NOTA DE AUDITORIA TRT SECAUD nº 10/2024 - Auditoria de Execução de Contratos – Prot. 9518/2024 — Tribunal Regional do Trabalho 13ª Região

PODER JUDICIÁRIO

JUSTIÇA DO TRABALHO

TRIBUNAL R E G I O N A L DO TRABALHO DA 13ª R E G I Ã O

SECRETARIA DE AUDITO R I A

NOTA DE AUDITORIA/TRT/SECAUD n

º 10/20

24

João Pessoa, 5 de dezembro de 2024.

Destinatário: Sr. Tibério Adonys de Almeida Fialho

Unidade auditada: Secretaria Administrativa

Senhor Diretor,

No decorrer dos trabalhos da Auditoria de Execução de Contratos ,

acompanhada conforme PROAD nº 9.518/2024, foram verificadas falhas

meramente formais ou de baixa materialidade , as quais, por questão de

julgamento profissional, foram excetuadas do Relatório. Todavia, referido(s)

achado(s) evidencia(m) uma desconformidade com os critérios e as fontes

utilizados para a realização dos exames e, considerando os princípios da

legalidade administrativa, a indisponibilidade do interesse público e o dever

de eficiência, deverão ser conhecidos por essa unidade administrativa e

ultimadas providências para correção ou prevenção das falhas

evidenciadas.

Portanto, estão relacionados, a seguir, o(s) registro(s) elaborado(s) pela

equipe de auditoria, as providências recomendadas e os prazos

estabelecidos para o seu atendimento:

Quadro de Achados nº 1:

Manual, Procedimentos de gestão e fiscalização de contratos,

Pagamentos Contratuais.

Descrição do

achado

Achados Positivos e oportunidade de melhoria.

Situação

encontrada

1. Como primeiro achado positivo destacamos o conteúdo

das portarias de designação de gestores e fiscais que

contempla (Ex: protocolo nº 27.655/2021, sequencial 147;

1 / 15

protocolo nº 28.758/2021, sequencial 32, folhas 1):

• Determinação da observância “do disposto no artigo

3º do Ato TRT GP nº 121 /2001 e da legislação de

regência da matéria, bem como a assinatura da

declaração registrando o conhecimento integral dos

termos do contrato”.

• Recomendação aos servidores designados que “à

guisa de boa prática administrativa, nos termos da

orientação do TCU (item 1.7.3 do Acórdão nº

8.005/2011-1ªC e TC-007.114/2011-7 – publicado no

DOU de 20.09.2011), a utilização – no que couber –

do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos

do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –

INPI, disponibilizado no endereço eletrônico:

http://www.inpi.gov.br/sobre

/arquivos/manualfiscal.pdf/view”

1.1. Quanto ao Manual de Gestão e Fiscalização de

Contratos do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –

INPI indicado para os gestores e fiscais utilizarem, cabem

as seguintes observações:

• O link indicado nas portarias não está acessível

retornando mensagem de erro;

• O manual indicado necessita ser atualizado com

relação à Lei n. 14.133/2021.

2. O segundo achado positivo observado é relacionado

com a tramitação dos protocolos quando a SADM

encaminha o protocolo, com a contratação finalizada, à

equipe de gestão/fiscalização (Ex: protocolo nº

27.655/2021, sequencial 153): a SADM em seu despacho

solicita a assinatura e anexação aos autos da Declaração

de Conhecimento dos Termos Contratuais e informa que

deverá ser observado o Checklist da fase de execução

contratual e o Relatório Final, para juntada aos autos no

término da contratação, indicando o link com o local na

intranet onde os modelos estão disponíveis.

2.1. Quanto ao Checklist da fase de execução contratual e

o Relatório Final, não foram localizados em protocolo já

finalizado como o de nº 8.930/2023, que neste momento da

análise, já se encontra arquivado desde a data de

29.12.2023.

3. A Secaud até o momento tem conhecimento de 2(dois)

processos administrativos disciplinares (PAD), autuados

para analisar apuração de atos ilícitos relacionados à

atuação na área de compras e contratações, conforme

informação recebida através da RDI nº 15/2024 Proad nº

2 / 15

2.545/2024. Sendo que, as irregularidades analisadas

naqueles PAD’s foram relacionados ao que o Manual de

Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional da

Propriedade Industrial – INPI contempla como

acompanhamento e fiscalização que requerem ‘cuidados

permanentes’ (página 28): “manter planilha atualizada do

valor do contrato, com seus aditivos, se houver, e os

valores empenhados e já pagos, em especial quanto aos

contratos executados por demanda, a exemplo de

passagens aéreas, veículos, eventos etc;”. Ambos os

protocolos trataram de irregularidades nos pagamentos

relativos aos contratos.

