Auditoria de Execução de Contratos
última modificação
02/12/2024 08h37
Proad nº 9518/2024
Relatório Final - Auditoria Execução de Contratos - proto 9.518 2024.html
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Auditoria de Execução de Contratos
João Pessoa, novembro de 2024.
1
ÍNDICE
IDENTIFICAÇÃO 3
SUMÁRIO EXECUTIVO 4
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS 6
SUMÁRIO 7
I. INTRODUÇÃO 8
I.I. Metodologia 13
I.I. Volume dos Recursos Auditados 15
I.II. Benefícios da Auditoria 15
II. RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA) 16
II.I Secretaria Administrativa
Quadro de achados nº 1 16
Quadro de achados nº 2 20
Quadro de achados nº 3 22
Quadro de achados nº 4 27
Quadro de achados nº 5 30
Quadro de achados nº 6 31
II.II Secretaria de Orçamentos e Finanças 32
Quadro de achados nº 1 32
Quadro de achados nº 2 38
Quadro de achados nº 3 40
III. RECOMENDAÇÕES 44
III.I. Nota de Auditoria 44
IV. CONCLUSÃO 45
2
IDENTIFICAÇÃO
• Protocolo TRT13 nº 9.518/2024
• Áreas Auditadas: SADM e SOF
• Período da Auditoria: 01/10 a 30/11/2024
• Objetivo:
Avaliar a Gestão da execução dos contratos no TRT13 e, em
especial:
a) a regularidade e conformidade da execução dos contratos
administrativos celebrados e análise da eficiência e efetividade das
contratações, frente aos custos e objetivos alcançados;
b) a conformidade dos registros contábeis dos contratos
realizados.
• Escopo: Amostra de contratos vigentes em 2023/2024.
• Equipe de Auditoria: Marcos José Alves da Silva, Mari
Hara Onuki Monteiro (líder), Maurício Dias Sobreira Bezerra e Mona
Larissa Costa Freire.
3
SUMÁRIO EXECUTIVO (HIGHLIGHT)
Qual foi o trabalho realizado pela unidade de auditoria?
A Secretaria de Auditoria do TRT da 13ª Região realizou auditoria
da gestão dos contratos administrativos vigentes formalizados pelo Tribunal
Regional do Trabalho da 13ª Região (TRT 13), ocorridos no período de
01/07/2023 a 31/08/2024.
A auditoria foi realizada no período de 01/10 a 29/11/2024.
Legislação pertinente utilizada:
▪Constituição Federal de 1988;
▪Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e suas alterações;
▪Lei nº 9.784, de 29 janeiro de 1999;
▪Lei Complementar nº 101, de 4 maio de 2000;
▪Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
▪Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
▪IN/SEGES nº 05, de 26 maio de 2017;
▪Resolução CNJ nº 309, de 11 de março de 2020;
▪Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021;
▪Resolução nº 310/CSJT, de 24 de setembro de 2021;
▪Leis e regulações específicas relacionadas às atribuições, atividades e
operações desenvolvidas pelo TRT13.
Por que a unidade de auditoria realizou esse trabalho?
A presente auditoria encontra-se prevista no item 2.1.12 do Plano
Anual de Auditoria (PAA) desta SECAUD, aprovado pela Presidência e
publicado no portal deste Tribunal, acessível em
https://www.trt13.jus.br/institucional/auditoria/planos-anuais-de-auditoria-do-
trt-da-13a-regiao.
Quais as conclusões alcançadas pela unidade de auditoria? Quais as
recomendações que deverão ser adotadas?
As análises efetuadas demonstraram que, à exceção do
cumprimento do artigo 141 da Lei 14.133/2021, o qual determina a
publicação mensal da ordem cronológica de pagamentos do órgão, a
totalidade dos contratos analisados na amostra está, em todos os aspectos
4
relevantes, em conformidade com os dispositivos legais, e as contratações
têm sido eficientes e efetivas frente aos custos e o alcance dos objetivos
buscados. Outrossim, foram pontuados aspectos relacionados a controles
internos das unidades administrativas auditadas, os quais, em última
instância, revelam-se como oportunidades de melhoria.
As recomendações propostas neste relatório convergem para o
fortalecimento da governança e para o aprimoramento dos controles
internos.
5
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CADIN – Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público
Federal
CCL – Coordenadoria de Licitações e Contratos
CNJ – Conselho Nacional da Justiça
CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho
DG – Direção-Geral
INPI – Instituto Nacional de Propriedade Industrial
ISSAI – Normas Internacionais das Entidades Fiscalizadoras Superiores
NLCC – Nova Lei de Licitações e Contratos
PAA – Plano Anual de Auditoria
PAD – Processo Administrativo Disciplinar
PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
RDI – Requisição de Documentos e Informações
SADM – Secretaria Administrativa
SECAUD – Secretaria de Auditoria
SEGEPE – Secretaria de Gestão de Pessoas
SETIC – Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores
SOF – Secretaria de Orçamento e Finanças
SUAP – Sistema Unificado de Administração de Processos
TCU – Tribunal de Contas da União
TRT13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª Região
WIKIADM – projeto de enciclopédia colaborativa, estabelecido na internet
sob o princípio wiki, que tem como propósito fornecer de forma objetiva os
procedimentos administrativos mapeados e otimizados do TRT 13a Região.
6
SUMÁRIO
Este relatório de auditoria está estruturado em quatro seções. A
primeira seção é denominada Introdução, onde são apresentados a(o)
leitor(a) elementos que contextualizam sobre o trabalho realizado e, por sua
vez, auxiliam à compreensão do relatório.
Na segunda seção são apresentados os Resultados dos exames,
também conhecidos como achados de auditoria. Os achados de auditoria
constituem o resultado da comparação entre o critério e a condição.
Na terceira seção são trazidas as Recomendações formuladas pela
equipe de auditoria. As recomendações consistem em ações solicitadas pela
unidade de auditoria às unidades auditadas, com a finalidade de corrigir
desconformidades, tratar riscos e aperfeiçoar processos de trabalho e
controle. Não fazem parte dos achados, mas decorrem desses registros e
são fundamentais para que a auditoria interna atinja seu propósito de
agregar valor à gestão.
Por fim, na quarta seção é apresentada a Conclusão da auditoria
diante dos objetivos formalmente estabelecidos.
7
INTRODUÇÃO
Os Tribunais Regionais do Trabalho têm como negócio a prestação de
serviços jurisdicionais à população para resolução de conflitos nas relações
de trabalho. Para que a atividade-fim aconteça, são necessárias diversas
atividades-meio que garantam condições para que os agentes públicos
possam desenvolver satisfatoriamente as atribuições legais a que estão
sujeitos.
Conforme o artigo 37, inciso XXI da Constituição Federal “ressalvados
os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e
alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que
assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas
que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas
da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de
qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento
das obrigações.”
Como regulamento tivemos a Lei n. 8.666/1993 onde foi instituído
normas para licitações e contratos da Administração Pública; e foi
substituída pela Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos
Administrativos) publicada em 01/04/2021.
Esta auditoria, devido ao seu período analisado, 2023/2024, vai
abranger períodos em que as duas normas coexistiam até finalizar o período
de transição que ocorreu em 30/12/2023. A partir dessa data, a Lei nº
14.133/2021 substituiu definitivamente a Lei nº 8.666/1993.
Conforme disposto no Apêndice A do Referencial Básico de
Governança Organizacional/TCU
1
(3ªEdição):
Um processo para aquisições públicas pode ser visto como tendo três
fases: 1. Planejamento da contratação, que recebe como insumo uma
necessidade de negócio, e gera como saída um edital completo, incluindo o
Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB) para a contratação; 2.
Seleção do fornecedor, que recebe como insumo o edital completo, e gera
como saída o contrato; e 3. Gestão do contrato, que recebe como insumo o
1 https://portal.tcu.gov.br/imprensa/noticias/tcu-publica-a-3-edicao-do-referencial-basico-de-governanca-organizacional.htm , pág
180, acessado em 08/05/2024.
8
contrato, e gera como saída uma solução, que produz resultados, os quais
atendem à necessidade que desencadeou a contratação. (grifo nosso)
A fase de planejamento e a de seleção do fornecedor foi analisada
em auditoria própria conforme consta no Plano Anual de Auditoria 2024.
Auditoria que tramitou no Protocolo nº 7.355/2024.
O objetivo desta auditoria é analisar a gestão dos contratos
administrativos celebrados pelo TRT13.
A gestão da execução dos contratos é uma fase de muita importância
para o recebimento do objeto conforme pactuado no processo licitatório que
desencadeou a contratação; assim como, para ações como de reporte de
correções/delimitações/ melhorias detectadas durante a execução do
contrato, e que portanto, necessitam ser inseridas nos artefatos para as
futuras contratações contribuindo de forma contínua para o atingimento das
necessidades demandadas para o pleno funcionamento do Tribunal de
forma eficaz e efetiva.
Portanto, uma inadequada fiscalização durante a execução dos
contratos pode repercutir no mau uso do dinheiro público. Poderá resultar
no recebimento de produtos ou serviços diverso do objeto que foi licitado,
repetição de contratação/aquisição com vícios, ou mesmo, perda da
oportunidade de melhorar a aquisição/contratação daquele mesmo objeto
futuramente.
