Auditoria sobre os Processos de Admissão de Pessoal
última modificação
30/04/2024 12h53
Proad nº 3027/2024
Relatório Final - auditoria sobre o processo de admissão de servidores.html
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
________________________________________________________________________
RELATÓRIO DE AUDITORIA
AUDITORIA NO PROCESSO DE ADMISSÃO DE SERVIDORES
João Pessoa/PB – abril/2024
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
______________________________________________________________________________________
R E L A T Ó R I O
1. IDENTIFICAÇÃO
1.1. Protocolo TRT nº 3027/2024
1.2. Área Auditada: SEGEPE
1.3. Período Auditado: 2023
1.4. Objetivos:
1) Avaliação da gestão de pessoas contemplando em especial:
a) Observância da legislação sobre admissão de pessoal;
b) Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes nos
sistemas contábil e corporativos obrigatórios;
2) Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos
administrativos, relacionados à gestão de pessoas, com vistas
a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos,
considerando os seguintes elementos do sistema de controles
internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de
risco; c) atividades de controle; d) informação e comunicação;
e) monitoramento.
1.5. Equipe de Auditoria: Marcos José Alves da Silva (Líder), Mari
Hara Onuki Monteiro, Maurício Dias Sobreira Bezerra e Mona
Larissa Costa Freire.
1.6. Riscos Inerentes: Nomeações de servidores em desacordo
com os normativos legais; registro nos sistemas
administrativos incorretos, ausência de registro no e-pessoal
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ou descumprimento do prazo de registro no e-pessoal, dano ao
erário, dentre outros.
1.7. Escopo: Nomeações decorrentes do último concurso público
para servidores do TRT da 13ª Região ocorridas no exercício de
2023.
1.8. Relevância e Resultados Esperados: Aumento da eficiência
do processo de admissão de servidores; eliminação ou
mitigação das falhas e prejuízos a servidores e ao erário;
fortalecimento dos controles internos administrativos da
unidade auditada.
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
SUMÁRIO
1. IDENTIFICAÇÃO 02
2. INTRODUÇÃO 05
3. VISÃO GERAL DO OBJETO, ESCOPO E QUESTÕES DE AUDITORIA 07
3.1 SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA 08
3.2 LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA 08
4. METODOLOGIA 09
4.1 SELEÇÃO DE AMOSTRAS 09
5. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA 10
6. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES INTERNOS 11
7. ACHADOS 15
8. CONCLUSÕES 22
9. RECOMENDAÇÕES 23
10. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO 24
GLOSSÁRIO 25
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
______________________________________________________________________________________
2. INTRODUÇÃO
A Secretaria de Auditoria do Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, em
cumprimento ao seu Plano Anual de Auditoria para o exercício 2024 (Proad nº
12.036/2023), instaurou a presente auditoria com o objetivo de avaliar a gestão de
pessoas contemplando em especial a observância da legislação sobre o processo
de admissão de servidores, bem como a tempestividade e qualidade dos registros
pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios.
Para a consecução desta auditoria, foi constituída a Equipe de Auditoria através do
COMUNICADO DE AUDITORIA/TRT/SECAUD nº 05/2024, datado de 1º de abril de 2024
(doc. 01).
Nesse sentido, delegou-se a responsabilidade aos servidores apontados no
comunicado supramencionado, para desenvolverem esta auditoria com vistas a
responder as questões definidas na matriz de planejamento elaborada pela equipe de
auditoria.
A fase de execução da auditoria teve início com o encaminhamento das
Requisições de Documentos e informações (Proad nº 3033/2024 e 3034/2024), ao setor
auditado para obtenção dos dados e esclarecimentos.
Foram analisadas as admissões de 30 servidores (técnicos e analistas), decorrente
do último concurso para servidores do TRT da 13ª Região.
Ao se colher evidências capazes de subsidiar a formação de opinião sobre os fatos
e ocorrências, foram constatados os achados constantes do capítulo 7.
Nos achados de auditoria foram descritas: a situação encontrada, os critérios
utilizados, as evidências que comprovam cada achado, a manifestação do gestor
responsável, a análise da equipe de auditoria e a recomendação.
