Auditoria sobre Concessões de Aposentadorias e Pensões Civis
última modificação
02/09/2024 12h33
Proad nº 7354/2024
Relatório Auditoria sobre Concessões de Aposentadorias e Pensões Civis. Proad. 7354 _2024.html
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
________________________________________________________________________
RELATÓRIO DE AUDITORIA
AUDITORIA SOBRE CONCESSÕES DE APOSENTADORIAS E PENSÕES
CIVIS
João Pessoa/PB – agosto/2024
1
PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
______________________________________________________________________________________
R E L A T Ó R I O
1. IDENTIFICAÇÃO
1.1. Protocolo TRT nº 7354/2024
1.2. Área Auditada: Numa e Segepe
1.3. Período Auditado: Exercício de 2023/2024
1.4. Objetivos:
1) Avaliação da gestão de pessoas contemplando em especial:
a) Observância da legislação sobre concessão de
aposentadorias e pensões civis;
b) Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos
sistemas corporativos obrigatórios;
2) Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos
administrativos relacionados à gestão de pessoas, com vistas a
garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos,
considerando os seguintes elementos do sistema de controles
internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de
risco; c) atividades de controle; d) informação e comunicação;
e) monitoramento.
1.5. Riscos Inerentes: Concessão de aposentadorias e pensões civis em
desacordo com os normativos legais; devolução ou indeferimento pelo
TCU, devido a erro no e_pessoal; registro errado e o/ou fora de prazo nos
sistemas de controle.
1.6. Equipe de Auditoria: Marcos José Alves da Silva (líder), Mari
Hara Onuki Monteiro, Maurício Dias Sobreira Bezerra e Mona
Larissa Costa Freire.
1.7. Relevância e Resultados Esperados: Aperfeiçoamento da
2
instrução dos processos de concessão de aposentadorias e pensões
civis; Envio do e_pessoal das concessões de aposentadorias e pensões
ao TCU no prazo previsto pela legislação, evitando possíveis infrações;
fortalecimento e aperfeiçoamento dos Controles Internos
administrativos.
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TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
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SUMÁRIO
1. IDENTIFICAÇÃO 02
2. INTRODUÇÃO 05
3. VISÃO GERAL DO OBJETO, ESCOPO E QUESTÕES DE AUDITORIA 07
3.1 SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA 10
3.2 LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA 10
4. METODOLOGIA 11
5. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA 11
6. ACHADOS 12
7. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 19
8. CONCLUSÕES 24
9. RECOMENDAÇÕES 24
10. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 25
GLOSSÁRIO 26
4
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SECRETARIA DE AUDITORIA
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2. INTRODUÇÃO
A Secretaria de Auditoria do Tribunal Regional do Trabalho da
13ª Região, em cumprimento ao seu Plano Anual de Auditoria para o
exercício de 2024 (Proad nº 12.036/2023), instaurou a presente auditoria
com a finalidade de avaliar os processos de aposentadorias e pensões
civis concedidas no âmbito do TRT da 13ª Região, com os objetivos de
verificar a observância da legislação nas concessões de aposentadorias e
pensões civis, bem como a tempestividade e qualidade dos registros
pertinentes nos sistemas corporativos obrigatórios.
Para a consecução desta auditoria, foi constituída a Equipe de
Auditoria através do Comunicado de Auditoria/TRT/Secaud nº 09/2024,
datado de 01 de agosto de 2024 (sequencial 01).
Nesse sentido, delegou-se a responsabilidade aos servidores
apontados no comunicado supramencionado para desenvolverem esta
auditoria, com vistas a responder as questões definidas na matriz de
planejamento elaborada pela equipe de auditoria.
A fase de execução da auditoria teve início com o
encaminhamento das Requisições de Documentos e informações (Proad nº
7382/2024, 7383/2024, 7384/24 e 7385/2024), aos setores auditados, para
obtenção dos dados e esclarecimentos.
Foram analisados os processos de aposentadorias e de pensões
civis concedidas no período compreendido entre julho de 2023 a junho de
2024.
Ao se colher evidências capazes de subsidiar a formação de
opinião sobre os fatos e ocorrências, foram constatados os achados
constantes do capítulo 7.
No achado de auditoria foram descritas: a situação encontrada,
os critérios utilizados, as evidências que comprovam cada achado, a
manifestação do gestor responsável, a análise da equipe de auditoria e a
recomendação.
Por fim, na conclusão do relatório, foram apresentadas
5
respostas às principais questões de auditoria, assim como a apresentação
do achado, seu impacto quantitativo e qualitativo na gestão do órgão
auditado e as propostas de encaminhamento.
