Relatório Final Monitoramento Auditoria - prot 20.679 2021 frota veiculos.html — 250 KB

RELATÓRIO DE MONITORAMENTO

Monitoramento da auditoria sobre a gestão da frota de veículos do TRT 13ª Região

João Pessoa/PB – abril/2023

RELATÓRIO FINAL DE MONITORAMENTO

1. IDENTIFICAÇÃO DA AUDITORIA MONITORADA

1. Protocolo Proad: 10.041/2021

2. Área Auditada: CSI

3. Período Auditado: 2020

4. Objetivos:

I) Avaliar a Gestão da Frota de Veículos do TRT13, verificando o cumprimento da Resolução CSJT 68/2010;

II) Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da unidade: a) ambiente de controle; b) avaliação de risco; c) atividades de controle; d) informação e comunicação; e) monitoramento.

5. Escopo: Frota de veículos do TRT13;

6. Equipe de Auditoria: José Hugo Leite Quinho, Marcos José Alves da Silva, Mari Hara Onuki Monteiro, Maurício Dias Sobreira Bezerra e Nathália de Almeida Torres;

7. Responsável pelo monitoramento: Mari Hara Onuki Monteiro.

SUMÁRIO

2. INTRODUÇÃO

2.1. Visão Geral do Objeto

O presente monitoramento, Protocolo Proad n. 20.679/2021, tem como objeto a auditoria levada a efeito por meio do Protocolo Proad nº 10.041/2021, que procurou avaliar a gestão da frota de veículos do TRT13, especialmente em relação ao cumprimento da Resolução CSJT nº 68/2010.

O presente monitoramento tem como finalidade analisar o atendimento às recomendações relativas aos achados elencados no item 6 do Relatório de Auditoria n. 02/2021, sequencial 01, os quais tratam-se de diversas ações necessárias para fortalecer os controles internos administrativos dos setores responsáveis pela gestão da frota de veículos do TRT13 para fortalecer a gestão de uso transparente dos veículos da frota oficial do TRT13. E, nesta oportunidade, analisaremos os achados remanescentes após o Relatório Parcial de Monitoramento (sequencial 24 – item 4).

Esse trabalho também visa a atualização e/ou produção de documentos fortes e confiáveis para a tomada de decisões em conformidade com a legislação vigente, com o monitoramento, acompanhamento e fiscalização eficientes. Além disso, visa também o aprimoramento das operações de aquisição, alienação, locação, condução, utilização, manutenção e controle da frota de veículos do TRT 13 com a observância dos critérios da legalidade e da padronização dos procedimentos e dos papéis de trabalho por parte dos setores responsáveis pela gestão da frota de veículos.

2.2. Metodologia utilizada

Os trabalhos de monitoramento compreenderam análise documental, consulta a sistemas de informática e interpelações ao setor envolvido.

2.3. Limitações

Não houve nenhuma limitação ao presente monitoramento.

3. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REMANESCENTES

Após emissão do relatório parcial de monitoramento (sequencial 24) e tomada de ciência e determinações por parte da Presidência e Direção-Geral, conforme sequenciais 26 e 27, o protocolo retornou com as informações da CSI conforme Despacho sequencial 29:

Conforme registrado em Plano de Ação, esta Coordenadoria de Segurança Institucional provocou a Setic para elaborarmos uma solução que atenda as demandas dos Setores de Transporte e Manutenção de veículos, aglutinando informações de toda frota deste Regional. Uma vez apreciada a solução apresentada pela Setic (doc.28), e verificando que a mesma nos oferece as melhores condições de controle e gerenciamento, por ora enfrentados, entendemos ser uma solução exequível.

Desta feita, acreditamos que atenderemos as recomendações da Secretaria de Auditoria Interna, no que tange os Achado 6.1, alínea “b”; Achado 6.2; Achado 6.3, alínea “c”; Achado 6.4, alíneas “a” e “b” e Achado 6.5, alíneas “a” e “b”. Informo ainda que a nova solução será implementada no primeiro dia do mês de outubro do corrente.

