Auditoria sobre Passivos Administrativos
última modificação
05/06/2024 10h04
Proad nº 1750/2024
Relatório Final v2 - Auditoria de Passivos Administrativos.html
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PODER JUDICIÁRIO FEDERAL
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 13ª REGIÃO
SECRETARIA DE AUDITORIA
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Auditoria de Passivos Administrativos
João Pessoa, Março de 2024.
1
ÍNDICE
SUMÁRIO EXECUTIVO 3
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS 4
SUMÁRIO 5
I. INTRODUÇÃO 6
I.I. Volume dos Recursos Auditados 8
I.II. Benefícios da Auditoria 9
II. RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA) 10
III. RECOMENDAÇÕES 21
III.I. NOTA DE AUDITORIA 21
IV. CONCLUSÃO 22
2
SUMÁRIO EXECUTIVO (HIGHLIGHT)
Qual foi o trabalho realizado pela unidade de auditoria?
A Secretaria de Auditoria do TRT da 13ª Região realizou auditoria
de conformidade em relação ao pagamento de passivos administrativos
efetuado pelo Tribunal Regional do Trabalho da 13ª Região (TRT 13), no
exercício de 2023.
A auditoria foi realizada no período de 20/02 a 20/03/2024 e
atendeu aos ditames do ATO CSJT.GP.SECAUDI N.º 89, de 31 de agosto de
2023, o qual estabelece orientação para certificação de contas no âmbito do
Sistema de Auditoria Interna da Justiça do Trabalho, no que concerne a
passivos de pessoal.
Por que a unidade de auditoria realizou esse trabalho?
A presente auditoria encontra-se prevista no item 2.1.2 do Plano
Anual de Auditoria (PAA) desta SECAUD, aprovado pela Presidência e
publicado no portal deste Tribunal, acessível em
https://www.trt13.jus.br/institucional/auditoria/planos-anuais-de-auditoria-do-
trt-da-13a-regiao.
Quais as conclusões alcançadas pela unidade de auditoria? Quais as
recomendações que deverão ser adotadas?
As análises efetuadas demonstraram que a totalidade dos
processos analisados na amostra está de acordo com as disposições
estabelecidas na Resolução CSJT Nº 137/2014 e suas alterações, bem
como com a Instrução Normativa CSJT Nº 01/2014 e Ato CSJT.GP.SEOFI
51/2023. Outrossim, foram pontuados aspectos relacionados a controles
internos das unidades administrativas auditadas, os quais, em última
instância, revelam-se como oportunidades de melhoria.
As recomendações propostas neste relatório convergem para o
fortalecimento da governança e para o aprimoramento dos controles
internos.
3
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho
FOLHAWEB-JT – Sistema de Folha de Pagamento da Justiça do Trabalho
MGP – Módulo de Gestão de Passivos
PROAD – Sistema de Processo Administrativo Eletrônico
SEGEPE – Secretaria de Gestão de Pessoas
SEOFI – Secretaria de Orçamento e Finanças do Conselho Superior da Justiça do
Trabalho
SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira
SIGEP-JT – Sistema integrado de Gestão de Pessoas da Justiça do Trabalho
SOF – Secretaria de Orçamento e Finanças
SUAP – Sistema de Protocolo Eletrônico
TCU – Tribunal de Contas da União
TRT13 – Tribunal Regional do Trabalho da 13.ª Região
VPD – Variação Patrimonial Diminutiva
4
SUMÁRIO
Este relatório de auditoria está estruturado em quatro seções. A primeira
seção é denominada Introdução, onde são apresentados a(o) leitor(a)
elementos que contextualizam sobre o trabalho realizado e, por sua vez,
auxiliam à compreensão do relatório.
Na segunda seção são apresentados os Resultados dos exames, também
conhecidos como achados de auditoria. Os achados de auditoria constituem
o resultado da comparação entre o critério e a condição.
Na terceira seção são trazidas as Recomendações formuladas pela equipe
de auditoria. As recomendações consistem em ações solicitadas pela
unidade de auditoria às unidades auditadas, com a finalidade de corrigir
desconformidades, tratar riscos e aperfeiçoar processos de trabalho e
controle. Não fazem parte dos achados, mas decorrem desses registros e
são fundamentais para que a auditoria interna atinja seu propósito de
agregar valor à gestão.
Por fim, na quarta seção é apresentada a Conclusão da auditoria diante
dos objetivos formalmente estabelecidos.
5
INTRODUÇÃO
Os Tribunais Regionais do Trabalho têm como negócio a prestação
de serviços jurisdicionais à população para resolução de conflitos nas
relações de trabalho. Para que a atividade-fim aconteça, são necessárias
diversas atividades-meio que garantam condições para que os agentes
públicos possam desenvolver satisfatoriamente as atribuições legais a que
estão sujeitos.
