Relatório de Monitoramento da Auditoria Financeira integrada com Conformidade
última modificação
06/11/2024 15h14
Proad nº 4265/2024
Relatório Monitoramento_Proad 4265-2024_Auditoria Financeira 2023_SEGEPE.html
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2024
TRT13
RELATÓRIO DE
MONITORAMENTO
Auditoria Financeira Integrada com Conformidade
(Recomendação nº 5)
PROAD nº 4.265/2024
PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
SUMÁRIO
1.
IDENTIFICAÇÃO ………………………………………………………………………………..
02
2.
INTRODUÇÃO …………………………………………………………………………………..
03
3.
ANÁLISE DO ATENDIMENTO DA RECOMENDAÇÃO ...……………………………...
04
4.
CONCLUSÃO …………………………………………………………………………………...
08
LISTA DE SIGLAS E DE ABREVIATURAS ……………………………………………………...
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RELATÓRIO DE MONITORAMENTO
1. IDENTIFICAÇÃO DA AUDITORIA MONITORADA
1.1. Protocolo nº 247/2024.
1.2. Período Auditado: 2023.
1.3. Objetivos:
Objetivo 1: Verificar se as demonstrações contábeis do TRT13, referentes ao exercício de
2023, foram elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e marcos
regulatórios aplicáveis à matéria, referentes à situação patrimonial, financeira e
orçamentária da entidade, em 31/12/2023. Além disso, visa verificar se as transações
subjacentes às demonstrações contábeis, financeiras e orçamentárias, incluindo
atividades, operações e atos de gestão relevantes também cumprem as normas que
regem o TRT13, quanto à legalidade (aderência a critérios formais tais como leis,
regulamentos e acordos aplicáveis) e à legitimidade (observância aos princípios gerais
que regem a gestão financeira responsável, incluindo a economicidade, e a conduta de
agentes públicos).
Objetivo 2: Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos
com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os
seguintes elementos do sistema de controles internos da unidade:
a) ambiente de controle;
b) avaliação de risco;
c) atividades de controle;
d) informação e comunicação;
e) monitoramento.
1.4. Escopo: Demonstrações financeiras, contas contábeis e ciclos de transações relevantes
do TRT 13 referentes ao exercício de 2023.
1.5. Equipe de Auditoria: Marcos José Alves da Silva, Mari Hara Onuki Monteiro, Maurício
Dias Sobreira Bezerra e Mona Larissa Costa Freire.
1.6. Responsável pelo monitoramento: Mona Larissa Costa Freire.
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2. INTRODUÇÃO
2.1. Visão Geral do Objeto
O presente monitoramento, Protocolo n.
o
4.265/2024, tem como objeto o acompanhamento
das iniciativas da unidade auditada, no sentido de implementar ações corretivas e/ou de melhoria
dos pontos críticos que foram identificados e validados durante a realização dos trabalhos de
auditoria levada a efeito por meio do Protocolo nº 247/2024, que procurou avaliar e obter
evidências se as demonstrações contábeis do TRT13, referentes ao exercício de 2023, foram
elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e marcos regulatórios aplicáveis
à matéria, bem como se as transações subjacentes às demonstrações contábeis, financeiras e
orçamentárias, cumprem as normas que regem o TRT13, quanto à legalidade (aderência a
critérios formais tais como leis, regulamentos e acordos aplicáveis) e à legitimidade (observância
aos princípios gerais que regem a gestão financeira responsável, incluindo a economicidade, e a
conduta de agentes públicos).
Tal auditoria resultou em nove recomendações oriundas dos achados anotados no relatório
de auditoria sequencial 1, sendo uma direcionada à Secretaria de Gestão de Pessoas e
Pagamento de Pessoal, cujo atendimento será analisado nesta oportunidade.
2.2. Metodologia utilizada
Para a execução das atividades de monitoramento foram empregadas as técnicas de
indagação, inspeção, análise documental e correlação de informações.
2.3. Limitações
Não houve limitação ao presente monitoramento.
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3. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DA RECOMENDAÇÃO
3.1. Recomendação:
ELABORAR estudo com vistas a quantificar as necessidades de pessoal na Coordenadoria
de Material e Patrimônio e ADOTAR providências para minimizar as deficiências existentes
na área, tanto pela readequação dos quadros profissionais, quanto pela capacitação dos
servidores envolvidos.
Critérios:
- Objetivo Estratégico 8 do Planejamento Estratégico Institucional do TRT13 (2021-2026), que
consiste em Incrementar modelo de gestão de pessoas em âmbito nacional.