4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE

GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado –

com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –

CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço

comum – continuado –

sem dedicação exclusiva de mão de

obra’, com relação ao último parágrafo do item 4

‘disposições finais’ presentes nos documentos, informar

qual foi o critério utilizado para a inserção do parágrafo: “ A

Secretaria de Auditoria Interna – SAI atuará em todas as

contratações que apresentarem irregularidades na sua

execução e tiverem apontadas recomendações para

aplicação de penalidades.”.

Ante o exposto, entendemos que é uma oportunidade de

melhoria no sentido de se analisar possibilidade(s) de

implantar/melhorar medidas administrativas que possam

auxiliar os gestores e fiscais de contrato para que as

irregularidades ocorridas não se repitam.

Objeto

Protocolos nºs 27.655/2021; 8.930/2023; 28.758/2021 e

2.545/2024.

Critério

Art. 117 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Evidência

Protocolo nº 27.655/2021 (sequencial 147 e 153); Protocolo

nº 28.758/2021 (sequencial 32, folhas 1); Autos dos

Protocolos nºs 8.930/2023 e 2.545/2024.

Causas

Falha nos controles internos da unidade responsável.

Efeito

Descumprimento de normativos estabelecidos.

Estresses e desgastes dos servidores que atuam nos

processos relacionados, principalmente gestores e fiscais

de contratos.

Gestão e fiscalização de contratos inefetivo.

Potencial questionamento por parte de instâncias

superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).

3 / 15

Manifestação

do auditado

(Protocolo nº

9.775/2024,

sequencial 8)

1. Só localizamos o link que dá acesso ao Manual de

Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional da

Propriedade Industrial – INPI no seguinte endereço

eletrônico:

https://portal.poa.ifsuldeminas.edu.br/images/2020/

Agosto/25/fiscalizao_de_contratos_-_inpi.pdf

Esse link já está sendo usado nas portarias, conforme, a

título de exemplo, se observa do doc. 32 do Proad nº

10.192/2024.

2. Não foi localizado o Manual de Gestão e Fiscalização de

Contratos do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –

INPI atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021.

3. Cabe à gestão do contrato o preenchimento do checklist

e do relatório final de execução do contrato que, no caso

do Proad nº 8.930/2023, a ausência dos documentos deve

ter ocorrido por um lapso da fiscalização.

4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE

GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado –

com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –

CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço

comum – continuado – sem dedicação exclusiva de mão de

obra’, com relação ao último parágrafo do item 4

‘disposições finais’ presentes nos documentos, não foi

localizado o critério utilizado para a inserção do citado

parágrafo.

Análise da

Equipe de

Auditoria

Diante da manifestação da unidade auditada e objetivando

evitar/sanar as inconsistências detectadas, a equipe de

auditoria teceu propostas de recomendações que foram

examinadas na reunião de encerramento que ocorreu no

dia 26/11/2024 sendo acolhidas conforme abaixo.

Recomendaçã

o

1. PROVIDENCIAR um Manual de Gestão e Fiscalização de

Contratos atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021 em

substituição ao atualmente adotado, disponibilizar na

intranet e dar publicidade aos gestores e fiscais de

contratos.

2. ATUALIZAR os modelos de checklist para fase de gestão

contratual no sentido de enfatizar com relação a manter

planilha atualizada do valor do contrato, com seus aditivos,

se houver, e os valores empenhados e já pagos . Publicizar

aos gestores e fiscais de contratos frisando que deverá ser

preenchido e ao final da execução do contrato, anexado ao

protocolo.

2. RETIRAR o último parágrafo do item 4 ‘disposições

4 / 15

finais’ presentes nos documentos ‘MODELO – CHECKLIST

FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum –

continuado – com dedicação exclusiva de mão de obra’ e

‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL

– serviço comum – continuado – sem dedicação exclusiva

de mão de obra’ disponíveis na intranet na página da

SADM.

Benefícios

Esperados

Aprimoramento das ferramentas disponíveis aos

gestores/fiscais de contratos, proporcionando maior clareza

e balizamento para as suas rotinas, assim como servir de

referencial para futuras contratações, garantindo maior

eficiência, eficácia e efetividade.