É nesse contexto que se destaca a folha de pagamento, por meio
da qual são pagos os vencimentos e subsídios, bem como as indenizações
e outras vantagens a que têm direito, por lei, os servidores e magistrados
vinculados ao Órgão. Os passivos de pessoal representam vantagens
pecuniárias reconhecidas administrativamente, de ofício ou a pedido do
servidor ou magistrado, que não foram pagos à época da ocorrência do fato
gerador. Tem-se, assim, que os passivos objeto desta auditoria são aqueles
definidos e normatizados pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho por
meio da Resolução CSJT 137/2014.
A relevância do tema, sob o prisma da auditoria, evidenciou-se em
2023, com a publicação dos Atos CSJT.GP.SEOFI 51/2023 (que estabelece
critérios e procedimentos para os registros dos dados dos passivos no
âmbito da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus) e
CSJT.GP.SECAUDI 89/2023 (que estabelece orientação para certificação de
contas no âmbito do Sistema de Auditoria Interna da Justiça do Trabalho, no
que concerne a passivos de pessoal).
De acordo com o Ato CSJT.GP.SECAUDI 89/2023, o
reconhecimento, a apuração e o pagamento de passivos de pessoal
possuem materialidade qualitativa e devem estar incluídos no escopo da
auditoria nas contas anuais da Justiça do Trabalho. Para fins de certificação
da conformidade das transações subjacentes afetas à temática, deve-se
comprovar, no mínimo:
• a existência do direito;
• a correção dos cálculos; e
• o pagamento do exato montante devido ao legítimo beneficiário
e as respectivas retenções tributárias aplicáveis.
Por conseguinte, o objetivo geral dessa auditoria foi avaliar a
existência do direito, o adequado reconhecimento de passivos
6
administrativos, e a regularidade quanto à apuração de valores pagos e a
pagar decorrente de despesas de exercícios anteriores a magistrados e
servidores, em conformidade com as normas vigentes e contabilização
alinhada às normas nacionais de contabilidade aplicada ao setor público.
Durante a fase de planejamento foram elaboradas questões
específicas de auditoria a serem investigadas no curso dos trabalhos,
conforme constou da Matriz de Planejamento, e a seguir listadas:
Q1. O processo administrativo de reconhecimento do passivo
encontra-se instruído adequadamente?
Q2. Há conformidade legal quanto ao reconhecimento do direito
pleiteado?
Q3. O cadastramento, no Folhaweb, dos índices de atualização dos
juros e correção monetária conforme divulgado pelo CSJT foi realizado
adequadamente?
Q4. A importação dos passivos foi realizada corretamente: por
competência e pelo valor do passivo original?
Q5. A importação dos pagamentos de passivos foi realizada
corretamente: por competência e em suas respectivas rubricas?
Q6. Nos procedimentos de recálculo (decorrente do acórdão
exarado no Processo CSJT 5401-81.2022.5.90.0000), estão sendo abatidos
os saldos de principal, correção monetária e juro pagos anteriormente?
Q7. Todos os passivos estão registrados no SIAFI?
Q8. As VPDs ocorreram e foram classificadas nas contas contábeis
apropriadas?
Q9. A ordem prioritária para pagamento de passivos foi obedecida?
Q10. Foi observado o teto constitucional na apuração da parcela
mensal relativa ao débito nominal?
Q11. Conforme a natureza do crédito, o Tribunal observa a
retenção de imposto de renda e da contribuição para a previdência oficial
dos valores apurados?
Q12. O(s) beneficiário(s) declara(m) a inexistência de demanda
judicial ou renúncia ou desistência do crédito acerca do direito a ser pago?
Q13. O pagamento dos passivos foi realizado em folha
suplementar?
Q14. Os pagamentos de passivos efetivamente realizados estão
sendo informados na página de transparência do TRT-13?
7
Q15. O pagamento dos passivos foi efetuado ao(s) legítimo(s)
beneficiário(s) e pelo exato montante?
Q16. Os controles internos administrativos existentes estão sendo
efetivos na mitigação de riscos operacionais e financeiros?
As técnicas de auditoria utilizadas para obtenção das informações
necessárias à análise do objeto da auditoria foram: indagação, inclusive
formal, análise documental, consulta aos sistemas administrativos
informatizados (SUAP, SIGEP-RH, Folhaweb, SIAFI, MGP, fichas financeiras
de servidores e magistrados relativa a exercícios anteriores) e cruzamento
de dados.
A auditoria foi conduzida considerando as diretrizes estabelecidas
pela Resolução CNJ nº 309/2020, e observou o seguinte roteiro
metodológico:
i) Levantamento de informações preliminares com vistas a
contextualizar o objeto da auditoria (normas contábeis, legislação e
jurisprudência relacionadas);
ii) Com base nas informações levantadas, deu-se início ao
planejamento dos trabalhos, sendo produzidos os papéis de trabalho
programa de auditoria, questões de auditoria e a consequente matriz de
planejamento;
iii) Expedição de Requisições de Documentos e Informação (RDI);
iv) Identificação e análise dos processos que consolidam a
documentação relativa aos passivos de pessoal.
Não houve limitações que pudessem impactar a conclusão dos
trabalhos da auditoria, tendo a Secretaria de Gestão de Pessoas e a
Secretaria de Orçamento e Finanças prestados todos os esclarecimentos
necessários e pertinentes.