6
3. VISÃO GERAL DO OBJETO, ESCOPO E QUESTÕES DE AUDITORIA
O processo de concessão de aposentadoria e pensão civil tem início com o
encaminhamento do requerimento do interessado (servidor/magistrado/beneficiário)
através do Sispae à Segepe ou Núcleo de Magistrado que procedem à análise dos
documentos e instruem o processo com as informações necessárias. A partir dessa fase,
o processo é encaminhado às outras áreas envolvidas para apreciação, juntadas de
documentos e parecer jurídico. Após apreciação e emissão de parecer jurídico pelas
áreas envolvidas, o processo é encaminhado à Presidência para assinatura do Ato e
publicação no Diário Oficial.
Por fim, o Ato de aposentadoria ou pensão civil é registrado pela Segepe no
Sistema e-pessoal do Tribunal de Contas da União e encaminhado à Secretaria de
Auditoria para apreciação e remessa ao TCU.
O escopo da auditoria contemplou a análise dos processos de
aposentadorias e de pensões civis concedidas no período compreendido
entre julho de 2023 a junho de 2024, com a verificação dos seguintes
assuntos: verificação da legalidade dos atos de concessão de
aposentadorias e pensões civis; análise da documentação exigida na
instrução do processo de concessão e a tempestividade dos registros
pertinentes nos sistemas corporativos obrigatórios.
Para avaliar os objetivos do trabalho foram elaboradas as
seguintes questões de auditoria:
1. Constam na instrução do processo de aposentadorias e pensões
civis, os atos formalizados por meio do processo administrativo?
2. Consta na instrução do processo de aposentadoria o
requerimento do interessado para aposentadoria voluntária,
especificando o artigo da legislação, bem como a manifestação
da opção por alguma vantagem, se fizer jus?
3. Na instrução do processo de aposentadoria constam: a) Cópia
da Identidade e CPF legíveis; b) Cópia da Declaração de
Imposto de Renda Retido na Fonte legível ou Declaração de
Autorização de acesso aos dados de Bens e Rendas das
declarações de ajuste anual do IRPF; c) Declaração que não
7
acumula cargo, emprego ou função pública; d) Declaração que
não responde a processo disciplinar; e) Declaração da biblioteca
que está quites; f) Comprovação de conta-corrente individual
(cópia do contrato, cópia de folha de cheque, declaração do
banco); g) Endereço eletrônico para correspondência?
4. Consta na instrução do processo de aposentadoria, declaração
da autoridade competente (CPPAD) acerca da existência ou não
de Processo Administrativo Disciplinar em curso no qual o
servidor conste como acusado ou indiciado?
5. Constam na instrução do processo de aposentadoria Mapa de
Tempo de Serviço, devidamente datado e assinado pela
autoridade competente, no qual conste as seguintes
informações: a) tempo de serviço federal no órgão de exercício
discriminando, ano a ano, os períodos de licenças com os
respectivos fundamentos legais; b) tempo de serviços averbados
e suas respectivas naturezas jurídicas e números dos
respectivos protocolos; c) funções comissionadas exercidas,
com detalhamento das datas de nomeação e de exoneração,
simbologia e correlação, quando necessário; d) períodos em
disponibilidade e licença prêmio por assiduidade?
6. Consta na instrução do processo de aposentadoria informação
do Núcleo de Saúde acerca da saúde do servidor?
7. Consta na instrução do processo Parecer da AJP, GDG e
Despacho da Presidência?
8. Consta na instrução do processo cópia da publicação do ato?
9. Consta na instrução do processo de aposentadoria exoneração
da função/cargo comissionado, caso o servidor esteja
ocupando?
10.Consta na instrução do processo de aposentadoria exame de
8
legalidade feito pela Secretaria de Auditoria através do e-
Pessoal?
11. Foi cumprido o prazo de 90 dias estabelecido pela Resolução
TCU nº 78/2018, para encaminhamento do e-Pessoal a
Secretaria de Auditoria para análise e emissão de parecer?
12. Consta no processo cópia do Acórdão ou do e_pessoal com o
julgamento do TCU, caso o Ato tenha sido julgado pelo TCU?
13. Consta no processo a notificação para entrega da carteira
funcional e do cartão de identificação funcional do servidor, bem
como a mídia digital (token)?
14. Consta no processo o Título de Remuneração assinado pelo
Presidente?