Fortalecimentos dos controles internos da Administração,

para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e

sempre em conformidade com a legislação e normativos

internos e externos.

Prazo

Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até

31/01/2025.

Recomendação para os Quadros de Achados nº 2, 3 e 4:

NOTIFICAR os gestores responsáveis pelos contratos sobre os achados de

auditoria pertinentes, estabelecendo um prazo para a realização das

devidas correções, se aplicável, e orientando-os a observar as cláusulas

contratuais, bem como a manter a documentação atualizada durante toda a

vigência dos contratos.

Quadro de Achados nº 2:

Protocolo nº 27.655/2021 – Prestação continuada de serviços em

assistência médico hospitalar e ambulatorial, exames complementares e

serviços auxiliares de diagnóstico e terapias (UNIMED).

Descrição do

achado

Inconsistências verificadas na execução do contrato nº

23/2022.

Situação

encontrada

1. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das

faturas, consulta ao CADIN quando das análises para

pagamento, conforme estabelecido no item 8.3 do contrato.

(Protocolos nºs 213/2023 e 118/2024).

2. Indicar o normativo que embasou a inserção como cláusula

5 / 15

contratual, a consulta ao CADIN, para cada análise de

faturas para pagamento.

3. Não foi localizada, no protocolo origem, a indicação e o

aceite do preposto e respectivo substituto para representar a

empresa na execução do contrato conforme item 11.29 do

contrato.

Objeto

Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e 118/2024.

Critério

Cláusulas do contrato nº 23/2022 cujos itens foram citados

acima onde se descreveu a ‘situação encontrada’ neste

quadro. Art. 6º e 6ºA da Lei nº 10.522/2022.

Evidência

Autos dos Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e 118/2024.

Causas

Falha nos controles internos da unidade responsável.

Efeito

Descumprimento de normativos estabelecidos.

Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como

preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis

cobranças futuras.

Potencial questionamento por parte de instâncias superiores

em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).

Manifestação

do auditado:

Itens 1 e 2

(Protocolo nº

9.775/2024,

sequencial

9);

Item 3

Protocolo nº

10.736/2024,

sequencial 2

1. Conforme item 8.3 da Cláusula Oitava do Contrato TRT nº

23/2022, cabe à Secretaria de Planejamento e Finanças –

SPF (atual Secretaria de Orçamento e Finanças – SOF)

juntar, por ocasião do pagamento, a consulta ao CADIN.

2. De acordo com os arts. 6º e 6º-A da Lei nº 10522/2002, a

existência de registro no Cadin constitui fato impeditivo para

celebração de contratos e respectivos aditamentos, Desta

forma, as Unidades estão sendo orientadas a excluir, da

cláusula de pagamento dos artefatos de contratação

(Termo de Referência, Edital, Contrato), a exigência de

verificação do Cadin.

3. Informo que foi solicitada à Unimed João Pessoa o

documento faltante no proad nº 27.655/2021, a fim de

sanar a inconsistência apontada pela Secretaria de Auditoria

deste tribunal. A pessoa responsável pela tratativa

comunicou, entretanto, que o responsável pela assinatura do

documento em questão encontra-se fora da cidade e

retornará apenas entre os

dias 18 ou 19 do mês presente, razão pela qual solicito seja

dilatado o prazo concedido a esta seção.

Análise da

Equipe de

Auditoria

1. Com relação aos itens 1 e 2, tendo em vista que a unidade

auditada manifestou no sentido de que as suas unidades

estão sendo orientadas a excluir da cláusula de pagamento

dos artefatos de contratação a exigência de verificação no

6 / 15

CADIN; assim como, verifica-se providências relacionadas à

alteração trazida pela Lei nº 14.973/2024 na Lei nº

10.522/2002 que introduziu o artigo 6º-A impedindo a

celebração de contratos e respectivos aditamentos com

empresas que constam no cadastro do CADIN. A equipe de

auditoria deixa de tecer recomendação considerando

resolvido o achado neste momento, já que os procedimentos

em questão serão conferidos em auditorias futuras sobre o

tema licitações e contratos.