I.I - Volume dos Recursos Auditados
O volume de recursos fiscalizados atingiu R$ 5.896.550,92, o
equivalente a 95,13% dos passivos pagos nos meses de novembro e
dezembro/2023.
8
A tabela a seguir apresenta o alcance dos exames da presente
auditoria:
PROAD Inscrição genérica
(Natureza de
Direito)
N
o
da Folha de
Pagamento
Suplementar
Mês de
Pagamento
Valor Bruto
11895/2023 ABPERM 9 11/2023 R$ 222.004,92
11905/2023 FERIMG 10 11/2023 R$ 139.930,54
11924/2023 DIFGCC 12 11/2023 R$ 1.669.145,36
12005/2023 ATSERV 13 11/2023 R$ 191.069,15
11941/2023 GRECJU 14 11/2023 R$ 553.944,59
11999/2023 DIFSBS/DIFREM 18 11/2023 R$ 2.032.305,74
11977/2023 PAEAUX 19 11/2023 R$ 77.646,60
12006/2023 PAEAUX 20 11/2023 R$ 173.234,12
12007/2023 INATQD 21 11/2023 R$ 529.746,11
12772/2023 DIFGCC 15 12/2023 R$ 307.523,79
Total R$ 5.896.550,92
I.II. Benefícios da Auditoria
Entre os benefícios estimados desta auditoria citam-se o
fortalecimento da transparência na gestão pública, aprimoramento dos
controles e mitigação de riscos, correção de inconsistências nos registros
patrimoniais e contábeis, aprimoramento dos procedimentos internos para o
pagamento de passivos.
9
II - RESULTADOS DOS EXAMES (ACHADOS DE AUDITORIA)
A seguir, são apresentados os achados da auditoria identificados
na fase de execução:
Secretaria de Orçamento e Finanças
Quadro de Achados n° 1:
Registro de Passivo
Descrição do
achado
Contabilização de passivos de pessoal não registrada a título de
despesa de exercício anterior.
Situação
encontrada
Foram identificados alguns passivos incorporados em contrapartida de
variação patrimonial diminutiva do exercício corrente.
Objeto
Escrituração Contábil
Critério
Resolução CSJT N
o
137/2014;
Instrução Normativa N
o
1/2014;
Nota Técnica SEOFI.CSJT N
o
1/2019;
Macrofunção SIAFI 02.11.41.
Evidência
Documentos SIAFI: 2023NS005114 (2023PA000123), 2023NS005115
(2023PA000124), 2023NS005116 (2023PA000125), 2023NS005117
(2023PA000126), 2023NS005118 (2023PA000127), 2023NS005119
(2023PA000128), 2023NS005120 (2023PA000129),
PROAD TRT13 N
o
s 19828/2022, 7736/2022, 5217/2023, 28231/2021,
3132/2022, 28982/2021, 7549/2022
Possíveis
Causas
Falhas nos controles internos: erros de registro
Efeito
Distorções nos demonstrativos contábeis
Manifestação do
auditado
(Sequencial 2 do
PROAD n
o
2592/2024)
A CONTABILIZAÇÃO DE PASSIVOS DE PESSOAL EM CONTRA
PARTIDA DE VARIAÇÃO PATRIMONIAL DIMINUTIVA DO
EXERCÍCIO DE 2023 FOI LANÇADA CONFORME CÁLCULOS NO
MÓDULO FOLHAWEB DO SISTEMA SIGEP-JT, UTILIZANDO-SE O
MÓDULO DE GESTÃO DE PASSIVOS (MGP) REFERENTES AS
ATUALIZAÇÕES (CORREÇÕES) DO RESPECTIVO EXERCÍCIO. OS
PROAD's ANALISADOS REFEREM-SE A DESPESAS
10
(ATUALIZAÇÕES) DO EXERCÍCIO DE 2023.
Análise da
equipe
Analisando os PROADs citados acima, e à exceção do PROAD
5217/2023, verificamos que, de fato, houve a contabilização do Termo
de Reconhecimento de Débito mais recente prolatado pelo Ordenador
de Despesas, o qual, por sua vez, considerava para a atualização do
débito, os termos de reconhecimento já lavrados nos autos,
reconhecendo-o pela diferença de saldos. Essa previsibilidade da
revisão anual dos passivos, inclusive, decorre do cumprimento da
Resolução CSJT n
o
137/2014, a qual estabelece em seu artigo 4
o
que
o reconhecimento de dívidas de exercícios anteriores deve,
obrigatoriamente, ser registrado no passivo do Tribunal, no Sistema de
Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI e atualizado
anualmente. Ademais, para fins de registro contábil, observa-se o
disposto na Macrofunção 02.11.41 (Ajustes de Exercícios Anteriores),
a qual dispõe que:
4.8 – No caso de compromissos reconhecidos após o encerramento
do exercício correspondente, há de se analisar o momento do fato
gerador para fins de registro contábil.