15. No caso de aposentadoria por invalidez, consta na instrução
do processo de aposentadoria, proposta de aposentadoria
expedida pelo setor médico, amparada por laudo médico da
junta médica oficial, que obrigatoriamente especifique qual
doença que acomete o servidor (inciso I do art. 186, e parágrafo
1º, da Lei 8.112/90). No caso de alienação mental, consta o
laudo informando se há necessidade de curatela?
16. No caso de aposentadoria compulsória, consta na instrução
do processo de aposentadoria, comunicação do setor de
cadastro sobre a necessidade de formalização do processo de
aposentadoria ante a proximidade do septuagésimo quinto
aniversário do servidor?
17. No caso de contagem de tempo especial, consta na instrução
do processo de aposentadoria, os documentos exigidos pela
legislação que comprovem a efetiva exposição aos agentes
biológicos, químicos, etc?
9
18. O fluxo estabelecido no ato que regulamentou o mapeamento
de processo nas concessões de aposentadorias e pensões está
sendo seguido?
19. Consta na instrução do processo de aposentadoria se o
servidor recebe vantagens judiciais, informações das ações
judiciais que amparam o pagamento dessas vantagens, ou o
número do processo que deferiu tais vantagens?
20. Consta na instrução do processo de pensão civil requerimento
de habilitação do(s) beneficiário(s), protocolizado no setor
competente com a devida documentação legível?
21. Houve algum servidor inativo ou pensionista civil que não
realizou a atualização cadastral no exercício de 2023? Se
houve, qual providência foi adotada pela Secretaria de Gestão
de Pessoas e Pagamento de Pessoal?
22. No processo de concessão de pensão civil está sendo
observado o contido na EC 103/2019, bem como na Lei nº
8213/1991 que estabelece, dentre outras disposições, o prazo
de percepção da pensão aos beneficiários conforme a idade?
Ressalte-se que a qualidade e suficiência dos controles internos
administrativos, relacionados às concessões de aposentadorias e pensões
civis, assim como a avaliação dos riscos, foram tratados em capítulo
próprio.
3.1. SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA
▪ Núcleo de Magistrados – Numa;
▪ Secretaria de Gestão de Pessoas e pagamento de
pessoal – Segepe.
3.2. LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA
10
▪ CF/88;
▪ EC nº 103/2019
▪ Lei nº 8.112/90;
▪ Lei 8.213/91
▪ Lei nº 9.784/99;
▪ Lei nº 10.887/2004;
▪ Lei nº 11.416/2006 e alterações;
▪ Resolução CSJT nº 273/2020;
▪ Resolução CSJT nº 319/2021;
▪ Ato TRT GP nº 331/2018;
▪ IN TCU nº 78/2018.
4. METODOLOGIA
Para alcance dos objetivos e comprovação das questões de
auditoria definidas no planejamento, a equipe de auditoria utilizou-se de
metodologia atualmente adotada pelos diversos Órgãos e Entidades de
Fiscalização Superior (EFS), notadamente o Manual de Auditoria do Poder
Judiciário, sendo utilizadas as seguintes técnicas de auditoria:
• Exame de Registros - Verificação dos registros constantes de
controles regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e
demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por
sistemas informatizados;
• Análise Documental - Verificação de processos e documentos que
conduzam à formação de indícios e evidências;
• Entrevista e Questionário - uso de entrevistas e questionários junto ao pessoal
da(s) unidade(s)/entidade(s) auditada(s), para a obtenção de dados e informações.
5. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA
Os benefícios oriundos da implementação das medidas
corretivas propostas pela equipe de auditoria são qualitativos, visando a
correta aplicação da legislação pertinente e o aperfeiçoamento da
11
governança nos processos de concessões de aposentadorias e pensões
civis, gerando com isso, aumento do grau de eficiência e eficácia da
administração, otimizando o desempenho e o uso apropriado dos recursos
públicos.
6. ACHADOS
Este item foi estruturado a partir dos procedimentos aplicados e
das manifestações dos auditados que resultaram nos achados de auditoria
sobre as concessões de aposentadorias e pensões civis no âmbito do TRT
da 13ª Região.
6.1.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de planejamento sucessório e risco na
continuidade dos processos.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Mais da metade dos servidores/servidoras
lotados na Seção de aposentados e Pensio-
nistas e no Numa estão em abono de perma-
nência ou vão preencher os requisitos para
a aposentadoria nos próximos 2 ou 3 anos,
o que pode comprometer o andamento e a
eficiência no processamento de concessão
de aposentadorias e pensões civis.