2. Com relação ao item 3, destaca-se positivamente que a

unidade auditada partiu de imediato para correção da

inconsistência apontada. Porém, neste ponto cabe uma

observação no sentido de que, embora a Carta de Preposição

seja anexada neste momento, como podemos ver no check

list ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO

CONTRATUAL – serviço comum – continuado –

sem

dedicação exclusiva de mão de obra’, trata-se da primeira

‘Obrigações a Serem Verificadas’ listada no documento ao

assumir a fiscalização da execução do contrato. E assim

destacar a importância da manutenção contínua (durante toda

a vigência do contrato) do preposto e do seu substituto

formalmente indicado pela empresa contratada e com poderes

claros para atuar em nome da empresa.

A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia

26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomenda -

ção proposta foi acolhida pela Unidade auditada.

Benefícios

Esperados

Fortalecimentos dos controles internos da Administração,

para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e

sempre em conformidade com a legislação e normativos

internos e externos.

Prazo

Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até

31/01/2025.

Quadro de Achados de nº 3:

Protocolo Suap nº 10.622/2020 migrou para Proad como nº 28.758/2021 –

Contrato de prestação de serviços de limpeza, higienização, conservação

de bens móveis e imóveis.

Descrição do

achado

Inconsistências verificadas na execução do contrato nº

17/2021.

7 / 15

Situação

encontrada

1. Não foi localizado no protocolo o documento de indicação

e o aceite do preposto e seu respectivo substituto para

representá-lo na execução do contrato, conforme cláusula

onze, item ‘a’ do contrato.

2. Não foi localizado no protocolo o documento de garantia

de execução do contrato conforme cláusula vinte do contrato,

assim como, as adequações da garantia face as alterações

do valor de contrato registradas.

3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das

faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade

fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das

faturas mensais, conforme subcláusula quarta da cláusula

oitava do contrato. Nos pagamentos mensais há a inserção

da imagem das certidões fiscais em arquivo com documentos

apresentados pela contratada, porém não há

certificação/informação de que foi conferida a veracidade dos

mesmos nos seus respectivos sites. Protocolos de

pagamentos nºs 45/2023 e 350/2024.

4. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das

faturas, assinatura dos empregados atestando o

recebimento dos auxílios devidos conforme cláusula oitava,

subcláusula nona, item ‘c’ do contrato, nos pagamentos

mensais. Protocolos de pagamentos nºs 45/2023 e 350/2024.

Objeto

Protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e 350/2024.

Critério

Cláusulas do contrato nº 17/2021 cujos itens, subcláusulas e

cláusulas foram citados acima onde se descreveu a ‘situação

encontrada’ neste quadro.

Evidência

Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e 350/2024.

Causas

Falha nos controles internos da unidade responsável.

Efeito

Descumprimento de normativos estabelecidos.

Permitir ilegalidades no decorrer da execução do contrato.

Gestão e fiscalização de contratos inefetivos.

Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de

prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do

contrato.

Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como

preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis

cobranças futuras.

8 / 15

Potencial questionamento por parte de instâncias superiores

em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).

Manifestação

do auditado

(Protocolo nº

10.738/2024,

sequencial 9)

Análise da

Equipe de

Auditoria

1. Cabe repercutir as Diretrizes dispostas no item 1.2 do

Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do INPI

adotado pela Administração, que trazem:

“A gestão de contratos é atividade exercida pela

Administração visando ao controle, ao acompanhamento e à

fiscalização do fiel cumprimento das obrigações

assumidas pelas partes . Deve pautar-se por princípios de

eficiência e eficácia, além dos demais princípios regedores

da atuação administrativa, de forma a se observar que a

execução do contrato ocorra com qualidade e em respeito à

legislação vigente, assegurando ainda:

a) Segurança para o Gestor e para o Fiscal sobre a

execução do contrato;

b) A plena execução das atividades programadas no Termo

de Referência, Projeto Básico, Projeto Executivo e

congêneres, e a garantia da execução do objeto

contratual;

c) O atendimento das necessidades do INPI, no momento

adequado e no prazo ajustado;