4.8.1 - Nos casos em que já havia uma obrigação presente, mas em
que a administração somente reconheceu a ocorrência do fato gerador
em exercício posterior, deve-se registrar o valor em conta de
patrimônio líquido, uma vez que o fato gerador ocorreu em exercício
diverso.
4.8.2 - Nos casos em que a lei ou norma cria uma obrigação no
momento presente, mas com efeitos retroativos, deve-se registrar a
VPD no exercício, uma vez que se trata de fato gerador do exercício
atual.
4.8.3 – Há casos em que a despesa abranja mais de um exercício.
Neste caso, a parte da despesa correspondente a exercícios
anteriores ser registrada em conta de patrimônio líquido, mas a
despesa referente ao exercício corrente constitui VPD.
Observa-se ainda, conforme relatório de contabilização de passivos –
analítico, gerado pelo MGP, o entendimento predominante de que o
pagamento de juros e correção monetária constitui obrigação
acessória do pagamento do principal. Dessa maneira, sua
contabilização tem sido efetuada à conta de Ajustes de Exercícios
Anteriores, sem segregação da atualização correspondente ao
exercício atual.
Recomendações
À Secretaria de Orçamento e Finanças:
- Aprimorar os procedimentos de controles internos adotados, a fim de
garantir a observância da Macrofunção 02.11.41.
11
Benefícios
esperados
- Padronização dos lançamentos contábeis
- Fidedignidade e visibilidade da prestação informacional.
Quadro de Achados n° 2:
Sistemas MGP e SIAFI não conciliados
Descrição do
achado
Não há conciliação entre o saldo de passivos de pessoal a pagar
registrado no sistema MGP (Módulo de Gestão de Passivos) com o
registrado contabilmente no SIAFI (Sistema de Administração
Financeira Integrada), referente às obrigações trabalhistas de curto
prazo.
Situação
encontrada
De acordo com o MGP (consulta obtida em 13/03/2024), o valor da
dívida atualizada do TRT13 totaliza R$ 1.464.608,26, sendo R$
277.424,77 referente a beneficiários aptos e R$ 1.187.183,49,
referente a beneficiários inaptos. O valor da dívida registrada
contabilmente no SIAFI perfaz a importância de R$ 1.952.131,98.
Objeto
Sistemas informacionais
Critério
Resolução CSJT N
o
137/2014;
Instrução Normativa N
o
1/2014;
Nota Técnica SEOFI.CSJT N
o
1/2019;
Macrofunção SIAFI 02.11.41.
Evidência
Relatório Geral dos Passivos
CONRAZÃO – conta contábil 211110400
Possíveis
Causas
Ausência de rotina estabelecida para revisão das bases de sistemas
informacionais
Efeito
- Representação não fidedigna da informação contábil
- Assimetria informacional;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Sequencial 3 do
A SECRETARIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS JUNTO COM A
DIVISÃO DE CONFORMIDADE CONTÁBIL NÃO TEM ACESSO AO
MÓDULO DE GESTÃO DE PASSIVOS - MGP, DA SECRETARIA DE
12
PROAD n
o
2592/2024)
GESTÃO DE PESSOAS. A CONTABILIZAÇÃO DOS PASSIVOS É
LANÇADA CONFORME A SEGEPE ENVIA OS RESPECTIVOS
PROAD's
Análise da
equipe
Verificou-se que os valores de passivos a pagar da base deste
Regional, dispostos no Módulo de Gestão de Passivos, não se
conciliam com o constante nas respectivas contas contábeis do Siafi,
no mês de março/2024. Cabe ressaltar que essa divergência já era
verificável na posição de 31/12/2023, posto que, no exercício de 2024,
não ocorreram novas inscrições ou baixas na conta contábil
2.1.1.1.1.04.00, portanto, o saldo manteve-se inalterado. A
argumentação trazida no documento sequencial 3 do PROAD
2592/2024 não se coaduna com o momento vivido, atualmente, pela
Justiça do Trabalho, com o implemento do Módulo de Gestão de
Passivos. Esta equipe de auditoria destaca que o MGP veio atender à
determinação do CSJT que prevê a adoção de uma única ferramenta
para cálculo do pagamento de passivos em toda a Justiça do Trabalho
e observa que há interação dos setores Segepe e Sof em pelo menos
3 momentos: inscrição dos passivos, atualização dos passivos (no
mínimo, anual) e pagamento dos passivos. Dessa forma, o registro
tempestivo das informações no Siafi amplia a transparência, ao
mesmo tempo em que oportuniza a adequada gestão da dívida do
TRT13. Resta confirmada, portanto, a falha na gestão de passivos, em
desrespeito ao art. 4º da Resolução CSJT n.º 137/2014, ao disposto
no Manual Siafi e ao Princípio da Transparência que rege a
Administração Pública.