Superado o mês definido como de início da implementação (outubro de 2022), foi solicitado informações à CSI, conforme despacho sequencial 30, a respeito da implementação e execução do sistema e resultados obtidos até o momento, assim como o registro nos autos da ciência do Gestor do contrato nº 17/2020 a respeito da certificação quanto à conferência do valor das peças nos protocolos de pagamento conforme Despacho sequencial 27.

Em resposta, a CSI apresentou informações (sequencial 31), de que houve necessidade de adiamento do início da alimentação do novo sistema e que seria providenciado aproveitando o início do novo exercício de 2023. Informou ainda que o Gestor do Contrato nº 17/2020 tomou ciência (sequencial 32) quanto à necessidade da certificação de que foi efetuado a conferência dos valores das peças conforme o contrato.

No início do exercício de 2023, tendo em vista o término do prazo estabelecido no Plano de Ação (sequencial 11) para as atividades ainda em implantação, assim como com respeito às informações apresentadas no sequencial 31, solicitamos informação à CSI quanto ao andamento da implantação das atividades, assim como da atualização do cronograma do Plano de Ação, caso fosse necessário, conforme documento sequencial 33.

Como resposta, a CSI retornou com as seguintes informações (sequencial 38):

Com as desculpas de estilo, informo que deixamos de cumprir o prazo delimitado por não termos concluído a formatação dos formulários, vez que dependíamos da SETIC para formatação e extração dos relatórios do sistema. Ressalte-se que é importante registrar o empenho em se formatar um sistema do próprio Tribunal, o que já trouxe uma economia ao TRT13, bem como a independência e a inexistência de interferência externa na formatação de software. Informo, portanto que estamos alimentando, diariamente, desde o início deste exercício, a planilha com as informações necessárias à transparência de dados referentes aos gastos com os veículos da frota. Ressaltamos, ainda, que já atualizamos o plano de ação, conforme anexado aos autos no sequencial 37. Acrescento que encaminharemos a planilha ... para consulta e análise, via google drive.

Para finalizar, efetuamos conferência no protocolo nº 66/2022 (protocolo de pagamento das despesas com manutenção de veículos para o ano 2022 do contrato nº 17/2020), quanto à certificação da conferência dos valores das peças, porém não foram localizados a certificação no referido protocolo. Houve necessidade de novo pedido de informação conforme sequencial 39.

Ao final, após manifestação do Gestor do Contrato (sequencial 40), e reiteração do pedido por parte desta Secretaria (sequencial 41) e a resposta recebida no sequencial 45, verificou-se que as certificações referentes ao ano de 2022 foram inseridas no protocolo nº 6.676/2022 (protocolo de alterações contratuais do contrato nº 17/2020). Esclarecidos os fatos e o formato da correta formalização do protocolo, o Gestor do Contrato nº 17/2020 declarou que: “certificaremos, com documento próprio, referência aos preços contratados com a observação de que foram contatadas empresas e que os valores praticados estão compatíveis com os do mercado das concessionárias e oficinas de manutenção”.

Procedemos também a conferência no protocolo nº 145/2023 (protocolo de pagamento das despesas com manutenção de veículos para o ano 2023 do contrato nº 17/2020) e verificamos que, para os pagamentos analisados até esta data de 10/04/2023, consta a certificação do Gestor do Contrato de que procedeu a conferência do valor das peças orçadas pela contratada junto a concessionárias autorizadas conforme determina a cláusula contratual.

Dessa forma, entendemos que todas as recomendações ainda remanescentes e que estavam em fase de implementação foram cumpridas, conforme análise de cada recomendação no item 4 abaixo.

4 – CUMPRIMENTO DOS ACHADOS

Seguem abaixo as análises sobre o cumprimento de cada um dos achados de auditoria remanescentes e que estavam em fase de implementação:

4.1 ACHADO 6.1. item “b”

Atendimento parcial ao que dispõe o Art. 6º da RA TRT13 n. 003/2011.