OBJETO
Seções responsáveis pelo processamento
das aposentadorias e pensões civis de
servidores e magistrados (Seção de
aposentados e pensionistas civis da Segepe
e Núcleo de Magistrados)
CRITÉRIO
1) Acórdão TCU nº 696/2017 item 9.3.1.
2) Acórdão TCU nº 4937/2017 item 1.8.1 e
1.8.2 e Acórdão TCU nº 686/2017 item 9.6 ;
3) Modelo estrutural Coso (Committee of
Sponsoring Organizations).
EVIDÊNCIA
1) Da análise da indagação formal feita
12
através de questionário enviado a Segepe e
ao Núcleo de Magistrados, visando obter
informações sobre as atribuições e situação
funcional dos servidores lotados na Seção
de aposentados e pensionistas da Segepe e
no Núcleo de Magistrados, constatou-se um
grande número de servidores/servidoras em
abono de permanência ou que vão
preencher os requisitos para a
aposentadoria nos próximos 2 ou 3 anos.
CAUSA
Deficiências nos sistemas de controles
internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
-Comprometimento na continuidade das
operações;
-Comprometimento na eficiência do
processo de concessão de aposentadorias e
pensões civis.
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à indagação formal feita pela
equipe de auditoria, sobre a situação funcional
quanto a aposentadoria desses servidores lotados
na seção de aposentados e pensionistas e no
Núcleo de Magistrados (Proad 7383/24 e 7385/24, a
Segepe e Numa responderam o seguinte,
respectivamente:
"Quanto ao item 2: Nos próximos 3 anos, 02
(duas) servidoras que são responsáveis pelo
processamento das aposentadorias e
pensões civis terão direito de se aposentar
sendo que 1 delas já se encontra
percebendo o abono de permanência";
“Há duas servidoras no abono de
permanência”.
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica-se que cerca de 2/3 dos
13
servidores/servidoras lotados nas seções
responsáveis pelo processamento das
aposentadorias de servidores e magistrados
estão em abono de permanência ou vão
preencher os requisitos para a
aposentadoria nos próximos 2 ou 3 anos, o
que pode trazer um risco significativo para o
andamento e a continuidade das operações,
comprometendo a eficiência no
processamento das concessões de
aposentadorias e pensões civis.
Dessa forma, sugere esta equipe de
auditoria a elaboração de um plano
sucessório, a fim de prevenir o desfalque
gradual de pessoal nessas áreas
mencionadas, bem como seja feito um
estudo de dimensionamento da força de
trabalho das unidades envolvidas no
processo de concessão de aposentadorias e
pensões, a fim de suprimir ou mitigar esses
riscos.
RECOMENDAÇÃO
➢ Deverá a Segepe realizar um estudo de
dimensionamento da força de trabalho das
unidades envolvidas no processo de
concessão de aposentadorias e pensões civis
(Seção de aposentados e pensionistas e o
Numa), o qual deve abranger plano de
contingência para prevenir o desfalque
gradual de pessoal em decorrência dos
pedidos de aposentadorias dos servidores
lotados nessas áreas,
14
6.2.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Inexistência de plano anual de capacitação
específico para os servidores responsáveis pela
área de aposentadorias e pensões civis.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Ausência de plano de capacitação e treina-
mento específico para os servidores respon -
sáveis pela área de aposentadorias e pen-
sões civis, o que pode trazer riscos no de -
sempenho e qualidade do serviço.
OBJETO
Seções responsáveis pelo processamento
das aposentadorias e pensões civis de
servidores e magistrados (Seção de
aposentados e pensionistas da Segepe e
Núcleo de Magistrados)
CRITÉRIO
1) Acórdão TCU nº 696/2017 item 9.3.1.
2) Modelo estrutural Coso (Committee of
Sponsoring Organizations).
EVIDÊNCIA
Da análise da indagação formal feita através
de questionário enviado a Seção de
aposentados e pensionistas da Segepe e ao
Núcleo de Magistrados, constatou-se a
inexistência de plano de capacitação
específico para os servidores responsáveis
pela área de aposentadorias e pensões
civis.
CAUSA
Deficiências nos sistemas de controles
internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
-Comprometimento no desempenho do
serviço;
- Comprometimento na qualidade do serviço.