Recomendações
À Secretaria de Orçamento e Finanças:
- Revisar os saldos registrados em contas de passivos e promover os
ajustes necessários, a fim de adequá-los ao efetivamente devido pelo
Regional, observada a classificação em conta de Passivo de Curto
Prazo, Longo Prazo, Provisão ou Passivo Contingente, conforme
preconizado pelo Manual do Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal – SIAFI e em observância às
orientações da Secretaria de Orçamento e Finanças do CSJT sobre a
matéria;
À Secretaria de Orçamento e Finanças e à Secretaria de Gestão
de Pessoas:
- Aprimorar a comunicação interna entre as áreas de pagamento,
orçamento e contábil, a fim de garantir confiabilidade, fidedignidade e
visibilidade na prestação informacional.
Benefícios
esperados
- Representação fidedigna da informação contábil
- Fortalecimento da accountability.
13
Secretaria de Gestão de Pessoas
Quadro de Achados n° 1:
Incidência de juros sobre passivos
Descrição do
achado
Não se identificou o marco legal para exigibilidade do pagamento de
juros sobre passivos. Conforme Art. 7
o
da Resolução CSJT N
o
137/2014, o pagamento de juros de mora é cabível, excepcionalmente,
nos casos em que a Administração reconheceu o direito, com
estipulação de termo para pagamento (texto revogado pela Resolução
CSJT n.
o
343/2022).
Situação
encontrada
De acordo com a Coordenadoria de Preparo de Pagamento de
Pessoal (Documento sequencial 2, do PROAD 2029/2024), como
regra, considera-se, para o pagamento dos juros, a data de
protocolização do pedido, tendo em vista que a natureza do mesmo é
a de penalizar a demora no pagamento do devedor ao credor.
Excepcionalmente, os processos em que já havia decisão de
pagamento dos juros a partir do fato gerador da dívida, manteve-se o
entendimento.
Objeto
Juros de mora
Critério
Resolução CSJT N
o
137/2014;
Tema 23 do Superior Tribunal de Justiça;
Jurisprudência do Conselho Nacional de Justiça – PP 0008427-
83.2018.2.00.0000;
Acórdão do Conselho Superior da Justiça do Trabalho – Processo N
o
CSJT-PCA-1000360-29.2019.5.90.0000.
Evidência
PROAD 5217/2023
Possíveis
Causas
Desconhecimento da atualização da norma; procedimentos
amparados pela prática reiterada
Efeito
Reconhecimento de débito em valor superior ao efetivamente devido
Manifestação do
auditado
(Documento
sequencial 5 do
PROAD
2029/2024)
Conforme já relatado em resposta à RDI, consideramos para o
pagamento dos juros a data de protocolização do pedido.
Excepcionalmente, os processos em que já havia decisão de
pagamento dos juros a partir do fato gerador da dívida, manteve-se o
entendimento. Para isso, usamos como balizador a nova redação
14
dada pelo art. 7º da Res. CSJT 137/2014:
“Considerando a situação e a natureza jurídica de cada passivo, as
despesas de exercícios anteriores poderão ser pagas com a incidência
de correção monetária e juros de mora, conforme as disposições a
seguir: (Redação dada pela Resolução n.
o
343/CSJT, de 26 de agosto
de 2022)”.
Análise da
equipe
Analisando detidamente a argumentação tecida pela SEGEPE
impende registrar o equívoco cometido por nossa equipe ao citar como
critério trecho específico de norma que sofreu atualização. O achado,
contudo, não merece ser desconstituído, conforme será exposto a
seguir.
Há de se realçar que o pagamento de juros de passivos é possível,
conforme Redação dada pela Resolução n. 343/CSJT, de 26 de
agosto de 2022, à Resolução CSJT N
o
137/2014.
Nessa linha de raciocínio é oportuna a transcrição de excertos de
relatoria do Ministro Aloysio Corrêa da Veiga no conhecimento do
Processo n
o
CSJT-PP-6841-69.2012.5.90.0000, os quais vão ao
encontro das práticas então adotadas neste Regional:
“Como se vê, o Tribunal de Contas da União, com base em diversos
precedentes colhidos do Supremo Tribunal Federal, Superior Tribunal
de Justiça, Tribunal Superior Eleitoral, Superior Tribunal Militar,
Ministério Público da União e Conselho da Justiça Federal, concluiu
que não há óbice ao pagamento administrativo de juros de mora.
Ademais, dispõe o art. 394 do Código Civil que “considera-se em mora
o devedor que não efetuar o pagamento [...] no tempo, lugar e forma
que a lei ou a convenção estabelecer”.
Já o art. 395 estabelece que “responde o devedor pelos prejuízos a
que sua mora der causa, mais juros, atualização dos valores
monetários segundo índices oficiais regularmente estabelecidos [...]”.
Nesse contexto, não diviso ilegalidade na determinação de incidência
de juros de moratórios nos pagamentos de passivos reconhecidos
administrativamente, de sorte que não há razão para se alterar, no
particular, a regulamentação sobre a matéria emanada do Conselho
Superior da Justiça do Trabalho”.
Prosseguindo-se à análise, tem-se que não foi identificada a existência
de normativo, no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 13
a
Região, que determine o marco temporal a quo e as hipóteses de
incidência para correção monetária e juros de mora sobre os passivos,
a exemplo do Ato n
o
260/SERH.GDGCA.GP/2020, do Tribunal
Superior do Trabalho, ou do Ato TRT-GP n
o
184/2018, do Tribunal
Regional do Trabalho da 6.
a
Região.