Recomendação:

b) Providenciar estudo, estabelecimento e formalização de procedimentos administrativos e rotinas de gestão da frota de veículos.

4.1.1 Critérios:

RA TRT13 n. 003/2011: Art. 6º. O Tribunal fica obrigado a divulgar até o dia 31 de janeiro de cada ano, a lista de todos os veículos, com a indicação da quantidade em cada uma das categorias definidas no art. 3º desta Resolução, no Diário onde são divulgados os expedientes e na página eletrônica “TRANSPARÊNCIA PÚBLICA”, em conformidade com o Ato 08/2009 e alterações.

4.1.2 Análise:

Com relação à recomendação constante no item “b” deste achado, a CSI elaborou o plano de ação (sequencial 11, item 1) inserindo 4 atividades, abaixo descritas.

• Atividade 1: Observar e conferir todas as documentações inerentes a frota do TRT13. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 2: Anexar ao protocolo todos os ofícios que são enviados a empresa contratada quando da prestação dos serviços. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 3: Registrar todos os gastos com os veículos encaminhados para manutenção preventiva ou corretiva. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 4: Solicitar a administração a criação ou aquisição de um sistema informatizado de gestão da frota de veículo do TRT. Prazo inicial: 28/04/2021 a 20/05/2021 (Plano de Ação, sequencial 2). Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 5): até 31/12/2021. Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 11): até 31/12/2022. O sistema foi implantado em 2023 e está sendo alimentado conforme explicitado no item 3 deste relatório.

As atividades 1, 2 e 3 são atividades que foram definidas como de execução de início imediato e procedimentos contínuos que poderão ser verificados em futuras auditorias a serem realizadas para este mesmo objeto.

Para a atividade 4 conforme consta no protocolo 22.534/2021, a Equipe do DGTIC junto com a CSI elaboraram um sistema, utilizando planilhas compartilhadas, que atendem as necessidades de registro, manutenção e integração das informações, conforme documentos sequenciais 19 e 20.

Cabe ressaltar que, com relação à atividade 3, a mesma foi abrangida pelo novo sistema, constando como dados integrados às planilhas compartilhadas que o sistema elaborado utiliza.

4.1.3. Encaminhamento:

Desnecessário, tendo em vista que a recomendação foi cumprida.

4.2. ACHADO 6.2.

Falha na conferência de documentos apresentados pela empresa contratada.

Recomendação:

Providenciar, urgentemente, o estudo, estabelecimento e formalização de procedimentos administrativos e rotinas de gestão da frota de veículos.

4.2.1 Critérios:

ITEM DO TERMO DE REFERÊNCIA ANEXO DO EDITAL PREGÃO ELETRÔNICO N. 01/2019

(...)

7.0 – DA ESPECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS

(...)

7.11 Em consonância com as regras que regem os Contratos de Seguros, constantes da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro), a apólice deverá, no que couber, conter as previsões dos arts. 55 e 58 a 61 da Lei nº 8.666/93, conforme preceitua o § 3º do Art. 62 do mesmo Diploma Legal.

CLÁUSULAS DO CONTRATO N. 12/2019

(...)

CLÁUSULA QUARTA – DA ENTREGA E RECEBIMENTO DO OBJETO

(…)

4.2. Na forma do que dispõe o art. 73 da Lei n.º 8.666/1993, o objeto de que trata o presente Contrato será recebido:

a) provisoriamente, pelo gestor do Contrato, imediatamente após a entrega da Apólice, conforme previsão estabelecida no subitem 13.1, alínea “a” do Termo de Referência, Anexo I do Edital de Licitação;

b) definitivamente, dentro do prazo de 05 (cinco) dias úteis, contados da data de entrega da Apólice, após a verificação das condições estabelecidas no edital do certame.

4.3. Caso se verifique incorreções no cumprimento às condições e especificações estabelecidas no edital, o objeto não será recebido de forma definitiva enquanto não se realizar a devida correção da apólice.