Por fim, na conclusão do relatório, foram apresentadas respostas às principais
questões de auditoria, assim como a apresentação dos achados, seu impacto
quantitativo e qualitativo na gestão do órgão auditado e as propostas de
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encaminhamento.
6
3. VISÃO GERAL DO OBJETO, ESCOPO E QUESTÕES DE AUDITORIA
A investidura em cargo público é um procedimento complexo que depende de atos
da autoridade competente e o preenchimento de requisitos básicos, previstos em lei, por
parte do candidato. No âmbito federal, a Lei 8112/90, traz os requisitos básicos para a
investidura no serviço público: a nacionalidade brasileira, o gozo dos direitos políticos, a
quitação com obrigações militares e eleitorais, o nível de escolaridade exigido para o
cargo, a idade mínima de 18 anos e a aptidão física e mental. Poderá ainda cada cargo
exigir requisitos específicos às atribuições previstas. Após a nomeação e preenchidos
todos os requisitos previstos em lei, o candidato poderá tomar posse com a assinatura
do respectivo termo, que é a expressa concordância das atribuições, deveres e
responsabilidades inerentes do cargo e consequentemente a entrada em exercício que é
o início das atividades.
A presente auditoria visou a avaliação da gestão de pessoas do Tribunal Regional
do Trabalho da 13ª Região, com os objetivos de verificar a observância da legislação
no processo de admissão de servidores, bem como constatar a tempestividade e
qualidade dos registros pertinentes nos sistemas contábeis e corporativos
obrigatórios.
O escopo da auditoria contemplou a análise das nomeações ocorridas em 2023,
decorrente do último concurso realizado pelo TRT da 13ª Região, bem como a análise
dos controles internos e dos registros pertinentes nos sistemas contábeis e corporativos
obrigatórios.
Para avaliar os objetivos do trabalho foram elaboradas as seguintes questões de
auditoria:
Q1. Foram observados os requisitos básicos para investidura em cargo público (I-
Nacionalidade brasileira, II- Gozo dos direitos políticos, III- A quitação com as obrigações
militares e eleitorais, IV- O nível de escolaridade exigido para o exercício do cargo, Idade
mínima de 18 anos, VI- Aptidão física e mental), previsto em Lei?
Q2. Os documentos e declarações apresentados estão legíveis?
Q3. Foi apresentado pelo candidato, na data da posse, a declaração de bens e valores
que constituem seu patrimônio e a declaração quanto ao exercício ou não de outro
cargo, emprego ou função pública?
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Q4. No processo de admissão consta o termo de posse, devidamente assinado?
Q5. A posse ocorreu no prazo de 30 dias contados da publicação do ato de nomeação,
salvo nos casos previstos no art. 13, § 2 da Lei 8112/90, em que o prazo será contado ao
final do impedimento?
Q6. Foi realizada a inspeção médica oficial antes da posse?
Q7. Foi observado o prazo máximo de 15 dias para o servidor empossado entrar em
exercício, contados da data da posse?
Q8. Foi obedecida a legislação quanto ao enquadramento dos novos servidores na
classe e padrão adequados na carreira (primeiro padrão da classe A)?
Q9. Foi cumprido o prazo de 90 dias estabelecido pela IN TCU 78/2018, para registro
dos atos de admissão no sistema e-Pessoal e encaminhamento a Secretaria de Auditoria
para análise e emissão de parecer?
Q10. Os dados pessoais e funcionais estão corretamente registrados nos sistemas
corporativos de gestão de pessoas (Sigep, folhaweb)?
Q11. Na nomeação foi obedecida à ordem de classificação do concurso?
Q12. Foi obedecido ao limite mínimo de 5% para Pessoas com Deficiência (PCD) e 20%
dos que se autodeclararem negros, de acordo com a legislação?
Ressalte-se que a qualidade e suficiência dos controles internos administrativos,
relacionados ao processo de admissão de servidores, assim como a avaliação dos riscos,
serão tratados em capítulo próprio.
