obediência ao decidido pelo STF no RE 638.115/CE e aos Acórdãos TCU 4546/2020 - Plenário e 109/2023 – Plenário;

• Deverá a Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal abrir um procedimento administrativo para análise e posterior encaminhamento a Presidência do TRT13, a fim de que seja apreciado e deliberado sobre a exclusão da parcela referente a vantagem “Função Comissionada – Opção C. Efetivo - provisório, concernente a servidora Yolanda Araújo Troccoli, bem como aos demais servidores inativos que estejam na mesma situação, em atendimento ao Acórdão TCU nº 1599/2019.

10. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Em face do caráter conclusivo deste relatório, sugere-se seu envio ao Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, para conhecimento e sugestão das providências que entender necessárias.

À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria.

João Pessoa, 31 de março de 2023

Marcos José Alves da Silva

Técnico Judiciário

Mari Hara Onuki Monteiro

Técnico Judiciário

Maurício Dias Sobreira Bezerra

Técnico Judiciário

Nathália de Almeida Torres

Analista Judiciário

GLOSSÁRIO

AQ – Adicional de Qualificação

Anajustra – Associação Nacional dos Servidores do Judiciário Federal

CGP – Chefia de Gabinete da Presidência

CE – Estado do Ceará

CF – Constituição Federal

CNJ – Conselho Nacional da Justiça

CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho

EC – Emenda Constitucional

EFS – Entidades de Fiscalização Superior

FC – Função Comissionada

GAE – Gratificação de Atividade Externa

GAJ – Gratificação Judiciária

GATS – Gratificação Adicional por Tempo de Serviço

GECJ – Gratificação por Exercício Cumulativo de Jurisdição

GP – Gabinete da Presidência

IR – Imposto de Renda

MS – Mandado de Segurança

Numa – Núcleo de Magistrados

PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico

RDI – Requisição de Documento e Informação

RE – Recurso Extraordinário

Secaud – Secretaria de Auditoria

Segepe – Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal

Setic – Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

Sindjuf/PB – Sindicato dos Trabalhadores do Judiciário Federal da Paraíba

STF – Supremo Tribunal Federal

TCU – Tribunal de Contas da União

TRT – Tribunal Regional do Trabalho

Unimed – Confederação Nacional das Cooperativas Médicas

UPC – Unidade Prestadora de Contas

VPNI – Vantagem Pessoal Nominalmente Identificada