Análise:
Para a implementação da recomendação formulada, a Secretaria de Gestão de Pessoas e
pagamento de pessoal estabeleceu Plano de Ação, consistente em 7 etapas, cujos prazos de
execução iniciavam em 25/06/2024 e encerravam em 15/07/2024, conforme se verifica no doc.
sequencial 4.
O plano de ação em referência foi aprovado pelo Presidente do Regional conforme
despacho constante do sequencial 7, datado de 01/07/2024.
Em 18/07/2024, a Segepe informou o cumprimento da recomendação, anexando aos autos
o relatório de cumprimento de plano de ação conforme sequencial 8.
Houve necessidade de complementação de informações, com o objetivo de deixar mais
transparente o resultado ou desdobramento de algumas etapas do plano de ação estabelecido,
razão pela que foi iniciada nova fase instrutória do monitoramento, a qual transcorreu no período
de 23/08/2024 a 23/10/2024.
Neste relatório, serão condensadas as iniciativas adotadas pela unidade para o efetivo
cumprimento da recomendação, as quais, para uma melhor disposição textual, serão
apresentadas em 2 (duas) partes.
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3.1.1. Recomendação 1: ELABORAR estudo com vistas a quantificar as necessidades de
pessoal na Coordenadoria de Material e Patrimônio.
Neste ponto, a auditoria identificou que há correspondência entre o teor da Recomendação 1 e as
etapas 1 e 2 do Plano de Ação estabelecido pela SEGEPE e que consistiram em:
1. Reunião com a gestora da unidade CMP;
2. Analisar qualificação dos servidores atualmente lotados na unidade.
A realização de ambas etapas foi conduzida pelas áreas SEGEPE e ESTRAPOLI. Como
subproduto das atividades, o relatório constante do documento sequencial 8 apresenta o
diagnóstico situacional encontrado (informações apresentadas em 18/07/2024):
- O quadro de pessoal da CMP é composto, atualmente, por 13 servidores;
- 38,5% dos servidores encontram-se em abono de permanência, podendo solicitar
aposentadoria a qualquer momento;
- Em julho/2026, esse percentual será alterado para 60% dos servidores em condições de
aposentadoria;
- Dos 13 (treze) servidores lotados na unidade, 8 (oito) possuem curso superior;
- De acordo com informações da Coordenadora de Material e Patrimônio, em termos de
formação acadêmica, o ideal para a unidade seria graduação em Administração de
Empresas e Contabilidade. Apenas 2 (dois) servidores possuem formação nessas áreas.
- A coordenadora da unidade solicitou que, quando da lotação de novos servidores, seja
dada preferência àqueles com formação superior em Administração de Empresas e
Contabilidade, para melhor alinhamento com as demandas da CMP.
3.1.2. Recomendação 2: ADOTAR providências para minimizar as deficiências existentes na
área, tanto pela readequação dos quadros profissionais, quanto pela capacitação dos
servidores envolvidos.
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Neste ponto, a auditoria identificou que há correspondência entre o teor da Recomendação 2 e as
etapas 3 a 6 do Plano de Ação estabelecido pela SEGEPE e que consistiram em:
3. Reunião com os servidores da unidade para explicar o Banco de Talentos e solicitar o
cadastramento de cada um;
4. Cadastramento no Banco de Talentos;
5. Buscar possíveis servidores interessados em trabalhar na unidade;
6. Encaminhar à EJUD solicitação de cursos para os servidores da unidade.
A realização das etapas foi conduzida pelas áreas SEGEPE e ESTRAPOLI, contando com a
participação das unidades CMP e EJUD, conforme será visto a seguir:
Reunião com os servidores da unidade para explicar o Banco de Talentos e solicitar o
cadastramento de cada um
- O relatório de cumprimento de plano de ação (sequencial 8) evidenciou o cumprimento
da etapa nos seguintes termos:
“Alguns dias após a reunião com a coordenadora da unidade, servidores da SEGEPE
visitaram a CMP com vistas a apresentar aos servidores o Banco de Talentos. Foi
solicitado que todos os servidores acessem o sistema e preencham suas informações,
de modo que a SEGEPE possa utilizar essa ferramenta para melhor compreender
o perfil atual do setor, as expectativas dos servidores e sua qualificação. Isso
certamente contribuirá para um aprimoramento das futuras seleções de
servidores para a unidade.” (grifamos)
Cadastramento no Banco de Talentos
- Na data de 09/09/2024, a Ilma. Coordenadora de Material e Patrimônio informou (doc.
sequencial 16) que praticamente todos os servidores lotados na unidade efetuaram o
preenchimento de seus dados no Banco de Talentos. Exceção apenas para o servidor
Francisco Sales da Costa, por questões técnicas. Houve abertura de Chamado à SETIC
para resolutividade (Solicitação Registrada 7432).