3.1. SETORES ENVOLVIDOS NO ESCOPO DA AUDITORIA
▪ Secretaria de Gestão de Pessoas e pagamento de pessoal –
Segepe;
3.2. LEGISLAÇÃO PERTINENTE UTILIZADA NA AUDITORIA
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▪ CF/88;
▪ Lei nº 8.112/90;
▪ Lei 12.990/2014;
▪ Lei 11.416/2016;
▪ Dec. 9.508/2018;
▪ IN TCU 78/2018.
4. METODOLOGIA
Para alcance dos objetivos e comprovação das questões de auditoria definidas no
planejamento, a equipe de auditoria utilizou-se de metodologia atualmente adotada pelos
diversos Órgãos e Entidades de Fiscalização Superior (EFS), notadamente a Resolução
309/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), sendo utilizadas as seguintes técnicas
de auditoria:
• Exame de Registros - Verificação dos registros constantes de controles
regulamentares, relatórios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados,
elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados;
• Análise Documental - Verificação de processos e documentos que conduzam à
formação de indícios e evidências;
• Questionário – Para coleta de informações.
4.1 SELEÇÃO DE AMOSTRA
4.1.1 Conceitos Básicos
População: É o número de elementos existentes no universo da pesquisa.
Amostra - Pequena porção de alguma coisa dada para ver, provar ou analisar, a fim de
que a qualidade do todo possa ser avaliada ou julgada.
Erro amostral: É a diferença entre o valor estimado pela pesquisa e o verdadeiro valor.
Nível de confiança: É a probabilidade de que o erro amostral efetivo seja menor do que o
erro amostral admitido pela pesquisa. (Se 95%, usar 1,960 / Se 90%, usar 1,645.)
Amostragem aleatória simples para população finita: É aquela na qual todos os
elementos têm a mesma probabilidade de serem selecionados. Uma amostra desse tipo
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pode ser obtida, por exemplo, através do sorteio dos elementos.
4.1.2 Cálculo de Amostragem
Para avaliação da observância da legislação sobre admissão de servidores,
foi utilizada a técnica de amostragem aleatória simples para população finita e
selecionada uma amostra de todos os servidores (técnicos e analistas) nomeados em
2023.
Esta calculadora on-line utiliza a seguinte fórmula:
Onde:
n - amostra calculada
N - população
Z - variável normal padronizada associada ao nível de confiança
p - verdadeira probabilidade do evento
e - erro amostral
Dessa forma, foi selecionada uma amostra de 30 servidores nomeados em 2023,
sorteados entre analistas e técnicos, dos quais foi solicitada toda documentação para
análise.
5. BENEFÍCIOS DA AUDITORIA
Os benefícios oriundos da implementação das medidas corretivas propostas pela
equipe de auditoria são qualitativos, visando a correta aplicação da legislação pertinente e
o aperfeiçoamento da governança no processo de admissão de servidores, gerando com
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CÁLCULO DO TAMANHO AMOSTRAL PARA AUDITORIA
ERRO 15,00%
POPULAÇÃO 88
PROPORÇÃO 0,5
NÍVEL DE CONFIANÇA 1,95
AMOSTRA 28,77
isso, aumento do grau de eficiência e eficácia da administração, otimizando o
desempenho e o uso apropriado dos recursos públicos.
6. AVALIAÇÃO DA QUALIDADE E SUFICIÊNCIA DOS CONTROLES
INTERNOS
Controle Interno é definido como um processo conduzido pela estrutura de
governança, administração e outros profissionais da entidade, e desenvolvido para
proporcionar segurança razoável com respeito à realização dos objetivos relacionados a
operações, divulgação e conformidade.
O controle interno auxilia as entidades a alcançar objetivos importantes e a
sustentar e melhorar o seu desempenho e consiste em cinco componentes integrados:
Ambiente de controle; Avaliação de riscos; Atividades de controle; Informação e
comunicação e Atividades de monitoramento.
Ambiente de controle – conjunto de normas, processos e estruturas que fornece
a base para a condução do controle interno por toda a organização.
Avaliação de riscos – processo dinâmico e iterativo para identificar e avaliar os
riscos à realização dos objetivos.