Outro ponto que podemos destacar como de importância em realizar
auditoria com o objeto desta auditoria é pelo fato de que o levantamento
realizado entre janeiro de 2023 a março de 2024 indicou que todos os
Processos Administrativos Disciplinares autuados para apuração de atos
ilícitos relacionados com atuação na área de compras e contratações, estão
tratando de falhas relativas à fase de gestão contratual. Indicando
oportunidade de ações que possam contribuir para oferecer maior
segurança aos gestores e fiscais que atuam nos contratos administrativos
do Tribunal, e repercutindo no atingimento das necessidades demandadas
para o pleno funcionamento do Tribunal de forma eficaz e efetiva.
A nível interno o TRT13 publicou os seguintes normativos definindo
processos de trabalho para a gestão de contratos:
9
▪ Ato TRT GP nº 121/2018 – Estabelece diretrizes gerais para a
designação de servidores para atuarem como gestores dos contratos
firmados pelo TRT da 13ª Região, na forma preconizada pelo art 67 da Lei
nº 8.666/93. Este ato se encontra publicado na intranet (Página Inicial >
Intranet > Administrativa > Modelos e Normativos – Gestão e Fiscalização
de Contratos e Congêneres) para consulta de todos os usuários; assim
como, os seguintes modelos e normativos:
• Modelo de Declaração de Conhecimento de CONTRATO;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de CONVÊNIO;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de ACORDO DE
COOPERAÇÃO TÉCNICA;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de TERMO DE CESSÃO;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de TERMO DE PERMISSÃO;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de TERMO DE
COOPERAÇÃO;
• Instrução Normativa do MPDG – IN nº 05/2017 – Dispõe sobre as
regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o
regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública
federal direta, autárquica e fundacional;
• Guia de Contratações sustentáveis da Justiça do Trabalho – 3ª Edição
– Resolução CSJT nº 310/2021;
• Modelo de Declaração de Conhecimento de TERMO DE REFERÊNCIA
– nas hipóteses de Nota de Empenho/Ata de Registro de Preços.
No mesmo sentido, encontra-se disponível na página na intranet
(Página Inicial > Intranet > Administrativa > Modelos e Normativos –
Processo de Aquisição de Bens e Serviços), os seguintes modelos
relacionados com a gestão contratual:
• Modelo – Checklist Fase de Gestão Contratual – Serviço Comum –
Continuado – Com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra;
• Modelo – Checklist Fase de Gestão Contratual – Serviço Comum –
Continuado – Sem Dedicação Exclusiva de Mão de Obra;
10
• Modelo – Relatório Final de Execução Contratual – procedimento
operacional destinado ao registro de ocorrências relevantes.
▪ ATO TRT13 SGP N. 140/2022 – Dispõe sobre questões
procedimentais concernentes ao mapeamento do processo de trabalho
‘GESTÃO, ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS”. O processo mapeado se encontra publicado na
intranet, link WIKIADM, para a consulta de todos os atores que participam
do processo de gestão de contratos administrativos.
Os papéis e responsabilidades dos atores que participam da gestão
de contratos estão dispostos no Manual de Organização do TRT13 (ATO
TRT SGP N 174/2022)
2
.
Podemos destacar, conforme disposto no Manual, que a SADM e a
SOF estão diretamente subordinadas à Diretoria-Geral da Secretaria do
TRT13.
Integram a estrutura administrativa da Secretaria Administrativa e
relacionados diretamente com processos de compras e contratações:
a) Coordenadoria de Material e Patrimônio:
a.1) Seção de Compras e Pesquisa de Preços;
a.2) Seção de Patrimônio e Suporte Administrativo;
a.3) Seção de Almoxarifado;
b) Coordenadoria de Arquitetura, Engenharia, Manutenção, Conservação e
Limpeza:
b.1) Núcleo de Manutenção Predial;
b.2) Seção de Manutenção de Equipamentos;
b.3) Seção de Planejamento, Obras e Serviços de Engenharia;
c) Seção de Suporte Administrativo;
d) Seção de Suporte Prévio às Contratações;
e) Coordenadoria de Licitações e Contratos:
e.1) Núcleo de Contratos;
e.1.1) Seção de Gestão de Contratos de mão de obra terceirizada; e,
e.1.2) Assistente III – Apoio Operacional
e.2) Assistente III – Apoio Operacional
2 https://normasinternas.trt13.jus.br/xmlui/handle/bdtrt7/38237 acessado em 23.09/2024.
11
Integram a estrutura administrativa da Secretaria de Orçamento e
Finanças:
a) Seção de Orçamento;
b) Seção de Administração Financeira;
b.1) Assistente IV – Administração Financeira;
b.2) Assistente II – Administração Financeira;
c) Assistente de Diretor;
d) Divisão de Conformidade Contábil;
d.1) Assistente IV – Divisão Contábil.
Em termos de valor total/anual dos contratos assinados vigentes no
período de 07/2023 a 08/2024, correspondeu ao montante de R$
90.306.420,90 (noventa milhões, trezentos e seis mil, quatrocentos e vinte
reais e noventa centavos), conforme planilha sequencial 7. Resultante do
tratamento de dados extraídos do Sistema de Planejamento e Gestão de
Contratos em 02/10/2024.
Dessa forma, fica evidenciado o envolvimento de quantias
consideráveis nas contratações e se a Administração não dispuser de boa
capacidade de gerir essas aquisições e contratações, o risco de mau uso do
dinheiro público é maior, o que sugere a necessidade de auditorias
envolvendo o presente tema.
No âmbito das conformidades contábeis, na gestão da execução dos
contratos também exigem procedimentos que necessitam de avaliação; tais
como, vinculação da execução da despesa com o planejado aprovado, se a
execução da despesa foi precedida de empenho e se o mesmo foi emitido
ao legítimo credor, respeitado o princípio da anualidade, se o elemento de
despesa foi classificado adequadamente, e outros aspectos de
contabilização.
Em razão disso, a presente auditoria objetivou avaliar a gestão da
execução dos contratos administrativos do TRT13 e, em especial a
regularidade e conformidade da execução dos contratos administrativos
12
celebrados e a análise da eficiência e efetividade das contratações, frente
aos custos e objetivos alcançados. Avaliar a conformidade dos
procedimentos contábeis decorrente da execução dos contratos.
Durante a fase de planejamento foram elaboradas questões
específicas de auditoria a serem investigadas no curso dos trabalhos,
conforme constou da Matriz de Planejamento, e a seguir listadas:
Q1. Os contratos estão sendo geridos em conformidade com a
legislação pertinente e com eficiência e efetividade frente aos custos e
objetivos alcançados? Subquestões quadro anexo I (sequencial 8 destes
autos).
Q2. Os contratos estão em conformidade com as normas e
procedimentos contábeis? Subquestões quadro anexo II (sequencial 9
destes autos).
I.I – Metodologia
As técnicas de auditoria utilizadas para obtenção das informações
necessárias à análise do objeto da auditoria foram: indagação, inclusive
formal, análise documental, consulta aos sistemas administrativos
informatizados (SIAFI, SUAP, PROAD), amostragem e cruzamento de dados.
A auditoria foi conduzida considerando as diretrizes estabelecidas
pela Resolução CNJ nº 309/2020, e observou o seguinte roteiro
metodológico:
i) Levantamento de informações preliminares com vistas a
contextualizar o objeto da auditoria (normas contábeis, legislação e
jurisprudência relacionadas);
ii) Com base nas informações levantadas, deu-se início ao
planejamento dos trabalhos, sendo produzidos os papéis de trabalho
programa de auditoria, questões de auditoria e a consequente matriz de
planejamento;
iii) Expedição de Requisições de Documentos e Informação (RDI);
iv) Identificação e análise dos processos que consolidam a
documentação relativa à gestão de contratos.
13
Para tanto, a equipe de auditoria, através do uso de dados extraídos
do Sistema de Planejamento e Gestão de Contratos
3
, que após tratamento e
selecionados apenas os contratos vigentes no período de 07/2023 a
08/2024 resultou em uma planilha com uma população de 173 contratos,
conforme documento sequencial 7 destes autos.
Pelo critério de relevância foram selecionados como amostra, os
contratos com valores considerados mais significativos, de modo a obter
amostras mais representativas do universo analisado, para a otimização dos
trabalhos. Foram selecionados 13 (treze) contratos de amostra dentre 173
(cento e setenta e três) contratos vigentes no período abrangido pela
auditoria, conforme planilha sequencial 10 destes autos, o que equivale a
69,75% da execução de despesas com contratos administrativos vigentes no
Regional no período.
Foram solicitados à Unidade Auditada:
1. Através da RDI nº 62/2024 do Protocolo n. 9.775/2024, foi
dirigida para a SADM apresentar a cópia do protocolo nº 10.622/2020 c ujo
acesso aos autos consta como 'restrito', que foi prontamente atendida.
2. Através da RDI nº 63/2024 do Protocolo n. 9.969/2024, foi
dirigida para a SOF solicitando informações relacionadas a conformidade
contábil sendo prontamente atendida.
Ao se colher evidências capazes de subsidiar a formação de opinião
sobre a legalidade e legitimidade dos atos praticados, foram constatados os
achados constantes do capítulo II deste relatório.
Em atendimento ao princípio do contraditório e da ampla defesa, a
equipe de auditoria deliberou para encaminhar à Secretaria de Orçamento e
Finanças via Protocolo nº 9.969/2024, sequencial 5 e 6, que foi devolvido
sem apresentação da manifestação. Por sua vez, os achados atinentes à
Secretaria Administrativa, após contato com a secretaria, a equipe de
3 Disponível na página contas públicas no site do TRT13 https://apps.trt13.jus.br/contratos/contrato/listar.jsf, cuja manutenção da
atualização é de responsabilidade do Núcleo de Contratos conforme disposto no Manual de Organização do TRT13
https://normasinternas.trt13.jus.br/xmlui/handle/bdtrt7/8315 (Inciso VII, XI, item 15.1).