4.4. A Contratada ficará obrigada a corrigir, às suas expensas, a apólice quando esta for recusada por estar em desacordo com o disposto neste instrumento e no edital do certame.

(…)

CLÁUSULA NONA – DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE

O CONTRATANTE obriga-se a:

(...)

9.2. Conferir e atestar as Apólices e Notas Fiscais/Recibos.

(…)

4.2.2. Análise:

Para a recomendação deste achado 6.2, a CSI elaborou o plano de ação (sequencial 11, item 1) inserindo 4 atividades abaixo descritas.

• Atividade 1: Observar e conferir todas as documentações inerentes a frota do TRT13. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 2: Anexar ao protocolo todos os ofícios que são enviados a empresa contratada quando da prestação dos serviços. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 3: Registrar todos os gastos com os veículos encaminhados para manutenção preventiva ou corretiva. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 4: Solicitar a administração a criação ou aquisição de um sistema informatizado de gestão da frota de veículo do TRT. Prazo inicial: 28/04/2021 a 20/05/2021 (Plano de Ação, sequencial 2). Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 5): até 31/12/2021. Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 11): até 31/12/2022. O sistema foi implantado em 2023 e está sendo alimentado conforme explicitado no item 3 deste relatório.

  As atividades 1, 2 e 3 são atividades que foram definidas como de execução de início imediato e procedimentos contínuos que poderão ser verificados em futuras auditorias a serem realizadas para este mesmo objeto.

  Para a atividade 4 conforme consta no protocolo 22.534/2021, a Equipe do DGTIC junto com a CSI elaboraram um sistema, utilizando planilhas compartilhadas, que atendem as necessidades de registro, manutenção e integração das informações, conforme documentos sequenciais 19 e 20.

  Cabe ressaltar que, com relação à atividade 3, a mesma foi abrangida pelo novo sistema, constando como dados integrados às planilhas compartilhadas que o sistema elaborado utiliza.

4.2.3. Encaminhamento:

Desnecessário, tendo em vista que a recomendação foi cumprida.

4.3. ACHADO 6.3. itens “b” e “c”

Falta de evidências no protocolo em relação ao acionamento da empresa contratada pelo gestor para a prestação dos serviços assim como a falta de evidências em relação à conferência dos valores das peças no momento da análise das faturas para pagamento.

Recomendações:

b) Viabilizar a conferência do valor das peças em relação aos valores constantes das tabelas de preços ao consumidor sugeridas pelas montadoras conforme estabelecido na contratação.

c) Providenciar, urgentemente, estudo, estabelecimento e formalização de procedimentos administrativos e rotinas de gestão da frota de veículos.

4.3.1. Critérios:

ITENS DO TERMO DE REFERÊNCIA ANEXO DO EDITAL PREGÃO ELETRÔNICO N. 11/2020

(...)

7 – DO MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO

(…)

7.1.2. O serviço somente será executado mediante a expedição de ofício pelo gestor do contrato, onde deverá constar a marca, modelo e a placa do veículo que será encaminhado para manutenção, com descrição do serviço a ser executado;

(…)

7.2 Para a execução dos serviços deverão ser considerados:

a) os preços de mão de obra, acordados em contrato;

b) os descontos previstos em contrato relacionados às peças fornecidas, observando-se os preços praticados pelas montadoras de veículos e por modelo.

(...)

CLÁUSULAS DO CONTRATO N. 17/2020

CLÁUSULA QUINTA - DO PREÇO

(...)

5.3. Os valores das peças serão os constantes das tabelas de preços ao consumidor sugeridas pela Ford Motors do Brasil, General Motors do Brasil, Fiat do Brasil, Mercedes-Benz do Brasil, Volkswagem do Brasil e Nissan do Brasil, conforme o caso, deduzindo-se sempre o desconto cotado pela CONTRATADA de 10% (dez por cento).