Atividades de controle – ações estabelecidas por meio de políticas e
procedimentos que
ajudam a garantir o cumprimento das diretrizes determinadas pela administração para
mitigar os riscos à realização dos objetivos.
Informação e comunicação – a informação é necessária para que a entidade
cumpra responsabilidades de controle interno a fim de apoiar a realização de seus
objetivos e a comunicação, é o processo contínuo e iterativo de proporcionar, compartilhar
e obter as informações necessárias.
Atividades de monitoramento – avaliações contínuas, independentes, ou uma
combinação das duas, para se certificar da presença e do funcionamento de cada um dos
cinco componentes de controle interno, inclusive a eficácia dos controles nos princípios
relativos a cada componente.
Este trabalho buscou avaliar se os controles internos adotados no Processo de
Admissão de servidores do TRT da 13ª Região estão em conformidade com as normas e
se o processo funciona de forma confiável, eficaz e eficiente. Para nortear os trabalhos de
avaliação, foram estabelecidas as seguintes subquestões de auditoria:
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Q1: Existem mecanismos de controles internos que garantam a correta execução do
processo de admissão de pessoal? (componentes avaliados: ambiente de controle,
avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação e atividades de
monitoramento);
Q2: Existe um plano de capacitação/atualização técnica para os servidores envolvidos no
processo? (componentes avaliados: ambiente de controle, atividade de controle,
avaliação de riscos e atividades de monitoramento);
Q3: As informações divulgadas no sítio eletrônico oficial da instituição possibilitam a
transparência ativa e o controle social? (componentes avaliados: atividade de controle,
informação e comunicação e atividades de monitoramento);
As técnicas empregadas para a realização da auditoria consistiram,
majoritariamente, em análise documental dos processos de admissão e indagação formal
à unidade auditada, consoante Requisição de Documentos e Informações n.
o
18/2024
(PROAD 3.034/2024).
A partir do exame dos processos de admissão selecionados na amostra, da
resposta à R.D.I n.
o
18/2024 e das informações oficiais disponíveis, a equipe de auditoria
pôde concluir que:
I - O fluxo do processo de admissão de servidores não se encontra formalmente
definido: Inexistem manuais de rotinas/procedimentos regulamentados que orientem os
servidores da área na execução dos procedimentos no sentido de aferir a regularidade do
processo de admissão de servidores. Adicionalmente, constatou-se que o processo de
admissão de servidores não se encontra mapeado.
A manifestação da Sra. Eclésia Lopes Costa da Silva, chefe da Divisão do Quadro
de Pessoal, no documento sequencial 3 do PROAD 3034/2024, corrobora a constatação
da auditoria: “Não existe mapeamento ou manual que trata do processo de admissão,
porém temos procedimentos que são seguidos e também cheklist (compartilhado no
drive) de conferência dos documentos que devem ser apresentados pelos candidatos
nomeados”.
A equipe de auditoria salienta que o processo de admissão de servidores
apresentou fragilidades pontuais (detalhadas nos achados 1 a 5) que foram tratadas com
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a apresentação dos resultados preliminares efetuada por esta SECAUD.
II - Não se demonstrou planejamento das necessidades de educação e treinamento.
Indagada sobre a existência de plano anual de capacitação específico para os
servidores responsáveis pela área de admissão de servidores, a Sra. Eclésia Lopes Costa
da Silva, chefe da Divisão do Quadro de Pessoal, respondeu, no documento sequencial 3
do PROAD 3034/2024, que não existe.
III - Há possibilidades de aprimoramento da transparência do órgão quanto ao
processo de convocação dos aprovados no concurso público permitindo à
sociedade um acompanhamento mais efetivo do andamento do concurso pelo sítio
oficial eletrônico da Instituição (https://trt13.jus.br/institucional-1/concursos). No referido
endereço, consta apenas o Edital que regeu o concurso (aba: Editais), e a Relação Final
de Candidatos Aprovados (Classificação Geral, e listagem específica para candidatos
negros e candidatos com deficiência. Existem ainda sete listas de candidatos que
requereram a desistência definitiva ou expressaram interesse em reposicionamento para
o final da lista classificatório, além da relação de documentos a serem apresentados para
a posse (aba: Comunicados e Resultados).