Essa ausência de normatização tem sido suprida pelo costume
15
administrativo, ou seja, práticas reiteradas diante de determinada
situação. Todavia, abre-se espaço para discussão, tais como, se há
entendimento da Administração de que a natureza dos juros é a de
penalizar a demora no pagamento do devedor ao credor, porquê essa
demora resta caracterizada desde a data em que ocorreu a
apresentação do pedido e não desde a data em que houve o
reconhecimento do direito pela Administração(?).
Evidencia-se, portanto, a importância de conferir maior segurança
jurídica à rotina praticada pela Segepe na atividade de elaboração de
cálculos de passivos, as quais têm sido vinculantes ao
reconhecimento de dívida pela Administração, em seus exatos
montantes.
Vale ressaltar que, por força do Parágrafo único do Art. 7.
o
da
Resolução CSJT N
o
137/2014, ficou estabelecido que, a partir de 9 de
dezembro de 2021, aplica-se aos passivos administrativos, para as
hipóteses de atualização monetária e de compensação da mora, uma
única vez, até o efetivo pagamento, o índice da taxa referencial do
Sistema Especial de Liquidação e de Custódia (Selic), acumulado
mensalmente.
Assim sendo, a equipe de auditoria formula a seguinte recomendação:
Recomendações
À Secretaria de Gestão de Pessoas:
- Submeter à Administração proposta de normatização do marco
temporal e das hipóteses de incidência para juros e correção
monetária sobre os passivos administrativos, cujos fatos geradores
remontem a períodos anteriores a 09 de dezembro de 2021;
Benefícios
esperados
- Segurança jurídica;
- Fortalecimento da accontability e da transparência.
Quadro de Achados n° 2:
Gestão de riscos do pagamento de passivos
Descrição do
achado
O tratamento dos riscos tem como objetivo a definição e
implementação de uma ou mais ações de resposta aos riscos gerando
o Plano de Tratamento dos Riscos. O processo pode ser deflagrado
quando nas etapas de análise e avaliação forem fornecidas
informações suficientes para determinar as ações necessárias para
reduzir os riscos a níveis aceitáveis.
16
As ações de resposta a um risco podem ser classificadas da seguinte
forma:
1. Evitar: ação para evitar totalmente o risco.
2. Transferir: compartilhar ou transferir totalmente ou parte do risco a
terceiros.
3. Mitigar: reduzir o impacto ou a probabilidade de ocorrência do risco.
4. Aceitar: aceitar ou tolerar o risco sem que nenhuma ação específica
seja tomada, pois ou o nível do risco é considerado baixo ou a
capacidade da organização para tratar o risco é limitada ou o custo é
desproporcional ao benefício.
Concluído o Plano, suas ações deverão ser implementadas pelos
responsáveis e monitoradas pelo Gestor do Risco.
Situação
encontrada
O processo de “Gestão e Contabilização dos Passivos” encontra-se
mapeado conforme ATO TRT N
o
316/2019. Não somente houve o
mapeamento do processo, como também o mapeamento dos riscos
de entrega do produto final do referido processo, para o qual foi
estabelecido um plano de tratamento dos riscos, disponível em
https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/8/83/Gest
%C3%A3o_e_Contabiliza%C3%A7%C3%A3o_de_Passivos.pdf. Em
que pese tenham sido estabelecidos prazos para o implemento de
algumas ações corretivas e/ou mitigadoras, não foi possível obter
evidências quanto à ocorrência de seu efetivo monitoramento.
Objeto
Gestão de riscos
Critério
ATO TRT GP N. 091/2018
Evidência
Monitoramento dos riscos do processo
(https://www.trt13.jus.br/wikiadm/upload/8/83/Gest
%C3%A3o_e_Contabiliza%C3%A7%C3%A3o_de_Passivos.pdf)
Possíveis
Causas
Ausência de monitoramento ou ausência de atualização do Plano de
Tratamento de Riscos
Efeito
Política de gestão de riscos não implementada efetivamente;
aprendizagem organizacional não documentada
Manifestação do
auditado
Com a introdução em 2023 do Módulo de Gestão dos Passivos, o
controle e atualização dos processos de passivos se tornou em grande
17
(Documento
sequencial 5 do
PROAD
2029/2024)
parte automatizado, desde o cálculo da apuração da dívida até a
elaboração da folha de pagamento. Desta forma, muitos dos riscos
inerentes ao processo deixaram de existir. Ainda assim, o
monitoramento de gestão de riscos dos passivos pode ser
implementado de forma efetiva, para garantir o correto processo
de gestão de dívidas decorrentes de despesas de exercícios
anteriores de pessoal, de modo a garantir-lhe legalidade e
tempestividade.