14
auditoria deliberou pelo desmembramento em 5 protocolos para facilitar a
análise e manifestação pela unidade auditada, conforme abaixo:
• Via Protocolo n. 9.775/2024, sequenciais 6 e 7, para a SADM,
restituído com manifestação, no prazo regulamentar.
• RDI nº 65/2024 do Protocolo n. 10.736/2024, para a SEGEPE,
restituído com manifestação, no prazo regulamentar.
• RDI nº 66/2024 do Protocolo n. 10.738/2024, para a CCL, restituído
com manifestação, no prazo regulamentar.
• RDI nº 67/2024 do Protocolo n. 10.739/2024, para a SETIC, restituído
com manifestação, no prazo regulamentar.
• RDI nº 68/2024 do Protocolo n. 10.700/2024, para a SETIC, restituído
com manifestação, no prazo regulamentar.
A reunião de encerramento da auditoria ocorreu em duas etapas. No
dia 21/11/2024 com a DG e a SOF. E no dia 26/11/2024 com a DG, SADM e
área relacionada com contratos.
Não houve nenhuma limitação nesta auditoria.
I.II - Volume dos Recursos Auditados
O volume de recursos fiscalizados atingiu o montante de R$
62.988.276,52 (sessenta e dois milhões, novecentos e oitenta e oito mil,
duzentos e setenta e seis reais e cinquenta e dois centavos), o que
corresponde a 69,75% dos contratos administrativos vigentes no Regional
no período de análise da auditoria (01/07/2023 a 31/08/2024).
I.III. Benefícios da Auditoria
Entre os benefícios estimados desta auditoria citam-se o
fortalecimento da transparência na gestão pública, aprimoramento dos
controles e mitigação de riscos, correção de inconsistências nos registros
patrimoniais e contábeis, fortalecimento dos controles internos
administrativos dos setores responsáveis pela gestão dos contratos, bem
15
como conscientização acerca da necessidade de observância dos critérios
da legalidade, concedendo-se, assim, maior segurança na execução dos
contratos da Administração Pública.
II - RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA)
A seguir, são apresentados os achados da auditoria identificados na
fase de execução:
II. I. Secretaria Administrativa.
Quadro de Achados n° 1:
Manual, Procedimentos de gestão e fiscalização de contratos,
Pagamentos Contratuais.
Descrição do
achado
Achados Positivos e oportunidade de melhoria.
Situação
encontrada
1. Como primeiro achado positivo destacamos o
conteúdo das portarias de designação de gestores e
fiscais que contempla (Ex: protocolo nº 27.655/2021,
sequencial 147; protocolo nº 28.758/2021, sequencial 32,
folhas 1):
• Determinação da observância “do disposto no artigo
3º do Ato TRT GP nº 121 /2001 e da legislação de
regência da matéria, bem como a assinatura da
declaração registrando o conhecimento integral dos
termos do contrato”.
• Recomendação aos servidores designados que “à
guisa de boa prática administrativa, nos termos da
orientação do TCU (item 1.7.3 do Acórdão nº
8.005/2011-1ªC e TC-007.114/2011-7 – publicado no
DOU de 20.09.2011), a utilização – no que couber –
do Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos
do Instituto Nacional da Propriedade Industrial –
INPI, disponibilizado no endereço eletrônico:
http://www.inpi.gov.br/sobre
/arquivos/manualfiscal.pdf/view”
1.1. Quanto ao Manual de Gestão e Fiscalização de
Contratos do Instituto Nacional da Propriedade Industrial
16
– INPI indicado para os gestores e fiscais utilizarem,
cabem as seguintes observações:
• O link indicado nas portarias não está acessível
retornando mensagem de erro;
• O manual indicado necessita ser atualizado com
relação à Lei n. 14.133/2021.
2. O segundo achado positivo observado é relacionado
com a tramitação dos protocolos quando a SADM
encaminha o protocolo, com a contratação finalizada, à
equipe de gestão/fiscalização (Ex: protocolo nº
27.655/2021, sequencial 153): a SADM em seu despacho
solicita a assinatura e anexação aos autos da Declaração
de Conhecimento dos Termos Contratuais e informa que
deverá ser observado o Checklist da fase de execução
contratual e o Relatório Final, para juntada aos autos no
término da contratação, indicando o link com o local na
intranet onde os modelos estão disponíveis.
2.1. Quanto ao Checklist da fase de execução contratual
e o Relatório Final, não foram localizados em protocolo já
finalizado como o de nº 8.930/2023, que neste momento
da análise, já se encontra arquivado desde a data de
29.12.2023.
3. A Secaud até o momento tem conhecimento de 2(dois)
processos administrativos disciplinares (PAD), autuados
para analisar apuração de atos ilícitos relacionados à
atuação na área de compras e contratações, conforme
informação recebida através da RDI nº 15/2024 Proad nº
2.545/2024. Sendo que, as irregularidades analisadas
naqueles PAD’s foram relacionados ao que o Manual de
Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional
da Propriedade Industrial – INPI contempla como
acompanhamento e fiscalização que requerem ‘cuidados
permanentes’ (página 28): “manter planilha atualizada
do valor do contrato, com seus aditivos, se houver, e
os valores empenhados e já pagos, em especial quanto
aos contratos executados por demanda, a exemplo de
passagens aéreas, veículos, eventos etc;”. Ambos os
protocolos trataram de irregularidades nos pagamentos
relativos aos contratos.
4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE
DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado
–
com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –
CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço
comum – continuado –
sem dedicação exclusiva de mão
de obra’, com relação ao último parágrafo do item 4
17
‘disposições finais’ presentes nos documentos, informar
qual foi o critério utilizado para a inserção do parágrafo:
“A Secretaria de Auditoria Interna – SAI atuará em todas
as contratações que apresentarem irregularidades na sua
execução e tiverem apontadas recomendações para
aplicação de penalidades.”.
Ante o exposto, entendemos que é uma oportunidade de
melhoria no sentido de se analisar possibilidade(s) de
implantar/melhorar medidas administrativas que possam
auxiliar os gestores e fiscais de contrato para que as
irregularidades ocorridas não se repitam.
Objeto
Protocolos nºs 27.655/2021; 8.930/2023; 28.758/2021 e
2.545/2024.
Critério
Art. 117 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Evidência
Protocolo nº 27.655/2021 (sequencial 147 e 153);
Protocolo nº 28.758/2021 (sequencial 32, folhas 1); Autos
dos Protocolos nºs 8.930/2023 e 2.545/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Estresses e desgastes dos servidores que atuam nos
processos relacionados, principalmente gestores e fiscais
de contratos.
Gestão e fiscalização de contratos inefetivo.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
(Protocolo nº
9.775/2024,
sequencial 8)
1. Só localizamos o link que dá acesso ao Manual de
Gestão e Fiscalização de Contratos do Instituto Nacional
da Propriedade Industrial – INPI no seguinte endereço
eletrônico:
https://portal.poa.ifsuldeminas.edu.br/images/2020/
Agosto/25/fiscalizao_de_contratos_-_inpi.pdf
Esse link já está sendo usado nas portarias, conforme, a
título de exemplo, se observa do doc. 32 do Proad nº
10.192/2024.
2. Não foi localizado o Manual de Gestão e Fiscalização
de Contratos do Instituto Nacional da Propriedade
Industrial – INPI atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021.
3. Cabe à gestão do contrato o preenchimento do
checklist e do relatório final de execução do contrato que,
no caso do Proad nº 8.930/2023, a ausência dos
documentos deve ter ocorrido por um lapso da
18
fiscalização.
4. Quanto aos checklists ‘MODELO – CHECKLIST FASE
DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado
– com dedicação exclusiva de mão de obra’ e ‘MODELO –
CHECKLIST FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço
comum – continuado – sem dedicação exclusiva de mão
de obra’, com relação ao último parágrafo do item 4
‘disposições finais’ presentes nos documentos, não foi
localizado o critério utilizado para a inserção do citado
parágrafo.
Análise da
Equipe de
Auditoria
Diante da manifestação da unidade auditada e objetivando
evitar/sanar as inconsistências detectadas, a equipe de
auditoria teceu propostas de recomendações que foram
examinadas na reunião de encerramento que ocorreu no
dia 26/11/2024 sendo acolhidas conforme abaixo:
1. PROVIDENCIAR Manual de Gestão e Fiscalização de
Contratos atualizado à luz da Lei nº 14.133/2021 em
substituição ao atualmente adotado, disponibilizar na
intranet e dar publicidade aos gestores e fiscais de
contratos.
2. ATUALIZAR os modelos de checklist para fase de
gestão contratual no sentido de enfatizar com relação a
manter planilha atualizada do valor do contrato, com seus
aditivos, se houver, e os valores empenhados e já pagos .
Publicizar aos gestores e fiscais de contratos frisando que
deverá ser preenchido e ao final da execução do contrato,
anexado ao protocolo.
2. RETIRAR o último parágrafo do item 4 ‘disposições
finais’ presentes nos documentos ‘MODELO – CHECKLIST
FASE DE GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum –
continuado – com dedicação exclusiva de mão de obra’ e
‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO
CONTRATUAL – serviço comum – continuado – sem
dedicação exclusiva de mão de obra’ disponíveis na
intranet na página da SADM.