Buscar possíveis servidores interessados em trabalhar na unidade
- A manifestação complementar apresentada pela SEGEPE (sequencial 24) evidenciou o
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cumprimento da etapa nos seguintes termos:
“Com os cumprimentos de estilo, esclarecemos que existe em tramitação o Proad nº
9543/2024, que trata da remoção de servidora para a Coordenadoria de Material e
Patrimônio, Proad este que aguarda apenas a publicação da Portaria de Remoção.
Outrossim, a Coordenadoria de Material e Patrimônio informa que já solicitou a
publicação de notícia no Portal da Intranet com a oferta de vagas para o local em tela”.
- A equipe de auditoria constatou que a Assessoria de Comunicação Social deste
Regional efetuou a publicação da notícia, na página de intranet, na data de 24/10/2024
(sequencial 32).
Encaminhar à EJUD solicitação de cursos para os servidores da unidade
- A SEGEPE constatou a necessidade de treinamento para os servidores da CMP em
cursos de Excel, Word e Proad, bem como no Sistema de Controle de Material e
Patrimônio, os quais, de acordo com a gestora da unidade, necessitam ser realizados de
forma presencial, para melhor aproveitamento pelos servidores (Sequencial 8).
- A solicitação para realização dos cursos foi encaminhada pela SEGEPE à EJUD, na
data de 11/09/2024 (Sequencial 17) e indeferida, na data de 17/09/2024, por restrições
orçamentárias (Sequencial 18). Outrossim, informou-se a parceria firmada entre a
Justiça do Trabalho e a Enap (Proad 1885/2024), na plataforma da Escola Virtual do
Governo Federal, de maneira que estão disponibilizados vários eventos de capacitação,
inclusive o de Excel, no endereço eletrônico
https://www.escolavirtual.gov.br/p/justrabalho.
- A auditoria diligenciou ainda quanto a realização do curso sobre o Sistema de Controle
de Material e Patrimônio – SCMP, com foco nas funcionalidades ligadas a Inventário,
considerando o teor da declaração firmada pela Secretaria Executiva da Escola Judicial
do TRT13, nos autos de Proad 10494/2023, documento sequencial 20, em que noticiou
a inclusão da referida demanda de capacitação no planejamento anual de 2024, bem
como a priorização da realização da ação de capacitação no corrente exercício
(Sequencial 25).
- Em resposta, a EJUD informou que a CMP não renovou o pedido do curso sobre o
Sistema de Controle de Material e Patrimônio – SCMP, com foco nas funcionalidades
ligadas a Inventário. Ademais, acrescentou que não dispõe de dotações orçamentárias
para atender despesas da espécie, neste exercício, motivo pelo qual orientou que a
solicitação fosse renovada no início do próximo exercício (Sequencial 26).
- Oportunizada a manifestação à CMP, esta informou que as solicitações de capacitação
indeferidas serão renovadas no próximo exercício (Sequencial 31).
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À vista do exposto e considerando as informações e documentações já reunidas nos
presentes autos, verificamos que houve o cumprimento integral da Recomendação ora
monitorada, a partir da execução integral do Plano de Ação estabelecido pela unidade e aprovado
pela Presidência.
4. CONCLUSÃO
O protocolo de auditoria n° 247/2024 teve por objetivo avaliar e obter evidências se as
demonstrações contábeis do TRT13, referentes ao exercício de 2023, foram elaboradas e
apresentadas de acordo com as normas contábeis e marcos regulatórios aplicáveis à matéria,
bem como se as transações subjacentes às demonstrações contábeis, financeiras e
orçamentárias, cumprem as normas que regem o TRT13, quanto à legalidade (aderência a
critérios formais tais como leis, regulamentos e acordos aplicáveis) e à legitimidade (observância
aos princípios gerais que regem a gestão financeira responsável, incluindo a economicidade, e a
conduta de agentes públicos).