Como exemplo de transparência mais abrangente (Boas Práticas), cita-se o
Quadro de Nomeações desenvolvido pelo Ministério Público da União (disponível em
https://www.mpu.mp.br/concursos/concurso-publico-de-servidores/quadro-de-
nomeacoes), onde é possível verificar, conforme o cargo e concurso, a listagem dos
candidatos aprovados, por ordem de classificação, sendo apresentado uma coluna onde é
discriminada, de forma sucinta e objetiva, qual a situação atualizada de cada candidato:
Se nomeado(a), se a nomeação foi tornada sem efeito, se o(a) candidato(a) formalizou
desistência (definitiva), se solicitou reposicionamento para o fim da fila etc.
Por oportuno, destaca-se que a publicização de informações concentradas e mais
objetivas, relacionadas ao concurso, facilita a consulta pelos cidadãos, favorecendo o
controle social.
À vista do exposto, a avaliação dos controles internos, no que concerne aos
atributos de desenho e implementação dos controles, caracteriza-se como MEDIANO
para os componentes de Ambiente de Controle, Avaliação de Riscos, Atividades de
controle e Atividades de monitoramento e SATISFATÓRIO para o componente de
Informação e comunicação.
Conforme Manual de Auditoria Financeira do TCU (2016), apresenta-se os
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parâmetros para avaliação do controle interno:
MEDIANO: Os controles internos estão implementados e mitigam alguns aspectos do
risco, mas não apropriadamente, seja por não contemplar todos os aspectos relevantes
do risco, seja por ineficiência em seu desenho técnico ou nas ferramentas utilizadas.
SATISFATÓRIO: Os controles internos estão implementados e mitigam o risco
apropriadamente e estão sustentados por ferramentas adequadas, embora passível de
aperfeiçoamento.
Por todo o exposto, esta equipe de auditoria formula a seguinte Recomendação:
- ELABORAR o mapeamento do processo de admissão de servidores pelo TRT da
13ª Região, acompanhado do respectivo mapeamento de riscos associados a esse
processo.
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7. ACHADOS
Este item foi estruturado visando relacionar as constatações às
questões de auditoria definidas na matriz de planejamento, que resultaram
nos achados de auditoria sobre processo de admissão de servidores do TRT
da 13ª Região, com os objetivos de verificar a observância da legislação
sobre a admissão de servidores, bem como a tempestividade e qualidade
dos registros pertinentes nos sistemas contábil e corporativos obrigatórios.
7.1.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documento obrigatório exigido pela
legislação, como requisito básico para investidura
no cargo.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Não consta no processo administrativo de admissão
(Proad 4514/2022), o parecer médico oficial
atestando a aptidão física e mental dos servidores
para o exercício do cargo, de acordo com o
estabelecido pelo art. 14 e parágrafo único da Lei
8.112/90.
OBJETO
Processo Administrativo nº 4514/2022.
CRITÉRIO
Art. 5º e 14 da Lei 8.112/90.
EVIDÊNCIA
Da análise da documentação que instruíram o
processo de admissão do último concurso para
servidores do TRT da 13ª Região, verificou-se a
ausência do parecer médico oficial atestando a
aptidão física e mental dos servidores nomeados
para o exercício do cargo.
CAUSA
Falha nos controles internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Descumprimento da legislação.
- Possível dano ao Erário.
-Questionamento pelos Órgãos de fiscalização
superiores (TCU, CNJ, CSJT).
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de auditoria,
15
para análise e manifestação a respeito do achado
em questão, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal informou que todos os
documentos foram inseridos Proad 4514/2022 (doc.
796).
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica-se que a Secretaria de Gestão
de Pessoas e Pagamento de Pessoal anexou ao
Proad referido acima, os pareceres médico oficial
atestando a aptidão física e mental dos servidores
para o exercício do cargo, de acordo com o
estabelecido pelo art. 14 e parágrafo único da Lei
8.112/90.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez que foi
sanado o achado antes da apresentação do
Relatório.