Nos termos do Manual de Auditoria do Poder Judiciário
(2023), a Nota de Auditoria pode ser emitida quando
identificada falha meramente formal ou de baixa
materialidade, que não deva constar no relatório. Desse
modo, haverá recomendações que serão encaminhadas
para a unidade auditada via Nota de Auditoria.
Recomendação
Nenhuma recomendação será emitida.
19
Benefícios
Esperados
Aprimoramento das ferramentas disponíveis aos
gestores/fiscais de contratos, proporcionando maior
clareza e balizamento para as suas rotinas, assim como
servir de referencial para futuras contratações, garantindo
maior eficiência, eficácia e efetividade.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Quadro de Achados n° 2:
Protocolo nº 27.655/2021 – Prestação continuada de serviços em
assistência médico hospitalar e ambulatorial, exames complementares e
serviços auxiliares de diagnóstico e terapias (UNIMED).
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
23/2022.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, consulta ao CADIN quando das análises para
pagamento, conforme estabelecido no item 8.3 do
contrato. (Protocolos nºs 213/2023 e 118/2024).
2. Indicar o normativo que embasou a inserção como
cláusula contratual, a consulta ao CADIN, para cada
análise de faturas para pagamento.
3. Não foi localizada, no protocolo origem, a indicação e o
aceite do preposto e respectivo substituto para
representar a empresa na execução do contrato conforme
item 11.29 do contrato.
Objeto
Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e 118/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 23/2022 cujos itens foram
citados acima onde se descreveu a ‘situação encontrada’
neste quadro. Art. 6º e 6ºA da Lei nº 10.522/2022.
Evidência
Autos dos Protocolos nº 27.655/2021, 213/2023 e
118/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar
como preposto da empresa contratada para se isentar de
20
possíveis cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado: Itens 1
e 2 (Protocolo nº
9.775/2024,
sequencial 9);
Item 3 Protocolo
nº 10.736/2024,
sequencial 2
1. Conforme item 8.3 da Cláusula Oitava do Contrato TRT
nº 23/2022, cabe à Secretaria de Planejamento e
Finanças – SPF (atual Secretaria de Orçamento e
Finanças – SOF) juntar, por ocasião do pagamento, a
consulta ao CADIN.
2. De acordo com os arts. 6º e 6º-A da Lei nº 10522/2002,
a existência de registro no Cadin constitui fato impeditivo
para celebração de contratos e respectivos aditamentos,
Desta forma, as Unidades estão sendo orientadas a
excluir, da cláusula de pagamento dos artefatos de
contratação (Termo de Referência, Edital, Contrato), a
exigência de verificação do Cadin.
3. Informo que foi solicitada à Unimed João Pessoa o
documento faltante no proad nº 27.655/2021, a fim de
sanar a inconsistência apontada pela Secretaria de
Auditoria deste tribunal. A pessoa responsável pela
tratativa comunicou, entretanto, que o responsável pela
assinatura do documento em questão encontra-se fora da
cidade e retornará apenas entre os
dias 18 ou 19 do mês presente, razão pela qual solicito
seja dilatado o prazo concedido a esta seção.
Análise da
Equipe de
Auditoria
1. Com relação aos achados itens 1 e 2 deste quadro,
tendo em vista que a unidade auditada manifestou no
sentido de que as suas unidades estão sendo orientadas
a excluir da cláusula de pagamento dos artefatos de
contratação a exigência de verificação no CADIN; assim
como, verifica-se providências relacionadas à alteração
trazida pela Lei nº 14.973/2024 na Lei nº 10.522/2002 que
introduziu o artigo 6º-A impedindo a celebração de
contratos e respectivos aditamentos com empresas que
constam no cadastro do CADIN. A equipe de auditoria
deixa de tecer recomendação considerando resolvido o
achado neste momento, já que os procedimentos em
questão serão conferidos em auditorias futuras sobre o
tema licitações e contratos.
2. Com relação ao item 3, destaca-se positivamente que a
unidade auditada partiu de imediato para correção da
inconsistência apontada. Porém, neste ponto cabe uma
observação no sentido de que, embora a Carta de
Preposição seja anexada neste momento, como podemos
ver no check list ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE
GESTÃO CONTRATUAL – serviço comum – continuado –
21
sem dedicação exclusiva de mão de obra’, trata-se da
primeira ‘Obrigações a Serem Verificadas’ listada no
documento ao assumir a fiscalização da execução do
contrato. E assim destacar a importância da manutenção
contínua (durante toda a vigência do contrato) do
preposto e do seu substituto formalmente indicado pela
empresa contratada e com poderes claros para atuar em
nome da empresa.
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a
recomendação proposta foi acolhida pela Unidade
auditada.
Dessa forma, a equipe de auditoria mantém o achado de
nº 3 deste quadro e o encaminhará à unidade auditada
via Nota de Auditoria. Nos termos do Manual de
Auditoria do Poder Judiciário (2023), a Nota de Auditoria
pode ser emitida quando identificada falha meramente
formal ou de baixa materialidade, que não deva constar
no relatório.
Recomendação
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
Esperados
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente
e sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Quadro de Achados n° 3:
Protocolo Suap nº 10.622/2020 migrou para Proad como nº 28.758/2021 –
Contrato de prestação de serviços de limpeza, higienização, conservação
de bens móveis e imóveis.
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
17/2021.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo o documento de
indicação e o aceite do preposto e seu respectivo
substituto para representá-lo na execução do contrato,
conforme cláusula onze, item ‘a’ do contrato.
2. Não foi localizado no protocolo o documento de garantia
22
de execução do contrato conforme cláusula vinte do
contrato, assim como, as adequações da garantia face as
alterações do valor de contrato registradas.
3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade
fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das
faturas mensais, conforme subcláusula quarta da cláusula
oitava do contrato. Nos pagamentos mensais há a inserção
da imagem das certidões fiscais em arquivo com
documentos apresentados pela contratada, porém não há
certificação/informação de que foi conferida a veracidade
dos mesmos nos seus respectivos sites. Protocolos de
pagamentos nºs 45/2023 e 350/2024.
4. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, assinatura dos empregados atestando o
recebimento dos auxílios devidos conforme cláusula oitava,
subcláusula nona, item ‘c’ do contrato, nos pagamentos
mensais. Protocolos de pagamentos nºs 45/2023 e
350/2024.
Objeto
Protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e 350/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 17/2021 cujos itens, subcláusulas
e cláusulas foram citados acima onde se descreveu a
‘situação encontrada’ neste quadro.
Evidência
Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/2023 e
350/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Permitir ilegalidades no decorrer da execução do contrato.
Gestão e fiscalização de contratos inefetivos.
Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de
prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do
contrato.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar
como preposto da empresa contratada para se isentar de
possíveis cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
(Protocolo nº
10.738/2024,
sequencial 9)
23
Análise da
Equipe de
Auditoria
1. Cabe repercutir as Diretrizes dispostas no item 1.2 do
Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos do INPI
adotado pela Administração, que trazem:
“A gestão de contratos é atividade exercida pela
Administração visando ao controle, ao acompanhamento e
à fiscalização do fiel cumprimento das obrigações
assumidas pelas partes. Deve pautar-se por princípios de
eficiência e eficácia, além dos demais princípios regedores
da atuação administrativa, de forma a se observar que a
execução do contrato ocorra com qualidade e em respeito
à legislação vigente, assegurando ainda:
a) Segurança para o Gestor e para o Fiscal sobre a
execução do contrato;
b) A plena execução das atividades programadas no Termo
de Referência, Projeto Básico, Projeto Executivo e
congêneres, e a garantia da execução do objeto
contratual;
c) O atendimento das necessidades do INPI, no momento
adequado e no prazo ajustado;
d) Adequação das contratações , por meio do
envolvimento das áreas de competência, na elaboração
dos Projetos Básicos ou Termos de Referência que lhes
interessam diretamente;
e) O cumprimento das obrigações do INPI de forma a que
os fornecedores considerem o órgão como confiável, com
reflexos favoráveis nos custos apurados nas licitações;
f) O efetivo cumprimento das cláusulas contratuais ,
assegurando o adimplemento e a excelência no
atendimento aos requisitos técnicos e de qualidade nas
24
obrigações contratuais;
g) Uma contínua ascensão da qualidade dos
procedimentos licitatórios, por meio da incorporação das
correções feitas em procedimentos anteriores , tanto em
sanções como em exigências;
h) O registro completo e adequado de faltas cometidas
pelo fornecedor de forma a facilmente solucionar as suas
contestações quanto à inadimplência;
i) A correta aplicação dos recursos financeiros a cargo do
INPI, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi
recebido em obras, serviços, materiais e equipamentos;
j) O tratamento de todas as empresas contratadas com
igualdade de procedimentos, eliminando qualquer forma de
tratamento que possa representar descumprimento dos
princípios da isonomia e da legalidade;
k) Procedimentos administrativos claros e simples com
burocracia reduzida, de forma a facilitar a gestão e a
fiscalização de contratos.” (grifo nosso).