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MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à indagação formal feita
através de questionário enviado a Segepe e
ao Núcleo de Magistrados pela equipe de
auditoria, sobre a existência de um plano de
capacitação e treinamento dos servidores
lotados na seção de aposentados e pensionistas e
no Núcleo de Magistrados (Proad 7383/24 e
7385/24), a Segepe e o Numa responderam o
seguinte:
“Quanto ao item 4: Não existe um plano
anual de capacitação específico para os
servidores responsáveis pela área de
aposentadorias e pensões civis”.
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica esta equipe de auditoria
que, não há um plano de capacitação e
treinamento específico para os servidores
responsáveis pela área de aposentadorias e
pensões civis no âmbito da Segepe e do
Numa, o que pode comprometer o
desempenho dos servidores e a qualidade
do serviço.
Um plano de capacitação e treinamento
além do desenvolvimento do conhecimento
e habilidades dos servidores, constitui
importante ferramenta da administração
para a melhoria da qualidade do serviço e
desempenho da própria instituição.
Dessa forma, sugere esta equipe de
auditoria a implementação de um plano de
capacitação e treinamento para atender a
necessidade de conhecimento e atualização
contínuos das seções de aposentados e
pensionistas e do Numa, visando a melhoria
16
no desempenho dos servidores e da própria
instituição.
RECOMENDAÇÃO
➢ Deverá a Segepe implementar um plano de
capacitação e treinamento para
atender a necessidade de
conhecimento e atualização contínuos
das seções de aposentados e
pensionistas ou inserir atividades
específicas na área de aposentadoria
e pensão civil em um plano de
capacitação elaborado para a Segepe.
➢ Deverá o Numa implementar um plano
de capacitação e treinamento para
atender a necessidade de
conhecimento e atualização contínuos
do Núcleo.
6.3.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documentação necessária na
instrução processual.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
1) Não consta no Proad nº 5666/2023, a cópia do
acórdão de julgamento do TCU ou o e_pessoal
apreciado pelo TCU, referente ao Ato de
aposentadoria, uma vez que o referido Ato já foi
julgado.
2) Não foi juntado pela Segepe nos autos nº
9059/2023, cópia do e_pessoal do TCU,
comprovando o exame de legalidade feito pela
Secretaria de Auditoria.
3) Não Consta na instrução do Proad nº 6771/2023,
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a portaria de destituição da função comissionada
ocupada pelo servidor.
OBJETO
1) Processos de concessão de
aposentadorias e pensões civis nº
5666/2023 6771/2023 e 9059/2023.
CRITÉRIO
- Ato TRT GP 331/2018;
- IN TCU 78/2018.
EVIDÊNCIA
1) Da análise da documentação que
instruíram os processos de concessão de
aposentadorias e pensões civis exigida na
instrução do processo, verificou-se a
ausência de documentação obrigatória
exigida na instrução do processo.
CAUSA
Deficiências nos sistemas de controles
internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Processos sem a devida instrução de
documentos necessários, exigidos pela
legislação pertinente.
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de
auditoria, para análise e manifestação a
respeito do achado em questão, a
Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal, respectivamente,
prestaram as seguintes informações:
"Em atendimento à diligência formulada pela
Secretaria de Auditoria, esta Seção de Aposentados
e Pensionistas informa, abaixo, as providências
adotadas para cada achado de auditoria:
1. Proad 9059/2023 – Concessão de aposentadoria
– Ana Emília Cavalcante Antas – O processo
encontrava-se arquivado nesta Seção de
Aposentados e Pensionistas, após a concessão de
aposentadoria da referida servidora, foi juntado aos
autos, conforme doc. 051, cópia do e-pessoal
enviado ao TCU;
2. Proad 5666/2023 – Concessão de aposentadoria
– Argentino Pereira – O processo encontrava-se
18
arquivado nesta Seção de Aposentados e
Pensionistas, após a concessão de aposentadoria
do referido servidor, foi juntado aos autos, conforme
doc. 046, cópia do acórdão com julgamento ao TCU;
3. Proads 9815/2023, 11137/2023 e 722/2024 –
Concessão de aposentadoria – Gilmar Campos
Brasileiro, Elizael Soares Pereira e Antonio João da
Silva – Os processos encontravam-se arquivados
nesta Seção de Aposentados e Pensionistas e neles
já se estavam inseridos os seus referidos acórdãos
nos docs. 46, 47 e 53, respectivamente;
4. Proad 6771/2023 – Concessão de aposentadoria
– Manoel dos Santos Lima – O processo
encontrava-se arquivado nesta Seção de
Aposentados e Pensionistas, após a concessão de
aposentadoria do referido servidor, foi juntado aos
autos,conforme doc. 053, a Portaria TRT13 CGP nº
499/2023 que dispensou o servidor da Função
Comissionada, em razão do PROAD nº 7512/2023."