9 / 15

d) Adequação das contratações, por meio do envolvimento

das áreas de competência, na elaboração dos Projetos

Básicos ou Termos de Referência que lhes interessam

diretamente;

e) O cumprimento das obrigações do INPI de forma a que os

fornecedores considerem o órgão como confiável, com

reflexos favoráveis nos custos apurados nas licitações;

f) O efetivo cumprimento das cláusulas contratuais ,

assegurando o adimplemento e a excelência no atendimento

aos requisitos técnicos e de qualidade nas obrigações

contratuais;

g) Uma contínua ascensão da qualidade dos procedimentos

licitatórios, por meio da incorporação das correções feitas

em procedimentos anteriores , tanto em sanções como em

exigências;

h) O registro completo e adequado de faltas cometidas pelo

fornecedor de forma a facilmente solucionar as suas

contestações quanto à inadimplência;

i) A correta aplicação dos recursos financeiros a cargo do

INPI, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi

recebido em obras, serviços, materiais e equipamentos;

j) O tratamento de todas as empresas contratadas com

igualdade de procedimentos, eliminando qualquer forma de

tratamento que possa representar descumprimento dos

princípios da isonomia e da legalidade;

k) Procedimentos administrativos claros e simples com

burocracia reduzida, de forma a facilitar a gestão e a

fiscalização de contratos. ” (grifo nosso).

2. Com relação ao item 1 da manifestação do auditado,

inicialmente destaca-se positivamente que a unidade

auditada partiu de imediato para correção da inconsistência

apontada. Porém, temos a observar que embora a

apresentação da Carta de Preposição tenha sido anexada

no sequencial 279 do protocolo nº 350/2024, neste momento,

após questionarmos, como podemos ver no check list

‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL –

serviço comum – continuado –

com dedicação exclusiva de

mão de obra’ trata-se da primeira ‘Obrigações a Serem

Verificadas’ listada no documento ao assumir a fiscalização

da execução do contrato. E assim destacar a importância da

manutenção contínua (durante toda a vigência do contrato)

do preposto e do seu substituto formalmente indicado pela

empresa contratada e com poderes claros para atuar em

nome da empresa.

3. Com relação ao item 2 da manifestação da unidade

10 / 15

auditada, temos a observar nesse mesmo sentido conforme

explicitado no parágrafo anterior, já que a conferência da

apresentação da garantia contratual é o segundo item do

checklist; e ainda, destacar a gravidade de o contrato estar

sem cobertura de garantia contratual pois a apólice anexada

no sequencial 3 do protocolo n. 10.738/2024 já se encontra

com a sua vigência expirada.

4. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado, conforme o

contrato: “A FISCALIZAÇÃO do CONTRATANTE, quando da

apresentação da nota fiscal/fatura, verificará a regularidade

fiscal da CONTRATADA para com as…”. Temos a observar a

respeito que, não se trata de uma faculdade de verificar ou

não. A manifestação da unidade auditada indica que há

apenas a conferência da apresentação de documentos não

envolvendo a verificação da regularidade fiscal.

5. Com relação ao item 4 da manifestação da unidade

auditada, temos a observar sobre um aspecto que engloba a

respeito de todos os pontos aqui tratados, assim como outros

que surgirem no decorrer da execução do contrato. As

alterações contratuais visualizadas (entendimento diverso

ao estabelecido no contrato) devem ser colocadas em análise

para pactuação de termos aditivos (ou mesmo inseridas em

futuras contratações), para após, proceder conforme

alteração analisada e aprovada. Análise essa, que no

decorrer dos procedimentos administrativos envolvidos, será

examinado em torno dos vários aspectos para o qual aquela

cláusula pode ter sido inserida objetivando oferecer

segurança aos que atuarão naquele contrato; podendo

resultar na aprovação e a assinatura de um termo aditivo

conforme a alteração que foi proposta. Caso contrário, o

Gestor/Fiscal pode chamar para si os riscos advindo por

aquele procedimento não abarcado pelo contrato e/ou a não

observação de cláusulas contratuais.

6. Outro ponto a destacar, é a de que todos os documentos

com informações acerca do contrato devem ser inseridos no

respectivo protocolo e de acordo com a ocorrência. Além de

obedecer ao princípio da transparência pode servir,

novamente, como proteção ao próprio Gestor/Fiscal caso

haja futuros questionamentos por parte de instâncias

superiores em sede de auditoria.

A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia

26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomenda -

ção proposta foi acolhida pela Unidade auditada.

11 / 15

Benefícios

Esperados

Maior transparência e segurança na execução dos contratos.

Fortalecimentos dos controles internos da Administração,

para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e

sempre em conformidade com a legislação e normativos

internos e externos.

Prazo

Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até

31/01/2025.

Quadro de Achados de nº 4:

Protocolo Suap nº 3.762/2019 – Contrato de prestação de serviços

Especializados de vigilância armada.

Descrição do

achado

Inconsistências verificadas na execução do contrato nº

12/2020.