CLÁUSULA SÉTIMA - DO PAGAMENTO

7.1. O pagamento será efetuado em moeda corrente nacional, em até 10 (dez) dias úteis após a entrada da Nota Fiscal, conferência e o devido "atesto" fornecido pelo Gestor do Contrato designado pelo CONTRATANTE, mediante Ordem Bancária emitida em nome do licitante vencedor e creditada em sua Conta Corrente que deverá estar especificada no corpo na referida Nota Fiscal, ou por meio de ordem bancária para pagamento de faturas em código de barras;

(…)

7.5. A Nota Fiscal e os documentos exigidos neste instrumento, para fins de liquidação e pagamento das despesas, deverão ser conferidas pelo fiscal do Contrato ou seu substituto para os encaminhamentos pertinentes;

(…)

CLÁUSULA OITAVA - DAS RESPONSABILIDADES E DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

(…)

8.3. Executar os serviços de manutenção corretiva somente após o recebimento da ordem de serviço emitida pelo Contratante;

8.4. Obedecer à tabela do fabricante no que concerne ao preço das peças e acessórios;

8.5. Emitir orçamento prévio quando da solicitação do gestor do contrato de necessidades de realizar serviços de manutenção preventiva e corretiva com fornecimento de peças, ou, ainda, de acessórios;

(…)

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA – DO RECEBIMENTO

16.1. Em conformidade com os Arts. 73 a 76 da Lei nº 8.666/1993, o objeto deste Contrato será recebido da seguinte forma:

a) Provisoriamente, Imediatamente pelo Gestor do contrato, após o ato da entrega da Nota Fiscal/Fatura, quando se dará a identificação e conferência dos serviços executados e as quantidades de peças utilizadas ali descritas.

b) Definitivamente, em até 5 (cinco) dias úteis depois do recebimento provisório, verificando-se a conformidade dos serviços prestados após conferência das especificações técnicas, prazos de validade, quantidades e demais condições estabelecidas no Termo de Referência pela Coordenadoria de Segurança Institucional – CSI, emitindo-se o TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO a ser assinado pelo Gestor;

4.3.2. Análise:

Com relação à recomendação constante no item “b” deste achado 6.3, o Gestor do Contrato nº 17/2020 está alimentando o protocolo de pagamento dos gastos com a manutenção dos veículos com a certificação de que procedeu a conferência do valor das peças orçadas pela contratada junto a concessionárias autorizadas de acordo com a cláusula contratual, conforme explicitamos no item 3 deste relatório.

Com relação à recomendação item “c” deste achado 6.3, a CSI elaborou o plano de ação (sequencial 11, item 1) inserindo 4 atividades abaixo descritas.

• Atividade 1: Observar e conferir todas as documentações inerentes a frota do TRT13. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 2: Anexar ao protocolo todos os ofícios que são enviados a empresa contratada quando da prestação dos serviços. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 3: Registrar todos os gastos com os veículos encaminhados para manutenção preventiva ou corretiva. Prazo de início imediato e procedimento contínuo.

• Atividade 4: Solicitar a administração a criação ou aquisição de um sistema informatizado de gestão da frota de veículo do TRT. Prazo inicial: 28/04/2021 a 20/05/2021 (Plano de Ação, sequencial 2). Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 5): até 31/12/2021. Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 11): até 31/12/2022. O sistema foi implantado em 2023 e está sendo alimentado conforme explicitado no item 3 deste relatório.

As atividades 1, 2 e 3 são atividades que foram definidas como de execução de início imediato e procedimentos contínuos que poderão ser verificados em futuras auditorias a serem realizadas para este mesmo objeto.

Para a atividade 4 conforme consta no protocolo 22.534/2021, a Equipe do DGTIC junto com a CSI elaboraram um sistema, utilizando planilhas compartilhadas, que atendem as necessidades de registro, manutenção e integração das informações, conforme documentos sequenciais 19 e 20.

Cabe ressaltar que, com relação à atividade 3, a mesma foi abrangida pelo novo sistema, constando como dados integrados às planilhas compartilhadas que o sistema elaborado utiliza.