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica-se que a Secretaria de
Gestão de Pessoas e Pagamento de
Pessoal anexou aos processos referidos
acima, a documentação obrigatória exigida
na instrução dos processos de concessão
de aposentadorias e pensões civis.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez
que foi sanado o achado antes da
apresentação do Relatório.
7. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES
INTERNOS E GESTÃO DE RISCOS
Controle Interno é definido como um processo conduzido pela
estrutura de governança, administração e outros profissionais da entidade,
e desenvolvido para proporcionar segurança razoável com respeito à
realização dos objetivos relacionados a operações, divulgação e
conformidade. O controle interno auxilia as entidades a alcançar objetivos
importantes e a sustentar e melhorar o seu desempenho e consiste em
cinco componentes integrados: Ambiente de controle; Avaliação de riscos;
Atividades de controle; Informação e comunicação e Atividades de
19
monitoramento.
Ambiente de controle – conjunto de normas, processos e estruturas que fornece a base
para a condução do controle interno por toda a organização.
Avaliação de riscos – processo dinâmico e iterativo para identificar e avaliar os riscos à
realização dos objetivos.
Atividades de controle – ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que
ajudam a garantir o cumprimento das diretrizes determinadas pela administração para
mitigar os riscos à realização dos objetivos.
Informação e comunicação – a informação é necessária para que a entidade cumpra
responsabilidades de controle interno a fim de apoiar a realização de seus objetivos e a
comunicação, é o processo contínuo e iterativo de proporcionar, compartilhar e obter as
informações necessárias.
Atividades de monitoramento – avaliações contínuas, independentes, ou uma
combinação das duas, para se certificar da presença e do funcionamento de cada um dos
cinco componentes de controle interno, inclusive a eficácia dos controles nos princípios
relativos a cada componente.
Este trabalho buscou avaliar se os controles internos adotados no Processo
de Concessão de Aposentadorias e Pensões Civis do TRT da 13ª Região estão em
conformidade com as normas e se o processo funciona de forma confiável, eficaz e
eficiente.
Para nortear os trabalhos de avaliação, foram estabelecidas as seguintes
subquestões de auditoria:
Direcionadas à Secretaria de Gestão de Pessoas
Q1: Quantos servidores estão lotados na Seção de aposentados e pensionistas?
(ambiente de controle, avaliação de riscos e atividades de controle)
R1: 3 Servidores
Q2: Quantos servidores responsáveis pelo processamento das aposentadorias e
pensões civis terão direito a se aposentar nos próximos 3 anos? Há servidores em abono
de permanência? (ambiente de controle, avaliação de riscos e atividades de controle)
R2: 2 terão direito de se aposentar nos próximos 3 anos e 1 delas já se encontra
percebendo o abono de permanência.
Q3: Quantos servidores conhecem e utilizam o sistema e_pessoal do TCU para
cadastramento de aposentadorias e pensões civis? (ambiente de controle, avaliação de
riscos e atividades de controle)
R3: 2 servidoras conhecem e utilizam o e-Pessoal do TCU para cadastramento de
aposentadorias e pensões.
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Q4: Existe plano anual de capacitação específico para os servidores responsáveis por
essa área de aposentadorias e pensões civis? (ambiente de controle, avaliação de riscos
e atividades de controle)
R4: Não existe um Plano Anual de Capacitação específico para os servidores
responsáveis pela área de aposentadorias e pensões.
Q5: As informações referentes à atualização da legislação e acórdãos do TCU
aplicáveis às concessões de aposentadorias e pensões civis estão disponíveis e de fácil
acesso aos servidores responsáveis por esta área? (ambiente de controle, atividades de
controle e informação e comunicação)
R5: As informações referentes à atualização da legislação e acórdãos do TCU aplicáveis
às concessões de aposentadorias e pensões civis não estão disponíveis.
Direcionadas ao Núcleo de Magistrados
Q1: Quantos servidores estão lotados no Núcleo de Magistrados? (ambiente de
controle, avaliação de riscos e atividades de controle)
R1: 3 Servidores
Q2: Quantos servidores responsáveis pelo processamento das aposentadorias e
pensões civis terão direito a se aposentar nos próximos 3 anos? Há servidores em abono
de permanência? (ambiente de controle, avaliação de riscos e atividades de controle)
R2: 2 servidoras responsáveis pelo processamento das aposentadorias e pensões de
magistrados encontram-se no abono de permanência.