7.2.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documento obrigatório exigido pela
legislação, como requisito básico para investidura
no cargo.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Não consta na instrução do processo administrativo
de admissão (Proad 4514/2022), os termos de
posse devidamente assinados, conforme
estabelecido pelo do art. 13 da Lei 8112/90.
OBJETO
Processo Administrativo nº 4514/2022.
CRITÉRIO
Art.13 da Lei 8.112/90.
EVIDÊNCIA
Da análise da documentação que instruiu o
processo de admissão no último concurso para
servidores do TRT da 13ª Região, verificou-se a
ausência dos termos de posse devidamente
assinados, como manda o art. 13 da Lei 8112/90.
CAUSA
Falha nos controles internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Descumprimento da legislação.
- Possível dano ao Erário.
16
-Questionamento pelos Órgãos de fiscalização
superiores (TCU, CNJ, CSJT).
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de auditoria,
para análise e manifestação a respeito do achado
em questão, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal informou que todos os
documentos foram inseridos Proad 4514/2022 (doc.
797).
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica-se que a Secretaria de Gestão
de Pessoas e Pagamento de Pessoal anexou ao
Proad referido acima, os termos de posse,
devidamente assinados, de acordo com o
estabelecido pelo art. 13 da Lei 8.112/90.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez que foi
sanado o achado antes da apresentação do
Relatório.
7.3.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documento obrigatório exigido pelo
TCU (e_Pessoal), para registro dos atos de
admissão de pessoal.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Não consta no processo administrativo de
admissão, a cópia do e_pessoal de admissão dos
servidores que entraram em exercício, para fins de
registro e verificação da legalidade dos atos, de
acordo com a IN TCU 78/2018.
OBJETO
Processo Administrativo nº 4514/2022.
CRITÉRIO
- Art. 71, inciso III, da Constituição Federal;
- IN TCU nº 78/2018.
EVIDÊNCIA
Da análise da documentação que instruiu o
processo de admissão de servidores, decorrente do
último concurso para servidores do TRT da 13ª
Região, verificou-se Ausência da cópia de
documento obrigatório (e_Pessoal), para registro
dos atos de admissão, de acordo com a IN TCU nº
78/2018.
17
CAUSA
Falha nos controles internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Descumprimento da legislação;
- Possibilidade de aplicação de sanções previstas
no inciso II do art. 58 da Lei 8.443/1992, sem
prejuízo de outras que se revelarem pertinentes, de
ordem administrativa, civil ou penal, previstas no
ordenamento jurídico.(art. 7º, § 4º da IN TCU
78/2018).
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de auditoria,
para análise e manifestação a respeito do achado
em questão, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal informou que os
documentos foram inseridos Proad 4514/2022 (doc.
798).
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Verifica a equipe de auditoria que a Secretaria de
Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal
anexou ao Proad referido acima, cópia do
(e_Pessoal) de todos os servidores que entraram
em exercício, para registro dos atos de admissão,
de acordo com a IN TCU nº 78/2018.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez que foi
sanado o achado antes da apresentação do
Relatório.
7.4.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documento na instrução do processo,
para fins de comprovar não acumulação de cargo ou
emprego público.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
Não consta na instrução processo o pedido de
vacância/ exoneração do último cargo ou emprego
público ocupado pelos seguintes servidores:
-Herliton Jose De M. Santos;
-Jaqueline Fernandes De M. Duarte;
-Lucio Marcio Targino Junior;
- Maria Maricely Trigueiro De Lima;
-Natalia Gomes Pessoa De Moraes;
-Rangell Figueiredo De Oliveira;
-Thamara Ferreira Santos;
18
-Yan Rafael Nascimento Da Silva.
Analistas:
-Anderson Kleber Da C. A
-Daniel Araujo Nobrega;
-Danielle Gomes Carvalho;
-Isabel Bevilacqua Gariba Costa;
-Joao Paulo De Lima Neto;
- Lucas Vieira Freitas Da Silva;
- Natalia Eugenia Da Cunha Pegado;
-Thiago Aguiar De Melo.
OBJETO
Processo Administrativo nº 4514/2022.