No curso da execução da auditoria acima reportada, a quantidade insuficiente de
servidores lotados na Coordenadoria de Material e Patrimônio foi apontada como causa para os
achados A1 (Existência de bens móveis registrados no sistema patrimonial e no sistema contábil
que não refletem o seu real valor econômico) e A2 (Ausência de providências quanto à apuração
dos responsáveis por bens não localizados e/ou ressarcimento ao erário), conforme se verifica
dos seguintes trechos extraídos do PROAD 10.517/2023, sequencial 22:
Manifestação da Coordenadoria de Material e Patrimônio em face do achado A1:
Cumpre salientar que, por mais que a Seção de Patrimônio tenha
efetuado um trabalho apurado e detalhado para encontrar bens em
processo de localização, conforme observado nos processos de
inventário patrimonial, ainda há muito a se fazer devido ao número
reduzido de servidores. (grifamos)
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Manifestação da Coordenadoria de Material e Patrimônio em face do achado A2:
Esta Coordenadoria tem se empenhado incansavelmente ao longo
dos últimos anos para promover a gestão eficiente dos bens do
Tribunal.
Diversas iniciativas foram tomadas, a exemplo do levantamento dos
bens que estavam guardados nos depósitos e a consequente
abertura dos processos de desfazimentos daqueles identificados
como inservíveis, visita às unidades da capital e do interior para
auxiliar na localização dos bens registrados como “EM PROCESSO
DE LOCALIZAÇÃO” e colocação de etiquetas novas de
tombamento, criação do link do Patrimônio na intranet do Tribunal
para facilitar aos usuários o acesso aos normativos, como também a
tutoriais que auxiliam na utilização do Sistema de Controle de
Material e Patrimônio.
Esses esforços resultaram em uma significativa diminuição do saldo
inicial registrado, no valor de R$7.594.595,29 (valor total sem
depreciação), considerando que, atualmente, totaliza
R$3.497.763,24.
Há que se ressaltar ainda, que durante esse trabalho minucioso
foram identificadas várias inconsistências nos controles e registros
patrimoniais, como por exemplo, a existência de muitos bens no
Tribunal sem etiqueta de tombamento, porque caiu ou se apagou ou
está rasurada, em outros casos, o bem possui duas etiquetas de
tombamento afixadas, ou ainda outros, cuja etiqueta de tombamento
afixada possui descrição no Sistema de Patrimônio diferente das
características daquele bem, a exemplo da cor.
Essas situações foram identificadas a partir das visitas realizadas in
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loco às unidades e demandam ações que, considerando a equipe
reduzida de servidores da Seção de Patrimônio e as demais
atividades desenvolvidas pela unidade, não são possíveis de serem
resolvidas em tempo hábil. (grifamos)
O presente monitoramento constatou, como visto no capítulo 3 deste relatório, que a
recomendação apresentada no relatório final de auditoria, direcionada à Secretaria de Gestão de
Pessoas e Pagamento de Pessoal, foi implementada a partir da execução do Plano de Ação
estabelecido.
Em consonância com o Manual de Auditoria do Poder Judiciário, considera-se
implementada a Recomendação quando a unidade auditada realizou as ações consideradas
necessárias e suficientes pela auditoria interna para o atendimento da recomendação.
Diante do exposto, encaminhamos o presente protocolo para conhecimento.
4.1. BENEFÍCIOS ALCANÇADOS
O atendimento à recomendação em comento revelou a criticidade da unidade CMP que
conta com quase 40% do seu quadro funcional com possibilidade de ingressar na inatividade. Em
pouco mais de um ano, esse quantitativo chegará a 60%. Lado outro, foram identificadas
necessidades pontuais de treinamento da equipe, além de ser estabelecido um perfil profissional
que orientará as próximas lotações na unidade. Vale lembrar que, de acordo com Chiavenato
(1999) na obra “Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações”, as
organizações são constituídas de pessoas e dependem delas para atingir seus objetivos e cumprir
suas missões. Nesse sentido, o aprimoramento às futuras seleções de servidores para a unidade
converge para um alinhamento às necessidades operacionais e estratégicas do TRT13.
4.2. PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Em face do caráter conclusivo deste relatório, sugere-se seu envio ao Exmo. Sr.
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Desembargador Presidente deste Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª Região para
conhecimento e adoção das providências que entender necessárias.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 30 de outubro de 2024.
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CMP - Coordenadoria de Material e Patrimônio
EJUD - Escola Judicial
ESTRAPOLI - Núcleo de Estratégia e Política de Pessoal
PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
SEGEPE – Secretaria de Gestão de Pessoas e Pagamento de Pessoal
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