2. Com relação ao item 1 da manifestação do auditado,
inicialmente destaca-se positivamente que a unidade
auditada partiu de imediato para correção da
inconsistência apontada. Porém, temos a observar que
embora a apresentação da Carta de Preposição tenha
sido anexada no sequencial 279 do protocolo nº 350/2024,
neste momento, após questionarmos, como podemos ver
no check list ‘MODELO – CHECKLIST FASE DE GESTÃO
CONTRATUAL – serviço comum – continuado –
com
dedicação exclusiva de mão de obra’ trata-se da primeira
‘Obrigações a Serem Verificadas’ listada no documento ao
assumir a fiscalização da execução do contrato. E assim
destacar a importância da manutenção contínua (durante
toda a vigência do contrato) do preposto e do seu
substituto formalmente indicado pela empresa contratada e
com poderes claros para atuar em nome da empresa.
3. Com relação ao item 2 da manifestação da unidade
auditada, temos a observar nesse mesmo sentido conforme
explicitado no parágrafo anterior, já que a conferência da
apresentação da garantia contratual é o segundo item do
checklist; e ainda, destacar a gravidade de o contrato
estar sem cobertura de garantia contratual pois a apólice
anexada no sequencial 3 do protocolo n. 10.738/2024 já se
encontra com a sua vigência expirada.
4. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado,
conforme o contrato: “A FISCALIZAÇÃO do
CONTRATANTE, quando da apresentação da nota
25
fiscal/fatura, verificará a regularidade fiscal da
CONTRATADA para com as…”. Temos a observar a
respeito que, não se trata de uma faculdade de verificar ou
não. A manifestação da unidade auditada indica que há
apenas a conferência da apresentação de documentos não
envolvendo a verificação da regularidade fiscal.
5. Com relação ao item 4 da manifestação da unidade
auditada, temos a observar sobre um aspecto que engloba
a respeito de todos os pontos aqui tratados, assim como
outros que surgirem no decorrer da execução do contrato.
As alterações contratuais visualizadas (entendimento
diverso ao estabelecido no contrato) devem ser colocadas
em análise para pactuação de termos aditivos (ou mesmo
inseridas em futuras contratações), para após, proceder
conforme alteração analisada e aprovada. Análise essa,
que no decorrer dos procedimentos administrativos
envolvidos, será examinado em torno dos vários aspectos
para o qual aquela cláusula pode ter sido inserida
objetivando oferecer segurança aos que atuarão naquele
contrato; podendo resultar na aprovação e a assinatura de
um termo aditivo conforme a alteração que foi proposta.
Caso contrário, o Gestor/Fiscal pode chamar para si os
riscos advindo por aquele procedimento não abarcado pelo
contrato e/ou a não observação de cláusulas contratuais.
6. Outro ponto a destacar, é a de que todos os documentos
com informações acerca do contrato devem ser inseridos
no respectivo protocolo e de acordo com a ocorrência.
Além de obedecer ao princípio da transparência pode
servir, novamente, como proteção ao próprio Gestor/Fiscal
caso haja futuros questionamentos por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria.
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a
recomendação proposta foi acolhida pela Unidade
auditada.
Dessa forma, a equipe de auditoria mantém o achado e o
encaminhará à unidade auditada via Nota de Auditoria.
Nos termos do Manual de Auditoria do Poder Judiciário
(2023), a Nota de Auditoria pode ser emitida quando
identificada falha meramente formal ou de baixa
materialidade, que não deva constar no relatório.
26
Recomendação
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
Esperados
Maior transparência e segurança na execução dos
contratos.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Quadro de Achados n° 4:
Protocolo Suap nº 3.762/2019 – Contrato de prestação de serviços
Especializados de vigilância armada.
Descrição do
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
12/2020.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo o documento de
indicação do preposto e seu respectivo substituto para
representá-lo na execução do contrato, conforme cláusula
onze, item 11.13 do contrato.
2. Não foi localizado no protocolo o documento de
garantia de execução do contrato, assim como, as
adequações da garantia face as alterações do valor de
contrato registradas via termos aditivos, conforme cláusula
dezoito, item 10.12 da cláusula dez e item 11.39 da
cláusula onze.
3. Não foi localizado, nos protocolos de pagamento das
faturas, se a fiscalização conferiu/verificou a regularidade
fiscal da contratada nas análises para os pagamentos das
faturas mensais, conforme subcláusula terceira da cláusula
oitava e item 10.11 da cláusula dez do contrato . Nos
pagamentos mensais há a inserção da imagem das
certidões fiscais em arquivo com documentos
apresentados pela contratada, porém não há
certificação/informação de que foi conferida a veracidade
dos mesmos nos seus respectivos sites. Protocolos de
pagamentos nºs 60/2023 e 94/2024.
Objeto
Protocolos nºs 3.762/2020; 60/2023 e 94/2024.
27
Critério
Cláusulas do contrato nº 12/2020 cujos itens, subcláusulas
e cláusulas foram citados acima na linha onde se
descreveu a ‘situação encontrada’ deste quadro.
Evidência
Autos dos protocolos nºs 28.758/2021; 45/202 e 350/2024.
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Gestão e fiscalização de contratos inefetiva.
Contrato sem garantia que vá assegurar o pagamento de
prejuízos advindos caso ocorra o não cumprimento do
contrato.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar
como preposto da empresa contratada para se isentar de
possíveis cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
(Protocolo nº
10.738/2024,
sequencial 10)
Análise da
Equipe de
1. Com relação ao item 1, temos a observar que o ofício
citado TRT SGCMOT nº 19/2020 juntado no protocolo Suap
28
Auditoria
nº 3762/2019 solicitando indicação do preposto e
respectivo substituto é datado de 12/05/2020. A Carta de
Preposição que foi juntado ao protocolo, após indagado
pela equipe de auditoria, é datado de 31/03/2020
(sequencial 248 do proad 94/2024). Se a Carta de
Preposição tivesse sido anexada ao protocolo do contrato,
à época do recebimento, não haveria questionamento.
Esse fato revela a importância do registro através da
anexação ao protocolo de acordo com a ocorrência, para
que não dê margens para questionamentos; assim como,
para que facilite ao gestor/fiscal responder a outros
questionamentos conexos que possam surgir futuramente.
2. Com relação ao item 2 da manifestação do auditado
inicialmente destaca-se positivamente que a unidade
auditada anexou de imediato a apólice de seguro
adequado de acordo com o valor atual do contrato. Porém
precisamos observar a necessidade de se manter contínuo
o procedimento de acordo com alterações do valor do
contrato que ocorrerem até o encerramento do contrato,
assim como alimentar o protocolo com as informações
ocorridas.
3. Quanto ao item 3 da manifestação do auditado,
conforme o contrato: “O Fiscal Administrativo do Contrato,
quando da apresentação da nota fiscal/fatura, verificará a
regularidade fiscal da CONTRATADA para com as…”.
Temos a observar a respeito que, não se trata de uma
faculdade de verificar ou não. A manifestação da unidade
auditada indica que há apenas a conferência da
apresentação de documentos não envolvendo a
verificação da regularidade fiscal.
No caso deste contrato em questão, além da subcláusula
terceira da cláusula oitava e item 10.11 da cláusula dez do
contrato, há ainda, na subcláusula primeira da cláusula
dez:
XI.2 – Fiscalização mensal (a ser feita antes do
pagamento da fatura):
…
b) Deve ser consultada a situação da empresa junto ao
SICAF;
c) Serão exigidos a Certidão Negativa de Débito (CND)
relativa a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da
União, o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) e a
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), caso
esses documentos não estejam regularizados no Sicaf;
29
...
A reunião de encerramento desta auditoria ocorreu no dia
26/11/2024 e após examinado o presente tema, a
recomendação proposta foi acolhida pela Unidade
auditada.
Dessa forma, a equipe de auditoria mantém o achado e o
encaminhará à unidade auditada via Nota de Auditoria.
Nos termos do Manual de Auditoria do Poder Judiciário
(2023), a Nota de Auditoria pode ser emitida quando
identificada falha meramente formal ou de baixa
materialidade, que não deva constar no relatório.
Recomendação
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
Esperados
Maior transparência e segurança na execução dos
contratos.
Fortalecimentos dos controles internos da Administração,
para acompanhamento e fiscalização contratual eficiente e
sempre em conformidade com a legislação e normativos
internos e externos.
Quadro de Achados n° 5:
Protocolo nº 28.043/2021 – Contratação de solução que auxilie na
prevenção e limitação da extensão de ataques cibernéticos.
Descrição do
achado
Inconsistência verificada na execução do contrato nº
36/2022.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo os certificados de
conclusão do curso emitidos para os participantes,
conforme condição estabelecida no item 11.13 do contrato
para o pagamento do item ‘Treinamento técnico da solução
de gerenciamento de vulnerabilidades’.
Objeto
Protocolos nº 28.043/2021.
Critério
Cláusulas do contrato nº 12/2020 cujo item foi citado acima
na linha onde se descreveu a ‘situação encontrada’ deste
quadro.
Evidência
Autos do protocolo nº 28.043/2021.
30
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
(Protocolo nº
10.739/2024,
sequencial 3)
Segue no doc. 02, certificados de treinamento não juntados
equivocadamente à época pertinente.
Análise da
Equipe de
Auditoria
Nos termos do Manual de Auditoria do Poder Judiciário
(2023), a Nota de Auditoria pode ser emitida quando
identificada falha meramente formal ou de baixa
materialidade, que não deva constar no relatório.
A equipe de auditoria mantém o achado e recomenda
JUNTAR o arquivo com os certificados no protocolo nº
28.043/2021, que será encaminhada para a unidade
auditada via Nota de Auditoria.
Recomendação
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
Esperados
Maior transparência na execução dos contratos.