Situação

encontrada

1. Não foi localizado no protocolo o documento de indicação

do preposto e seu respectivo substituto para representá-lo

na execução do contrato, conforme cláusula onze, item 11.13

do contrato.

2. Não foi localizado no protocolo o documento de garantia

de execução do contrato, assim como, as adequações da

garantia face as alterações do valor de contrato registradas

via termos aditivos, conforme cláusula dezoito, item 10.12 da

cláusula dez e item 11.39 da cláusula onze.

3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das

faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade

fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das

faturas mensais, conforme subcláusula terceira da cláusula

oitava e item 10.11 da cláusula dez do contrato . Nos

pagamentos mensais há a inserção da imagem das certidões

fiscais em arquivo com documentos apresentados pela

contratada, porém não há certificação/informação de que foi

conferida a veracidade dos mesmos nos seus respectivos

sites. Protocolos de pagamentos nºs 60/2023 e 94/2024.

Objeto

Protocolos nºs 3.762/2020; 60/2023 e 94/2024.

Critério

Cláusulas do contrato nº 12/2020 cujos itens, subcláusulas e

cláusulas foram citados acima na linha onde se descreveu a

‘situação encontrada’ deste quadro.

Evidência

Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/202 e 350/2024.

Causas

Falha nos controles internos da unidade responsável.

Efeito

Descumprimento de normativos estabelecidos.

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Gestão e fiscalização de contratos inefetiva.

Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de

prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do

contrato.

Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar como

preposto da empresa contratada para se isentar de possíveis

cobranças futuras.

Potencial questionamento por parte de instâncias superiores

em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).

Manifestação

do auditado

(Protocolo nº

10.738/2024,

sequencial

10)

Análise da

Equipe de

Auditoria

1. Com relação ao item 1, temos a observar que o ofício

citado TRT SGCMOT nº 19/2020 juntado no protocolo Suap

nº 3762/2019 solicitando indicação do preposto e respectivo

substituto é datado de 12/05/2020. A Carta de Preposição

que foi juntado ao protocolo, somente após indagado pela

equipe de auditoria, é datado de 31/03/2020 (sequencial 248

do proad 94/2024). Se a Carta de Preposição tivesse sido

anexada ao protocolo do contrato, à época do recebimento,

não haveria questionamento. Esse fato revela a importância

do registro através da anexação ao protocolo de acordo com

a ocorrência, para que não dê margens para

questionamentos; assim como, para que facilite ao

gestor/fiscal responder a outros questionamentos conexos

que possam surgir futuramente.

2. Com relação ao item 2 da manifestação do auditado

inicialmente destaca-se positivamente que a unidade

auditada anexou de imediato a apólice de seguro adequado

de acordo com o valor atual do contrato. Porém precisamos

13 / 15

observar a necessidade de se manter contínuo o

procedimento de acordo com alterações do valor do contrato

que ocorrerem até o encerramento do contrato, assim como

alimentar o protocolo com as informações ocorridas.

3. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado, conforme

o contrato: “O Fiscal Administrativo do Contrato, quando da

apresentação da nota fiscal/fatura, verificará a

regularidade fiscal da CONTRATADA para com as…”.

Temos a observar a respeito que, não se trata de uma

faculdade de verificar ou não. A manifestação da unidade

auditada indica que há apenas a conferência da

apresentação de documentos não envolvendo a verificação

da regularidade fiscal.

No caso deste contrato em questão, além da subcláusula

terceira da cláusula oitava e item 10.11 da cláusula dez do

contrato, há ainda, na subcláusula primeira da cláusula dez:

XI.2 – Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento

da fatura):

…

b) Deve ser consultada a situação da empresa junto ao

SICAF;

c) Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND)

relativa a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da

União, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) e a

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), caso

esses documentos não estejam regularizados no Sicaf;

...

A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia

26/11/2024 e após examinado o presente tema, a recomen-

dação proposta foi acolhida pela Unidade auditada.

Benefícios

Esperados

Maior transparência e segurança na execução dos contratos.

Fortalecimentos dos controles internos da Administração,

para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e

sempre em conformidade com a legislação e normativos

internos e externos.

Prazo

Para apresentar as medidas adotadas/implantadas: até

31/01/2025.

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A equipe de auditoria estará disponível tanto pessoalmente,

como também através de e-mail ou telefone, para prestar quaisquer

esclarecimentos em relação aos registros apresentados.

Atenciosamente,

Nathália de Almeida Torres

Diretora da Secretaria de Auditoria

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