Análise da
equipe
Conforme apontado pelo TCU no documento “10 passos para a boa
gestão de riscos”, criar a capacidade para lidar com riscos por toda a
organização, de forma estruturada, sistemática e oportuna, amplia a
capacidade de criar, proteger e entregar valor, com reflexos positivos
sobre a percepção das partes interessadas. Conforme Art. 8
o
do Ato
TRT GR N. 370/2017, o processo de gestão de riscos deve ser
realizado em ciclos não superiores a 2 (dois) anos. Como o modelo de
processo de gestão de riscos adotado pelo TRT13 tem por base o
estabelecido na ABNT NBR ISO 31000:2009, há que se observar a
fase de monitoramento e análise crítica, que consiste na verificação,
supervisão, observação crítica ou identificação da situação de risco,
realizadas de forma contínua, a fim de determinar a adequação,
suficiência e eficácia dos controles internos para atingir os objetivos
estabelecidos. Ademais, o prazo bienal estabelecido para revisões
(prazo máximo) tem por objetivo manter os riscos atualizados,
considerando o contexto de mudança organizacional decorrente de
fatores internos e externos à instituição, tais como troca de sistemas,
atualização de normativos, alteração do quadro de servidores, entre
outros. Ainda conforme o TCU, a gestão de riscos, quando
corretamente implementada e aplicada de forma sistemática,
estruturada e oportuna, fornece informações que dão suporte às
decisões de alocação e uso apropriado dos recursos e contribuem
para a otimização do desempenho organizacional. Como
consequência, aumentam a eficiência e a eficácia na geração,
proteção e entrega de valor público, na forma de benefícios que
impactam diretamente cidadãos e outras partes interessadas. Esta
equipe de auditoria mantém o achado e o encaminhará à unidade
auditada via Nota de Auditoria. Nos termos do Manual de Auditoria do
Poder Judiciário (2023), a Nota de Auditoria pode ser emitida quando
identificada falha meramente formal ou de baixa materialidade, que
não deva constar no relatório.
Recomendações
Nenhuma recomendação será emitida.
Benefícios
esperados
-
Quadro de Achados n° 3:
Termo de Reconhecimento de Dívida
18
Descrição do
achado
Há diferença entre os valores de débitos reconhecidos pelo ordenador
de despesas, a título de Despesas de Exercícios Anteriores -
despacho de ratificação e autorização para pagamento,com os valores
apropriados e pagos via FolhaWeb.
Situação
encontrada
1. No PROAD 12005/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 197.426,30) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 191.069,15), na importância de R$ 6.357,15;
2. No PROAD 11941/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 555.182,55) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 553.944,59), na importância de R$ 1.237,96;
3. No PROAD 11958/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 48.418,42) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 48.384,62) na importância de R$ 33,80.
4. No PROAD 11976/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 72.276,66) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 72.076,75), na importância de R$ 199,91.
5. No PROAD 12006/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 175.241,62) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 173.234,12), na importância de R$ 2.007,50.
6. No PROAD 12008/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 76.059,67) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 76.645,46), na importância de - R$ 585,79;
7. No PROAD 12772/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 311.277,06) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 307.523,79), na importância de R$ 3.753,27;
8. No PROAD 12773/2023, há diferença entre o débito reconhecido
pelo ordenador de despesas (R$ 18.958,03) com o valor apropriado e
pago pelo Folhaweb (R$ 19.677,13), na importância de - R$ 719,10.
Objeto
Termo de Reconhecimento de Dívida
Critério
Lei n
o
4.320/1964, Art. 64
Decreto-Lei n
o
200/1967
Resolução CSJT n
o
137/2014
Ato CSJT.GP.SEOFI n
o
51/2023
Macrofunção SIAFI 021140 – Reconhecimento de Passivos
19
Evidência
PROAD N
o
s 12005/2023, 11941/2023, 11958/2023, 11976/2023,
12006/2023, 12008/2023, 12772/2023 e 12773/2023
Possíveis
Causas
- Falhas nos controles internos: ausência de detalhamento do campo
desconto;
- Ausência de capacitação/treinamento no Módulo de Gestão de
Passivos (MGP) da Justiça do Trabalho;
- Erro material.
Efeito
- Reconhecimento de débito em valor inferior ou superior ao apurado
pelo Módulo de Gestão de Passivos (MGP) como devido;
- Assimetria informacional;
- Ausência de conformidade documental;
- Distorções nos demonstrativos contábeis;
- Representação não fidedigna da informação contábil;
- Prejuízos à accountability.
Manifestação do
auditado
(Documento
sequencial 5 do
PROAD
2029/2024)
O Reconhecimento de dívida é efetuado a partir do Relatório de
Contabilização de Processo, do Relatório para Reconhecimento de
dívida ambos extraídos do MGP, e do Relatório de Atualização de
Dívida extraído da folha de dívida atualizada da Folhaweb. Importante
ressaltar que no momento da solicitação do reconhecimento são
considerados todos os beneficiários, independentemente da situação
estar apta ou inapta. Com relação a diferença entre o valor apontado
no relatório “Relação dos beneficiários com valores bruto-líquido” e o
Relatório de apropriação da folha de pagamento, isso se deve ao fato
de que o primeiro não considera a compensação entre receita e
desconto de uma mesma rubrica, já o segundo relatório considera o
valor bruto para compensação de uma mesma rubrica. Por fim, vale
reafirmar que o reconhecimento de débito foi efetuado considerando
esta compensação.