4.3.3. Encaminhamento:

Desnecessário, tendo em vista que as recomendações foram cumpridas.

4.4. ACHADO 6.4. itens “a” e “b”

Falhas/fragilidades no controle de gastos com manutenção.

Recomendações:

a) Desenvolver/utilizar um sistema informatizado de gestão da frota de veículos.

b) Providenciar, urgentemente, estudo, estabelecimento e formalização de procedimentos administrativos e rotinas de gestão da frota de veículos.

4.4.1 Critérios:

RA TRT13 n. 003/2011

(...)

Art. 11. A renovação da frota, parcial ou total, poderá ser efetivada em razão da anti-economicidade decorrente de:

(…)

IV – histórico de custos de manutenção e estado de conservação que torne possível a previsão de que os custos de manutenção atingirão, em breve prazo, percentual antieconômico.

(...)

PLANO DE LOGÍSTICA SUSTENTÁVEL TRT13 – 2017/2020.

(...)

8. Planos de Ação

(...)

8.12 – Tema: Veículos

ITEM 1 – AÇÕES: Criar manual para o uso dos veículos oficiais. DETALHAMENTO DE IMPLEMENTAÇÃO: Elaborar documento com as diretrizes para o uso dos veículos do Tribunal, contendo conceitos gerais, normas de condução e de manutenção, atribuições e responsabilidades dos motoristas, procedimentos para reservas de veículos e viagens, restrições de uso, entre outros. INÍCIO: Outubro 2017. FIM: Dezembro 2018.

(...)

ITEM 4 – AÇÕES: Monitorar o custo de manutenção (peças e serviço) da frota do Tribunal. DETALHAMENTO DE IMPLEMENTAÇÃO: Designar servidor responsável pelo monitoramento. Criar sistema de monitoramento. INÍCIO: Até Dezembro 2017. FIM: Ação Contínua.

(...)

Indicador 22: Percentual de redução do valor gasto com manutenção (peças e serviço) da frota do Tribunal. Meta: Reduzir em 3% em 2018, em relação ao ano anterior, e 5% nos anos seguintes, em relação ao ano anterior, o valor gasto com manutenção (peças e serviço) da frota do Tribunal.

(...)

ATO TRT SGP N.º 115/2019 - TRT13 SUSTENTÁVEL

(...)

Art. 44 Também é responsabilidade da Coordenadoria de Segurança e Transportes – CST fazer campanhas de sensibilização com os motoristas sobre o uso consciente dos veículos oficiais, realizar cursos de direção defensiva, reunir os motoristas periodicamente para troca de informações acerca do uso consciente dos veículos da frota, bem como monitorar o custo de manutenção (peças e serviço) da frota do Tribunal.

(...)

4.4.2. Análise:

A CSI elaborou o plano de ação (sequencial 11, item 3) inserindo 1 atividade:

• Solicitar a administração a criação ou aquisição de um sistema informatizado de gestão de frota de veículo do TRT, conforme também solicitado no item 1.4. Prazo inicial: 28/04/2021 a 20/05/2021 (Plano de Ação, sequencial 2). Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 5): até 31/12/2021. Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 11): até 31/12/2022. O sistema foi implantado em 2023 e está sendo alimentado conforme explicitado no item 3 deste relatório.

Para essa atividade conforme consta no protocolo 22.534/2021, a Equipe do DGTIC junto com a CSI elaboraram um sistema, utilizando planilhas compartilhadas, que atendem as necessidades de registro, manutenção e integração das informações, conforme documentos sequenciais 19 e 20.

4.4.3. Encaminhamento:

Desnecessário, tendo em vista que a recomendação foi cumprida.

4.5. ACHADO 6.5. itens “a” e “b”

Falhas/fragilidades no controle de gastos com combustíveis.

Recomendações:

a) Desenvolver/utilizar um sistema informatizado de gestão da frota de veículos.

b) Providenciar, urgentemente, estudo, estabelecimento e formalização de procedimentos administrativos e rotinas de gestão da frota de veículos.