Quadro de Achados n° 6:
Protocolo nº 2.703/2024 – Contrato de aquisição de solução para
roteamento principal e proteção de perímetro de rede lógica do tipo Next
Generation Firewall.
Descrição do
possível
achado
Inconsistências verificadas na execução do contrato nº
10/2024.
Situação
encontrada
1. Não foi localizado no protocolo a indicação do
empregado para exercer o papel de Preposto conforme
item ‘q’ do § 1º da Cláusula Sétima do contrato.
2. Não foi localizado no protocolo o Termo de
Confidencialidade (Anexo I do contrato), assinado pela
empresa contratada.
Objeto
Protocolos nº 2.703/2024.
Critério
Cláusulas do contrato nº 10/2024 cujo item e o anexo
foram citados acima na linha onde se descreveu a
‘situação encontrada’ deste quadro.
Evidência
Autos do protocolo nº 2.703/2024.
31
Possíveis
Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável.
Efeito
Descumprimento de normativos estabelecidos.
Alegação de atuação de pessoa não autorizada a atuar
como preposto da empresa contratada para se isentar de
possíveis cobranças futuras.
Potencial questionamento por parte de instâncias
superiores em sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
(Protocolo nº
10.700/2024,
sequencial 2)
Segue manifestação referente aos possíveis achados
apresentados no doc. 1:
• A indicação do preposto da contratada encontra-se
no doc. 58 do proad da contratação (2703/2024);
• De fato, não foi solicitada a assinatura do Termo de
Confidencialidade por parte dos empregados da
contratada. Entretanto, entendemos, s.m.j, que para
o objeto em questão não se
fazia necessária a assinatura, tendo em vista que a
contratação consistia na entrega de licenças
de software e vouchers de treinamento a serem
realizados diretamente com o fabricante da
solução.
Análise da
Equipe de
Auditoria
Achado desconstituído após manifestação da unidade
auditada.
Recomendação
Não há recomendação a ser emitida.
Benefícios
Esperados
-
II. II. Secretaria de Orçamento e Finanças.
Quadro de Achados n° 1:
Fragilidades na execução da ordem cronológica de pagamentos do
TRT13
Descrição do
achado
Foram identificadas fragilidades na execução da ordem
cronológica de pagamentos do TRT13.
Situação
encontrada
Apesar da Secretaria de Orçamentos e Finanças afirmar,
em resposta à RDI 63/2024, que o controle da ordem
cronológica de pagamentos é efetuado, neste Regional,
“conforme a ordem de chegada dos PROADs, à exceção
dos PROAD´s com vencimento, os quais têm prioridade
sobre os demais” verificamos que o mecanismo de
controle adotado se revelou insuficiente, especialmente
32
quando os processos recepcionados para pagamento em
um dia acumulam-se com os processos de pagamento
recepcionados em data posterior.
Corrobora este entendimento a análise do fluxo de
pagamentos ocorrido no dia 20/06/2024. Em referida
data ocorreram pagamentos de três empresas
prestadoras de serviço, portanto, dentro da mesma
categoria de contrato.
Conforme art. 141 da Lei 14.133/2021, no dever de
pagamento pela Administração, será observada a ordem
cronológica para cada fonte diferenciada de recursos,
subdividida nas seguintes categorias de contratos:
I - fornecimento de bens;
II - locações;
III - prestação de serviços;
IV - realização de obras.
De acordo com o parágrafo segundo, do art. 141 da Lei
14.133/2021, a inobservância imotivada da ordem
cronológica referida no caput deste artigo ensejará a
apuração de responsabilidade do agente responsável,
cabendo aos órgãos de controle a sua fiscalização.
Evidenciado, portanto, o interesse e atratividade da
demanda por expressa determinação legal,
prosseguimos com a exposição do achado.
Ao selecionarmos os processos por cronologia de
pagamentos, verificamos que os pagamentos foram
efetuados na seguinte ordem:
1) CONTRATE (2024OB001713 / 2024OB001716 /
2024OB001718)
2) ENERGISA (2024OB001729 / 2024OB001730)
3) UNIMED (2024OB001745)
Porém, ao listarmos os mesmos autos conforme “ordem
de chegada” na Secretaria de Orçamento e Finanças ,
teremos a seguinte ordenação:
1) ENERGISA (Proad 119/2024): Tramitação à SOF em
14/06/2024 às 14h34.
2) UNIMED (Proad 118/2024): Tramitação à SOF em
19/06/2024 às 14h01.
3) CONTRATE (Proad 350/2024): Tramitação à SOF em
19/06/2024 às 14h16.
33
Cabe lembrar que as faturas da Energisa possuíam data
de vencimento das faturas em 26/06/2024, encontrando-
se, portanto, dentro do prazo de pagamento
regulamentar.
Outro caso sobressalente na amostra diz respeito à
fatura do contrato da Unimed, cujo recebimento da nota
fiscal ocorreu em 05/09/2024 e o pagamento efetivou-se
em 23/09/2024 (12 dias úteis após a liquidação),
conforme se verifica nos documentos 122 e 128 do
PROAD 118/2024. No caso apresentado, não somente a
ordem cronológica de pagamentos deixou de ser
observada, como também a cláusula contratual de
pagamentos foi impactada (Contrato TRT N.º 23/2022,
8.1.1. Os pagamentos relativos à participação do
CONTRATANTE no custeio do plano serão efetuados em
até 15 (quinze) dias contados do recebimento da
respectiva Nota fiscal).
A Lei preceitua que “a inobservância imotivada da ordem
cronológica referida no caput deste artigo ensejará a
apuração de responsabilidade do agente responsável,
cabendo aos órgãos de controle a sua fiscalização” (art.
141, § 2º).
Nos termos da Lei, a inobservância motivada ou
justificada da ordem cronológica de pagamento é imune
de responsabilização. Esta motivação, contudo, deve ser
explícita, clara e congruente, expondo com objetividade
e suficiência as razões de fato e de direito que
autorizam a violação da ordem. A falta de motivação ou
a existência de motivação insuficiente vicia o ato e pode
ensejar a responsabilização pessoal do gestor.
Ressalta-se ainda que as razões de fato que autorizam a
modificação da ordem cronológica de pagamento estão
antecipadamente estabelecidas na Lei 14.133/2021, em
rol exaustivo.
Objeto
Protocolo nº 9969/2024: Requisição de Documentos e
Informações (R.D.I.) 63/2024.
Protocolo nº 118/2024: Execução contratual Unimed
Protocolo nº 119/2024: Execução contratual Energisa
Protocolo nº 350/2024: Execução contratual Contrate
Critério
Lei 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos
Administrativos:
Art. 141. No dever de pagamento pela Administração,
34
será observada a ordem cronológica para cada fonte
diferenciada de recursos, subdividida nas seguintes
categorias de contratos:
I - fornecimento de bens;
II - locações;
III - prestação de serviços;
IV - realização de obras.
§ 1º A ordem cronológica referida no caput deste artigo
poderá ser alterada, mediante prévia justificativa da
autoridade competente e posterior comunicação ao
órgão de controle interno da Administração e ao tribunal
de contas competente, exclusivamente nas seguintes
situações:
I - grave perturbação da ordem, situação de emergência
ou calamidade pública;
II - pagamento a microempresa, empresa de pequeno
porte, agricultor familiar, produtor rural pessoa física,
microempreendedor individual e sociedade cooperativa,
desde que demonstrado o risco de descontinuidade do
cumprimento do objeto do contrato;
III - pagamento de serviços necessários ao
funcionamento dos sistemas estruturantes, desde que
demonstrado o risco de descontinuidade do cumprimento
do objeto do contrato;
IV - pagamento de direitos oriundos de contratos em
caso de falência, recuperação judicial ou dissolução da
empresa contratada;
V - pagamento de contrato cujo objeto seja
imprescindível para assegurar a integridade do
patrimônio público ou para manter o funcionamento das
atividades finalísticas do órgão ou entidade, quando
demonstrado o risco de descontinuidade da prestação
de serviço público de relevância ou o cumprimento da
missão institucional.
§ 2º A inobservância imotivada da ordem cronológica
referida no caput deste artigo ensejará a apuração de
responsabilidade do agente responsável, cabendo aos
órgãos de controle a sua fiscalização.
Evidência
Resposta à Requisição de Documentos e Informações
35
(R.D.I.) 63/2024.
Planilha Ordem Cronológica de Pagamentos.xls
Possíveis Causas
Falha nos controles internos da unidade responsável;
Desconhecimento da Lei 14.133/2021; Ausência de
normativos internos dispondo sobre os procedimentos de
reconhecimento e pagamento das obrigações relativas
ao fornecimento de bens, locações, realização de obras
e prestação de serviços no âmbito do TRT13.
Efeito
Descumprimento da NLLC; Descumprimento dos
contratos administrativos firmados; Prejuízos à
transparência pública; Possível violação dos princípios
que regem à Administração Pública; Potencial
questionamento por parte de instâncias superiores em
sede de auditoria (CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
Nenhuma manifestação foi recebida em face do Quadro
de Resultados Preliminares da auditoria previamente
disponibilizado à unidade auditada. Todavia, durante a
reunião de encerramento da auditoria, o Chefe da
Divisão de Conformidade Contábil explicou que o
pagamento do contrato da Unimed fica sobrestado na
SOF até que haja o recebimento de recursos
descentralizados para a execução orçamentária do
Programa de Trabalho Resumido (PTRES) 214113, em
que foram alocadas as despesas com assistência
médica e odontológica neste Regional, cujo repasse de
recursos financeiros costuma ocorrer no dia 20, de cada
mês.
