Relatório de Monitoramento da Auditoria sobre a Gestão de Compras e Contratações

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RELATÓRIO FINAL DE MONITORAMENTO

Monitoramento da auditoria sobre a Gestão de Compras e Contratações

João Pessoa/PB – fevereiro/2023

RELATÓRIO DE MONITORAMENTO

1. IDENTIFICAÇÃO DA AUDITORIA MONITORADA

1. Protocolo Suap nº 8.912/2020

2. Áreas Auditadas: SADM e Escola Judicial

3. Período Auditado: 01/01/2020 a 30/08/2020

4. Objetivos:

   1.4.1. Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação;

   1.4.2. Avaliaçãi quanto à utilização dos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; e,

   1.4.3. Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos, relacionados à atividade de compras, contratações e licitações, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de riscos; c) atividade de controle; d) informação e comunicação; e) monitoramento.

5. Escopo: Processos de contratações e compras ocorridos no preríodo compreendido entre 01/01/2020 e 31/08/2020;

6. Equipe de Auditoria: José Hugo Leite Quinho, Marcos José Alves da Silva, Maurício Dias Sobreira Bezerra, Mari Hara Onuki Monteiro e Nathália de Almeida Torres.

7. Responsável pelo monitoramento a partir 01/2023: Mari Hara Onuki Monteiro

SUMÁRIO

2. INTRODUÇÃO

2.1. Visão Geral do Objeto

O presente monitoramento, Protocolo Proad n. 28.500/2021, tem como objeto a auditoria levada a efeito por meio do Protocolo Suap TRT nº 8.912/2020, que procurou avaliar a gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação.

Tal auditoria resultou em vários protocolos de monitoramento (11.177, 11.178, 11.179 e 11.180 todos de 2020), voltados para diversos setores envolvidos direta ou indiretamente com as recomendações efetuadas. Sendo que, apenas o protocolo Suap 11.177/2020 migrado para o Proad com o nº 28.500/2021 ainda encontra-se em tramitação.

O presente monitoramento tem como finalidade analisar o atendimento à recomendação referente ao item 8.11, oriundo do achado de nº 6.4 do Relatório de Auditoria sequencial 01, o qual trata de mapeamento de processos para a realização de contratação por inexigibilidade de licitação de cursos fechados.

2.2. Metodologia utilizada

Os trabalhos de monitoramento compreenderam análise documental, consulta a sistemas de informática e interpelações aos setores envolvidos.

2.3. Limitações

Não houve limitação ao presente monitoramento.

3. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DA RECOMENDAÇÃO

O Plano de Ação, constante do sequencial 01, página 44, foi apresentado em 25/11/2020 com prazo de término previsto para 07/2021 para o mapeamento da “Contratação dos serviços técnicos de natureza singular, previstos no inciso II, do art 25 da Lei 8.666/93. O tema foi apresentado pela AGE ao Comitê de Governança Institucional em 14/04/2021 porém não ficou entre as prioridades a serem mapeadas no exercício de 2021 (página 52, documento sequencial 01), desse modo restou ficar para ser colocado em análise pelo Comitê no ano de 2022.

Segue abaixo análise em relação ao achado:

3.1.

Recomendação 8.11:

Recomendar a elaboração de Plano de Ação pela AGE visando o mapeamento de processos para a realização de contratação por inexigibilidade de licitação, também, de cursos fechados pela Escola Judicial, podendo-se observar o teor do constante no ATO CONJUNTO TRT GP/EJUD nº 001/2018.

Critérios:

Art 3º da Resolução CNJ nº 70/2009; Ato TRT GP nº 308/2015.

Análise:

Em 2022 o tema foi autorizado a ser mapeado após a execução das prioridades elencadas para aquele exercício (sequencial 05). Em dezembro de 2022 a AGE informou que o mapeamento foi finalizado e que se encontra disponibilizado na WikiADM (documento sequencial 9). O título para a localização do mapeamento é “Contratação de serviços técnicos de natureza singular (cursos fechados)” que se encontra disponível na página intranet WIKIADM. O ato de institucionalização do processo é o Ato TRT GP 161/2022.

Dessa forma, consideramos a recomendação atendida.

4. CONCLUSÃO

O protocolo Suap de auditoria nº 8.912/2020, avaliou a gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação.

O presente monitoramento constatou que, como visto no capítulo 3 deste relatório, que a recomendação 8.11 do relatório de auditoria foi atendida.

Diante do exposto e considerando que o tema em questão pode ser objeto de nova auditoria, encaminhamento o presente protocolo para conhecimento.

5.1. BENEFÍCIOS ESPERADOS

O atendimento à recomendação em comento implica na otimização de processos de trabalho através da simplificação, agilização e racionalização de rotinas, assim como a supressão de práticas desnecessárias, proporcionando melhor desempenho do setor responsável contribuindo com o aprimorando seus controles internos.

5.2. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Em face do caráter conclusivo deste relatório, faço os autos conclusos ao Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região para conhecimento, e após, à SECAUD para as demais providências.

À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria Interna.

João Pessoa, 02 de fevereiro de 2023

Mari Hara Onuki Monteiro

Responsável pelo monitoramento

GLOSSÁRIO

AGE – Assessoria de Gestão Estratégica.

Proad - Sistema Processo Administrativo Digital.

SADM – Secretaria Administrativa.

SECAUD – Secretaria de Auditoria Interna

Suap - Sistema Unificado de Administração de Processos.

WIKIADM - projeto de enciclopédia colaborativa, estabelecido na internet sob o princípio wiki, que tem como propósito fornecer de forma objetiva os procedimentos administrativos mapeados e otimizados do TRT 13a Região.

TRT 13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região.