Q3: Quantos servidores conhecem e utilizam o sistema e_pessoal do TCU para
cadastramento de aposentadorias e pensões civis? (ambiente de controle, avaliação de
riscos e atividades de controle)
R3: 1 servidora conhece e utiliza o e-Pessoal do TCU para cadastramento de
aposentadorias e pensões.
Q4: Existe plano anual de capacitação específico para os servidores responsáveis por
essa área de aposentadorias e pensões civis? (ambiente de controle, avaliação de riscos
e atividades de controle)
R4: Não existe um Plano Anual de Capacitação específico para os servidores
responsáveis pela área de aposentadorias e pensões.
Q5: As informações referentes à atualização da legislação e acórdãos do TCU
aplicáveis às concessões de aposentadorias e pensões civis estão disponíveis e de fácil
acesso aos servidores responsáveis por esta área? (ambiente de controle, atividades de
controle e informação e comunicação)
R5: As informações referentes à atualização da legislação e acórdãos do TCU
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aplicáveis às concessões de aposentadorias e pensões civis não estão disponíveis.
As técnicas empregadas para a realização da auditoria consistiram,
majoritariamente, em análise documental dos processos de concessão de aposentadorias
e pensões e indagação formal à unidade auditada, consoante Requisição de Documentos
e Informações nº 51/2024 (PROAD 7.383/2024) e Requisição de Documentos e
Informações nº 53/2024 (PROAD 7.385/2024).
一 A partir da análise documental dos processos de concessão de
aposentadorias e pensões selecionados na amostra, a equipe de auditoria
identificou o seguinte achado:
I - Ausência de documentação exigida na instrução do processo: Em alguns
processos da amostra analisada, constatou-se a ausência de documentos obrigatórios na
instrução, como a cópia do acórdão de julgamento do TCU ou o e-Pessoal apreciado pelo
TCU referente ao ato de aposentadoria, uma vez que tal ato já foi julgado. Além disso,
faltavam a cópia do e-Pessoal do TCU, comprovando o exame de legalidade realizado
pela Secretaria de Auditoria Interna, e a portaria de destituição da função comissionada
ocupada pelo servidor.
O processo de concessão de aposentadoria encontra-se mapeado e
revisado (Revisado em 16/04/2024, conforme o Proad 8534/2023). A análise do
Procedimento Operacional Padrão (POP) revela que atividades como “Anexar cópia do
resultado do julgamento do TCU no processo” e “Anexar o relatório do formulário do
sistema e-Pessoal (TCU) ao processo administrativo de aposentadoria” estão previstas no
processo. Contudo foram observadas algumas ocorrências em que essas atividades não
estão sendo executadas. Considerando que o mapeamento de processos é fundamental
para garantir a eficiência, a consistência e a rastreabilidade das operações, além de
facilitar a identificação de riscos e a implementação de melhorias contínuas, torna-se
imperativo que sejam implementados mecanismos de monitoramento contínuo para
assegurar que as atividades estejam sendo realizadas conforme o mapeamento de
processos. (Acórdão TCU nº 3636/2017 - TCU - 2ª Câmara item 1.7.1.7)
● A partir da indagação formal feita às unidades auditadas, a equipe de
auditoria constatou:
I - Insuficiência de pessoal e possível concentração de funções: Essas falhas
revelam fragilidade nos componentes de ambiente de controle e atividades de controle,
uma vez que a insuficiência de pessoal pode ocasionar concentração de funções e
quando concentradas, os controles podem se tornar menos eficazes, comprometendo a
segurança e a integridade dos processos (Acórdão TCU nº 4937/2017 item 1.8.1 e 1.8.2 e
Acórdão TCU nº 686/2017 item 9.6)
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II - Ausência de planejamento sucessório e risco na continuidade dos processos: A
proximidade da aposentadoria de muitos servidores envolvidos nos processos de
concessão de aposentadorias e pensões sugere uma falta de planejamento sucessório e
um risco significativo para a continuidade das operações. A ausência de um plano de
sucessão ou de treinamento de novos servidores pode resultar em perda de
conhecimento crítico e dificuldades na manutenção da eficiência operacional.(Acórdão
TCU nº 696/2017 item 9.3.1)
À vista do exposto, a avaliação dos controles internos do processo de
concessão de aposentadorias e pensões, no que concerne aos atributos de desenho e
implementação dos controles, caracteriza-se como MEDIANO.