Análise da equipe
Durante a execução da auditoria, constatou-se que a
etapa de liquidação de despesas é realizada de forma
célere no TRT13, alcançando a média de 1 dia útil
para conclusão. Este fato foi avaliado como muito
positivo sendo relevante efetuarmos o devido
registro.
Alguns problemas foram identificados na fase seguinte
da despesa pública, qual seja, a fase do pagamento de
fornecedor.
Sobre o pagamento de fornecedores, a Lei 14.133/2021
trouxe algumas inovações legislativas ao estabelecer
que a ordem cronológica será observada para cada fonte
diferenciada de recursos, subdivida em 4 (quatro)
categorias de contratos (art. 141, caput), ao fixar as
únicas hipóteses em que se admite a alteração da ordem
cronológica de pagamentos (art. 141, §1.º), ao
36
estabelecer que a inobservância imotivada da mesma
ordem cronológica de pagamentos ensejará a apuração
de responsabilidade do agente responsável (art. 141,
§2.º) e, finalmente, ao determinar a publicização mensal
da ordem cronológica de pagamentos (art. 141, §3.º),
Mas a determinação para adoção de uma ordem
cronológica de pagamentos não é inteiramente nova na
Administração Pública, advindo desde a Lei 8.666/1993,
conforme se verifica no artigo 5.º transcrito a seguir:
Art. 5.º – Todos os valores, preços e custos utilizados
nas licitações terão como expressão monetária a moeda
corrente nacional, ressalvado o disposto no art. 42 desta
Lei, devendo cada unidade da Administração, no
pagamento das obrigações relativas ao fornecimento
de bens, locações, realização de obras e prestação
de serviços, obedecer, para cada fonte diferenciada
de recursos, a estrita ordem cronológica de suas
exibilidades, salvo quando presentes relevantes razões
de interesse público e mediante prévia justificativa da
autoridade competente, devidamente publicada.
Nesse sentido, as evidências levantadas na constituição
do achado serão destacadas a seguir:
1.º) A análise amostral demonstrou que, dentro do
próprio subgrupo, a ordem cronológica de pagamentos
não tem sido rigorosamente observada. Essa
constatação ficou evidente a partir da análise dos
pagamentos ocorridos no dia 20/06/2024, tendo em vista
que a ordem em que foram realizados os pagamentos
das empresas Unimed, Energisa e Contrate (todas
inseridas na mesma categoria de prestação de serviços)
difere da ordem de recepção dos Proads na SOF após a
determinação de pagamento pela Ordenadoria de
Despesas. De acordo com a SOF, “quanto ao pagamento
dos fornecedores os mesmos são pagos pela ordem de
chegada do PROAD a SOF, com exceção dos PROAD’s
com vencimento, os quais têm prioridade sobre os
demais”. A equipe de auditoria ressalta que, além do
vencimento estipulado em boleto do prestador de
serviços, os pagamentos das despesas devem ser
realizados até as datas de vencimento determinadas
nos termos contratuais, nota de empenho ou outros
instrumentos congêneres, conforme preconiza o art.
92, incisos V e VI da Lei 14.133/2021. Importante frisar
ainda que no Manual de Licitações e Contratos:
Orientações e Jurisprudência do TCU
, a Corte de Contas
deixa claro que o marco inicial para inclusão na
37
sequência de pagamentos, por ordem cronológica, é a
data da liquidação. Contudo, durante a reunião de
encerramento, o Diretor da Secretaria Administrativa
pontuou que, no caso em análise, tanto os pagamentos
autorizados no dia 14/06/2024, como os pagamentos
autorizados no dia 19/06/2024, foram efetuados em
20/06/2024. Na esteira, recordou o princípio do
formalismo moderado referendado por tantos julgados
do Tribunal de Contas da União. Nesse sentido, invocou
que não houve ofensa a ordem cronológica de
pagamentos.
2.º) Na amostra, foi detectado 1 caso de pagamento em
que a ordem cronológica de pagamentos não foi
obedecida. Este caso, inclusive, culminou com a
inobservância das condições de pagamento
estabelecidas em contrato. Nenhuma justificativa
constou dos autos quanto à motivação para que a ordem
cronológica de pagamentos deixasse de ser obedecida,
no caso concreto. Tampouco, a SOF consignou nos
autos de RDI qualquer manifestação a esse respeito. É
forçoso registrar ainda que a alteração da ordem
cronológica de pagamento só pode ocorrer nas
situações previstas no art. 141, § 1º, da Lei 14.133/2021
e mediante justificativa prévia da autoridade
competente. Além disso, a organização deve informar
esse fato ao órgão de controle interno da Administração
e ao tribunal de contas competente. Também de acordo
com a Lei 14.133/2021, a inobservância imotivada da
ordem cronológica de pagamentos ensejará a apuração
de responsabilidade do agente responsável, com
possível repercussão na esfera penal (Art. 337-H/CPB).
Somente na reunião de encerramento da auditoria, a
Secretaria de Orçamento e Finanças trouxe informações
que indicam a peculiaridade da fonte de recursos
utilizada para pagamento do contrato de prestação de
serviços médicos, o que a rigor, do art. 141 da Lei
14.133/2021, a colocaria em fila de pagamento
diferenciada, dito de outra forma, não concorrente com
os demais prestadores de serviço. Não obstante, é
inequívoco que houve o descumprimento da cláusula
contratual de pagamento, incorrendo a Administração na
condição de ser penalizada, através do pagamento de
multa, conforme previsto na cláusula 8.10 do Contrato
TRT N.º 23/2022. Nesse sentido e, para evitar
descumprimentos futuros da cláusula contratual que
38
prevê o prazo de obrigação de pagamento, a Diretora-
Geral sugeriu a revisão da referida cláusula contratual.
A revisão do prazo de pagamento, tal como sugerido,
regularizaria a prática administrativa que já ocorre
atualmente, compatibilizando-a ao cronograma
financeiro e de desembolso do TRT13.
Esta equipe de auditoria mantém o achado e o
encaminhará à unidade auditada via Nota de
Auditoria. Nos termos do Manual de Auditoria do
Poder Judiciário (2023), a Nota de Auditoria pode ser
emitida quando identificada falha meramente formal
ou de baixa materialidade, que não deva constar no
relatório.
Recomendações
Nenhuma Recomendação será emitida.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 2:
Ausência de divulgação da ordem cronológica de pagamentos do
TRT13
Descrição do
achado
Em consulta ao Portal Eletrônico do TRT13, a equipe de
auditoria não localizou o local em que estaria hospedada
a divulgação da ordem cronológica dos pagamentos dos
fornecedores do TRT13, bem como das eventuais
justificativas que fundamentaram a eventual alteração
dessa ordem.
Situação
encontrada
Em resposta à RDI 63/2024, a Secretaria de Orçamentos
e Finanças informou que “A SOF não disponibiliza em
sítio eletrônico a divulgação da ordem cronológica dos
pagamentos dos fornecedores do TRT 13ª”.
Objeto
Protocolo nº 9969/2024: Requisição de Documentos e
Informações (R.D.I.) 63/2024.
Critério
Lei 14.133/2021 - Lei de Licitações e Contratos
Administrativos:
39
Art. 141. (…)
§ 3º O órgão ou entidade deverá disponibilizar,
mensalmente
, em seção específica de acesso à
informação em seu sítio na internet, a ordem
cronológica de seus pagamentos, bem como as
justificativas que fundamentarem a eventual alteração
dessa ordem.
Evidência
Resposta à Requisição de Documentos e Informações
(R.D.I.) 63/2024.
Sítio eletrônico do Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª
Região
Possíveis Causas
Desconhecimento da Lei 14.133/2021; Não
implementação de controles e demonstrativos
necessários ao cumprimento da ordem cronológica de
exigibilidades; Ausência de capacitação; Ausência de
normativos internos dispondo sobre os procedimentos de
divulgação do pagamento das obrigações relativas ao
fornecimento de bens, locações, realização de obras e
prestação de serviços no âmbito do TRT13.
Efeito
Descumprimento da NLLC; Prejuízos à transparência
pública; Possível violação dos princípios que regem à
Administração Pública; Potencial questionamento por
parte de instâncias superiores em sede de auditoria
(CNJ, CSJT, TCU).
Manifestação do
auditado
Nenhuma manifestação foi recebida em face do Quadro
de Resultados Preliminares da auditoria previamente
disponibilizado à unidade auditada.
Análise da equipe
Resta evidenciado que a Administração do TRT13 deve
divulgar, mensalmente, em seu sítio na internet, a
ordem cronológica de seus pagamentos, bem como as
justificativas que fundamentarem a eventual alteração
dessa ordem, para fins de transparência e accountability.
É o que determina o § 3.º do art. 141, da Lei
14.133/2021.
A publicização da ordem cronológica de pagamentos
amplia e favorece o controle social, fortalecendo a
observância, neste Regional, dos princípios da
impessoalidade e da isonomia. A impessoalidade
demanda que a decisão de pagamento não seja pessoal,
mas derive de critérios objetivos. Já a isonomia garante
40
que todos os contratados pela Administração Pública
sejam tratados de forma equânime, sem favorecimentos,
evitando-se, com isso, discriminação ou prioridade
indevida a um credor em detrimento de outros.
Dessa forma, a sociedade disporá de importante
ferramenta de acompanhamento de como os recursos
públicos estão sendo administrados e pagos. Esse
controle social é fundamental para garantir que a
Administração Pública atue de forma responsável e
alinhada aos interesses da coletividade.