Análise da
equipe
Por ocasião da reunião de encerramento da auditoria, foram
apresentadas as evidências à unidade auditada. A unidade firmou
compromisso em rever os processos e documentar/justificar a
divergência dos saldos.
Recomendações
Nos termos do Manual de Auditoria do Poder Judiciário (2023), a Nota
de Auditoria pode ser emitida quando identificada falha meramente
formal ou de baixa materialidade, que não deva constar no relatório.
Benefícios
esperados
-
20
III. RECOMENDAÇÕES:
Em decorrência dos achados indicados no item anterior, esta equipe de
auditoria submete, à consideração, 4 (quatro) propostas de Recomendação.
Conforme ISSAI 3200, as recomendações, quando fornecidas, visam promover
melhorias diminuindo custos e simplificando a administração, aumentando a qualidade e o
volume de serviços ou melhorando a efetividade, o impacto ou os benefícios para a
sociedade. O auditor pode recomendar ações para corrigir deficiências e outros achados
identificados durante a auditoria e para aprimorar programas e operações quando o
potencial de melhoria é fundamentado pelos achados e conclusões relatados.
Observada a orientação preconizada pelo Manual de Auditoria do Poder
Judiciário, as propostas de Recomendação foram discutidas com as unidades auditadas e
consideraram os conhecimentos de que os(as) gestores(as) dispõem em relação ao
objeto auditado e os recursos com os quais podem contar.
À Secretaria de Orçamento e Finanças:
- APRIMORAR os procedimentos de controles internos adotados, a fim de garantir a
observância da Macrofunção 02.11.41;
- REVISAR os saldos registrados em contas de passivos e promover os ajustes
necessários, a fim de adequá-los ao efetivamente devido pelo Regional, observada a
classificação em conta de Passivo de Curto Prazo, Longo Prazo, Provisão ou Passivo
Contingente, conforme preconizado pelo Manual do Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal – SIAFI e em observância às orientações da Secretaria de
Orçamento e Finanças do CSJT sobre a matéria;
À Secretaria de Gestão de Pessoas:
- SUBMETER à Administração proposta de normatização do marco temporal e das
hipóteses de incidência para juros e correção monetária sobre os passivos
administrativos, cujos fatos geradores remontem a períodos anteriores a 09 de dezembro
de 2021.
À Secretaria de Orçamento e Finanças e à Secretaria de Gestão de Pessoas:
- APRIMORAR a comunicação interna entre as áreas de pagamento, orçamento e
contábil, a fim de garantir confiabilidade, fidedignidade e visibilidade na prestação
informacional.
III.I. NOTAS DE AUDITORIA
Em conformidade com o Manual de Auditoria do Poder Judiciário, situações
evidenciadas pelos achados e identificadas enquanto falhas meramente formal ou de
baixa materialidade, mas para as quais devam ser adotadas providências para
saneamento, serão remetidas às unidades auditadas através de Notas de Auditoria.
21
IV. CONCLUSÃO
Visando avaliar a conformidade quanto ao pagamento de passivos
efetuados pelo Tribunal Regional do Trabalho da 13.
a
Região, no exercício
de 2023, a Secretaria de Auditoria realizou auditoria com o seguinte objetivo
geral:
- avaliar a existência do direito, o adequado reconhecimento de
passivos administrativos, e a regularidade quanto à apuração de valores
pagos e a pagar decorrente de despesas de exercícios anteriores a
magistrados e servidores, em conformidade com as normas vigentes e
contabilização alinhada às normas nacionais de contabilidade aplicada ao
setor público.
Tendo em vista as questões de auditoria elaboradas para nortear
os trabalhos, as análises efetuadas demonstraram que a totalidade dos
processos analisados na amostra está de acordo com as disposições
estabelecidas na Resolução CSJT Nº 137/2014 e suas alterações, bem
como com a Instrução Normativa CSJT Nº 01/2014 e Ato CSJT.GP.SEOFI
51/2023. Outrossim, foram pontuados aspectos relacionados a controles
internos das unidades administrativas auditadas, os quais, em última
instância, revelam-se como oportunidades de melhoria.
Em consonância com o papel da auditoria interna estabelecido na
Resolução CNJ nº 309/2020, na Resolução CSJT nº 282/2021 e na
Resolução Administrativa TRT13 nº 100/2020, levamos à consideração de
Vossa Excelência o resultado desta auditoria.
À superior apreciação da Diretora da Secretaria de Auditoria.
João Pessoa, 20 de março de 2024.
22
Mona Larissa Costa Freire
Líder da Auditoria
Maurício Dias Sobreira Bezerra
Membro da Auditoria
Marcos José Alves da Silva
Membro da Auditoria
Mari Hara Onuki Monteiro
Membro da Auditoria
23