CRITÉRIO
- Art. 37, XVI e XVII da CF/88;
- Art. 118 da Lei 8112/90.
EVIDÊNCIA
Da análise da documentação que instruiu o
processo de admissão de servidores, verificou-se
ausência de documento que comprove a
vacância/exoneração do último cargo ou emprego
públicos ocupados pelos servidores que entraram
em exercício.
CAUSA
Falha nos controles internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Dano ao Erário;
- Descumprimento da legislação;
- Questionamento pelos Órgãos de fiscalização
superiores (TCU, CNJ, CSJT).
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de auditoria,
para análise e manifestação a respeito do achado
em questão, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal apresentou a seguinte
informação:
"Todos os servidores entregaram a Declaração de
Acumulação de Cargos/Empregos/Função Pública
e/ou
Proventos de Aposentadoria, informando que não
acumulavam cargo ou emprego público. Em
decorrência da presente RDI, foram inseridos nos
documentos de 02 a 17 deste Proad os documentos
de vacância/exoneração dos servidores listados no
item 4 da inicial, como também a declaração do
servidor Daniel Araújo Nóbrega que não detinha
cargo público antes da posse."
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Da análise verifica-se que a Secretaria de Gestão
de Pessoas e Pagamento de Pessoal anexou ao
19
Proad 3765/2024, os documentos de comprovação
de vacância/exoneração dos servidores listados
acima, em consonância com os Art. 37, XVI e XVII
da CF/88 e 118 da Lei 8112/90.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez que foi
sanado o achado antes da apresentação do
Relatório.
7.5.
DESCRIÇÃO DO ACHADO
Ausência de documentos obrigatórios exigidos pela
legislação, na instrução do processo.
SITUAÇÃO ENCONTRADA
-Não consta na documentação apresentada o
certificado/histórico de conclusão de Nível Médio,
exigido para investidura no cargo dos seguintes
servidores: - Alexandre Kleyton Silva Matias e
Herliton Jose De M. Santos;
-As Declarações e Formulários obrigatórios
apresentados pelo servidor Fernando Gonçalves
Freire da Silva estão sem assinatura;
-Não está assinalado o item que diz que não
acumula cargo ou emprego público na Declaração
apresentada pelo servidor Alexandre Kleyton Silva
Matias.
OBJETO
Processo Administrativo nº 4514/2022.
CRITÉRIO
- Lei 8.112/90.
EVIDÊNCIA
Da análise da documentação apresentada pela
Secretaria e Gestão de Pessoas e Pagamento de
Pessoal, verificou-se ausência dos seguintes
documentos obrigatórios exigidos pela legislação,
na instrução do processo:
-Certificado/histórico de conclusão de Nível Médio,
exigido para investidura no cargo dos seguintes
servidores: Alexandre Kleyton Silva Matias e
Herliton Jose De M. Santos;
-Declarações e formulários obrigatórios
apresentados pelo servidor Fernando Gonçalves
Freire da Silva sem assinatura;
-Não está assinalado o item que diz que não
acumula cargo ou emprego público na Declaração
20
apresentada pelo servidor Alexandre Kleyton Silva
Matias.
CAUSA
Falha nos controles internos administrativos.
EFEITO/CONSEQUÊNCIA
- Descumprimento da legislação;
- Dano ao Erário;
- Questionamento pelos Órgãos de fiscalização
superiores (TCU, CNJ, CSJT).
MANIFESTAÇÃO DO AUDITADO
Em resposta à solicitação da equipe de auditoria,
para análise e manifestação a respeito do achado
em questão, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal apresentou a seguinte
informação:
"-Em consulta feita por intermédio do Proad
6600/2023 acerca de análise de documento
apresentado (certificado de conclusão do ensino
superior) por candidatas nomeadas para exercer o
cargo de técnico judiciário –
área apoio especializado – especialidade
enfermagem do trabalho para fins de comprovação
de requisito de escolaridade exigido para a posse, a
DG, em consonância com os pronunciamentos da
Assessoria Jurídica da Presidência – AJP, aceitou o
diploma de graduação para a investidura no cargo,
entendimento esse utilizado para os demais
candidatos.