4.5.1. Critérios:

RA TRT13 n. 003/2011

(...)

Art. 11. A renovação da frota, parcial ou total, poderá ser efetivada em razão da anti-economicidade decorrente de:

(...)

IV – histórico de custos de manutenção e estado de conservação que torne possível a previsão de que os custos de manutenção atingirão, em breve prazo, percentual antieconômico.

(...)

Art. 21. O controle do consumo de combustíveis, da frota oficial deste Tribunal, será executado pela Seção de Transportes em mapa próprio, devendo ser encaminhado em forma de relatório mensal ao conhecimento da Secretaria Administrativa, para análise crítica do consumo.

Art. 22. O controle de abastecimento deverá abranger todo o combustível consumido pelos veículos do Tribunal, independentemente do local ou condições de abastecimento, incluindo-se aquele consumido pelo equipamento "gerador de energia" (óleo diesel).

(...)

Art. 33. São obrigações da Seção de Transportes : (...)

II – mensalmente:

a) encaminhar aos setores administrativos relatórios de consumo de combustíveis individualizado (quantidade em litros e valores em moeda corrente), controle de quilometragem.

b) apresentar, com as devidas notas fiscais emitidas pelos postos conveniados à empresa contratada, nota fiscal devidamente atestada à Secretaria Financeira para pagamento.

III – diariamente:

a) controle de guarda – ter em registro próprio a localização dos veículos da frota oficial deste Regional;

b) controle de abastecimento – abastecer os veículos nos postos de combustíveis onde tiver o preço mais vantajoso para este Tribunal, registrar e analisar o consumo dos veículos;

c) controle de uso – registrar a utilização do veículo;

d) controle de higienização.

PLANO DE LOGÍSTICA SUSTENTÁVEL TRT 13 – 2017/2020.

(...)

8. Planos de Ação

(…)

8.11 – Tema: Combustível

(...)

Indicador 21: Reduzir o consumo total de combustível, de modo que, até o ano de 2020, a redução total seja, no mínimo, de 9% sobre o realizado no ano de 2017.

(...)

8.12 – Tema: Veículos

ITEM 1 – AÇÕES: Criar manual para o uso dos veículos oficiais. DETALHAMENTO DE IMPLEMENTAÇÃO: Elaborar documento com as diretrizes para o uso dos veículos do Tribunal, contendo conceitos gerais, normas de condução e de manutenção, atribuições e responsabilidades dos motoristas, procedimentos para reservas de veículos e viagens, restrições de uso, entre outros. INÍCIO: Outubro 2017. FIM: Dezembro 2018.

TERMO DE REFERÊNCIA – ANEXO I DO EDITAL

(…)

7 – DO MODELO DE EXECUÇÃO DO OBJETO

(…)

7.2. A execução do objeto seguirá a seguinte dinâmica:

(…)

7.2.3. A cada abastecimento, comprovante impresso em 2 (duas) vias, tipo de combustível, litragem abastecida, preço total em reais, data do evento e a informação da quilometragem;

(…)

CONTRATO Nº 34/2020

(…)

CLÁUSULA SEXTA - DAS CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

O pagamento dos serviços será efetuado mensalmente, em moeda corrente nacional, e ocorrerá em até 10 (dez) dias após a entrada das Notas Fiscais, conferência e o devido "atesto" fornecido pelo Gestor do Contrato, designado pelo CONTRATANTE, mediante Ordem Bancária emitida em nome da CONTRATADA e creditada em sua Conta Corrente que deverá estar especificada no corpo na referida Nota Fiscal, ou por meio de ordem bancária para pagamento de faturas em código de barras;

(…)

Subcláusula oitava. As notas fiscais e os documentos exigidos no Edital e neste contrato, para fins de liquidação e pagamento das despesas, deverão ser conferidas pelo fiscal do Contrato ou seu substituto para os encaminhamentos pertinentes;

(grifos nosso)

4.5.2. Análise:

Com relação às recomendações deste achado 6.5, a CSI elaborou o plano de ação (sequencial 11, item 3) inserindo 1 atividade abaixo descrita.