À vista do exposto, a equipe de auditoria formula a
Recomendação seguinte:
Recomendações
À Secretaria de Orçamento e Finanças:
- Disponibilizar, mensalmente, na área específica de
acesso à informação no portal do TRT13, a ordem
cronológica de pagamentos de fornecedores do
órgão, bem como as justificativas que fundamentarem
a eventual alteração dessa ordem, observadas as
fontes diferenciadas de recursos, e subdivididas nas
seguintes categorias de contratos: fornecimento de
bens, locações, prestação de serviços e realização de
obras.
Benefícios
esperados
- Cumprimento da Lei 14.133/2021, mais especificamente
do art. 141
- Aprimoramento da governança de contratações
- Ampliação da transparência da gestão de recursos
públicos
- Equidade no pagamento de fornecedores
- Eficiência na administração de recursos públicos
- Ampliação do controle social
- Segurança jurídica
Quadro de Achados n° 3:
Gestão de riscos do processo de Emissão de Empenho e Liquidação de
Despesas
Descrição do
achado
O tratamento dos riscos tem como objetivo a definição e
implementação de uma ou mais ações de resposta aos
riscos gerando o Plano de Tratamento dos Riscos. O
41
processo pode ser deflagrado quando, nas etapas de
análise e avaliação, forem fornecidas informações
suficientes para determinar as ações necessárias para
reduzir os riscos a níveis aceitáveis.
As ações de resposta a um risco podem ser classificadas
da seguinte forma:
1. Evitar: ação para evitar totalmente o risco.
2. Transferir: compartilhar ou transferir totalmente ou
parte do risco a terceiros.
3. Mitigar: reduzir o impacto ou a probabilidade de
ocorrência do risco.
4. Aceitar: aceitar ou tolerar o risco sem que nenhuma
ação específica seja tomada, pois ou o nível do risco é
considerado baixo ou a capacidade da organização para
tratar o risco é limitada ou o custo é desproporcional ao
benefício.
De acordo com o ATO TRT GP N. 091/2018, concluído
o Plano de Tratamento dos Riscos, suas ações
deverão ser implementadas pelos responsáveis e
monitoradas pelo Gestor do Risco.
Situação
encontrada
O processo de “Emissão de Empenho e Liquidação de
Despesas” encontra-se mapeado conforme ATO TRT N.º
129/2022, de 21/09/2022. Não somente houve o
mapeamento do processo, como também o mapeamento
de seus riscos, para os quais foi estabelecido um plano
de tratamento, disponível em
https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/c/cf/Empenho_e_
Liquida%C3%A7%C3%A3o.pdf
. Em que pese tenham
sido estabelecidos prazos para o implemento de algumas
ações corretivas e/ou mitigadoras, cujas datas de
implementação remetiam aos meses de Setembro/2022 e
Outubro/2022, não foi possível obter evidências quanto à
ocorrência de seu efetivo monitoramento.
Em resposta à RDI 63/2024, a Secretaria de Orçamentos
e Finanças afirmou que “Em relação ao Ato TRT 13ª SGP
Nº 129/2022, não existe reunião de trabalho agendada”.
42
Objeto
Gestão de Riscos
Critério
ATO TRT GP N. 370/2017
ATO TRT GP N. 091/2018
Evidência
Resposta à Requisição de Documentos e Informações
(R.D.I.) 63/2024.
Monitoramento dos riscos do processo
(https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/c/cf/Empenho_e
_Liquida%C3%A7%C3%A3o.pdf)
Possíveis Causas
Ausência de monitoramento ou ausência de atualização
do Plano de Tratamento de Riscos.
Efeito
Política de gestão de riscos não implementada
efetivamente; aprendizagem organizacional não
documentada.
Manifestação do
auditado
Nenhuma manifestação foi recebida em face do Quadro
de Resultados Preliminares da auditoria previamente
disponibilizado à unidade auditada.
Análise da equipe
Conforme apontado pelo TCU no documento “10 passos
para a boa gestão de riscos”, criar a capacidade para
lidar com riscos por toda a organização, de forma
estruturada, sistemática e oportuna, amplia a capacidade
de criar, proteger e entregar valor, com reflexos positivos
sobre a percepção das partes interessadas. Conforme
Art. 8º do Ato TRT GR N. 370/2017, o processo de
gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não
superiores a 2 (dois) anos. Como o modelo de processo
de gestão de riscos adotado pelo TRT13 tem por base o
estabelecido na ABNT NBR ISO 31000:2009, há que se
observar a fase de monitoramento e análise crítica, que
consiste na verificação, supervisão, observação crítica
ou identificação da situação de risco, realizadas de
forma contínua, a fim de determinar a adequação,
suficiência e eficácia dos controles internos para atingir
os objetivos estabelecidos. Ademais, o prazo bienal
estabelecido para revisões (prazo máximo) tem por
objetivo manter os riscos atualizados, considerando o
contexto de mudança organizacional decorrente de
fatores internos e externos à instituição, tais como troca
de sistemas, atualização de normativos, alteração do
43
quadro de servidores, entre outros. Ainda conforme o
TCU, a gestão de riscos, quando corretamente
implementada e aplicada de forma sistemática,
estruturada e oportuna, fornece informações que dão
suporte às decisões de alocação e uso apropriado dos
recursos e contribuem para a otimização do desempenho
organizacional. Como consequência, aumentam a
eficiência e a eficácia na geração, proteção e entrega de
valor público, na forma de benefícios que impactam
diretamente cidadãos e outras partes interessadas. Esta
equipe de auditoria mantém o achado e o
encaminhará à unidade auditada via Nota de
Auditoria. Nos termos do Manual de Auditoria do
Poder Judiciário (2023), a Nota de Auditoria pode ser
emitida quando identificada falha meramente formal
ou de baixa materialidade, que não deva constar no
relatório.
Recomendações
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
esperados
-
44
III. RECOMENDAÇÕES:
Em decorrência dos achados indicados no capítulo II, esta equipe de
auditoria submete, à consideração, 1 (uma) proposta de Recomendação.
Conforme ISSAI 3200, as recomendações, quando fornecidas, visam
promover melhorias diminuindo custos e simplificando a administração,
aumentando a qualidade e o volume de serviços ou melhorando a
efetividade, o impacto ou os benefícios para a sociedade. O auditor pode
recomendar ações para corrigir deficiências e outros achados identificados
durante a auditoria e para aprimorar programas e operações quando o
potencial de melhoria é fundamentado pelos achados e conclusões
relatados.
Observada a orientação preconizada pelo Manual de Auditoria do
Poder Judiciário, as propostas de Recomendação foram discutidas com as
unidades auditadas e consideraram os conhecimentos de que os(as)
gestores(as) dispõem em relação ao objeto auditado e os recursos com os
quais podem contar.
À Secretaria de Orçamento e Finanças:
- DISPONIBILIZAR, mensalmente, na área específica de acesso à informação no
portal do TRT13, a ordem cronológica de pagamentos de fornecedores do órgão,
bem como as justificativas que fundamentarem a eventual alteração dessa ordem,
observadas as fontes diferenciadas de recursos, e subdivididas nas seguintes
categorias de contratos: fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e
realização de obras.
III.I. NOTAS DE AUDITORIA
Em conformidade com o Manual de Auditoria do Poder Judiciário,
situações evidenciadas pelos achados e identificadas enquanto falhas
meramente formal ou de baixa materialidade, mas para as quais devam ser
45
adotadas providências para saneamento, serão remetidas às unidades
auditadas através de Notas de Auditoria.
IV. CONCLUSÃO
Visando avaliar a gestão de execução dos contratos administrativos
do Tribunal Regional do Trabalho da 13.
a
Região, no exercício de
2023/2024, a Secretaria de Auditoria realizou auditoria com o seguinte
objetivo geral:
Avaliar a gestão da execução dos contratose em especial a
regularidade e conformidade da execução dos contratos administrativos
celebrados e a análise da eficiência e efetividade das contratações frente
aos custos e objetivos alcançados. Avaliar a conformidade dos
procedimentos contábeis decorrente da execução dos contratos.
Tendo em vista as questões de auditoria elaboradas para nortear os
trabalhos, as análises efetuadas demonstraram que, à exceção do
cumprimento do artigo 141 da Lei 14.133/2021, o qual determina a
publicação mensal da ordem cronológica de pagamentos do órgão, a
totalidade dos contratos analisados na amostra está, em todos os aspectos
relevantes, em conformidade com os dispositivos legais, e as contratações
têm sido eficientes e efetivos frente aos custos e o alcance dos objetivos
buscados.
Outrossim, foram pontuados aspectos relacionados a controles
internos das unidades administrativas auditadas, os quais, em última
instância, revelam-se como oportunidades de melhoria.
A recomendação proposta neste relatório convergem para o
fortalecimento da governança e para o aprimoramento dos controles
internos.
46
Em consonância com o papel da auditoria interna estabelecido na
Resolução CNJ nº 309/2020, na Resolução CSJT nº 282/2021 e na
Resolução Administrativa TRT13 nº 100/2020, levamos à consideração de
Vossa Excelência o resultado desta auditoria.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 29 de novembro de 2024.
Mari Hara Onuki Monteiro
Líder da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Membro da Auditoria
Marcos José Alves da Silva
Membro da Auditoria
Mona Larissa Costa Freire
Membro da Auditoria
47