-As Declarações e Formulários obrigatórios
apresentados pelo servidor Fernando Gonçalves
Freire da Silva foram assinados presencialmente no
ato da entrega da documentação na SEGEPE,
ficando arquivados na pasta física do servidor.
Esses documentos foram digitalizados e salvos na
pasta eletrônica do servidor, em decorrência desta
RDI. Também anexados neste PROAD (doc 018).
-O item que diz que não acumula cargo ou emprego
público na Declaração apresentada pelo servidor
Alexandre Kleyton Silva Matias foi assinalado
presencialmente no ato da entrega na SEGEPE,
ficando arquivado na pasta física do servidor. Esse
documento foi digitalizado e salvo na pasta
eletrônica do servidor, em decorrência desta RDI.
Também anexados
neste PROAD (doc.019).”
ANÁLISE EQUIPE AUDITORIA
Verifica a equipe de auditoria que foram justificadas
e sanadas pela Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal as inconsistências
apresentadas acima, bem como foram anexados ao
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Proad 3765/2024, as cópias dos documentos com
as devidas correções.
RECOMENDAÇÃO
Desnecessária a recomendação, uma vez que foi
sanado o achado antes da apresentação do
Relatório.
Da análise da equipe de auditoria verifica-se que, embora a Secretaria da Gestão
de Pessoas tenha sanado todos achados de auditoria antes da elaboração do relatório
final, constatam-se deficiências nos controles internos, demonstrando falha nos
componentes de controle, seja por não contemplar todos os aspectos relevantes do risco,
seja por ineficiência em seu desenho técnico ou nas ferramentas utilizadas.
Dessa forma, no intuito de mitigar ou suprimir a ocorrência dessas falhas no processo
e visando o aperfeiçoamento dos controles internos da unidade auditada, recomenda a
equipe de auditoria o mapeamento do processo de admissão de servidores com o
respectivo mapeamento de riscos do referido processo.
Recomendação:
DEVERÁ a Secretaria de Governança e Gestão Estratégica (Seggest),
analisar e informar a possibilidade de inclusão do “Processo de Admissão de
Servidores” na lista de processos, para fins de Mapeamento de processo e
mapeamento de riscos neste exercício de 2024.
8. CONCLUSÕES
Finalizado o relatório e cumpridas as determinações emanadas do
COMUNICADO DE AUDITORIA 05/2024 da Secretaria de Auditoria,
sequencial 01 do presente protocolo, conclui-se que os objetivos delineados
para a auditoria foram alcançados, sendo possível obter as respostas às
questões de auditoria formuladas com o desiderato de avaliar a observância
da legislação sobre o processo de admissão de servidores, nos seguintes
aspectos:
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1. Verificação e análise da documentação exigida pela legislação na
instrução do processo de admissão de servidores;
2. Tempestividade, qualidade e suficiência dos registros pertinentes nos
sistemas contábil e corporativos obrigatórios;
3. Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos.
9. RECOMENDAÇÕES
➢ DEVERÁ a Secretaria de Governança e Gestão Estratégica
(Seggest), analisar e informar a possibilidade de inclusão do
“Processo de Admissão de Servidores” na lista de processos,
para fins de Mapeamento de processo e mapeamento de riscos
neste exercício de 2024.
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10. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Em face do caráter conclusivo deste relatório, sugere-se seu envio ao
Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho
da 13ª Região, para conhecimento e sugestão das providências que
entender necessárias.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 30 de abril de 2024
Marcos José Alves da Silva
Líder da Auditoria
Mari Hara Onuki Monteiro
Membro da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Membro da Auditoria
Mona Larissa Costa Freire
Membro da Auditoria
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GLOSSÁRIO
AJP – Assessoria Jurídica da Presidência
CF – Constituição Federal
CNJ – Conselho Nacional da Justiça
CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho
DG – Diretoria Geral
EFS – Entidades de Fiscalização Superior
IN – Instrução Normativa
PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
RDI – Requisição de Documento e Informação
Secaud – Secretaria de Auditoria
Segepe – Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal
TCU – Tribunal de Contas da União
TRT – Tribunal Regional do Trabalho
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