• Solicitar a administração a criação ou aquisição de um sistema informatizado de gestão de frota de veículo do TRT, conforme também solicitado no item 1.4. Prazo inicial: 28/04/2021 a 20/05/2021 (Plano de Ação, sequencial 2). Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 5): até 31/12/2021. Prazo prorrogado e cronograma ajustado (Plano de Ação, sequencial 11): até 31/12/2022. O sistema foi implantado em 2023 e está sendo alimentado conforme explicitado no item 3 deste relatório.

Para essa atividade, conforme consta no protocolo 22.534/2021, a Equipe do DGTIC junto com a CSI elaboraram um sistema, utilizando planilhas compartilhadas, que atendem as necessidades de registro, manutenção e integração das informações, conforme documentos sequenciais 19 e 20.

4.5.3. Encaminhamento:

Desnecessário, tendo em vista que a recomendação foi cumprida.

5. CONCLUSÃO

O protocolo de auditoria nº 10.041/2021, avaliou a gestão da frota de veículos do TRT13 especialmente em relação ao cumprimento da Resolução CSJT nº 68/2010.

O presente monitoramento constatou que, como visto no capítulo 3 e 4 deste relatório, que o plano de ação elaborado pela CSI para o cumprimento das recomendações a ela direcionadas foi totalmente cumprida.

Encaminhamos, para a ciência quanto ao cumprimento de cada achado, cujas atividades ainda estavam em implantação.

E após, solicitamos o retorno destes autos a esta Secretaria de Auditoria para as demais atividades de encerramento dos mesmos.

Finalizando, cabe destacar novamente, a necessidade da observância dos critérios da legalidade, da observância dos critérios normativos e contratuais e da necessidade de padronização, tanto dos procedimentos quanto dos papéis de trabalho, para o aprimoramento das operações de aquisição, alienação, locação, condução, utilização, manutenção e controle da frota de veículos do TRT13 diante da fragilidade nos controles internos da Unidade verificada quando da realização da auditoria.

5.1. BENEFÍCIOS ESPERADOS

O atendimento às recomendações constantes no relatório de auditoria (sequencial 01) implica fortalecimento dos controles internos dos setores responsáveis pela gestão da frota de veículos, para uniformização dos procedimentos, atualização e produção de documentos confiáveis, sempre em conformidade com a legislação e normativos vigentes.

O que resulta nos seguintes benefícios à gestão da frota de veículos:

• Atualização de documentos;

• Informações atualizadas, estratégicas para a tomada de decisões;

• Atuação efetiva e robusta como suporte técnico à licitação, gestão e fiscalização dos contratos sob a responsabilidade da CSI;

• Transparência no uso dos veículos oficiais (transparência é um dos atributos de valores estratégicos adotados pelo TRT13);

• Evitar possíveis prejuízos advindos de sinistros, fraudes e desvios, envolvendo gestão de veículos oficiais;

• Melhoria nos produtos que impactam a sustentabilidade no âmbito do Regional.

Além disso, ressaltamos também que duas ações desta área fazem parte dos indicadores de desempenho monitorados no Plano de Logística Sustentável (PLS):

1) Consumo de combustível e,

2) Gasto com manutenção da frota.

5.2. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

Sugiro, s.m.j., o envio ao Exmo. Sr. Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região, para conhecimento e adoção das providências que entender necessárias.

À superior apreciação do Diretor da Secretaria de Auditoria Interna.

João Pessoa, 11 de abril de 2023

Mari Hara Onuki Monteiro

Responsável pelo monitoramento

GLOSSÁRIO

CSI – Coordenadoria de Segurança Institucional

CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho

DGTIC – Divisão de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação

Proad – Processo Administrativo Digital

RA – Resolução Administrativa

SETIC – Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

TRT13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13 Região