Conforme Manual de Auditoria Financeira do TCU (2016), apresenta-se os 13 parâmetros
para avaliação do controle interno: MEDIANO: Os controles internos estão implementados
e mitigam alguns aspectos do risco, mas não apropriadamente, seja por não contemplar
todos os aspectos relevantes do risco, seja por ineficiência em seu desenho técnico ou
nas ferramentas utilizadas.
Por todo o exposto, esta equipe de auditoria formula as seguintes
recomendações:
● REALIZAR um estudo de dimensionamento da força de trabalho das unidades
envolvidas no processo de concessão de aposentadorias e pensões. O qual deve
abranger plano de contingência para prevenir o desfalque gradual de pessoal
nessas áreas ao longo dos próximos três anos.
● IMPLEMENTAR no plano anual de capacitação da Secretaria atividades
específicas para atender a necessidade de conhecimento e atualização contínuos
das seções de aposentados e pensionistas e ao Núcleo de Magistrados, visando a
melhoria no desempenho dos servidores e da própria instituição.
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8. CONCLUSÕES
Finalizado o relatório e cumpridas as determinações emanadas
do Comunicado de Auditoria nº 09/2024 da Secaud TRT 13ª Região,
sequencial 01 do presente protocolo, conclui-se que os objetivos delineados
para a auditoria foram alcançados, sendo possível obter as respostas às
questões de auditoria formuladas com o objetivo de avaliar os processos de
concessão de aposentadorias e pensões civis, nos seguintes aspectos:
1. Verificação da legalidade dos atos de concessão de aposentadorias e
pensões civis;
2. Análise da documentação exigida na instrução do processo de
concessão;
3. Tempestividade dos registros pertinentes nos sistemas corporativos;
4. Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos e gestão
de riscos.
Como resultado da auditoria realizada a equipe identificou após
análise das questões elaboradas, um total de 03 (três) achados, quais
sejam:
1. Ausência de planejamento sucessório e risco na
continuidade dos processos;
2. Inexistência de plano anual de capacitação específico para
os servidores responsáveis pela área de aposentadorias e
pensões civis;
3. Ausência de documentação necessária na instrução
processual.
9. RECOMENDAÇÕES
À Segepe:
➢ REALIZAR um estudo de dimensionamento da força de trabalho das
unidades envolvidas no processo de concessão de aposentadorias e
pensões civis (Seção de aposentados e pensionistas e o Numa), o qual
deve abranger plano de contingência para prevenir o desfalque gradual de
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pessoal em decorrência dos pedidos de aposentadorias dos servidores
lotados nessas áreas,
➢ IMPLEMENTAR um plano de capacitação e treinamento para atender
a necessidade de conhecimento e atualização contínuos das
seções de aposentados e pensionistas ou inserir atividades
específicas na área de aposentadorias e pensões civis em um
plano de capacitação elaborado para a Segepe.
Ao Numa:
➢ IMPLEMENTAR um plano de capacitação e treinamento para
atender a necessidade de conhecimento e atualização contínuos
do Núcleo.
10. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Em face do caráter conclusivo deste relatório, sugere-se seu
envio ao Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do
Trabalho da 13ª Região, para conhecimento e adoção das providências que
entender necessárias.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 30 de agosto de 2024
Marcos José Alves da Silva
Líder da Auditoria
Mari Hara Onuki Monteiro
Membro da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Membro da Auditoria
Mona Larissa Costa Freire
Membro da Auditoria
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GLOSSÁRIO
AJP – Assessoria Jurídica da Presidência
CF – Constituição Federal
CGP – Chefia de Gabinete da Presidência
CNJ – Conselho Nacional da Justiça
Coso – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission
CPF – Cadastro de Pessoas Físicas
Cppad – Comissão Permanente de Processo Administrativo Disciplinar
CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho
EC – Emenda Constitucional
EFS – Entidades de Fiscalização Superior
e-Pessoal – Sistema de Registro de admissões e concessões de
aposentadorias e pensões civis
Exmº – Excelentíssimo
GDG – Gabinete da Diretoria Geral
GP – Gabinete da Presidência
IN – Instrução Normativa
IRPF – Imposto de Renda Pessoa Física
Numa – Núcleo de Magistrados
Pop – Procedimento Operacional Padrão
Proad – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
RDI – Requisição de Documento e Informação
Secaud – Secretaria de Auditoria
Segepe – Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal
Sispae – Sistema de Protocolo Administrativo Eletrônico
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Sr. – Senhor
TCU – Tribunal de Contas da União
TRT – Tribunal Regional do Trabalho
UPC – Unidade Prestadora de Conta
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